Einführung einer DMS-Software an der Friedrich-Schiller-Universität Jena

Friedrich-Schiller-Universität Jena

Gegenstand der von der Auftragnehmer:in zu erbringenden Leistungen ist im Wesentlichen die Lieferung und Einführung einer Dokumentenmanagement-System-Software (DMS-Software).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-12-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-11-15.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• d.velop public sector GmbH

Wer?

• Friedrich-Schiller-Universität Jena

Wie?

Wo?

• Thüringen › Jena, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-11-15	Auftragsbekanntmachung
2022-01-31	Ergänzende Angaben
2022-06-24	Ergänzende Angaben
2022-10-28	Ergänzende Angaben
2022-12-06	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-11-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Referenznummer: EU-VV/2021-153
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der von der Auftragnehmer:in zu erbringenden Leistungen ist im Wesentlichen die Lieferung und Einführung einer Dokumentenmanagement-System-Software (DMS-Software).

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Zusätzlicher CPV-Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Jena, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Friedrich-Schiller-Universität Jena
Postanschrift: Fürstengraben 1
Postleitzahl: 07743
Postort: Jena
Kontakt
Internetadresse: https://www.uni-jena.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@uni-jena.de 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=425232 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=425232 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-11-15 📅
Einreichungsfrist: 2021-12-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-11-19 📅
Datum des Beginns: 2022-06-01 📅
Datum des Endes: 2028-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 225-589769
ABl. S-Ausgabe: 225
Zusätzliche Informationen

Angaben zur Auswahl gem. Ziffer II.2.9): Für die Angaben in den Teilnahmeanträgen in dem Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" können die Bewerber insgesamt 60 Punkte erreichen. 1. Maximal 20 Punkte können die Bewerber erreichen für die Angaben zu III.1.2/3 (Angaben zu Mitarbeitenden gemäß dortiger Definition und Vorgaben): pro Mitarbeitende im Durchschnitt der letzten drei Jahre einen Punkt, maximal jedoch 20 Punkte. 2. Maximal 20 Punkte können die Bewerber erhalten für die Angaben zu III.1.3/1 (Angaben zur vergleichbaren Unternehmensreferenzen gemäß dortiger Definition und Vorgaben): Wird mindestens jeweils eine erfolgreiche Produktivsetzung der drei genannten Funktionalitäten (Einführung einer Aktenlösung, Abbildung von Workflows, Anbindung eines ERP-Systems oder HIS-In-One) im Rahmen einer oder mehrerer Unternehmensreferenzen nachgewiesen, die die Mindestanforderungen erfüllen, so wird je ein Punkt pro Nachweis einer weiteren erfolgreichen Produktivsetzung einer der drei genannten Funktionalitäten vergeben, gedeckelt auf maximal 20 Punkte insgesamt. 3. Maximal 20 Punkte können die Bewerber erhalten für die Angaben zu III.1.3/2 (Angaben zur vergleichbaren persönlichen Referenzen für das Profil "Projektleiter:in" gemäß dortiger Definition und Vorgaben): Wird mindestens jeweils eine erfolgreiche Produktivsetzung der drei genannten Funktionalitäten im Rahmen eines oder mehrerer persönlicher Referenzprojekte des benannten Mitarbeiters nachgewiesen, die die Mindestanforderungen erfüllen, so wird je ein Punkt vergeben für jede weiter erfolgreiche Einführung einer der genannten oder weiterer Funktionalitäten über die Mindestanforderungen hinaus, gedeckelt auf maximal 20 Punkte insgesamt.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Dabei sollen vier Pilotbereiche als Teil eines Gesamtsystems auf der Grundlage eines Werkvertrages (im Rahmen eines EVB-IT Systemvertrages) mit anschließendem Support von der Auftragnehmer:in zur Verfügung gestellt und abnahmefähig eingeführt werden.

Es handelt sich um folgende vier Pilotbereiche:

- Abbildung einer Drittmittelprojektakte

- Abbildung einer digitalen Studierendenakte

- Abbildung der Prozesse zur Beantragung und zur Abrechnung von Dienstreisen

- Abbildung der Prozesse zur Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen

Zudem hat die Auftraggeberin die Möglichkeit, weitere Funktionalitäten/Dienstleistungen bei der Auftragnehmerin auf Basis eines Rahmenvertrages abzurufen.

Die weiteren Einzelheiten des Auftragsgegenstandes ergeben sich aus dem Vertrag samt Anlagen, hier insbesondere aus den leistungsbeschreibenden Dokumenten. Diese Dokumente werden den Interessenten im Entwurfsstadium im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs als „Anlagenkonvolut 2“ zur Verfügung gestellt.

Beschreibung der Verlängerungen: Möglichkeit der Verlängerung um zweimal zwei Jahre.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 07743 Jena

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Bewerber reicht einen Auszug (Kopie) aus dem Handelsregister bzw. Berufsregister des Staates, in dem das Unternehmen niedergelassen ist, ein, soweit das Unternehmen dort eingetragen ist, oder er reicht - soweit erforderlich - einen vergleichbaren Nachweis ein, aus dem sich die erlaubte Berufsausübung ergibt. Der beigefügte Auszug ist (gerechnet vom Schlusstermin für die Einreichung des Teilnahmeantrages) nicht älter als sechs Monate und gibt den jeweils aktuellen (Eintragungs-)Stand wieder.

2. Bewerber erklärt, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften vorliegen, macht der Bewerber in einer Anlage nähere Angaben, um der Auftraggeberin die Prüfung der Ausnahmetatbestände des § 123 Abs. 5 GWB, eine Entscheidung über die fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB bzw. eine Prüfung der Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB zu ermöglichen.

3. Bewerber erklärt, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 21 des Arbeitnehmerentsendegesetzes, § 98 c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes und § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes, soweit diese Vorschriften jeweils anwendbar sind, vorliegen. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften vorliegen, macht der Bewerber in einer Anlage nähere Angaben, um der Auftraggeberin die Prüfung der Eignung, insbesondere der Zuverlässigkeit, und eine Entscheidung über die Eignung zu ermöglichen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Angaben im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" zum jährlichen Gesamtumsatz des Bewerbers in der EU (netto) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (aufgeschlüsselt jeweils einzeln auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre).

2. Angaben im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" zum Umsatz des Bewerbers in Deutschland (netto) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mit Leistungen, die vergleichbar mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag sind (aufgeschlüsselt jeweils einzeln auf die angegebenen Geschäftsjahre). Als vergleichbar im Sinne dieser Vorgabe gelten nur solche Leistungen, deren Gegenstand die Durchführung von DMS-Software-Einführungsprojekten an deutschen Universitäten/Hochschulen war, die öffentliche Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB sind.

3. Angaben im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" über die Anzahl von Mitarbeitenden, die für den Bewerber in Deutschland in Projekten in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (im jährlichen Mittel, aufgeschlüsselt jeweils einzeln auf die angegebenen Geschäftsjahre) Leistungen erbracht haben, die vergleichbar mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag sind. Als vergleichbar im Sinne dieser Vorgabe gelten nur solche Leistungen, deren Gegenstand die Einführung von DMS-Software-Einführungsprojekten an deutschen Universitäten/Hochschulen war, die öffentliche Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB sind.

4. Bewerber reicht als Anlage eine gültige Versicherungsbestätigung (Kopie) der Betriebs-haftpflichtversicherung mit Angabe der versicherten Risiken und der jeweiligen Deckungssummen ein.

Mindeststandards: keine
Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Der Bewerber reicht mindestens eine vergleichbare Referenz ein. Vergleichbar ist die Referenz, wenn es sich um ein DMS-Software-Einführungsprojekt bei einer deutschen Hochschule/Universität handelt, die öffentlicher Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB ist. Das Referenzprojekt muss zwingend innerhalb der letzten fünf Jahre vor dem Schlusstermin zur Einreichung des Teilnahmeantrags in diesem Verfahren beendet worden sein. Zudem müssen folgende Funktionalitäten (allesamt) mindestens einmal im Referenzprojekt erfolgreich produktiv gesetzt worden sein:

- Einführung einer Aktenlösung

- Abbildung von Workflows und

- Anbindung eines ERP-Systems oder HIS-In-One.

Dabei ist es zulässig, die Erfüllung der erfolgreichen Produktivsetzung der genannten Funktionalitäten durch Nennung verschiedener Referenzprojekte nachzuweisen, in denen jeweils eine oder mehrere der drei Funktionalitäten erfolgreich produktiv gesetzt wurden. Die genannten Referenzprojekte werden aber nur berücksichtigt, wenn sie vergleichbar im einleitend dargestellten Sinne sind und erfolgreich binnen der letzten fünf Jahre vor dem Schlusstermin zur Einreichung des Teilnahmeantrags in diesem Verfahren beendet wurden. Die erfolgreiche und gleichzeitige Produktivsetzung muss innerhalb der letzten fünf Jahre vor dem Schlusstermin zur Einreichung des Teilnahmeantrags in diesem Verfahren abgeschlossen worden sein. Der Bewerber macht Angaben zum Auftraggeber der Referenz, die eine persönliche Kontaktaufnahme ermöglichen. Zudem macht er die weiteren im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" geforderten Angaben, die dem Nachweis der Einhaltung der Mindestanforderung dienen, u.a. zur Anzahl der in dem Projekt erbrachten Beratertage.

2. Der Bewerber hat im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" ein Mitarbeiterprofil "Projektleitung" zu benennen. In diesem Rahmen ist eine Person namentlich und verbindlich zu benennen, die folgende Qualifikationen vorweisen kann und verbindlich in dem hier ausgeschriebenen Projekt für den Fall des Zuschlages als Projektleitung eingesetzt werden wird:

- mindestens fünfjährige Berufserfahrung mit der Leitung von Softwareeinführungsprojekten

- Sprachniveau Deutsch Muttersprachler oder mind. C2 gemäß dem gemeinsamen europäischen Referenzrahmen“ (GeR).

Die Einreichung von Nachweisen zur Erfüllung der vorgegebenen fachlichen und sprachlichen Qualifikation mit der Bewerbung ist nicht erforderlich. Es ist ausreichend, wenn in der Bewerbung verbindlich erklärt wird, dass die benannte Person über die geforderte fachliche und sprachliche Qualifikation verfügt.

3. Der Bewerber benennt vergleichbare Referenzprojekte, in denen die als Mitarbeiterprofil "Projektleiter:in" benannte Person maßgeblich persönlich tätig gewesen ist, samt Auftraggeber und Ansprechpartner. Die persönliche Referenz kann, muss aber nicht identisch mit den benannten Unternehmensreferenzen sein. Der Bewerber macht die Angaben gemäß Ziffer III.1.3/1. Die eingereichte Referenz muss vergleichbar im Sinne von Ziffer III.1.3/1 sein.

Mindeststandards:

Die Nichterfüllung der nachfolgenden Mindestanforderungen führt zum Ausschluss des Bewerbers:

1. Das Einreichen mindestens einer vergleichbaren Referenz, die die unter Ziffer III.1.3/1 genannten Anforderungen erfüllt, stellt eine Mindestanforderung dar.

2. Die verbindliche Benennung einer Person als Projektleitung, die die benannten fachlichen (mindestens fünfjährige Berufserfahrung mit der Leitung von Softwareeinführungsprojekten) und sprachlichen Qualifikationen verfügt, stellt eine Mindestanforderung dar.

3. Das Einreichen mindestens eines vergleichbaren persönlichen Referenzprojektes, das die Anforderungen von Ziffer III.1.3/1 erfüllt, für die Person, die der Bewerber für das Mitarbeiterprofil "Projektleitung" verbindlich benannt hat, in dem diese Person maßgeblich persönlich tätig gewesen ist, stellt eine Mindestanforderung dar.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Ergänzende Vertragsbedingungen zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§§ 10 und 12 Abs. 2 ThürVgG); Ergänzende Vertragsbedingungen zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG); Ergänzende Vertragsbedingungen zu § 12 und § 15 ThürVgG - Nachunternehmereinsatz - zu § 17 ThürVgG - Kontrollen - zu § 18 ThürVgG - Sanktionen; Nachunternehmererklärung zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§§ 10, 12 Abs. 2 und 15 Abs. 2 ThürVgG); Nachunternehmererklärung zur Beachtung der ILO Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG)

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 4
Begründung für die Rahmenvereinbarung:

Es handelt sich um die Einführung eines komplexen IT-Systems, das tief in die Prozess- und IT-Landschaft der Hochschule integriert ist. Die Einführung wird einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen. Zahlreiche Mitarbeitende der Universität werden auf das System geschult. Die insgesamt mit der Einführung (und der vorangehenden Ausschreibung) verbundenen Transaktionskosten amortisieren sich erst über einen längeren Zeitraum, weshalb hier - ausnahmsweise - eine Rahmenvertragsdauer von mehr als vier Jahren zulässig ist.

Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-01-07 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2 Monate

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=425232 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Angaben zur Auswahl gem. Ziffer II.2.9): Für die Angaben in den Teilnahmeanträgen in dem Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" können die Bewerber insgesamt 60 Punkte erreichen.

1. Maximal 20 Punkte können die Bewerber erreichen für die Angaben zu III.1.2/3 (Angaben zu Mitarbeitenden gemäß dortiger Definition und Vorgaben): pro Mitarbeitende im Durchschnitt der letzten drei Jahre einen Punkt, maximal jedoch 20 Punkte.

2. Maximal 20 Punkte können die Bewerber erhalten für die Angaben zu III.1.3/1 (Angaben zur vergleichbaren Unternehmensreferenzen gemäß dortiger Definition und Vorgaben): Wird mindestens jeweils eine erfolgreiche Produktivsetzung der drei genannten Funktionalitäten (Einführung einer Aktenlösung, Abbildung von Workflows, Anbindung eines ERP-Systems oder HIS-In-One) im Rahmen einer oder mehrerer Unternehmensreferenzen nachgewiesen, die die Mindestanforderungen erfüllen, so wird je ein Punkt pro Nachweis einer weiteren erfolgreichen Produktivsetzung einer der drei genannten Funktionalitäten vergeben, gedeckelt auf maximal 20 Punkte insgesamt.

3. Maximal 20 Punkte können die Bewerber erhalten für die Angaben zu III.1.3/2 (Angaben zur vergleichbaren persönlichen Referenzen für das Profil "Projektleiter:in" gemäß dortiger Definition und Vorgaben): Wird mindestens jeweils eine erfolgreiche Produktivsetzung der drei genannten Funktionalitäten im Rahmen eines oder mehrerer persönlicher Referenzprojekte des benannten Mitarbeiters nachgewiesen, die die Mindestanforderungen erfüllen, so wird je ein Punkt vergeben für jede weiter erfolgreiche Einführung einer der genannten oder weiterer Funktionalitäten über die Mindestanforderungen hinaus, gedeckelt auf maximal 20 Punkte insgesamt.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt
Postort: Weimar
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Vorschriften über die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens bei der Vergabekammer zur Nachprüfung behaupteter Vergabeverstöße ergeben sich aus §§ 160 ff. GWB. Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen und Rügen ergeben sich aus § 160 Abs. 3 GWB. Danach sind Interessenten/Bewerber und Bieter gehalten, vermeintliche/behauptete Vergabeverstöße schnell gegenüber der Auftraggeberin zu rügen, weil sie die behaupteten Verstöße sonst ggf. nicht mehr geltend machen können. Ein Nachprüfungsantrag ist insbesondere dann unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2021/S 225-589769 (2021-11-15)

Ergänzende Angaben (2022-01-31)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Programmierung von System- und Anwendersoftware 📦

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-01-31 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-02-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 025-061927
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 225-589769
ABl. S-Ausgabe: 25
Quelle: OJS 2022/S 025-061927 (2022-01-31)

Ergänzende Angaben (2022-06-24)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-06-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-06-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 123-349732
ABl. S-Ausgabe: 123
Quelle: OJS 2022/S 123-349732 (2022-06-24)

Ergänzende Angaben (2022-10-28)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-10-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-11-02 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 211-607301
ABl. S-Ausgabe: 211
Quelle: OJS 2022/S 211-607301 (2022-10-28)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-12-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1172213.70 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-12-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-12-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 238-683267
ABl. S-Ausgabe: 238

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): 1. Systemfunktionalitäten, 2. Begleitende Konzepte, 3. Bewertete Produktvorstellungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-12-05 📅
Name: d.velop public sector GmbH
Postort: Meppen
Land: Deutschland 🇩🇪
Emsland 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1172213.70 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2022/S 238-683267 (2022-12-06)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Softwarepaket und Informationssysteme (>20 neue Beschaffungen)