ElbPA digitale Personalakte Elbkinder und digitaliserung der Personalakten

Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH

Die Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH (Elbkinder) betreiben in Hamburg rd. 180 Kindertagesstätten, die Tochterfirma Elbkinder Vereinigung Kitas Nord gGmbH (EKN) betreibt im außerhamburgischen Umland weitere 13 Kitas. Insgesamt sind mehr als 7 000 Mitarbeitende in den Kitas und in der Zentrale beschäftigt. Personalverwaltung und -abrechnung erfolgen mit SAP HCM in der Version 6.04. Das Bewerbungsmanagement erfolgt mit beesite von Milch&Zucker in der Version 7.1. Alle relevanten Unterlagen, auch die im BMS vorliegenden elektronischen, werden in Papierform in Personalakten, die in sich in 3 Teile gegliedert sind, abgelegt. Außerdem gibt es, zur Abbildung unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen, diverse Nebenakten, in denen Vorgänge Personen- und anlassbezogen abgelegt werden.
Los 1:Gesucht wird eine technische Lösung, die die Unterlagen der Personalakten in digitaler Form zur Verfügung stellen und die sich in die vorhandene Infrastruktur einbindet. Die Einrichtung erfolgt in einem gemeinsamen Projekt durch den Auftragnehmer
Los 2: Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler Form verfügbar zu machen, soweit erforderlich, die Papierakten für einen längeren Zeitraum sicher aufzubewahren und die Akten sicher zu vernichten.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-06-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-05-14.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2021-05-14 Auftragsbekanntmachung
2023-01-16 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2021-05-14)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH
Postanschrift: Oberstraße 14b
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20144
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Diehl, Jörg
E-Mail: j.diehl@elbkinder-kitas.de 📧
Region: Hamburg 🏙️
URL: http://www.elbkinder-kitas.de 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/DownloadTenderFiles.ashx?subProjectId=dKlOltM7FqI%253d 🌏
Teilnahme-URL: https://portal.deutsche-evergabe.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere Art: Kindertagesstätten

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel:
“ElbPA digitale Personalakte Elbkinder und digitaliserung der Personalakten 2021002523”
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Kurze Beschreibung:
“Die Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH (Elbkinder) betreiben in Hamburg rd. 180 Kindertagesstätten, die Tochterfirma Elbkinder Vereinigung Kitas...”    Mehr anzeigen
Informationen über Lose
Angebote können für alle Lose eingereicht werden

1️⃣
Umfang der Beschaffung
Titel:
“Gesucht wird eine technische Lösung, die die Unterlagen der Personalakten in digitaler Form zur Verfügung stellen und die sich in die vorhandene...”    Mehr anzeigen
Titel
Los-Identifikationsnummer: 1
Beschreibung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung: Hamburg 🏙️
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH (Elbkinder) betreiben in Hamburg rd. 180 Kindertagesstätten, die Tochterfirma Elbkinder Vereinigung Kitas...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Dauer
Datum des Beginns: 2021-11-01 📅
Datum des Endes: 2025-10-31 📅

2️⃣
Titel
Los-Identifikationsnummer: 2
Beschreibung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Datenarchivierung 📦
Ort der Leistung: Hamburg 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Hamburg
Beschreibung der Beschaffung:
“Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler...”    Mehr anzeigen
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48

Verfahren
Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2021-06-18 13:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2021-09-07 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2021-10-31 📅

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Nachprüfstelle bei der Finanzbehörde Hamburg
Postanschrift: Große Bleichen 27
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland 🇩🇪
URL: http://www.elbkinder-kitas.de 🌏
Quelle: OJS 2021/S 096-250431 (2021-05-14)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-01-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Die Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH (Elbkinder) betreiben in Hamburg rd. 180 Kindertagesstätten, die Tochterfirma Elbkinder Vereinigung Kitas...”    Mehr anzeigen
Währungscode: EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (niedrigstes Angebot): 231500
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (höchstes Angebot): 3936000
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt
Umfang der Beschaffung
Titel: DMS System liefern, anpassen und betreiben
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Die angefragten Staffeln sind „kumulativ“ zu verstehen, d.h. für die Berücksichtigung der richtigen Staffel beim initialen Erwerb, aber auch bei...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50
Umfang der Beschaffung
Titel: Scannen und Archivieren sowie Vernichtung von Personalakten
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler...”    Mehr anzeigen

Verfahren
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2021/S 096-250431

Auftragsvergabe

1️⃣
Los-Identifikationsnummer: 1
Titel: DMS System liefern, anpassen und betreiben
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-01-16 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 4
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: REISSWOLF Digital Services GmbH
Postort: Glinde
Postleitzahl: 21509
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Stormarn 🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 391 200 💰

2️⃣
Los-Identifikationsnummer: 2
Titel: Scannen und Archivieren sowie Vernichtung von Personalakten
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 183 954 💰
Quelle: OJS 2023/S 015-039604 (2023-01-16)