Die Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH (Elbkinder) betreiben in Hamburg rd. 180 Kindertagesstätten, die Tochterfirma Elbkinder Vereinigung Kitas Nord gGmbH (EKN) betreibt im außerhamburgischen Umland weitere 13 Kitas. Insgesamt sind mehr als 7 000 Mitarbeitende in den Kitas und in der Zentrale beschäftigt. Personalverwaltung und -abrechnung erfolgen mit SAP HCM in der Version 6.04. Das Bewerbungsmanagement erfolgt mit beesite von Milch&Zucker in der Version 7.1. Alle relevanten Unterlagen, auch die im BMS vorliegenden elektronischen, werden in Papierform in Personalakten, die in sich in 3 Teile gegliedert sind, abgelegt. Außerdem gibt es, zur Abbildung unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen, diverse Nebenakten, in denen Vorgänge Personen- und anlassbezogen abgelegt werden.
Los 1:Gesucht wird eine technische Lösung, die die Unterlagen der Personalakten in digitaler Form zur Verfügung stellen und die sich in die vorhandene Infrastruktur einbindet. Die Einrichtung erfolgt in einem gemeinsamen Projekt durch den Auftragnehmer
Los 2: Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler Form verfügbar zu machen, soweit erforderlich, die Papierakten für einen längeren Zeitraum sicher aufzubewahren und die Akten sicher zu vernichten.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-06-18.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-05-14.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel:
“ElbPA digitale Personalakte Elbkinder und digitaliserung der Personalakten
2021002523”
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme📦
Kurze Beschreibung:
“Die Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH (Elbkinder) betreiben in Hamburg rd. 180 Kindertagesstätten, die Tochterfirma Elbkinder Vereinigung Kitas...”
Kurze Beschreibung
Die Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH (Elbkinder) betreiben in Hamburg rd. 180 Kindertagesstätten, die Tochterfirma Elbkinder Vereinigung Kitas Nord gGmbH (EKN) betreibt im außerhamburgischen Umland weitere 13 Kitas. Insgesamt sind mehr als 7 000 Mitarbeitende in den Kitas und in der Zentrale beschäftigt. Personalverwaltung und -abrechnung erfolgen mit SAP HCM in der Version 6.04. Das Bewerbungsmanagement erfolgt mit beesite von Milch&Zucker in der Version 7.1. Alle relevanten Unterlagen, auch die im BMS vorliegenden elektronischen, werden in Papierform in Personalakten, die in sich in 3 Teile gegliedert sind, abgelegt. Außerdem gibt es, zur Abbildung unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen, diverse Nebenakten, in denen Vorgänge Personen- und anlassbezogen abgelegt werden.
Los 1:Gesucht wird eine technische Lösung, die die Unterlagen der Personalakten in digitaler Form zur Verfügung stellen und die sich in die vorhandene Infrastruktur einbindet. Die Einrichtung erfolgt in einem gemeinsamen Projekt durch den Auftragnehmer
Los 2: Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler Form verfügbar zu machen, soweit erforderlich, die Papierakten für einen längeren Zeitraum sicher aufzubewahren und die Akten sicher zu vernichten.
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Angebote können für alle Lose eingereicht werden
1️⃣ Umfang der Beschaffung
Titel:
“Gesucht wird eine technische Lösung, die die Unterlagen der Personalakten in digitaler Form zur Verfügung stellen und die sich in die vorhandene...”
Titel
Gesucht wird eine technische Lösung, die die Unterlagen der Personalakten in digitaler Form zur Verfügung stellen und die sich in die vorhandene Infrastruktur einbindet.
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Los-Identifikationsnummer: 1
Beschreibung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme📦
Ort der Leistung: Hamburg🏙️
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH (Elbkinder) betreiben in Hamburg rd. 180 Kindertagesstätten, die Tochterfirma Elbkinder Vereinigung Kitas...”
Beschreibung der Beschaffung
Die Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH (Elbkinder) betreiben in Hamburg rd. 180 Kindertagesstätten, die Tochterfirma Elbkinder Vereinigung Kitas Nord gGmbH (EKN) betreibt im außerhamburgischen Umland weitere 13 Kitas. Insgesamt sind mehr als 7 000 Mitarbeitende in den Kitas und in der Zentrale beschäftigt. Personalverwaltung und -abrechnung erfolgen mit SAP HCM in der Version 6.04. Das Bewerbungsmanagement erfolgt mit beesite von Milch&Zucker in der Version 7.1. Alle relevanten Unterlagen, auch die im BMS vorliegenden elektronischen, werden in Papierform in Personalakten, die in sich in 3 Teile gegliedert sind, abgelegt. Außerdem gibt es, zur Abbildung unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen, diverse Nebenakten, in denen Vorgänge Personen- und anlassbezogen abgelegt werden.
Los 1:Gesucht wird eine technische Lösung, die die Unterlagen der Personalakten in digitaler Form zur Verfügung stellen und die sich in die vorhandene Infrastruktur einbindet. Die Einrichtung erfolgt in einem gemeinsamen Projekt durch den Auftragnehmer
Los 2: Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler Form verfügbar zu machen, soweit erforderlich, die Papierakten für einen längeren Zeitraum sicher aufzubewahren und die Akten sicher zu vernichten.
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Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Dauer
Datum des Beginns: 2021-11-01 📅
Datum des Endes: 2025-10-31 📅
2️⃣ Titel
Los-Identifikationsnummer: 2
Beschreibung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Datenarchivierung📦
Ort der Leistung: Hamburg🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Hamburg
Beschreibung der Beschaffung:
“Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler...”
Beschreibung der Beschaffung
Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler Form verfügbar zu machen, soweit erforderlich, die papierakten für einen längeren Zeitraum sicher aufzubewahren und die Akten sicher zu vernichten.
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Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2021-06-18
13:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2021-09-07 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2021-10-31 📅
Ergänzende Informationen Körper überprüfen
Name: Nachprüfstelle bei der Finanzbehörde Hamburg
Postanschrift: Große Bleichen 27
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland 🇩🇪
URL: http://www.elbkinder-kitas.de🌏
Quelle: OJS 2021/S 096-250431 (2021-05-14)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-01-16) Objekt Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Die Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH (Elbkinder) betreiben in Hamburg rd. 180 Kindertagesstätten, die Tochterfirma Elbkinder Vereinigung Kitas...”
Kurze Beschreibung
Die Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH (Elbkinder) betreiben in Hamburg rd. 180 Kindertagesstätten, die Tochterfirma Elbkinder Vereinigung Kitas Nord gGmbH (EKN) betreibt im außerhamburgischen Umland weitere 13 Kitas. Insgesamt sind mehr als 7.000 Mitarbeitende in den Kitas und in der Zentrale beschäftigt. Personalverwaltung und -abrechnung erfolgen mit SAP HCM in der Version 6.04. Das Bewerbungsmanagement erfolgt mit beesite von Milch&Zucker in der Version 7.1. Alle relevanten Unterlagen, auch die im BMS vorliegenden elektronischen, werden in Papierform in Personalakten, die in sich in drei Teile gegliedert sind, abgelegt. Außerdem gibt es, zur Abbildung unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen, diverse Nebenakten, in denen Vorgänge Personen- und anlassbezogen abgelegt werden.
Los 1:Gesucht wird eine technische Lösung, die die Unterlagen der Personalakten in digitaler Form zur Verfügung stellen und die sich in die vorhandene Infrastruktur einbindet. Die Einrichtung erfolgt in einem gemeinsamen Projekt durch den Auftragnehmer
Los 2 : Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler Form verfügbar zu machen, soweit erforderlich, die Papierakten für einen längeren Zeitraum sicher aufzubewahren und die Akten sicher zu vernichten.
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Währungscode: EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (niedrigstes Angebot): 231500
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (höchstes Angebot): 3936000
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅ Umfang der Beschaffung
Titel: DMS System liefern, anpassen und betreiben
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Die angefragten Staffeln sind „kumulativ“ zu verstehen, d.h. für die Berücksichtigung der richtigen Staffel beim initialen Erwerb, aber auch bei...”
Beschreibung der Beschaffung
Die angefragten Staffeln sind „kumulativ“ zu verstehen, d.h. für die Berücksichtigung der richtigen Staffel beim initialen Erwerb, aber auch bei Folge-Käufen wird jeweils die gesamte, von Elbkinder jemals bezogene Einkaufsmenge berücksichtigt, nicht nur der einzelne Kaufvorgang. Hintergrund ist, dass mit dieser Ausschreibung zunächst nur initial die Mengen für das Projekt Personal bezogen werden, aber auch für die Folgeprojekte bei Elbkindern die Staffeln bei der Aufstockung von Lizenzen Berücksichtigung finden sollen.
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Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50
Umfang der Beschaffung
Titel: Scannen und Archivieren sowie Vernichtung von Personalakten
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler...”
Beschreibung der Beschaffung
Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler Form verfügbar zu machen, die Papierakten für einen längeren Zeitraum sicher aufzubewahren und die Akten sicher zu vernichten.
Verfahren Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2021/S 096-250431
Auftragsvergabe
1️⃣
Los-Identifikationsnummer: 1
Titel: DMS System liefern, anpassen und betreiben
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-01-16 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 4
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: REISSWOLF Digital Services GmbH
Postort: Glinde
Postleitzahl: 21509
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Stormarn🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 391 200 💰
2️⃣
Los-Identifikationsnummer: 2
Titel: Scannen und Archivieren sowie Vernichtung von Personalakten
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 183 954 💰
Quelle: OJS 2023/S 015-039604 (2023-01-16)