Elektronisches Datenaustauschsystem /Workflow-Tool für das Interreg 6A Programm Deutschland-Danmark 2021-2027

Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH) vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR

Beschaffung eines elektronischen Datenaustauschsystems im Sinne eines Workflow-Tools für Zuschuss- und Genehmigungsprozesse für das EU-Förderprogramm Interreg 6A Programm Deutschland - Danmark für die Förderperiode 2021-2027. Das Programm unterstützt die grenzüberschreitende Zusammenarbeit mit dem Ziel, die Entwicklung einer innovativen und nachhaltigen Programmregion zu stärken. Die Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH) ist als Verwaltungsbehörde des Programms beauftragt, diese Beschaffung durchzuführen. Das System bildet die Bereiche Antragsstellung und dessen Bewertung, Förderzusage, Vertragsprozess, Berichtswesen (Reporting), Änderungen und Abschluss eines Projektes, Zahlungen, Generieren von Statistiken, die Einrichtung von Schnittstellen sowie Kommunikation und Datenaustausch zwischen Zuwendungsempfängern und der Programmadministration ab, wobei ein hoher Grad an Digitalisierung der Prozesse sowie ein möglichst flexibles und benutzerfreundliches System gewünscht wird.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-01-03. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-11-26.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• cBrain AS

Wer?

• Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH) vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR

Wie?

Wo?

• Schleswig-Holstein › Kiel, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-11-26	Auftragsbekanntmachung
2022-06-01	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-11-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für den Datenaustausch 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Kiel, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH) vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR
Postanschrift: Küterstr. 30
Postleitzahl: 24103
Postort: Kiel
Kontakt
Internetadresse: http://www.gmsh.de 🌏
E-Mail: ines.stoelting@gmsh.de 📧
Telefon: +49 431/599-1624 📞
URL der Dokumente: https://www.e-vergabe-sh.de/vergabeplattform/bekanntmachungen/ 🌏
URL der Teilnahme: https://www.e-vergabe-sh.de/vergabeplattform/bekanntmachungen/ 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-11-26 📅
Einreichungsfrist: 2022-01-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-12-01 📅
Datum des Beginns: 2022-05-06 📅
Datum des Endes: 2030-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 233-613944
ABl. S-Ausgabe: 233
Zusätzliche Informationen

Angebote dürfen sowohl in deutscher Sprache als auch in englischer Sprache eingereicht werden Die Verhandlungsgespräche werden voraussichtlich in KW. 12 - 13 2022 durchgeführt. Sofern es sich um einen englischsprachigen Bieter handelt, wird mindestens der Fragenteil des Verhandlungsgesprächs auf Deutsch geführt werden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Beschaffung eines elektronischen Datenaustauschsystems im Sinne eines Workflow-Tools für Zuschuss- und Genehmigungsprozesse für das EU-Förderprogramm Interreg 6A Programm Deutschland - Danmark für die Förderperiode 2021-2027. Das Programm unterstützt die grenzüberschreitende Zusammenarbeit mit dem Ziel, die Entwicklung einer innovativen und nachhaltigen Programmregion zu stärken. Die Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH), in ihrer Funktion als Verwaltungsbehörde des EU- Förderprogramms, ist von den Programmpartnern (9 schleswig-holsteinische und 2 dänische Gebietskörperschaften) beauftragt, diese Beschaffung auf Grundlage der Verordnung (EU) Nr. 2021/1060 vom 24.06.2021 (Art. 69 Abs. 8 + Anhang XIV und 72 Abs. 1 Buchst. e)) durchzuführen. Das Hauptaugenmerk bei der Beschaffung des Systems liegt auf größtmöglicher Digitalisierung der Prozesse, maximaler Benutzerfreundlichkeit und weitreichender Flexibilität. Das Workflow-Tool wird die, für die Begleitung, Bewertung, Finanzverwaltung, Überprüfung und Prüfung aller Vorhaben benötigten Daten, einschließlich Angaben zu einzelnen Nutzer, in elektronischer Form aufzeichnen und speichern. Das System wird darüber hinaus den gesamten Informationsaustausch zwischen den Begünstigten und den Programmorganen (z.B. Verwaltungsbehörde, Sekretariat, Prüfbehörde) abbilden.

Das System ist ein zentrales Instrument für die Programmdurchführung. Es bildet den gesamten Projektlebenszyklus ab und unterstützt die Umsetzung der einzelnen Prozessschritte.

Das System bzw. Workflow-Tool ist grundlegend in zwei Bereiche aufgeteilt. Der erste Bereich steht den Projektnutzern, der zweite den Nutzern der Interreg-Administration zur Verfügung. Eine klare Trennung dieser beiden Bereiche ist gewünscht. Inhaltlich ist das System aus mindestens 19 Teilbereichen aufgebaut, die zum Teil aufeinander aufbauen und ineinander verschränkt sind. Dies sind: Systemeinstellungen, Nutzerverwaltung, Budgeteinstellungen, Calleinstellungen, Projekteinstellungen, Formulareinstellungen, Versionsverwaltung, Bewertung und Checks, Entscheidung und Vertrag, Dashboard, Nutzerprofil, Antragsformular, Dokumentencenter, First-Level-Kontrolle, Berichtswesen, Zahlung, Änderungsantrag, Statistik, Kommunikation, Projektstatus.

Zu diesen inhaltlichen Aspekten wird vom Bieter ein Konzept erwartet, in dem ggf. die Programmierung, die Implementierung bzw. Integration des Workflow-Tools in die Systeme der IB.SH sowie dessen Pflege (Wartung) ausführlich beschrieben werden.

Im Konzept sind außerdem u.a.

• eine detaillierte Beschreibung der Umsetzung der Systemanforderungen (Entwicklungs- und Programmierungsvorgehen) und der IT-Anforderungen sowie der IT-Sicherheitsanforderungen

• die Lösung einer Beispielaufgabe

• ein Zusammenarbeitsmodell basierend auf den Kommunikations- und Steuerungsstrukturen zwischen Auftraggeberin, Auftragnehmer und Endnutzer,

• eine Beschreibung der Teamzusammensetzung und der detaillierten Maßnahmen zur Qualitätssicherung,

• eine Beschreibung der internen (beim Auftragnehmer) und externen (in Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin und Endnutzern) Tests inklusive der Maßnahmen zur Sicherung der Qualität der Entwicklungsstufen/ Entwicklungen,

• ein Zeitplan inklusive Darstellung der Vorgehensweise

• Angaben zur Pflege und Instandhaltung über die gesamte Vertragslaufzeit

• ein Schulungskonzept

• Angaben zum Lizenzmodell

aufzunehmen. Zur Umsetzung des Vorhabens wird vom Bieter in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber eine agile, zielorientierte Vorgehensweise erwartet.

Beschreibung der Optionen:

Die IB.SH ist berechtigt, den Auftragnehmer mit der Durchführung optionaler Entwicklungsleistungen, wie z. B. Anpassung/ Customizing des Systems, Herstellung von Schnittstellen zu weiteren Systemen

oder anderen Beratungsleistungen, zu beauftragen, die nach Abschluss dieser Ausschreibung durch die IB.SH gewünscht werden. Diese Leistungen sind bei Bedarf beim Auftragnehmer in Textform (d. h. per E-Mail, Ticketsystem, Brief oder Fax) anzufordern. Die optionalen Leistungen werden auf Grundlage der im Preisblatt anzugebenden Tagessätze abgerechnet. Hierfür sieht der IB.SH ein jährliches Kontingent von 21 Personentagen vor. Diese Schätzung ist unverbindlich, d. h. der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine Beauftragung in diesem Umfang, er hat jedoch alle erforderlichen Vorkehrungen zu treffen, um entsprechenden Beauftragungen in diesem Umfang zeitnah nachkommen zu können.

Bezeichnung des von der EU finanzierten Projekts oder Programms: Programm Interreg 6A Deutschland-Danmark (Europäischer Fonds für Regionale Entwicklung EFRE)
Zusätzliche Informationen:

Angebote dürfen sowohl in deutscher Sprache als auch in englischer Sprache eingereicht werden

Die Verhandlungsgespräche werden voraussichtlich in KW. 12 - 13 2022 durchgeführt.

Sofern es sich um einen englischsprachigen Bieter handelt, wird mindestens der Fragenteil des Verhandlungsgesprächs auf Deutsch geführt werden.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 24103 Kiel

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt gem. § 44 Abs. 1 VgV.

Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

2. Auf Grundlage des (Konzern-) Jahresabschlusses des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres (inklusive Gewinn- und Verlustrechnung) des Unternehmens sowie ggf. (Konzern-) Jahresabschlusses des letzten

Geschäftsjahres des Mutterkonzerns (wenn der bewerbende Unternehmensteil eine Tochtergesellschaft darstellt) erfolgt ein Rating der Anbieter gem. dem offiziellen DSGV- oder RSU-Corporate-Ratingverfahren durch unseren Kreditbereich. Die Ratingnoten werden anschließend kategorisiert. Anbieter mit einer DSGV-/ RSU Corporate-Ratingnote von 12 oder schlechter werden im Verfahren nicht weiter berücksichtigt - Ausschluss von Verfahren Nichteinreichen des Jahresabschlusses führt zum Ausschluss aus dem Verfahren.

3. Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung und dass diese im Falle eines Vertragsabschlusses entsprechend abgeschlossen wird (gem. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

4. Fachliche Qualifikation des Bieters (Know-how und Kundenreferenzen)

Beschreibung des Leistungsspektrums, Know-How und Erfahrung des Unternehmens bei der Entwicklung der

angeforderten Software; Beschreibung der Geschäftsfelder, in denen es tätig ist; Darstellung der relevanten Referenzen, die die umfassende Erfahrung des Bewerbers belegen (Kontaktdaten von Ansprechpartnern zu den benannten Referenzen sind mindestens auf Nachfrage zu benennen). Wünschenswert sind Erfahrungen im Bereich von EU-Förderprogrammen, vorzugsweise Interreg. Wünschenswert sind ebenfalls Erfahrungen im Bereich (Förder-) Banken. Anzahl und Schwere von Fehlern, Vorgehensweise bei Fehlern, Geschwindigkeit der Umsetzung, Referenz eines Kunden mit schweren Fehlern.

5. Fachliche Qualifikation und Berufserfahrung des für die zu erbringende Leistung eingesetzten Personals.

Folgende weitere Unterlagen sind mit der Bewerbung vorzulegen, siehe VI.3 Zusätzliche Angaben.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Es werden bei der Bewertung je Kriterium jeweils die in der Auswahlmatrix genannten Bewertungspunkte Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit, Technische und berufliche Leistungsfähigkeit und der Unternehmensdarstellung vergeben.

Zur Angebotsabgabe (Phase 2) werden diejenigen Bewerber aufgefordert, die alle formalen Anforderungen und Ausschlusskriterien erfüllen und anhand der Anzahl der Eignungspunkte die Plätze 1 bis 5 belegen. Sofern mehrere Bewerber (bspw. 5. und 6. Stelle) die gleiche Punktzahl erreichen, entscheidet das Los über deren Platzierung. Somit werden maximal fünf Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 07:30
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-01-24 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Englisch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-05-31 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Konzeptes
Qualitätskriterium (Gewichtung): 65 %
Preis (Gewichtung): 35 %

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Ines Stölting
Dokumente URL: https://www.e-vergabe-sh.de/vergabeplattform/bekanntmachungen/ 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Bei allen europaweiten Ausschreibungen ist seit 18.10.2018 das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge/ Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeträge / Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.

Alle Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 22. Dezember 2021 an die GMSH, z.H. Frau Ines Stölting (e-Vergabesystem, E-Mail: ines.stoelting@gmsh.de) zu richten.

Nach Prüfung der eingegangenen Teilnahmeanträge werden die fünf ausgewählten Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Alle Fragen im Rahmen der Angebots-/ Konzepterstellung (2. Verfahrensschritt) sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 16. Februar 2022 an die GMSH, z.H. Frau Ines Stölting (e-Vergabesystem, E-Mail: ines.stoelting@gmsh.de) zu richten.

Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Unterlagen einzureichen:

6. Konzept für eine Referenz-Datenbanklösung.

Darstellung einer Softwareentwicklung zur EU-Förderprogrammabwicklung (ggf. Interreg) mit dem Hauptaugenmerk auf die in der Auswahlmatrix benannten Punkte.

7. Nachweis über die Art und Umsetzung des Qualitätsmanagements und der Maßnahmen zur Qualitätssicherung (Zertifizierung gemäß ISO/DIN/LDSG oder gleichwertigen Normen)

8. Eigenerklärung, dass die Anforderungen, die im Anhang 7 "IT-Anforderungen" einschließlich Anhang 7a "Sicherheitsanforderungen der IB.SH", und im Anhang 8 "ZBM Anforderungen" als Muss-Anforderungen gekennzeichnet sind, erfüllt werden

9. Aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio

10. Eigenerklärung, dass das Gewerbezentralregister keine negativen Eintragungen enthält.

Die Verhandlungsgespräche finden voraussichtlich in der 12. - 13. KW. 2022 statt.

Hinweis: Die GMSH wird einen Gewerbezentralregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen.

Präqualifikation:

Zum Nachweis der unternehmensbezogenen Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Gesetzestreue und Zuverlässigkeit kann die Bescheinigung der Eintragung in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (www.amtliches-verzeichnis.ihk.de) vorgelegt werden. Darüberhinausgehend geforderte Unterlagen sind zusätzlich vorzulegen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Postort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 431-988-4640 📞
Fax: +49 431-988-4702 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen

(GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: n.n
Postort: n.n.
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, FB 412
Postanschrift: Küterstr. 30
Postleitzahl: 24103
Telefon: +49 431-599-1624 📞
E-Mail: ines.stoelting@gmsh.de 📧
Internetadresse: www.gmsh.de 🌏
Quelle: OJS 2021/S 233-613944 (2021-11-26)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-06-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 215 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-06-01 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-06-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 107-301399
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 233-613944
ABl. S-Ausgabe: 107

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-05-09 📅
Name: cBrain AS
Postanschrift: Dampfærgevej 30
Postort: København
Postleitzahl: 21000
Land: Dänemark 🇩🇰
Danmark 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 215 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Quelle: OJS 2022/S 107-301399 (2022-06-01)

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