Erstellung und Betrieb eines Gesamtsystems (eBank) für die weltweite elektronische Zahlungsabwicklung und Anbindung der Banken weltweit an das zentrale SAP-FI System des Goethe-Instituts

Titel

Erstellung und Betrieb eines Gesamtsystems (eBank) für die weltweite elektronische Zahlungsabwicklung und Anbindung der Banken weltweit an das zentrale SAP-FI System des Goethe-Instituts
71/202106

Kurze Beschreibung

Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss eines EVB-IT Systemvertrages zum Aufbau eines Gesamtsystems für die zentralisierte, weltweite Zahlungsabwicklung, Anbindung der Banken weltweit an das zentrale Bank-Nebenbuch des Goethe-Instituts, die zentralisierte Verwaltung von Bankvollmachten und Bankbeziehungen und das zur Steuerung des weltweiten Zahlungsverkehrs notwendige Berichtswesen.
Eine detaillierte Beschreibung der geforderten Leistung ist der Anlage T01 Teilnahmebedingungen für den vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb der Ausschreibung zu entnehmen

Beschreibung der Beschaffung

Aufbau eines Gesamtsystems für die zentralisierte, weltweite Zahlungsabwicklung, Anbindung der Banken weltweit an das zentrale Bank-Nebenbuch des Goethe-Instituts, die zentralisierte Verwaltung von Bankvollmachten und Bankbeziehungen und das zur Steuerung des weltweiten Zahlungsverkehrs notwendige Berichtswesen.
In diesem Rahmen ist die Beschaffung der Nutzungsrechte zur Standardsoftware bzw. deren Lizenzen, die Dienstleistungen zur Implementierung bzw. zur Konfiguration der Anwendung, die Leistungen zur Bereitstellung der Systeme, der anschließenden Betrieb der Lösung sowie der Systemservice nach der Abnahme geplant. Nach der Abnahme dient der Vertrag als Rahmenvereinbarung, die das Goethe-Institut berechtigt, weitere Teilsysteme für die Goethe-Institute im In- und ggfs. Ausland zu beauftragen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die Eignung wird anhand folgender Mindestanforderungen bewertet:
1.Unternehmensdarstellung (max. 3 Seiten), insbesondere unter Nennung der Rechtsform (ggf. Konzernzugehörigkeit), Standort(e), Unternehmensstruktur, Ansprechpartner, Darstellung der Kernkompetenzen/Geschäftsfelder, des Leistungsportfolios sowie der Anzahl der festangestellten Mitarbeiter,
2. Ausgefüllte Eignungsmatrix, Anlage T02 dieser Bewerbungsbedingungen, unterschrieben, in ausgedruckter Version oder digitaler Version, pdf und Excelversion,
3. Aktueller Auszug aus dem Handelsregister (zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate, eine Kopie ist ausreichend). Ausländische Bieter haben gleichwertige Bescheinigungen nach den Vorschriften ihres Herkunftslandes vorzulegen. Diese sind zwingend ins Deutsche zu übersetzen,
4.Ggf. Übersicht über Nachunternehmerleistungen, Anlage T03 dieser Bewerbungsbedingungen, unterschrieben, ausgedruckte oder PDF-Version,
5.Ggf. Erklärung der Bietergemeinschaft, Anlage T04 dieser Bewerbungsbedingungen, unterschrieben, ausgedruckte oder PDF-Version,
6.Eigenerklärung über Nichtvorliegen von Straftaten gem. § 123 Abs. 1 und 3 GWB, Anlage T05 dieser Bewerbungsbedingungen, unterschrieben, ausgedruckte oder PDF-Version,
7.Eigenerklärung über Nichtvorliegen von Straftaten gem. § 123 Abs. 4 GWB, Anlage T06 dieser Bewerbungsbedingungen, unterschrieben, ausgedruckte oder PDF-Version,
8.Eigenerklärung gem. § 124 Abs. 1 Nr.2 GWB, Anlage T07 dieser Bewerbungsbedingungen, unterschrieben, ausgedruckte oder PDF-Version,
9. Alle für die Leistungserbringung in der Zusammenarbeit mit den Auftraggeber vorgesehenen Mitarbeiter/innen beherrschen Deutsch fließend in Wort und Schrift,
10. Angabe ob fachliche Support in der Sprache Deutsch angeboten werden,
11. Angabe ob technsicher Support in der Sprache Deutsch oder/und Englisch angeboten werden kann,
12. Nachweis des SAP-Partnerstatus (u.a. für die Anbindung des Zahlungsverkehrs),
13. Nachweis des Partnerstatus zum Produkthersteller der Zahlungsverkehrs-Konponente(n).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Eignung wird anhand der Angaben aus folgenden Anlagen bzw. Nachweise bewertet:
1. Unterschriebene Eigenerklärung über den Gesamtumsatz bezogen auf die 3 letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre (Anlage T08),
2.Unterschriebene Eigenerklärung über den Gesamtumsatz der dem Geschäftsfeld der Vergabe entspricht. Jeweils bezogen auf die 3 letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre (Anlage T08),
3. Vorlage der Nachweise bzgl. Versicherungen gemäß unter Nummer 5 der Bewerbungsbedingungen oder Zusicherung, dass im Falle des Zuschlags ein Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung und der IT-Vermögensschadenhaftpflichtversicherung in der geforderten Form und Höhe erfolgt, unterschrieben, ausgedruckte oder PDF-Version.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Eignung wird anhand folgender Anlagen gewertet:
1. Angabe zu weiteren Zertifizierungen in Anlage T09,
2. Angabe Gesamtanzahl der Kunden mit mindestens 500 MA und 10 Standorten innerhalb sowie außerhalb der EU (exklusive Banken und Versicherungen), welche die von Ihnen angebotene Lösung im Einsatz haben,
3. Darstellung von je 2 Referenzprojekten* bei denen in Art und Umfang zum Ausschreibungsgegenstand vergleichbare Leistungen in den letzten 5 Jahren seit der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung realisiert und produktiv eingesetzt wurden,
4. Angabe von 2 Referenzprojekte bei der Erstellung eines Gesamtsystems zur Steuerung und Buchung des weltweiten elektronischen Zahlungsverkehrs im Raum Deutschland/Österreich/Schweiz und geben Sie an, seit wann die genannten Referenzkunden Ihre Lösung im Einsatz haben,
5. Angabe von 2 Referenzprojekte zum Workflow im Zahlungsverkehr bei der Erstellung von Zahlungsverkehrsaufträgen: Erstellung, Weiterleitung für Genehmigung, Freigabe, Buchung, rechtssichere Ablage und bei Bedarf Weitergabe an weitere Dienststellen,
6. Angabe von 2 Referenzprojekte zur Integration, Schnittstellenanbindung und Workflow von SAP ERP Finanzen mit Automatisierung bei Ein- und Ausgang von Zahlungsverkehrsdaten, Weiterleitung an die Zentrale Buchhaltung für Genehmigung, Freigabe und rechtssichere Ablage und bei Bedarf Weitergabe an weitere Dienststellen,
7. Beschreiben Sie zu 2 Referenzprojekten die Partnerschaft zu SAP bezüglich Zahlungsverkehr,
8. Angabe wie viele Jahre beträgt die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit Ihres jetzigen Personals im Bereich der beschriebenen Dienstleistung,
9. Angabe wie viele Ihrer Mitarbeiter/-innen waren in den letzten 3 Jahren jahresdurchschnittlich in dem Geschäftsbereich der für die Erbringung der Dienstleistungen vorgesehen ist, tätig,
10. Weisen Sie nach, dass Sie für die Prozessen der Incidentbearbeitung / Störungsfallbeseitigung qualifizierte Mitarbeiter/innen und einen entsprechenden Bereitschaftsdienst verfügbar haben,
11. Zeigen Sie, Ihre Methoden und Standards im Umfeld Projektmanagement und bei der fachlichen PL unterstützen, differenziert nach den Projektphasen Konzeption, Installation und Anpassung der Software, Schulung, Integrationstest, Abnahmetest, Überführung, Produktivsetzung und Stabilisierung,
12. Beschreiben Sie einen möglichen Projektablauf für eine Migration von SAP ECC zu S/4HANA Cloud an der Schnittstelle SAP zur eBank. Gehen Sie bitte auch darauf ein, ob und ggfs. wie viele vergleichbare Projekte Sie bereits begleitet haben bzw. aktuell begleiten,
13. Benennen Sie je ein repräsentatives Projekte mit Nutzung der zu eBank bereitgestellten Zahlungsverkehrs Gesamtlösung bei Anbindung des weltweiten elektronischen Zahlungsverkehrs an SAP-FI mit folgenden Verfahren:
a) Freigabeprozess implementiert mit dem SAP Workflow,
b) Freigabeprozess implementiert mit dem Workflow innerhalb der neue geplanten eBank Lösung,
14. Nennen Sie die Zahlungsformate aus der beigefügten vorläufigen Aufstellung die das von Ihnen angebotene System im Standard umsetzen kann, ohne dass bei der Implementierung für das Goethe-Institut kostenpflichtige Anpassungen vorgenommen werden müssen,
15. Beschreiben Sie kurz Sie Ihre Formatkonvertierungsdienste und fügen Sie eine Liste der angebotenen Formatkonvertierungen von Zahlungsverkehrs-Quellformaten auf Zahlungsverkehrs-Zielformate bei. Beschreiben Sie auch, wie Sie Felder im Zielformat behandeln, die im Quellformat nicht vorhanden sind,
16. Weisen Sie nach, dass Sie für die Prozessen der Incidentbearbeitung / Störungsfallbeseitigung qualifizierte Mitarbeiter/innen und einen entsprechenden Bereitschaftsdienst verfügbar haben,
17. Zeigen Sie, Ihre Methoden und Standards im Umfeld Projektmanagement und bei der fachlichen PL unterstützen, differenziert nach den Projektphasen Konzeption, Installation und Anpassung der Software, Schulung, Integrationstest, Abnahmetest, Überführung, Produktivsetzung und Stabilisierung,
18. Beschreiben Sie einen möglichen Projektablauf für eine Migration von SAP ECC zu S/4HANA Cloud an der Schnittstelle SAP zur eBank. Gehen Sie bitte auch darauf ein, ob und ggfs. wie viele vergleichbare Projekte Sie bereits begleitet haben bzw. aktuell begleiten,
19. Benennen Sie je ein repräsentatives Projekte mit Nutzung der zu eBank bereitgestellten Zahlungsverkehrs Gesamtlösung bei Anbidnung des weltweiten elektronischen Zahlungsverkehrs an SAP-FI mit folgenden Verfahren:
a) Freigabeprozess implementiert mit dem SAP Workflow,
b) Freigabeprozess implementiert mit dem Workflow innerhalb der neue geplanten eBank Lösung,
20. Nennen Sie die Zahlungsformate aus der beigefügten vorläufigen Aufstellung die das von Ihnen angebotene System im Standard umsetzen kann, ohne dass bei der Implementierung für das Goethe-Institut kostenpflichtige Anpassungen vorgenommen werden müssen,
21. Das System soll mit Banken aus der beigefügten Bankenliste Zahlungsverkehr ausführen. Angabe für wie viele Banken aus dieser Liste ist das von Ihnen angebotene System zu diesem Zweck geeignet, ohne dass bei der Implementierung für das Goethe-Institut kostenpflichtige Anpassungen vorgenommen werden müssen,
22. Beschreiben Sie kurz Sie Ihre Formatkonvertierungsdienste und fügen Sie eine Liste der angebotenen Formatkonvertierungen von Zahlungsverkehrs-Quellformaten auf Zahlungsverkehrs-Zielformate bei. Beschreiben Sie auch, wie Sie Felder im Zielformat behandeln, die im Quellformat nicht vorhanden sind,
23. Angabe dazu was ist basierend auf Ihrer Projekterfahrung der typische Abdeckungsgrad der Banken, die den Länder in Afrikas angebunden werden müssen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Für die Prüfung der Eignung sind folgende Mindestanforderungen abzugeben:
1. Bestätigung der technisch-organisatorischen Maßnahmen entsprechend aktueller Vorgaben der EU-DSGVO und nationaler Gesetzgebung in Anlage T09,
2. Bestätigen Sie die Erfüllung der Vorgaben aus dem Kriterienkatalog C5 des BSI bzw. entsprechend der Empfehlungen für einen hohen Schutzbedarf des BSI für den öffentlichen Dienst.Gefordert ich die Bestätigung der Frage unter Nummer 3. in Anlage T09,
3. Nennen Sie die beruflichen Qualifikationen der geplanten zur Leistungserbringung eingesetzten Servicemitarbeiter/innen mit Angaben über Kenntnisse sowie einschlägige Projekterfahrungen (möglichst in Projekten bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand) zu machen,
4. Nennen Sie in Anlage T11 2 Beraterprofile die Berufserfahrung für die geplante Implementierung zu den wesentlichen Projekt- und Service-Aufgaben nachweisen können. Bitte nennen die von diesen mitgebrachte relevante Berufserfahrung in Jahren in einer vergleichbaren Aufgabenstellung,
5. Weisen Sie nach, dass mind. ein zum Einsatz geplanter Berater/in mit aktuellen SAP-Zertifikaten zu SAP Finanzen nachweisen kann,
6. Bestätigen Sie, dass Sie zu den Prozessen bei der Konzepterstellung, beim Test und beim Produktivgang die Nutzug der vom Goethe-Insituts bereitgestellten Werkzeuge zur Zusammenarbeit proaktiv einsetzen,
7. Nennen Sie 2 Referenzen mit Anbindung in von Banken aus mindestens 3 EU Ländern zur Implementierung bei Banken in Europa (Ausbaustufe 2a/2b),
8. Nennen Sie je eine Referenzen mit der Anbidung mindestens einer Bank aus Ostasien, aus Afrika bzw. aus Amerika zur Implementierung bei Banken in weltweit (Ausbaustufe 3a) / Es können Refernzen aus 5.2, 5.3 u. 5.4 zusammengefasst nochmal genannt werden,
9. Nennen Sie 2 Referenzen zur Implementierung bei Banken in weltweit (Ausbaustufe 3b) / Es können Refernzen aus 5.2, 5.3 u. 5.4 zuammengefasst werden,
10. Angabe ob die Primärdaten in der EU gespeichert werden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 155 ff. des Gesetzesgegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere weisen wir darauf hin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB grundsätzlich innerhalbeiner Frist von 10 Kalendertagen, nachdem der Bieter den Verstoß erkannt hat, beim Auftraggeber zu rügen