Einführung eines ERP-Systems an der Friedrich-Schiller-Universität Jena

Kurze Beschreibung

Gegenstand der von der Auftragnehmer:in zu erbringenden Leistungen ist im Wesentlichen die Lieferung und Einführung eines Enterpise Ressource Plannung Systems (ERP-Systems) als Erstellung eines Gesamtsystems auf der Grundlage eines Werkvertrages (im Rahmen eines EVB-IT Systemvertrages) mit anschließendem Support.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der von der Auftragnehmer:in zu erbringenden Leistungen ist im Wesentlichen die Lieferung und Einführung eines Enterpise Ressource Plannung Systems (ERP-Systems) als Erstellung eines Gesamtsystems auf der Grundlage eines Werkvertrages (im Rahmen eines EVB-IT Systemvertrages) mit anschließendem Support. Insbesondere fogende Bereiche/Module, sind Gegenstand des zu liefernden und einzuführenden Systems:
- Finanzbuchhaltung (kaufmännische Buchung),
- Beschaffung,
- Drittmittelverwaltung und
- Personalwesen.
Die weiteren Einzelheiten des Auftragsgegenstandes ergeben sich aus dem Vertrag samt Anlagen, hier insbesondere aus den leitungsbeschreibenden Dokumenten. Diese Dokumente werden den Interessenten im Entwurfsstadium im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs als „Anlagenkonvolut 2“ zur Verfügung gestellt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Bewerber reicht einen Auszug (Kopie) aus dem Handelsregister bzw. Berufsregister des Staates, in dem das Unternehmen niedergelassen ist, ein, soweit das Unternehmen dort eingetragen ist, oder er reicht - soweit erforderlich - einen vergleichbaren Nachweis ein, aus dem sich die erlaubte Berufsausübung ergibt. Der beigefügte Auszug ist (gerechnet vom Schlusstermin für die Einreichung des Teilnahmeantrages) nicht älter als sechs Monate und gibt den jeweils aktuellen (Eintragungs-)Stand wieder.
2. Bewerber erklärt, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften vorliegen, macht der Bewerber in einer Anlage nähere Angaben, um der Auftraggeberin die Prüfung der Ausnahmetatbestände des § 123 Abs. 5 GWB, eine Entscheidung über die fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB bzw. eine Prüfung der Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB zu ermöglichen.
3. Bewerber erklärt, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 21 des Arbeitnehmerentsendegesetzes, § 98 c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes und § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes, soweit diese Vorschriften jeweils anwendbar sind, vorliegen. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften vorliegen, macht der Bewerber in einer Anlage nähere Angaben, um der Auftraggeberin die Prüfung der Eignung, insbesondere der Zuverlässigkeit, und eine Entscheidung über die Eignung zu ermöglichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Angaben im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" zum jährlichen Gesamtumsatz des Bewerbers in der EU (netto) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (aufgeschlüsselt jeweils einzeln auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre).
2. Angaben im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" zum Umsatz des Bewerbers in Deutschland (netto) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mit Leistungen, die vergleichbar mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag sind (aufgeschlüsselt jeweils einzeln auf die angegebenen Geschäftsjahre). Als vergleichbar im Sinne dieser Vorgabe gelten nur solche Leistungen, deren Gegenstand die Einführung von ERP-Projekten an deutschen Universitäten/Hochschulen waren, die öffentliche Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB sind.
3. Angaben im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" über die Anzahl von Mitarbeitenden, die für den Bewerber in Deutschland in Projekten in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (im jährlichen Mittel, aufgeschlüsselt jeweils einzeln auf die angegebenen Geschäftsjahre) Leistungen erbracht haben, die vergleichbar mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag sind. Als vergleichbar im Sinne dieser Vorgabe gelten nur solche Leistungen, deren Gegenstand die Einführung von ERP-Projekten an deutschen Universitäten/Hochschulen waren, die öffentliche Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB sind.
4. Bewerber reicht als Anlage eine entsprechende gültige Versicherungsbestätigung (Kopie) der Betriebshaftpflichtversicherung mit Angabe der versicherten Risiken und der jeweiligen Deckungssummen ein.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Bewerber weist durch von ihm eingereichte Unterlagen nach, dass er über ein inter-nes Informationssicherheitssystem verfügt, das die Anforderungen der DIN EN ISO IEC 27001:2017 und des IT-Grundschutzes gemäß der BSI-Standards 200-1, 200-2 und 200-3 mindestens vergleichbar erfüllt. Nähere Erläuterungen dazu finden sich im Dokument "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" unter Ziffer 5.a).
2. Der Bewerber reicht mindestens eine vergleichbare Referenz ein. Vergleichbar ist die Referenz, wenn es sich um ein ERP-Einführungsprojekt bei einer deutschen Hochschule/Universität mit mehr als 14.000 Studierenden handelt, die öffentlicher Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB ist. Zudem müssen folgende Kernmodule in dem Projekt erfolgreich und gleichzeitig produktiv gesetzt worden sein: Finanzbuchhaltung (kaufmännische Buchung), Beschaffung, Drittmittelverwaltung und Personalwesen. Die erfolgreiche und gleichzeitige Produktivsetzung muss innerhalb der letzten fünf Jahre vor dem Schlusstermin zur Einreichung des Teilnahmewettbewerbs in diesem Verfahren abgeschlossen worden sein. Der Bewerber macht Angaben zum Auftraggeber der Referenz die die persönliche Kontaktaufnahme ermöglichen und macht die weiteren im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" geforderten Angaben, die dem Nachweis der Einhaltung der Mindestanforderung dient, u.a. auch die Anzahl der in dem Projekt erbrachten Beratertage.
3. Der Bewerber hat im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" ein Mitarbeiterprofil "Projektleitung" zu benennen. In diesem Rahmen ist eine Person namentlich und verbindlich zu benennen, die folgende Kompetenzen und Qualifikationen vorweisen kann und verbindlich in dem hier ausgeschriebenen Projekt für den Fall des Zuschlages als Projektleitung eingesetzt werden wird:
- Vorlage von Zertifikaten: (GPM)/IPMA Level C/B (oder vergleichbar bspw. PMP, PRINCE2 mind. Foundation) oder
- Nachweis einer mindestens zehnjährigen Berufserfahrung im Bereich Einführung von ERP-Systemen
Es sind zwingend entsprechende Zertifikate oder geeignete Nachweise der Bewerbung beizulegen, aus denen sich die Erfüllung der vorgenannten Qulifikationen ergibt.
- Sprachniveau Deutsch Mutterpsrachler oder mind. C2 gemäß dem gemeinsamen europäischen Referenzrahmen“ (GeR).
Die Einreichung von Nachweisen zur Erfüllung der vorgegebenen Sprachqualifikation mit der Bewerbung ist nicht erforderlich. Es ist ausreichend, wenn in der Bewerbung verbindlich erklärt wird, dass die benannte Person über die geforderte Sprachqualifikation verfügt.
4. Der Bewerber benennt vergleichbare Referenzprojekte, in denen die als Mitarbeiterprofil "Projektleiter:in" benannte Person maßgeblich persönlich tätig gewesen ist, samt Auftraggeber und Ansprechpartner. Die persönliche Referenz kann, muss aber nicht identisch mit den benannten Unternehmensreferenzen sein. Der Bewerber macht die Angaben gemäß Ziffer III.1.3/2. Die eingereichte Referenz muss vergleichbar im Sinne von Ziffer III.1.3/2 sein.
5. Der Bewerber hat in dem Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" für das Mitarbeiterprofil "Akteptanzmanager:in" eine Person verbindlich zu benennen. Die benannte Person muss sich von der als "Projektmanager:in" benannten Person unterscheiden. Die als "Akzeptanzmanager:in" benannte Person muss die unter Ziffer III.1.3/3 genannten Kompetenzen und Qualifikationen besitzen, die der Bewerber wie in Ziffer III.1.3/3 dargelegt in der Bewerbung nachweisen muss. Die benannte Person muss verbindlich in dem hier ausgeschrieben Projekt im Zuschlagsfall für die Rolle "Akteptanzmanager:in" eingesetzt werden.
6. Der Bewerber benennt Referenzprojekte, in der die als Mitarbeiterprofil "Akzeptanzmagager:in" benannte Person maßgeblich persönlich tätig gewesen ist, samt Auftraggeber und Ansprechpartner. Die persönliche Referenz kann, muss aber nicht identisch mit den benannten Unternehmensreferenzen sein. Der Bewerber bestätigt, dass die benannten persönlichen Referenzen alle nachfolgenden Anforderungen kumulativ erfüllen: ERP-Einführungsprojekt und die erfolgreiche Beendigung des Projektes muss innerhalb der letzten fünf Jahre vor dem Schlusstermin zur Einreichung des Teilnahmewettbewerbs in diesem Verfahren erfolgt sein.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Die Nichterfüllung der nachfolgenden Mindestanforderungen führt zum Ausschluss des Bewerbers: 1. Die Anforderungen unter Ziffer III.1.3/1 stellen eine Mindestanforderung dar: Die Bewerber:innen müssen nachweisen, dass sie die Anforderungen der DIN EN ISO IEC 27001:2017 (nähere Angaben im Dokument "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" unter Ziffer 5a) und des IT-Grundschutzes gemäß der BSI-Standards 200-1, 200-2 und 200-3 (nähere Angaben im Dokument "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" unter Ziffer 5a) mindestens vergleichbar erfüllt.
2. Das Einreichen mindestens einer vergleichbaren Referenz, die die unter Ziffer III.1.3/2 genannten Anforderungen erfüllt, stellt eine Mindestanforderung dar.
3. Die verbindliche Benennung einer Person als Projektleitung, die mindestens eine der benannten Qualifikationen (genannten Zertifikate oder mindestens zehnjährigen Berufserfahrung im Bereich Einführung von ERP-Systemen) nachweisen kann und zusätzlich mindestens über die geforderte Sprachkomptenz verfügt, stellt eine Mindestanforderung dar.
4. Das Einreichen mindestens eines vergleichbaren persönlichen Referenzprojektes, das die Anforderungen von Ziffer III.1.3/2 erfüllt, für die Person, die der Bewerber für das Mitarbeiterprofil "Projektleitung" verbindlich benannt hat, in dem diese Person maßgeblich persönlich tätig gewesen ist, stellt eine Mindestanforderung dar.
5. Die verbindliche Benennung einer Person als Akzeptanzmanager:in, die mindestens eine der benannten Qualifikationen (genannten Zertifikate oder mindestens zehnjährigen Berufserfahrung im Bereich Einführung von ERP-Systemen) nachweisen kann und zusätzlich mindestens über die geforderte Sprachkompetenz verfügt, stellt eine Mindestanforderung dar. Ebenso stellt es eine Mindestanforderung dar, dass sich die benannte Person von der als Projektleitung benannten Person unterscheidet.
6. Das Einreichen mindestens eines vergleichbaren persönlichen Referenzprojektes, das die Anforderungen von Ziffer III.1.3/6 erfüllt, für die Person, die der Bewerber für das Mitarbeiterprofil "Akzeptanzmanager:in" verbindlich benannt hat, in dem diese Person maßgeblich persönlich tätig gewesen ist, stellt eine Mindestanforderung dar.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Ergänzende Vertragsbedingungen zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§§ 10 und 12 Abs. 2 ThürVgG); Ergänzende Vertragsbedingungen zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG); Ergänzende Vertragsbedingungen zu § 12 und § 15 ThürVgG - Nachunternehmereinsatz - zu § 17 ThürVgG - Kontrollen - zu § 18 ThürVgG - Sanktionen; Nachunternehmererklärung zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§§ 10 , 12 Abs. 2 und 15 Abs. 2 ThürVgG); Nachunternehmererklärung zur Beachtung der ILO Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG)

Angaben zur Auswahl gem. Ziffer II.2.9): Für die Angaben in den Teilnahmeanträgen in dem Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" können die Bewerber insgesamt 40 Punkte erreichen.
1. Maximal zehn Punkte können die Bewerber erreichen für die Angaben zu III.1.2/3 (Angaben zu Mitarbeitenden gemäß dortiger Definitition und Vorgaben): ≥ 10 Mitarbeitende (2 Pkt.), ≥ 15 Mitarbeitende (4 Pkt.), ≥ 20 Mitarbeitende (6 Pkt.), ≥ 25 Mitarbeitende (8 Pkt.), ≥ 30 Mitarbeitende (10 Pkt.)
2. Maximal zehn Punkte können die Bewerber erhalten für die Angaben zu III.1.3/2 (Angaben zur vergleichbaren Unternehmensreferenzen gemäß dortiger Definition und Vorgaben): Fünf Punkte erhält ein Bewerber, der nachweist, dass er zwei Referenzprojekte erfolgreich durchgeführt hat, die die Mindestanforderungen erfüllen. Je einen Punkt erhält ein Bewer-ber für die erfolgreiche Einführung von jedem weiteren Modul im Rahmen eines Referenzprojekts, das die Mindestanforderungen erfüllt, jenseits der Module Finanzbuchhaltung (kaufmännische Buchung), Beschaffung Drittmittelverwaltung und Personalwesen), z.B. für folgende Funktionaliätten/Module: Self Services, Reisemanagement etc. Pro zusätzliches Modul wird ein Punkt vergeben, gedeckelt auf maximal fünf Punkte insgesamt.
3. Maximal zehn Punkte können die Bewerber erhalten für die Angaben zu III.1.3/4 (Angaben zur vergleichbaren persönlichen Referenzen für das Profil "Projektleiter:in" gemäß dortiger Definition und Vorgaben): Fünf Punkte für den Nachweis zweier erfolgreich durchgeführter Referenzprojekte, die die Mindestanforderungen erfüllen. Je einen Punkt erhält ein Bewerber für die erfolgreiche Einführung von jedem weiteren Modul im Rahmen eines persönlichen Referenzprojekts, das die Mindestanforderungen erfüllt, jenseits der Module Finanzbuchhaltung (kaufmännische Buchung), Beschaffung, Drittmittelverwaltung und Personalwesen), z.B. für folgende Funktionaliätten/Module: Self Services, Reisemanagement etc. Pro zusätzliches Modul wird ein Punkt vergeben, gedeckelt auf maximal fünf Punkte insgesamt.
4. Maximal zehn Punkte können die Bewerber erhalten für die Angaben zu III.1.3/6 (Angaben zur vergleichbaren persönlichen Referenzen für das Profil "Akzeptanzmanager:in" ge-mäß dortiger Definition und Vorgaben): Fünf Punkte, wenn das benannte Referenzprojekt, das die Mindestanforderungen erfüllt, bei einer deutschen Hochschule/Universität mit mehr als 14.000 Studierenden, die öffentlicher Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB ist, bearbeitet wurde. Fünf Punkte, wenn bei dem benannten Referenzprojekt, das die Mindestanforderungen erfüllt, folgende Kernmodule in dem Projekt erfolgreich und gleichzeitig produktiv gesetzt wurden: Finanzbuchhaltung (kaufmännische Buchung), Beschaffung, Drittmittelverwaltung und Personalwesen).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Vorschriften über die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens bei der Vergabekammer zur Nachprüfung behaupteter Vergabeverstöße ergeben sich aus §§ 160 ff. GWB. Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen und Rügen ergeben sich aus § 160 Abs. 3 GWB. Danach sind Interessenten/Bewerber und Bieter gehalten, vermeintliche/behauptete Vergabeverstöße schnell gegenüber der Auftraggeberin zu rügen, weil sie die behaupteten Verstöße sonst ggf. nicht mehr geltend machen können. Ein Nachprüfungsantrag ist insbesondere dann unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftrag-geberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

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Gegenstand der von der Auftragnehmer:in zu erbringenden Leistungen ist im Wesentlichen die Lieferung und Einführung eines Enterpise Ressource Plannung Systems (ERP-Systems) als Erstellung eines Gesamtsystems auf der Grundlage eines Werkvertrages (im Rahmen eines EVB-IT Systemvertrages) mit anschließendem Support.

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Gegenstand der von der Auftragnehmer:in zu erbringenden Leistungen ist im Wesentlichen die Lieferung und Einführung eines Enterprise Resource Planning Systems (ERP-Systems) als Erstellung eines Gesamtsystems auf der Grundlage eines Werkvertrages (im Rahmen eines EVB-IT Systemvertrages) mit anschließendem Support.

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Gegenstand der von der Auftragnehmer:in zu erbringenden Leistungen ist im Wesentlichen die Lieferung und Einführung eines Enterpise Ressource Plannung Systems (ERP-Systems) als Erstellung eines Gesamtsystems auf der Grundlage eines Werkvertrages (im Rahmen eines EVB-IT Systemvertrages) mit anschließendem Support. Insbesondere fogende Bereiche/Module, sind Gegenstand des zu liefernden und einzuführenden Systems:
- Finanzbuchhaltung (kaufmännische Buchung),
- Beschaffung,
- Drittmittelverwaltung und
- Personalwesen.
Die weiteren Einzelheiten des Auftragsgegenstandes ergeben sich aus dem Vertrag samt Anlagen, hier insbesondere aus den leitungsbeschreibenden Dokumenten. Diese Dokumente werden den Interessenten im Entwurfsstadium im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs als „Anlagenkonvolut 2“ zur Verfügung gestellt.

Text

Gegenstand der von der Auftragnehmer:in zu erbringenden Leistungen ist im Wesentlichen die Lieferung und Einführung eines Enterprise Resource Planning Systems (ERP-Systems) als Erstellung eines Gesamtsystems auf der Grundlage eines Werkvertrages (im Rahmen eines EVB-IT Systemvertrages) mit anschließendem Support. Insbesondere folgende Bereiche/Module, sind Gegenstand des zu liefernden und einzuführenden Systems:
- Finanzbuchhaltung (kaufmännische Buchung),
- Beschaffung,
- Drittmittelverwaltung und
- Personalwesen.
Die weiteren Einzelheiten des Auftragsgegenstandes ergeben sich aus dem Vertrag samt Anlagen, hier insbesondere aus den leitungsbeschreibenden Dokumenten. Diese Dokumente werden den Interessenten im Entwurfsstadium im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs als „Anlagenkonvolut 2“ zur Verfügung gestellt.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der von der Auftragnehmer:in zu erbringenden Leistungen ist im Wesentlichen die Lieferung und Einführung eines Enterprise Resource Planning Systems (ERP-Systems) als Erstellung eines Gesamtsystems auf der Grundlage eines Werkvertrages (im Rahmen eines EVB-IT Systemvertrages) mit anschließendem Support. Insbesondere folgende Bereiche/Module, sind Gegenstand des zu liefernden und einzuführenden Systems:
- Finanzbuchhaltung (kaufmännische Buchung),
- Beschaffung,
- Drittmittelverwaltung und
- Personalwesen.
Die weiteren Einzelheiten des Auftragsgegenstandes ergeben sich aus dem Vertrag samt Anlagen, hier insbesondere aus den leitungsbeschreibenden Dokumenten. Diese Dokumente werden den Interessenten im Entwurfsstadium im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs als „Anlagenkonvolut 2“ zur Verfügung gestellt.