Enterprise Content Management System (ECM-System)

Charité CFM Facility Management GmbH

Enterprise Content Management System (ECM-System).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-02-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-01-25.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Optimal Systems GmbH

Wer?

• Charité CFM Facility Management GmbH

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-01-25	Auftragsbekanntmachung
2021-04-13	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-01-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Referenznummer: BL 16/20
Kurze Beschreibung: Enterprise Content Management System (ECM-System).
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Charité CFM Facility Management GmbH
Postanschrift: Charitéplatz 1
Postleitzahl: 10117
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://charite.de 🌏
E-Mail: zentrale-vergabestelle-vol@charite.de 📧
URL der Dokumente: https://vergabeplattform.charite.de 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabeplattform.charite.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-01-25 📅
Einreichungsfrist: 2021-02-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-01-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 020-044344
ABl. S-Ausgabe: 20
Zusätzliche Informationen
Kein Bieter zugelassen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Vergabe ist eine DMS- bzw. ECM-Software zur Implementierung eines unternehmensweiten Systems mit dem Ziel, Informationsflüsse innerhalb der Charité Facility Management GmbH (CFM) als auch im Austausch mit Externen papierlos abzubilden, effizient zu gestalten und zielgerichtet zu steuern.

Lizenzumfang: 400 concurrent User

Inhaltlicher Umfang: 6 Fachanwendungen.

Dauer: 16 Monate
Beschreibung der Optionen:

Option zusätzliche Lizenzen

Der Auftraggeber kann nicht abschätzen, inwieweit zukünftig weitere Lizenzen benötigt werden. Daher soll eine Option zum Kauf weiterer Lizenzen in 25er-Schritten vereinbart werden.

Option Rechnungsbearbeitung / Prüfung

Momentan nutzen die CFM eine eigenständige Software von Seeburger für die Prüfung von Rechnungen. Die Archivierung erfolgt bereits in einem gemieteten DMS. Seeburger bildet in der derzeitigen Einstellung unsere Anforderungen leider nicht zufriedenstellend ab. Für den jetzigen Auftraggeber bedeutet es also je nach angebotener Produktpalette des Bieters entweder Seeburger anzupassen oder ein anderes System zu nutzen. Da die meisten DMS/ECM-Systeme bereits einen Workflow für die Rechnungsprüfung vorsehen, muss sich dabei der Auftraggeber zur Vermeidung der Wettbewerbsbeschränkung die Möglichkeit offen halten, das angebotene System nicht nur für die Archivierung der Rechnungen zu verwenden, sondern auch eine Prüfung in ein und demselben System durchführen zu können.

Option Zusatzaufwände

Es kann in einem solchen Projekt immer wieder passieren, dass durch Mitarbeiterwechsel beim AG erneute Schulungen oder durch notwendige Systemanpassungen kleinere außerordentliche Programmieraufwendungen notwendig werden. Um dieser Eventualität gerecht zu werden, sollen jetzt schon die Preise abgefragt werden. Eine Bewertung dieser Preise in den Zuschlagskriterien ist nicht gewünscht.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 10117

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Erklärung zur Registereintragung: Die Bieter haben ihre Berechtigung zur erlaubten Berufsausübung durch Übersendung eines aktuellen Nachweises, nicht älter als 6 Monate vor dem Datum der EU-Bekanntmachung dieses Vergabeverfahrens, über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder auf andere Weise (je nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist), nachzuweisen (Formblatt „Erklärung zur Registereintragung“ – Dokument 10).

Es sind mithin 2 Dokumente einzureichen:

Das Formblatt „Erklärung zur Registereintragung“ sowie der Nachweis selbst.

2. Erklärung zur Abfrage nach dem KRG: Es ist eine Erklärung beizufügen, aus der die Angaben gemäß § 6 Abs. 3 Korruptionsregistergesetz (KRG) i.V.m. § 5 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 KRG zur Abfrage nach § 6 KRG ersichtlich sind.

Hierfür ist das Formblatt „Erklärung über Informationen zur Abfrage nach § 6 und Auskunft nach § 7 Korruptionsregistergesetz („KRG“)“ – Dokument 11 zu verwenden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

3. Erklärung zur Berufs-/Haftpflichtversicherung: Der Bieter/die Bietergemeinschaft muss spätestens mit Auftragserteilung über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckung von mindestens 2 500 000 EUR (in Worten: zweieinhalb Millionen) für Personen-, Sach- und Vermögensschäden je Schadensfall verfügen.

Zum Nachweis einer entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung ist die Erklärung gemäß Formblatt „Erklärung zum Versicherungsschutz“ (Dokument 12) vorzulegen. Auf gesondertes Verlangen des AG ist zusätzlich ein entsprechender Versicherungsschein oder ein Nachweis in Gestalt einer unwiderruflichen Deckungszusage eines Versicherers, dass im Falle des Zuschlags eine Versicherung mit den zuvor genannten Mindestsummen abgeschlossen wird, nachzureichen.

4. Erklärung zum Mindestjahresumsatz: 17.2.2 Erklärung zum Mindestjahresumsatz

Der Bieter/ die Bietergemeinschaft muss in dem Tätigkeitsbereich Dokumentenmanagement einen Mindestjahresumsatz in Höhe von 1 000 000 EUR (netto) in den letzten 3 Geschäftsjahren gemacht haben.

Zum Nachweis des geforderten Mindestjahresumsatzes hat der Bieter eine entsprechende Eigenerklärung nach dem Formblatt „Erklärung zum Umsatz“ (Dokument 13) vorzulegen. Bietergemeinschaften müssen für jedes Mitglied eine entsprechende Erklärung vorlegen. Bei Prüfung der Erfüllung der Mindestvorgabe werden die Summen aus den Eigenerklärungen aller Mitglieder der Bietergemeinschaft berücksichtigt.

Mindeststandards:

Zu Eignungskriterium 3: Deckung von mindestens 2 500 000 EUR (in Worten: zweieinhalb Millionen) für Personen-, Sach- und Vermögensschäden je Schadensfall verfügen.

Zu Eignungskriterium 4: Mindestjahresumsatz in Höhe von 1 000 000 EUR (netto) in den letzten 3 Geschäftsjahren

Technische und berufliche Fähigkeiten:

5. 17.3.1 Mind. 3 Unternehmensreferenzen über vergleichbare Aufträge: Nachweis über mindestens 3 geeignete, d.h. vergleichbare, Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens 3 Jahren erbrachten wesentlichen Dienstleistungen mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers nebst Benennung eines Ansprechpartners und dessen aktuellen Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse) sowie einer Beschreibung des Auftragsgegenstandes nach Formblatt „Erklärung zu Referenzprojekten“ (Dokument 14).

Vergleichbar ist eine Referenz im vorstehenden Sinne, wenn sie der ausgeschriebenen Leistung im Hinblick auf Umfang, Komplexität und Anforderungen soweit ähnelt, dass sie einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung eröffnet.

6.. (5) Referenzen mit Angabe von Fachanwendungszahlen: Nachweis über mindestens 5 geeignete, Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens 3 Jahren erbrachten Dienstleistungen mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers nebst Benennung eines Ansprechpartners und dessen aktuellen Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse) sowie einer Beschreibung des Auftragsgegenstandes nach Formblatt „Erklärung zu Referenzprojekten“ (Dokument 14).

Geeignet ist eine Referenz im vorstehenden Sinne, wenn der betreffende Auftrag eine ECM-Lösung mit mindestens 10 inkludierten Fachanwendungen umfasst.

7. Angabe von Fachkräften: Die Bieter haben Angaben zu machen, über die Zahl der Fachkräfte (IT-Fachleute) oder der technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, unabhängig davon, ob diese dem Unternehmen angehören oder nicht, und zwar insbesondere derjenigen, die mit der Qualitätskontrolle beauftragt sind.

Mindeststandard: 10 IT-Fachleute.

Zudem haben die Bieter Angaben über die Zahl der Kundenberater, welche während der Auftragsausführung durchgängig am Standort der Auftraggeberin in Berlin innerhalb der vertraglich definierten Reaktionszeiten gem. Dokument 16 verfügbar sein werden, zu machen.

Mindeststandard: 20 Kundenberater.

Hierfür ist das Formblatt „Erklärung zu Beschäftigtenzahl“ (Dokument 15) zu verwenden.

8. Angaben zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigungszahl: Die Bieter haben Erklärungen abzugeben, aus denen die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren ersichtlich sind. Zum Erreichen der diesbezüglichen Eignungsanforderungen müssen die Bieter durchschnittlich mindestens 15 Personen (d.h. insgesamt 15 Vollzeitpositionen; exklusive Führungskräfte) beschäftigen. Teilzeitkräfte werden entsprechend Ihrer jeweiligen Quote berücksichtigt (Bspl: Eine Halbtagsstelle = ½ Mitarbeiter).

Mindeststandards:

Zu Eignungskriterium 5: Mindestens 3 geeignete, d.h. vergleichbare, Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens 3 Jahren

Es gelten insoweit folgende Mindeststandards:

1. Der Auftragswert je Referenz muss mindestens 300 000 EUR (netto) betragen;

2. die Dauer der Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Referenzgeber muss mindestens 4 Jahre betragen.

Zu Eignungskriterium 6: Mindestens 5 geeignete, Referenzen über früher ausgeführte Aufträge (eine ECM-Lösung mit mindestens 10 inkludierten Fachanwendungen) in Form einer Liste der in den letzten höchstens 3 Jahren.

Zu Eignungskriterium 7: Mindeststandard:

10 IT-Fachleute

20 Kundenberater

Zu Eignungskriterium 8: Die Bieter müssen durchschnittlich in den letzten 3 Jahren mindestens 15 Personen (d.h. insgesamt 15 Vollzeitpositionen; exklusive Führungskräfte) jährlich beschäftigen. Teilzeitkräfte werden entsprechend Ihrer jeweiligen Quote berücksichtigt (Bspl: Eine Halbtagsstelle = ½ Mitarbeiter).

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Siehe Vertragsbedingungen in den Vergabeunterlagen

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-04-30 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2021-02-25 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 11:00
Ort des Eröffnungstermins: Zentrale Vergabestelle der Charité
Zusätzliche Informationen: Kein Bieter zugelassen.
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept Customizing / Konfiguration und Administration
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept Implementierung / Migration / Technische Konzeption
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept Projektmanagement
Konzept Anwendungsfall Personalakte
Kostenkriterium (Name): Preis Software
Kostenkriterium (Gewichtung): 20
Kostenkriterium (Name): Preis Dienstleistung Systemeinführung
Kostenkriterium (Gewichtung): 10
Kostenkriterium (Name): Folgekosten Software Pflege (4 Jahre)
Kostenkriterium (Gewichtung): 5
Kostenkriterium (Name): Option zusätzliche Lizenzen
Kostenkriterium (Gewichtung): 2
Kostenkriterium (Name): Option Rechnungsbearbeitung / Prüfung
Kostenkriterium (Gewichtung): 3

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle der Charité Universitätsmedizin Berlin
Adresse des Käuferprofils: https://vergabeplattform.charite.de 🌏
Dokumente URL: https://vergabeplattform.charite.de 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: Charité Universitätsmedizin Berlin
Land: Berlin 🏙️
Internetadresse: https://vergabeplattform.charite.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich auf unserem Bieterportal zum Download zur Verfügung.

Eine Registrierung ist nicht erforderlich, wird jedoch empfohlen, da Sie dann über alle Änderungen informiert werden und so das Risiko der Einreichung falscher/ungenügender Unterlagen gemindert wird.

Ihre Fragen/Hinweise reichen Sie bitte ebenfalls nur über https://vergabeplattform.charite.de ein.

Es sind nur elektronische Angebote zugelassen.

Signatur und Zusatzsoftware werden nicht benötigt.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 30-9013/8316 📞
E-Mail: post@senweb.berlin.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 GWB).

Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 GWB).

Die o.a. Fristengelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist.

Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist.

Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekannt-machung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2021/S 020-044344 (2021-01-25)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-04-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-04-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-04-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 074-186926
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 020-044344
ABl. S-Ausgabe: 74
Zusätzliche Informationen

Angaben zum Wert des Auftrags können nicht erfolgen, da die Veröffentlichung dieser Angaben den berechtigten geschäftlichen Interessen eines Unternehmens schaden würde (vgl. § 39 Abs. 6 Nr. 3).

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung: Lizenzumfang: 400 concurrent User.
Beschreibung der Optionen:

Momentan nutzen die CFM eine eigenständige Software von Seeburger für die Prüfung von Rechnungen. Die Archivierung erfolgt bereits in einem gemieteten DMS. Seeburger bildet in der derzeitigen Einstellung unsere Anforderungen leider nicht zufriedenstellend ab. Für den jetzigen Auftraggeber bedeutet es also je nach angebotener Produktpalette des Bieters entweder Seeburger anzupassen oder ein anderes System zu nutzen. Da die meisten DMS / ECM-Systeme bereits einen Workflow für die Rechnungsprüfung vorsehen, muss sich dabei der Auftraggeber zur Vermeidung der Wettbewerbsbeschränkung die Möglichkeit offen halten, das angebotene System nicht nur für die Archivierung der Rechnungen zu verwenden, sondern auch eine Prüfung in ein und demselben System durchführen zu können.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-03-30 📅
Name: OPTIMAL SYSTEMS GmbH
Postanschrift: Cicerostraße 26
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10709
Land: Deutschland 🇩🇪
Berlin 🏙️
Internetadresse: www.optimal-systems.de 🌏
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die o. a. Fristengelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist.

Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).

Quelle: OJS 2021/S 074-186926 (2021-04-13)

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