Erbringung von Marketing-, Kommunikations- und Medialeistungen

Kurze Beschreibung

Los-1/ Leadagentur (Leistungswert rd. 8.000.000€)

Die folgenden Leistungen sind zu erbringen:

Konzeption, Planung und Gestaltung von Marketing- und Kommunikationsaufgaben einschließlich der dazugehörigen Beratung und der Realisierung (Organisation/Steuerung von Produktion und/oder Druck, Einpflege in Content-Management-Systeme, Programmierung etc.). Im einzelnen sind dies

1- Leistungen bzgl. der Markenentwicklung

2- Leistungen bzgl. der Zielgruppenkommunikation

3- Leistungen bzgl. der Angebotskommunikation

4- Leistungen bzgl. der Contenterstellung

5- Leistungen bzgl. der Unternehmenskommunikation/PR

6- Leistungen bzgl. Vertriebskommunikation (1:1-Kontakt)

7- Leistungen bzgl. des Online-Marketings

8- Leistungen bzgl. des Reportings und der Erfolgskontrolle

Los-2: Mediaagentur (Leistungswert rd. 300.000€)

Die folgenden Leistungen sind zu erbringen:

Der AN soll den AG unterstützen bei der Entwicklung von on- und offline Mediastrategien, deren Umsetzung, Reporting und Erfolgsmessung, einschließlich der dazugehörigen Beratung und Realisierung. Im Einzelnen sind dies:

1- Mediastrategische Leistungen

2- Mediaplanerische Leistungen

3- Mediabeschaffende und –verwaltende Leistungen

4- Leistungen bzgl. des Reportings und der Erfolgskontrolle.

Bieter können für eines (Los-1 ODER Los-2) oder beide Lose (Los-1 UND Los-2) ein Angebot einreichen. Mit dem je Los Bezuschlagten wird ein Rahmenvertrag über eine maximale Laufzeit von sechs (6) Jahren geschlossen. Vertragsbeginn ist der 01.02.2022, Leistungsbeginn 02.2022.

Verfahrensablauf:

Sowohl für Fachlos-1 (Leadagentur) wie auch für Fachlos-2 (Mediaagentur) wird jeweils ein Rahmenvertrag (Rahmenvertrag „Leadagentur“ bzw. Rahmenvertrag „Mediaagentur“) mit jeweils einem (1) AN geschlossen. Die maximale Laufzeit eines jeden der beiden Rahmenverträge beträgt maximal sechs (6) Jahre, es werden insgesamt höchstens zwei (2) AN beauftragt - je ein AN pro Los.

Die Vergabe wird als „Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb“ (§14 VgV, Abs. 3) durchgeführt.

Die Vergabe erfolgt in drei (3) Phasen. In der ersten Phase überzeugt sich der AG von der grundsätzlichen Eignung der Marktteilnehmenden (MTN) zur Leistungserbringung je Los. Es gelten solche MTN je Los als geeignet, welche 55% der in den elektronischen Vergabeunterlagen aufgeführten Punkte erreichen. Diese MTN werden nunmehr als Bietende zur Angebotsabgabe aufgefordert (zweite Phase). Im Anschluss bewertet der AG sämtliche eingereichten UND gültigen Angebote gemäß der in den elektronischen Vergabeunterlagen aufgeführten Kriterien je Los. Daraus ergibt sich, vor dem in den elektronischen Vergabeunterlagen benannten Preis-Leistungsverhältnisses, eine Rangfolge aller eingereichten und gültigen Angebote je Los. Die besten mindestens drei (3) bis höchstens vier (4) Angebote (also jene auf Rang-1, Rang-2, Rang-3 und höchstens Rang 4) in jedem Los gelangen in die Verhandlung, alle anderen Angebote werden im weiteren Verfahren nicht mehr berücksichtigt. Ist die Verhandlung abgeschlossen, werden alle verbliebenen Bieter erneut zur Angebotsabgabe aufgefordert. Nach der erneuten Angebotsbewertung erhält dann jener Bieter je Los den Zuschlag, dessen Angebot jeweils auf Rang-1 steht.

Der AG behält sich sowohl das Recht vor, Angebote auch ohne Verhandlung anzunehmen als auch das Recht, mehrere Verhandlungsrunden durchzuführen.

Begründung für die Rahmenvereinbarung

Sehr hoher einmaliger Einarbeitungsaufwand, der einen Amortisierungs-zeitraum von mehr als 4 Jahren erfordert. Eine längere Laufzeit wird somit zur Gewährleistung eines echten Wettbewerbs angestrebt.Rund 30 Mitarbeiter des Auftragnehmers aus den verschiedenen Disziplinen wie Strategy, Account, Creative, Content, PR, Digital, Social Media etc. müssen eingearbeitet werdenAlle müssen den Krankenkassenmarkt, die Strategie der SBK, die Markenpositionierung/USP, das Corporate Design, das Corporate Wording kennen und anwenden könnenDarüber hinaus müssen neuen Prozesse definiert, dokumentiert und technisch unterstützt werden. Die für die Einarbeitung notwendigen hohen personellen Ressourcen-aufwände sowohl für den Auftragnehmer als auch den Auftraggeber sind finanziell vom Auftraggeber zu tragen. Aufwand beim AuftraggeberBis die genannten Punkte zur Routine werden vergehen je nach Disziplin 6 bis 12 Monate, dies bedeutet einen erhöhten Aufwand bei den einzelnen Aufträgen sowohl auf der Seite des Auftragsgebers als auch des AuftragnehmersDiese zwangsläufig anfallenden Kosten bei einem Dienstleisterwechsel sind für die SBK auch trotz des ansonsten relativ hohen Auftragswertes sehr hoch und können aus wirtschaftlichen Gründen nicht alle vier Jahre aufgewendet werden. Eine Aufwendung in dieser Höhe würde für die SBK kein wirtschaftliches Handeln mit Haushaltsmitteln darstellen (Minimalprinzip).

Zusätzliche Informationen

1. Es werden ausschließlich elektronisch übermittelte Teilnahmeanträge bzw. Angebote via Vergabeplattform akzeptiert. Die Erstellung des Teilnahmeantrags und die Angebotserstellung erfolgt komplett über die Vergabeplattform. Die Ausschreibung wird auf dem SBK Vergabeportal https://sbk.deutsche-evergabe.de veröffentlicht. Hier können Interessenten nach einmaliger, kostenloser Registrierung die Unterlagen elektronisch bearbeiten.

2. Es gilt Deutsches Recht.

3. Die komplette Kommunikation zu dieser Bekanntmachung (Teilnahmeantrag, Ausschreibung, Verhandlung, Vertragswerk, Projektabwicklung, Dokumentation usw.) erfolgt ausschließlich in der EU-Amtssprache Deutsch (in Wort und Schrift).

4. Fragen zum Vergabeverfahren könnten maximal bis zum 22.02.2022, 11:00 Uhr, eingereicht werden. Die Antworten werden allen Bewerbern in anonymisierter Form auf der eVergabeplattform zur Verfügung gestellt.

5. Teilnahmeanträge, die nicht die geforderten Erklärungen und Nachweise enthalten, können ausgeschlossen werden. Der Auftraggeber behält sich vor, von den ausgewählten Bewerbern Unterlagen zur Validierung der im Teilnahmewettbewerb gemachten Erklärungen anzufordern.

6. Die mit der Bekanntmachung veröffentlichten Unterlagen dienen nur zur Information im Zusammenhang mit dem öffentlichen Teilnahmewettbewerb. Bitte geben Sie nur die in der Veröffentlichung geforderten Erklärungen und Nachweise zum öffentlichen Teilnahmewettbewerb ab.

7. Geeignete Bewerber werden nach den oben stehenden Bedingungen ausdrücklich aufgefordert ein Angebot abzugeben. Vorzeitig abgegebene Angebote finden keine Beachtung.