Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-06-22.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-05-18.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Einführung eines Dokumenten Management System (DMS).
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket📦
Kurze Beschreibung:
“Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen.”
Kurze Beschreibung
Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen.
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Geschätzter Wert ohne MwSt: EUR 480 150 💰
1️⃣
Ort der Leistung: Pfaffenhofen a. d. Ilm🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Projektstandort und Erfüllungsort ist der Sitz des Auftraggebers in 85276 Pfaffenhofen a, d, Ilm. Die Dienstleistungen sind auf Standorte des Auftraggebers...”
Hauptstandort oder Erfüllungsort
Projektstandort und Erfüllungsort ist der Sitz des Auftraggebers in 85276 Pfaffenhofen a, d, Ilm. Die Dienstleistungen sind auf Standorte des Auftraggebers in Pfaffenhofen verteilt.
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Beschreibung der Beschaffung:
“Das Landratsamt Pfaffenhofen a. d. Ilm ist auf der Suche nach einer zukunftsfähigen DMS-Lösung, welche es ermöglicht, Unterlagen in elektronischer Form zu...”
Beschreibung der Beschaffung
Das Landratsamt Pfaffenhofen a. d. Ilm ist auf der Suche nach einer zukunftsfähigen DMS-Lösung, welche es ermöglicht, Unterlagen in elektronischer Form zu speichern und gesetzeskonform aufzubewahren sowie die Verwaltung in der Bearbeitung von Verwaltungsprozessen zu unterstützen. Daher plant der Landkreis Pfaffenhofen die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung, welche schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.
Die einzuführende DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.
Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und, daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Verwaltung. Zudem ist beabsichtigt, die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozessoptimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu können.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen: Unbefristet mit jährlicher Kündigungsoption.
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Anhand des Teilnahmewettbewerbes werden fünf Bieter ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert.”
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“— Ein Nachweis zur Vermögensschadenshaftpflicht mit einer Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert liegt den...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
— Ein Nachweis zur Vermögensschadenshaftpflicht mit einer Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert liegt den Bewerbungsunterlagen,
— Ausschlussgrund gemäß § 123 oder § 124 GWB,
— Angaben zur Zahlung von Steuern,
— Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung,
— Angaben zu Insolvenzverfahren und Liquidation,
— Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (Eintragung in das Berufsregister des Sitzes oder Wohnsitzes),
— Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 – Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auswahlkriterien wie in den Auftragsunterlagen angegeben
Technische und berufliche Fähigkeiten
Auswahlkriterien wie in den Auftragsunterlagen angegeben
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Der Auftraggeber geht davon aus, dass für die gesamte Laufzeit des Projekts eine stabile persönliche Betreuung durch den Bieter erfolgen wird. Es ist ein...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Der Auftraggeber geht davon aus, dass für die gesamte Laufzeit des Projekts eine stabile persönliche Betreuung durch den Bieter erfolgen wird. Es ist ein Ansprechpartner anzugeben, der als Projektleiter in vergleichbaren Kundenumgebungen ähnlich geartete Aufgabenstellungen bereits erfolgreich abgewickelt hat. Zur Sicherstellung, dass die dem Projekt zugeordneten Mitarbeiter über die notwendige Kompetenz verfügen und dem Projekt bis zum erfolgreichen Ende zugeordnet sind. Der Bieter muss daher entsprechende Informationen zu den zugeordneten Projektmitarbeitern beifügen. Diese Informationen müssen beinhalten:
— Betriebszugehörigkeit,
— Erfahrung der Mitarbeiter mit den angebotenen Produkten in Jahren,
— Projekte mit der Funktion (also z. B. als Systemberater oder Projektleiter), in der er dem Projekt zur Verfügung steht,
— Aussage, ab wann nach Auftragserteilung der Mitarbeiter für das Projekt zur Verfügung steht,
— Aussage zu dem zeitlichen Umfang, in dem er diesem Projekt zur Verfügung steht,
— Aussage zur dauerhaften Zuordnung des Mitarbeiters,
— Aussage, wie bei evtl. Mitarbeiterausfall der Wissenstransfer und die Kontinuität im Projektverlauf gewährleistet wird.
Die vom Bieter aufgeführte Projektleitung wird Vertragsbestandteil.
Mehr anzeigen Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvertrag mit einem einzigen Betreiber
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2021-06-22
11:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2021-06-30 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2021-12-31 📅
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Zusätzliche Informationen
“Der Auftraggeber informiert gemäß § 134 GWB über den vorgesehenen Zuschlag vorab. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die...”
Der Auftraggeber informiert gemäß § 134 GWB über den vorgesehenen Zuschlag vorab. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach u. a. insbesondere unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maxilmilianstraße 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 8921762411📞
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de📧
Fax: +49 8921762847 📠 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Etwaige Verfahrensrügen nach § 160 GWB sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich auf die Rügeobliegenheiten der...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Etwaige Verfahrensrügen nach § 160 GWB sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach insbesondere unzulässig, soweit der geltend gemachte Vergabeverstoß vor Einlegung des Nachprüfungsverfahrens erkannt und nicht innerhalb von 10 Kalendertagen gerügt wurde oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung beim Auftraggeber, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
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Quelle: OJS 2021/S 098-254188 (2021-05-18)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-11-30) Öffentlicher Auftraggeber Name und Adressen
Telefon: +49 8441-27215📞
Fax: +49 8441-2713215 📠
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Einführung eines Dokumentenmanagementsystem (DMS)
2021/S 098-254188
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 1 💰
Beschreibung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket📦
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Pfaffenhofen a.d.Ilm
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungs-/ Anforderungskatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lösungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Präsentation/Verhandlungsrunden
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25
Preis (Gewichtung): 30
Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Die Angabe unter II.1.7) stellt nicht den tatsächlichen Auftragswert da. Die Angabe wurde gemacht, da es sich um ein Pflichtfeld handelt.”
Verfahren Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2021/S 098-254188
Auftragsvergabe
1️⃣
Titel: Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-11-02 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 4
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 4
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover
Postanschrift: Wöhlerstraße 42
Postort: Hannover
Postleitzahl: 30163
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Region Hannover🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1 💰
“Die Angabe im Abschnitt V.2.4) ist nicht richtig, sondern dem Umstand geschuldet da es sich um ein technisches Pflichtfeld handelt.” Körper überprüfen
Telefon: +49 892176-2411📞
Fax: +49 892176-2847 📠 Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: keine
Postanschrift: keine
Postort: Pfaffenhofen
Land: Deutschland 🇩🇪 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Etwaige Verfahrensrügen nach § 160 GWB sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Die...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Etwaige Verfahrensrügen nach § 160 GWB sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach insbesondere unzulässig, soweit der geltend gemachte Vergabeverstoß vor Einlegung des Nachprüfungsverfahrens erkannt und nicht innerhalb von 10 Kalendertagen gerügt wurde oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung beim Auftraggeber, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Mehr anzeigen Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Kontaktstelle gemäß I.1)
Postanschrift: keine.
Postort: Pfaffenhofen a.d.Ilm
Postleitzahl: 85276
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: ausschreibung-hbv@landratsamt-paf.de📧
Quelle: OJS 2021/S 235-617319 (2021-11-30)