ElbPA digitale Personalakte Elbkinder und digitaliserung der Personalakten

Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH

Die Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH (Elbkinder) betreiben in Hamburg rd. 180 Kindertagesstätten, die Tochterfirma Elbkinder Vereinigung Kitas Nord gGmbH (EKN) betreibt im außerhamburgischen Umland weitere 13 Kitas. Insgesamt sind mehr als 7 000 Mitarbeitende in den Kitas und in der Zentrale beschäftigt. Personalverwaltung und -abrechnung erfolgen mit SAP HCM in der Version 6.04. Das Bewerbungsmanagement erfolgt mit beesite von Milch&Zucker in der Version 7.1. Alle relevanten Unterlagen, auch die im BMS vorliegenden elektronischen, werden in Papierform in Personalakten, die in sich in 3 Teile gegliedert sind, abgelegt. Außerdem gibt es, zur Abbildung unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen, diverse Nebenakten, in denen Vorgänge Personen- und anlassbezogen abgelegt werden.
Los 1:Gesucht wird eine technische Lösung, die die Unterlagen der Personalakten in digitaler Form zur Verfügung stellen und die sich in die vorhandene Infrastruktur einbindet. Die Einrichtung erfolgt in einem gemeinsamen Projekt durch den Auftragnehmer
Los 2: Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler Form verfügbar zu machen, soweit erforderlich, die Papierakten für einen längeren Zeitraum sicher aufzubewahren und die Akten sicher zu vernichten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-06-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-05-14.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• REISSWOLF Digital Services GmbH

Wer?

• Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH

Wie?

Wo?

• Hamburg › Hamburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-05-14	Auftragsbekanntmachung
2023-01-16	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-05-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Referenznummer: 2021002523
Kurze Beschreibung:

Die Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH (Elbkinder) betreiben in Hamburg rd. 180 Kindertagesstätten, die Tochterfirma Elbkinder Vereinigung Kitas Nord gGmbH (EKN) betreibt im außerhamburgischen Umland weitere 13 Kitas. Insgesamt sind mehr als 7 000 Mitarbeitende in den Kitas und in der Zentrale beschäftigt. Personalverwaltung und -abrechnung erfolgen mit SAP HCM in der Version 6.04. Das Bewerbungsmanagement erfolgt mit beesite von Milch&Zucker in der Version 7.1. Alle relevanten Unterlagen, auch die im BMS vorliegenden elektronischen, werden in Papierform in Personalakten, die in sich in 3 Teile gegliedert sind, abgelegt. Außerdem gibt es, zur Abbildung unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen, diverse Nebenakten, in denen Vorgänge Personen- und anlassbezogen abgelegt werden. Los 1:Gesucht wird eine technische Lösung, die die Unterlagen der Personalakten in digitaler Form zur Verfügung stellen und die sich in die vorhandene Infrastruktur einbindet. Die Einrichtung erfolgt in einem gemeinsamen Projekt durch den Auftragnehmer Los 2: Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler Form verfügbar zu machen, soweit erforderlich, die Papierakten für einen längeren Zeitraum sicher aufzubewahren und die Akten sicher zu vernichten.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Datenarchivierung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hamburg 🏙️
Hamburg 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH
Postanschrift: Oberstraße 14b
Postleitzahl: 20144
Postort: Hamburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.elbkinder-kitas.de 🌏
E-Mail: j.diehl@elbkinder-kitas.de 📧
URL der Dokumente: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/DownloadTenderFiles.ashx?subProjectId=dKlOltM7FqI%253d 🌏
URL der Teilnahme: https://portal.deutsche-evergabe.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-05-14 📅
Einreichungsfrist: 2021-06-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-05-19 📅
Datum des Beginns: 2021-11-01 📅
Datum des Endes: 2025-10-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 096-250431
ABl. S-Ausgabe: 96

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Los 1:Gesucht wird eine technische Lösung, die die Unterlagen der Personalakten in digitaler Form zur Verfügung stellen und die sich in die vorhandene Infrastruktur einbindet. Die Einrichtung erfolgt in einem gemeinsamen Projekt durch den Auftragnehmer

Los 2: Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler Form verfügbar zu machen, soweit erforderlich, die Papierakten für einen längeren Zeitraum sicher aufzubewahren und die Akten sicher zu vernichten.

Bezeichnung des Loses: Gesucht wird eine technische Lösung, die die Unterlagen der Personalakten in digitaler Form zur Verfügung stellen und die sich in die vorhandene Infrastruktur einbindet.
Losnummer: 1
2
Kurze Beschreibung:

Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler Form verfügbar zu machen, soweit erforderlich, die papierakten für einen längeren Zeitraum sicher aufzubewahren und die Akten sicher zu vernichten.

Dauer: 48 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Hamburg

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 13:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2021-09-07 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-10-31 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Kindertagesstätten
Kontakt
Kontaktperson: Diehl, Jörg
Dokumente URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/DownloadTenderFiles.ashx?subProjectId=dKlOltM7FqI%253d 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Nachprüfstelle bei der Finanzbehörde Hamburg
Postanschrift: Große Bleichen 27
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland 🇩🇪
Internetadresse: http://www.elbkinder-kitas.de 🌏
Quelle: OJS 2021/S 096-250431 (2021-05-14)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-01-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Elbkinder Vereinigung Hamburger Kitas gGmbH (Elbkinder) betreiben in Hamburg rd. 180 Kindertagesstätten, die Tochterfirma Elbkinder Vereinigung Kitas Nord gGmbH (EKN) betreibt im außerhamburgischen Umland weitere 13 Kitas. Insgesamt sind mehr als 7.000 Mitarbeitende in den Kitas und in der Zentrale beschäftigt. Personalverwaltung und -abrechnung erfolgen mit SAP HCM in der Version 6.04. Das Bewerbungsmanagement erfolgt mit beesite von Milch&Zucker in der Version 7.1. Alle relevanten Unterlagen, auch die im BMS vorliegenden elektronischen, werden in Papierform in Personalakten, die in sich in drei Teile gegliedert sind, abgelegt. Außerdem gibt es, zur Abbildung unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen, diverse Nebenakten, in denen Vorgänge Personen- und anlassbezogen abgelegt werden. Los 1:Gesucht wird eine technische Lösung, die die Unterlagen der Personalakten in digitaler Form zur Verfügung stellen und die sich in die vorhandene Infrastruktur einbindet. Die Einrichtung erfolgt in einem gemeinsamen Projekt durch den Auftragnehmer Los 2 : Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler Form verfügbar zu machen, soweit erforderlich, die Papierakten für einen längeren Zeitraum sicher aufzubewahren und die Akten sicher zu vernichten.

Gesamtwert des Auftrags: 391 200 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-01-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-01-20 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 015-039604
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 096-250431
ABl. S-Ausgabe: 15

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Los 2 : Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler Form verfügbar zu machen, soweit erforderlich, die Papierakten für einen längeren Zeitraum sicher aufzubewahren und die Akten sicher zu vernichten.

Bezeichnung des Loses: DMS System liefern, anpassen und betreiben
Kurze Beschreibung:

Die angefragten Staffeln sind „kumulativ“ zu verstehen, d.h. für die Berücksichtigung der richtigen Staffel beim initialen Erwerb, aber auch bei Folge-Käufen wird jeweils die gesamte, von Elbkinder jemals bezogene Einkaufsmenge berücksichtigt, nicht nur der einzelne Kaufvorgang. Hintergrund ist, dass mit dieser Ausschreibung zunächst nur initial die Mengen für das Projekt Personal bezogen werden, aber auch für die Folgeprojekte bei Elbkindern die Staffeln bei der Aufstockung von Lizenzen Berücksichtigung finden sollen.

Bezeichnung des Loses: Scannen und Archivieren sowie Vernichtung von Personalakten
Kurze Beschreibung:

Gesucht wird ein Anbieter, der in der Lage ist, die vorhandenen Personalakten und weitere Akten bei den Elbkindern abzuholen, einzuscannen, in digitaler Form verfügbar zu machen, die Papierakten für einen längeren Zeitraum sicher aufzubewahren und die Akten sicher zu vernichten.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-01-16 📅
Name: REISSWOLF Digital Services GmbH
Postort: Glinde
Postleitzahl: 21509
Land: Deutschland 🇩🇪
Stormarn 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 391 200 EUR 💰
183 954 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Quelle: OJS 2023/S 015-039604 (2023-01-16)

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