Gegenstand der von der Auftragnehmer:in zu erbringenden Leistungen ist im Wesentlichen die Lieferung und Einführung einer Dokumentenmanagement-System-Software (DMS-Software).
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-12-15.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-11-15.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel:
“Einführung einer DMS-Software an der Friedrich-Schiller-Universität Jena
EU-VV/2021-153”
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme📦
Kurze Beschreibung:
“Gegenstand der von der Auftragnehmer:in zu erbringenden Leistungen ist im Wesentlichen die Lieferung und Einführung einer...”
Kurze Beschreibung
Gegenstand der von der Auftragnehmer:in zu erbringenden Leistungen ist im Wesentlichen die Lieferung und Einführung einer Dokumentenmanagement-System-Software (DMS-Software).
Gegenstand der von der Auftragnehmer:in zu erbringenden Leistungen ist im Wesentlichen die Lieferung und Einführung einer Dokumentenmanagement-System-Software (DMS-Software).
Dabei sollen vier Pilotbereiche als Teil eines Gesamtsystems auf der Grundlage eines Werkvertrages (im Rahmen eines EVB-IT Systemvertrages) mit anschließendem Support von der Auftragnehmer:in zur Verfügung gestellt und abnahmefähig eingeführt werden.
Es handelt sich um folgende vier Pilotbereiche:
- Abbildung einer Drittmittelprojektakte
- Abbildung einer digitalen Studierendenakte
- Abbildung der Prozesse zur Beantragung und zur Abrechnung von Dienstreisen
- Abbildung der Prozesse zur Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen
Zudem hat die Auftraggeberin die Möglichkeit, weitere Funktionalitäten/Dienstleistungen bei der Auftragnehmerin auf Basis eines Rahmenvertrages abzurufen.
Die weiteren Einzelheiten des Auftragsgegenstandes ergeben sich aus dem Vertrag samt Anlagen, hier insbesondere aus den leistungsbeschreibenden Dokumenten. Diese Dokumente werden den Interessenten im Entwurfsstadium im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs als „Anlagenkonvolut 2“ zur Verfügung gestellt.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Dauer
Datum des Beginns: 2022-06-01 📅
Datum des Endes: 2028-12-31 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen: Möglichkeit der Verlängerung um zweimal zwei Jahre.
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 4
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“1. Bewerber reicht einen Auszug (Kopie) aus dem Handelsregister bzw. Berufsregister des Staates, in dem das Unternehmen niedergelassen ist, ein, soweit das...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
1. Bewerber reicht einen Auszug (Kopie) aus dem Handelsregister bzw. Berufsregister des Staates, in dem das Unternehmen niedergelassen ist, ein, soweit das Unternehmen dort eingetragen ist, oder er reicht - soweit erforderlich - einen vergleichbaren Nachweis ein, aus dem sich die erlaubte Berufsausübung ergibt. Der beigefügte Auszug ist (gerechnet vom Schlusstermin für die Einreichung des Teilnahmeantrages) nicht älter als sechs Monate und gibt den jeweils aktuellen (Eintragungs-)Stand wieder.
2. Bewerber erklärt, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften vorliegen, macht der Bewerber in einer Anlage nähere Angaben, um der Auftraggeberin die Prüfung der Ausnahmetatbestände des § 123 Abs. 5 GWB, eine Entscheidung über die fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB bzw. eine Prüfung der Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB zu ermöglichen.
3. Bewerber erklärt, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 21 des Arbeitnehmerentsendegesetzes, § 98 c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes und § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes, soweit diese Vorschriften jeweils anwendbar sind, vorliegen. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften vorliegen, macht der Bewerber in einer Anlage nähere Angaben, um der Auftraggeberin die Prüfung der Eignung, insbesondere der Zuverlässigkeit, und eine Entscheidung über die Eignung zu ermöglichen.
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“1. Angaben im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" zum jährlichen Gesamtumsatz des Bewerbers in der EU (netto) in den letzten drei...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
1. Angaben im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" zum jährlichen Gesamtumsatz des Bewerbers in der EU (netto) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (aufgeschlüsselt jeweils einzeln auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre).
2. Angaben im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" zum Umsatz des Bewerbers in Deutschland (netto) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mit Leistungen, die vergleichbar mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag sind (aufgeschlüsselt jeweils einzeln auf die angegebenen Geschäftsjahre). Als vergleichbar im Sinne dieser Vorgabe gelten nur solche Leistungen, deren Gegenstand die Durchführung von DMS-Software-Einführungsprojekten an deutschen Universitäten/Hochschulen war, die öffentliche Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB sind.
3. Angaben im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" über die Anzahl von Mitarbeitenden, die für den Bewerber in Deutschland in Projekten in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (im jährlichen Mittel, aufgeschlüsselt jeweils einzeln auf die angegebenen Geschäftsjahre) Leistungen erbracht haben, die vergleichbar mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag sind. Als vergleichbar im Sinne dieser Vorgabe gelten nur solche Leistungen, deren Gegenstand die Einführung von DMS-Software-Einführungsprojekten an deutschen Universitäten/Hochschulen war, die öffentliche Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB sind.
4. Bewerber reicht als Anlage eine gültige Versicherungsbestätigung (Kopie) der Betriebs-haftpflichtversicherung mit Angabe der versicherten Risiken und der jeweiligen Deckungssummen ein.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
keine
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“1. Der Bewerber reicht mindestens eine vergleichbare Referenz ein. Vergleichbar ist die Referenz, wenn es sich um ein DMS-Software-Einführungsprojekt bei...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
1. Der Bewerber reicht mindestens eine vergleichbare Referenz ein. Vergleichbar ist die Referenz, wenn es sich um ein DMS-Software-Einführungsprojekt bei einer deutschen Hochschule/Universität handelt, die öffentlicher Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB ist. Das Referenzprojekt muss zwingend innerhalb der letzten fünf Jahre vor dem Schlusstermin zur Einreichung des Teilnahmeantrags in diesem Verfahren beendet worden sein. Zudem müssen folgende Funktionalitäten (allesamt) mindestens einmal im Referenzprojekt erfolgreich produktiv gesetzt worden sein:
- Einführung einer Aktenlösung
- Abbildung von Workflows und
- Anbindung eines ERP-Systems oder HIS-In-One.
Dabei ist es zulässig, die Erfüllung der erfolgreichen Produktivsetzung der genannten Funktionalitäten durch Nennung verschiedener Referenzprojekte nachzuweisen, in denen jeweils eine oder mehrere der drei Funktionalitäten erfolgreich produktiv gesetzt wurden. Die genannten Referenzprojekte werden aber nur berücksichtigt, wenn sie vergleichbar im einleitend dargestellten Sinne sind und erfolgreich binnen der letzten fünf Jahre vor dem Schlusstermin zur Einreichung des Teilnahmeantrags in diesem Verfahren beendet wurden. Die erfolgreiche und gleichzeitige Produktivsetzung muss innerhalb der letzten fünf Jahre vor dem Schlusstermin zur Einreichung des Teilnahmeantrags in diesem Verfahren abgeschlossen worden sein. Der Bewerber macht Angaben zum Auftraggeber der Referenz, die eine persönliche Kontaktaufnahme ermöglichen. Zudem macht er die weiteren im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" geforderten Angaben, die dem Nachweis der Einhaltung der Mindestanforderung dienen, u.a. zur Anzahl der in dem Projekt erbrachten Beratertage.
2. Der Bewerber hat im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" ein Mitarbeiterprofil "Projektleitung" zu benennen. In diesem Rahmen ist eine Person namentlich und verbindlich zu benennen, die folgende Qualifikationen vorweisen kann und verbindlich in dem hier ausgeschriebenen Projekt für den Fall des Zuschlages als Projektleitung eingesetzt werden wird:
- mindestens fünfjährige Berufserfahrung mit der Leitung von Softwareeinführungsprojekten
- Sprachniveau Deutsch Muttersprachler oder mind. C2 gemäß dem gemeinsamen europäischen Referenzrahmen“ (GeR).
Die Einreichung von Nachweisen zur Erfüllung der vorgegebenen fachlichen und sprachlichen Qualifikation mit der Bewerbung ist nicht erforderlich. Es ist ausreichend, wenn in der Bewerbung verbindlich erklärt wird, dass die benannte Person über die geforderte fachliche und sprachliche Qualifikation verfügt.
3. Der Bewerber benennt vergleichbare Referenzprojekte, in denen die als Mitarbeiterprofil "Projektleiter:in" benannte Person maßgeblich persönlich tätig gewesen ist, samt Auftraggeber und Ansprechpartner. Die persönliche Referenz kann, muss aber nicht identisch mit den benannten Unternehmensreferenzen sein. Der Bewerber macht die Angaben gemäß Ziffer III.1.3/1. Die eingereichte Referenz muss vergleichbar im Sinne von Ziffer III.1.3/1 sein.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Die Nichterfüllung der nachfolgenden Mindestanforderungen führt zum Ausschluss des Bewerbers:
1. Das Einreichen mindestens einer vergleichbaren Referenz,...”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
Die Nichterfüllung der nachfolgenden Mindestanforderungen führt zum Ausschluss des Bewerbers:
1. Das Einreichen mindestens einer vergleichbaren Referenz, die die unter Ziffer III.1.3/1 genannten Anforderungen erfüllt, stellt eine Mindestanforderung dar.
2. Die verbindliche Benennung einer Person als Projektleitung, die die benannten fachlichen (mindestens fünfjährige Berufserfahrung mit der Leitung von Softwareeinführungsprojekten) und sprachlichen Qualifikationen verfügt, stellt eine Mindestanforderung dar.
3. Das Einreichen mindestens eines vergleichbaren persönlichen Referenzprojektes, das die Anforderungen von Ziffer III.1.3/1 erfüllt, für die Person, die der Bewerber für das Mitarbeiterprofil "Projektleitung" verbindlich benannt hat, in dem diese Person maßgeblich persönlich tätig gewesen ist, stellt eine Mindestanforderung dar.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Ergänzende Vertragsbedingungen zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§§ 10 und 12 Abs. 2 ThürVgG); Ergänzende Vertragsbedingungen zur Beachtung der...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Ergänzende Vertragsbedingungen zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§§ 10 und 12 Abs. 2 ThürVgG); Ergänzende Vertragsbedingungen zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG); Ergänzende Vertragsbedingungen zu § 12 und § 15 ThürVgG - Nachunternehmereinsatz - zu § 17 ThürVgG - Kontrollen - zu § 18 ThürVgG - Sanktionen; Nachunternehmererklärung zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§§ 10, 12 Abs. 2 und 15 Abs. 2 ThürVgG); Nachunternehmererklärung zur Beachtung der ILO Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG)
Mehr anzeigen Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvertrag mit einem einzigen Betreiber
Beschreibung
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen:
“Es handelt sich um die Einführung eines komplexen IT-Systems, das tief in die Prozess- und IT-Landschaft der Hochschule integriert ist. Die Einführung wird...”
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen
Es handelt sich um die Einführung eines komplexen IT-Systems, das tief in die Prozess- und IT-Landschaft der Hochschule integriert ist. Die Einführung wird einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen. Zahlreiche Mitarbeitende der Universität werden auf das System geschult. Die insgesamt mit der Einführung (und der vorangehenden Ausschreibung) verbundenen Transaktionskosten amortisieren sich erst über einen längeren Zeitraum, weshalb hier - ausnahmsweise - eine Rahmenvertragsdauer von mehr als vier Jahren zulässig ist.
Mehr anzeigen Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2021-12-15
12:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2022-01-07 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 2
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Zusätzliche Informationen
“Angaben zur Auswahl gem. Ziffer II.2.9): Für die Angaben in den Teilnahmeanträgen in dem Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" können die...”
Angaben zur Auswahl gem. Ziffer II.2.9): Für die Angaben in den Teilnahmeanträgen in dem Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" können die Bewerber insgesamt 60 Punkte erreichen.
1. Maximal 20 Punkte können die Bewerber erreichen für die Angaben zu III.1.2/3 (Angaben zu Mitarbeitenden gemäß dortiger Definition und Vorgaben): pro Mitarbeitende im Durchschnitt der letzten drei Jahre einen Punkt, maximal jedoch 20 Punkte.
2. Maximal 20 Punkte können die Bewerber erhalten für die Angaben zu III.1.3/1 (Angaben zur vergleichbaren Unternehmensreferenzen gemäß dortiger Definition und Vorgaben): Wird mindestens jeweils eine erfolgreiche Produktivsetzung der drei genannten Funktionalitäten (Einführung einer Aktenlösung, Abbildung von Workflows, Anbindung eines ERP-Systems oder HIS-In-One) im Rahmen einer oder mehrerer Unternehmensreferenzen nachgewiesen, die die Mindestanforderungen erfüllen, so wird je ein Punkt pro Nachweis einer weiteren erfolgreichen Produktivsetzung einer der drei genannten Funktionalitäten vergeben, gedeckelt auf maximal 20 Punkte insgesamt.
3. Maximal 20 Punkte können die Bewerber erhalten für die Angaben zu III.1.3/2 (Angaben zur vergleichbaren persönlichen Referenzen für das Profil "Projektleiter:in" gemäß dortiger Definition und Vorgaben): Wird mindestens jeweils eine erfolgreiche Produktivsetzung der drei genannten Funktionalitäten im Rahmen eines oder mehrerer persönlicher Referenzprojekte des benannten Mitarbeiters nachgewiesen, die die Mindestanforderungen erfüllen, so wird je ein Punkt vergeben für jede weiter erfolgreiche Einführung einer der genannten oder weiterer Funktionalitäten über die Mindestanforderungen hinaus, gedeckelt auf maximal 20 Punkte insgesamt.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Postort: Weimar
Land: Deutschland 🇩🇪 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Vorschriften über die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens bei der Vergabekammer zur Nachprüfung behaupteter Vergabeverstöße ergeben sich aus §§ 160 ff....”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Vorschriften über die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens bei der Vergabekammer zur Nachprüfung behaupteter Vergabeverstöße ergeben sich aus §§ 160 ff. GWB. Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen und Rügen ergeben sich aus § 160 Abs. 3 GWB. Danach sind Interessenten/Bewerber und Bieter gehalten, vermeintliche/behauptete Vergabeverstöße schnell gegenüber der Auftraggeberin zu rügen, weil sie die behaupteten Verstöße sonst ggf. nicht mehr geltend machen können. Ein Nachprüfungsantrag ist insbesondere dann unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
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Quelle: OJS 2021/S 225-589769 (2021-11-15)
Ergänzende Angaben (2022-01-31)
Ergänzende Informationen Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2021/S 225-589769
Änderungen Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.6)
Ort des zu ändernden Textes: Laufzeit in Monaten
Alter Wert
Text: 2
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Leerer neuer Wert
Nummer des Abschnitts: IV.2.6)
Ort des zu ändernden Textes: Das Angebot muss gültig bleiben bis
Alten Wert leeren
Neuer Wert
Datum: 2022-07-17 📅
Quelle: OJS 2022/S 025-061927 (2022-01-31)
Ergänzende Angaben (2022-06-24)
Änderungen Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.6)
Ort des zu ändernden Textes: Das Angebot muss gültig bleiben bis
Alter Wert
Datum: 2022-07-17 📅
Neuer Wert
Datum: 2022-11-18 📅
Quelle: OJS 2022/S 123-349732 (2022-06-24)
Ergänzende Angaben (2022-10-28)
Änderungen Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.6)
Ort des zu ändernden Textes: Das Angebot muss gültig bleiben bis
Alter Wert
Datum: 2022-11-18 📅
Neuer Wert
Datum: 2022-12-15 📅
Quelle: OJS 2022/S 211-607301 (2022-10-28)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-12-06) Objekt Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 1172213.70 💰
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung):
“1. Systemfunktionalitäten, 2. Begleitende Konzepte, 3. Bewertete Produktvorstellungen”
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50
Verfahren Informationen zur Rahmenvereinbarung
Die Beschaffung umfasst die Erstellung einer Rahmenvereinbarung
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2021/S 225-589769
Auftragsvergabe
1️⃣
Vertragsnummer: EU-VV/2021-153
Titel: Einführung einer DMS-Software an der Friedrich-Schiller-Universität Jena
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-12-05 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 2
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 2
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: d.velop public sector GmbH
Postort: Meppen
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Emsland🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1172213.70 💰
Quelle: OJS 2022/S 238-683267 (2022-12-06)