Einführung der E-Rechnung beim Main-Kinzig-Kreis

Main-Kinzig-Kreis

Die Kreisverwaltung und das Kommunale Center für Arbeit beabsichtigen, beginnend in 2022 buchhalterische Belege in Form von Eingangsrechnungen durchgehend digital (papierlos und medienbruchfrei) zu bearbeiten. Es wird daher die Einführung einer Software für die elektronische Bearbeitung von Eingangsrechnungen ausgeschrieben.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-06-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-05-28.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• xSuite Group GmbH

Wer?

• Main-Kinzig-Kreis

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme

Wo?

• Darmstadt › Main-Kinzig-Kreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-05-28	Auftragsbekanntmachung
2021-11-23	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-05-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Referenznummer: A-20-2021-E-Rechnung
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Main-Kinzig-Kreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Main-Kinzig-Kreis
Postanschrift: Barbarossastraße 16-24
Postleitzahl: 63571
Postort: Gelnhausen
Kontakt
Internetadresse: http://www.mkk.de 🌏
E-Mail: kontakt@abakus-consulting.org 📧
Telefon: +49 6051850 📞
Fax: +49 60518577 📠
URL der Dokumente: https://it-vergabe.eu/vergabe/vorgaben/58bad2187efbd891c423ca824b1222e4 🌏
URL der Teilnahme: https://it-vergabe.eu/vergabe/angebot/58bad2187efbd891c423ca824b1222e4 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-05-28 📅
Einreichungsfrist: 2021-06-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-06-02 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 105-275857
ABl. S-Ausgabe: 105

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 400 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Wesentliche Leistungen des Auftrags sind:

— Lieferung einer Software zur digitalen Bearbeitung von Rechnungen und sonstigen Buchungsbelegen mit SAP-integrierter Rechnungsworkflow und Erfüllung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD),

— Personelle Unterstützung für die Implementierung der neuen Software,

— Erbringung von Softwarepflegeleistungen, Service und Herstellersupport für eine Laufzeit von mindestens 60 Monaten.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 400 000 EUR 💰
Dauer: 60 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Verlängerung der Softwarepflegeleistungen 2 mal um jeweils weitere 12 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 63571 Gelnhausen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Vorlage der Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen Nachweis, dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechts-vorschriften des Landes, der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist (Handelsregisterauszug) nicht älter als 1 Jahr

Die Vorschriften des MiLoG sind von öffentlichen Auftraggebern zu beachten. Vom Bewerber wird daher die Verpflichtungserklärung zum MiLoG (vgl. Anlage 03 – Verpflichtungserklärung MiLoG) bereits mit Abgabe des Teilnahmeantrags gefordert.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung (A3.1) mit folgenden Deckungssummen:

— Für Sach- und Vermögensschäden mind. 2 000 000 EUR je Schadensereignis,

— Für Personenschäden bis zu 1 000 000 EUR je Schadensereignis oder – Einreichung einer Eigenerklärung, dass im Auftragsfall die bestehenden Deckungssummen an die oben aufgeführten Summen angepasst werden Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen über die letzten 3 Geschäftsjahre, falls deren Veröffentlichung nach dem Gesellschaftsrecht des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, vorgeschrieben ist oder, sofern das Unternehmen nicht veröffentlichungspflichtig ist, eine Eigenerklärung zur Eigenkapitalquote der letzten 3 Geschäftsjahre (A3.2)

Berechnung und Bewertung der Eigenkapitalquote aus der Bilanz des letzten Geschäftsjahres (B3.1) wie folgt:

— Sehr niederer Zielerfüllungsgrad = Eigenkapitalquote im Schnitt <10 % in der Periode, errechnet aus den o.a. Bilanzen oder Bilanzauszügen = 2 Pkte,

— Niederer Zielerfüllungsgrad = Eigenkapitalquote im Schnitt >11 % und <20 % in der Periode, errechnet aus den o.a. Bilanzen oder Bilanzauszügen = 4 Pkte,

— Mittlerer Zielerfüllungsgrad = Eigenkapitalquote im Schnitt >21 % und <30 % in der Periode, errechnet aus den o.a. Bilanzen oder Bilanzauszügen = 6 Pkte,

— Hoher Zielerfüllungsgrad = Eigenkapitalquote im Schnitt >31 % und <40 % in der Periode, errechnet aus den o.a. Bilanzen oder Bilanzauszügen = 8 Pkte,

— Sehr Hoher Zielerfüllungsgrad = Eigenkapitalquote im Schnitt >41 % in der Periode, errechnet aus den o.a. Bilanzen oder Bilanzauszügen = 10 Pkte.

Bonitätsnachweis über Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunftei (z.B. Creditreform, Bürgel) oder gleichwertiger Nachweis einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bewerber angemeldet ist (nicht älter als 1 Jahr) (A3.3)

Bewertung des Bonitätsindex (B3.2) wie folgt

— Sehr niederer Zielerfüllungsgrad = schwache Bonität =2 Pkt,

— Niederer Zielerfüllungsgrad = mittlere Bonität = 4 Pkte,

— Mittlerer Zielerfüllungsgrad = gute Bonität = 6 Pkte,

— Hoher Zielerfüllungsgrad = sehr gute Bonität = 8 Pkte,

— Sehr hoher Zielerfüllungsgrad = hervorragende Bonität = 10 Pkte.

Eigenerklärung zur Darstellung der Entwicklung des Umsatzes bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand in den letzten 3 Jahren als Eigenerklärung (A3.4)

Bewertung der Umsatzentwicklung (B3.3) wie folgt:

— Niederer Zielerfüllungsgrad = Umsatzentwicklung ist fallend (Minimalpunktzahl= 1 Pkt.)

— Mittlerer Zielerfüllungsgrad = Umsatzentwicklung ist gleichbleibend (Mittlere Punktzahl =2,5 Pkte.)

— Hoher Zielerfüllungsgrad = Umsatzentwicklung ist steigend (Maximalpunktzahl =5 Pkte.)

Darstellung der Mitarbeiterzahl bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand in den letzten 3 Jahren als Eigenerklärung (A3.4)

Bewertung der Mitarbeiterzahlen (B3.3) wie folgt:

— Niederer Zielerfüllungsgrad = Mitarbeiterzahl im geforderten Bereich =<15 (Mi-nimalpunktzahl= 1 Pkt.)

— Mittlerer Zielerfüllungsgrad = Mitarbeiterzahl im geforderten Bereich 16 bis 24 (Mittlere Punktzahl =2,5 Pkte.)

— Hoher Zielerfüllungsgrad = Mitarbeiterzahl im geforderten Bereich => 25 (Maximalpunktzahl =5 Pkte.)

Mindeststandards:

Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung (A3.1) mit folgenden Deckungssummen:

— Für Sach- und Vermögensschäden mind. 2 000 000 EUR je Schadensereignis,

Eigenerklärung zur Darstellung der Entwicklung des Umsatzes bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand in den letzten 3 Jahren als Eigenerklärung (A3.4)Bonitätsnachweis über Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunfteinrichtung (z.B. Creditreform, Bürgel) oder gleichwertiger Nachweis einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bewerber angemeldet ist (nicht älter als 1 Jahr) (A3.3)

Darstellung der Mitarbeiterzahl bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand in den letzten 3 Jahren als Eigenerklärung (A3.4)

Die Eignung gilt als festgestellt, wenn der Bewerber bei der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit und bei der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit insgesamt mindestens 59 Eignungspunkte erreicht.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Nachweis von 1 vergleichbaren Referenz der angebotenen ERV-Lösung, die bereits produktiv umgesetzt wurde mit vergleichbaren Auftragsvolumen in den vergange-nen 3 Jahren vorzugsweise im öffentlichen Sektor mit folgenden Angaben (A4.1):

—— Angabe des Auftragsgebers,

—— Angabe des Referenzzeitraums,

—— Referenz aus den letzten 3 Jahren (2020, 2019, 2018),

—— Eine ERV- Lösung befindet sich bereits im Produktiveinsatz,

—— Mind. 500 aktive Nutzer der ERV-Lösung,

—— Pflegeleistungen für mindestens 36 Monate,

—— Kurze Beschreibung der Anforderungen des Auftraggebers und des Lösungswegs

Hierzu ist das Referenztemplate (Anlage 04a) vollständig ausgefüllt dem Teilnahmeantrag beizulegen.

Nachweis von 2 weiteren Referenzen von Projekten, bei denen bereits erste Umsetzungen mit der angebotenen ERV-Lösung erfolgreich durchgeführt wurden mit vergleichbaren Auftragsvolumen in den vergangenen 3 Jahren vorzugsweise im öffentlichen Sektor (A4.2):

—— Hierzu ist das Referenztemplate (Anlage 04b) vollständig ausgefüllt dem Teilnahmeantrag beizulegen.

Bewertung der 2 Referenzen von Projekten, bei denen bereits erste Umsetzungen mit der angebotenen ERV-Lösung erfolgreich durchgeführt wurden (B4.1)

Die Bewertung der eingereichten Referenzen (B4.1) erfolgt in Form einer vergleichenden Bewertung. Die eingereichten Referenzen werden anhand der in der nachfolgend dargestellten vorgegebenen Punkte bewertet:

— Angaben zum Auftraggeber Name der Behörde/Verwaltung oder Firma, des Ansprechpartners mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse,

— Referenzzeitraum Referenz aus den letzten 3 Jahren (2020, 2019, 2018),

— Vertragslaufzeit Pflegeleistungen für mind. 36 Monate,

— Projektinhalt 1: Eine ERV- Lösung wurde bereits erfolgreich umgesetzt?

— Projektinhalt 2: Die elektronische Bearbeitung (Prüfung, Freigabe, Buchung) der Eingangsrechnungen erfolgt über eine SAP-basierte Anwendung?

— Projektinhalt 3: An der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung sind auch Anwender ohne SAPGUI-Client beteiligt?

— Einweisung des Personals des Auftraggebers: Kurze Beschreibung der Vorgehensweise und Durchführung der Benutzer-/ und Administratoren-Schulungen vorhanden?

— Abnahme: Kurze Beschreibung der Vorgehensweise bei Abnahme von Projekt-Meilensteinen bzw. bei Übergabe des hergestellten Gesamtsystems vorhanden?

Organisation Helpdesks: Kurze Beschreibung der Organisation des Helpdesks (Headcount, Verfügbarkeit, etc.) vorhanden?

Mindeststandards:

—— Angabe des Auftragsgebers,

—— Angabe des Referenzzeitraums,

—— Referenz aus den letzten 3 Jahren (2020, 2019, 2018),

—— Eine ERV- Lösung befindet sich bereits im Produktiveinsatz,

—— Mind. 500 aktive Nutzer der ERV-Lösung,

—— Pflegeleistungen für mindestens 36 Monate,

Kurze Beschreibung der Anforderungen des Auftraggebers und des Lösungswegs

Hierzu ist das Referenztemplate (Anlage 04a) vollständig ausgefüllt dem Teilnahmeantrag beizulegen.

—— Hierzu ist das Referenztemplate (Anlage 04b der Vergabeunterlagen) vollständig ausgefüllt dem Teilnahmeantrag beizulegen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die Regelungen des Vergabe- und Tariftreugesetzes für öffentliche Aufträge in Hessen (HVTG) sind einzuhalten.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2021-07-06 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-11-30 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.mkk.de 🌏
Dokumente URL: https://it-vergabe.eu/vergabe/vorgaben/58bad2187efbd891c423ca824b1222e4 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Dienstgebäude: Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 6151125816 / +49 6151126834 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es wird darauf hingewiesen, dass ein Nachprüfungsantrag vor der in Kapitel 3.6.5 ge-nannten Vergabekammer nur zulässig ist, soweit der Antragsteller:

— den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat,

— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

— den Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt hat.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Auf die Regelungen in §§ 160, 161 GWB wird ausdrücklich hingewiesen.

Quelle: OJS 2021/S 105-275857 (2021-05-28)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-11-23)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-11-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-11-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 230-603814
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 105-275857
ABl. S-Ausgabe: 230

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

- Lieferung einer Software zur digitalen Bearbeitung von Rechnungen und sonstigen Buchungsbelegen mit SAP-integrierter Rechnungsworkflow und Erfüllung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

- Personelle Unterstützung für die Implementierung der neuen Software

- Erbringung von Softwarepflegeleistungen, Service und Herstellersupport für eine Laufzeit von mindestens 60 Monaten.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: D-63571 Gelnhausen

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-11-08 📅
Name: XSuite Group GmbH
Postanschrift: Hamburger Straße 12
Postort: Ahrensburg
Postleitzahl: 22926
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 410288380 📞
E-Mail: info@xsuite.com 📧
Land: Stormarn 🏙️
Internetadresse: www.xsuite.com 🌏
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

• den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

• Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat,

• Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

• den Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt hat.

Quelle: OJS 2021/S 230-603814 (2021-11-23)

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