Erstellung und Betrieb eines Gesamtsystems für das Bewerbermanagement inklusive Onboarding für den Einsatz in der Personalarbeit des Goethe-Instituts

Kurze Beschreibung

Aufbau eines Gesamtsystems für das Bewerbermanagement inklusive Onboarding - im Weiteren RECON genannt - für den Einsatz in der Personalarbeit.
Der Ausschreibungsgegenstand ergibt sich aus dem Entwurf der Leistungsbeschreibung (Anlage T 10) und dem Entwurf des EVB-IT Systemvertrags (Anlage T11).

Beschreibung der Beschaffung

Aufbau eines Gesamtsystems für das Bewerbermanagement inklusive Onboarding - im Weiteren RECON genannt - für den Einsatz in der Personalarbeit.
Der Aufbau des Gesamtsystems beinhaltet die Überlassung von Standard-Software, deren Implementierung inkl. Customizing und ggf. Individualprogrammierung der Anwendung, die Bereitstellung des Gesamtsystems und den anschließenden Betrieb des Gesamtsystems sowie den Systemservice nach der Abnahme. Nach der Abnahme dient der Vertrag als Rahmenvereinbarung, die den Auftraggeber berechtigt, weitere Teilsysteme für den Auftraggeber im In- und ggfs. Ausland zu beauftragen.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftraggeber hat die Option, den Vertrag zwei Mal um jeweils zwei Jahre zu verlängern. Er wird die Option spätestens 3 Monate vor dem jeweiligen Vertragsende ausüben.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die Eignung wird anhand folgender Mindestanforderungen bewertet:
1.Unternehmensdarstellung (max. 3 Seiten), insbesondere unter Nennung der Rechtsform (ggf. Konzernzugehörigkeit), Standort(e), Unternehmensstruktur, Ansprechpartner, Darstellung der Kernkompetenzen/Geschäftsfelder, des Leistungsportfolios sowie der Anzahl der festangestellten Mitarbeiter*innen. (ist beizulegen)
2.Eigenerklärung über Nichtvorliegen von Straftaten gem. § 123 Abs. 1 und 3 GWB (Anlage T06)
3.Eigenerklärung über Nichtvorliegen von Straftaten gem. § 123 Abs. 4 GWB (Anlage T07)
4.Eigenerklärung gem. § 124 Abs. 1 Nr.2 GWB (Anlage T08)
5.Nachweis der Eintragung im Berufs- und Handelsregister (ggf. Kopie) nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des zuständigen Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens nicht älter als sechs Monate (lt. § 44 VgV)."
6. Sofern für Teilbereiche Nachunternehmer eingesetzt werden, ist Anlage T05 auszufüllen.
7. Sofern Sie eine Bietergemeinschaft bilden, ist Anlage T04 auszufüllen.
In diesen Fällen sind zusätzlich die in "Teil 1 Allgemeine Eignungskriterien A Unternehmenseigenschaften und Zuverlässigkeit" dieses Fragebogens geforderten Nachweise, Angaben und Erklärungen von jedem Bieter der Bietergemeinschaft/Nachunternehmer separat einzureichen. Die übrigen Angaben zu Leistungsfähigkeit, Referenzkunden- und Projekten und Projektmitarbeiter*innen gelten für Bieter mit Bietergemeinschaft/Nachunternehmer gemeinsam, d.h. die Nachweise und Angaben in diesen Bereichen müssen nur einmal eingereicht bzw. nachgewiesen werden, da sie gemeinsam zählen."

Die Eignung wird anhand folgender Mindestanforderungen bewertet:
1.Aktuelle positive Bankerklärung bzgl. der Bonität (nicht älter als 3 Monate)
2. Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe von mindestens 1.000.000 EUR je Schadensereignis. Der Nachweis hat mit Abgabe des Angebots entweder durch Vorlage der Kopie des Versicherungsscheins oder durch Vorlage einer unwiderruflichen Erklärung des Versicherungsgebers, dass im Auftragsfall mit dem Versicherungsnehmer eine Versicherung mit der geforderten Mindestdeckungssumme geschlossen wird, zu erfolgen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Folgende Anforderung müssen erfüllt werden:
I. Mitarbeiter
1. Angabe ob Bewerber Erfahrung mit Onboarding Prozessen hat
2. Angabe ob Bewerber nachweisbare Erfahrung zu den Geschäftprozessen in der Personalgewinnung hat
3. Nachweis des Partnerstatus zum HR-Management Produkthersteller (Falls Sie Implementierungspartner und selbst Produkthersteller sind, ersetzt diese Information den Partnernachweis.)
4. Nachweis eines SAP-Partnerstatus oder der Qualifzierung der ausführenden MA für die Anbindung SAP-HCM Schnittstelle
II. Referenzprojekte
Sie müssen zu jedem der drei folgenden Themenschwerpunkte mind. 1 Referenzprojekt nachweisen, welches den folgenden geforderten Kriterien des Auftraggebers genügt. Diese 3 Projekte müssen von Ihnen in Teil 3, Kontaktdaten Referenzkunden, an der entsprechenden Stelle eingetragen werden. Sie müssen die folgenden Vorgaben erfüllen. Die Projekte, die von der Vergabestelle eingehend geprüft werden (mind. 1 pro Themenschwerpunkt) muss als solches gekennzeichnet werden und wird gemäß Teil 4 bewertet.
- Themenschwerpunkt: HR-Management eRecruiting mit der Integration zum Systemverbund Personalwesen / Personalgewinnung. Teilen Sie uns (gem. Anlage "Kontaktdaten Referenzkunden") die Kontaktdaten des Referenzkunden mit.
1. Angabe ob im Referenzprojekt Funktionen umgesetzt bzw. mit techn. Komponenten gearbeitet wurde
2. Angabe ob im Referenzprojekt mehr als vier Schnittstellen zur Anbindung an Bewerberplattformen umgesetzt wurden (z.B. Stepstone, Xing, LinkedIn, Branchenportale usw.)
3. Angabe ob im Referenzprojekt ein Qualifikationskatalog und Fragekatalog zur Gewichtung der Bewerbungseingänge implementiert und genutzt wurde
4a. Angabe ob Entweder: im Referenzprojekt komplexe externe Bewerbungsverfahren wie Ausschreibung Fach-Laufbahn (Massenbewerbung mit Auswahlprozessen) in erster Linie im Standard umgesetzt wurden
4b. Oder: Angabe ob im Referenzprojekt komplexe externe Bewerbungsverfahren wie Ausschreibung Fach-Laufbahn (Massenbewerbung mit Auswahlprozessen) in erster Linie per Zusatzentwicklung umgesetzt wurden
5a. Angabe ob Entweder: Wurden im Referenzprojekt komplexe interne Bewerbungsverfahren wie Rotation bei im Ausland Entsandten in erster Linie per Standard umgesetzt wurden
5b. Oder: Angabe ob im Referenzprojekt komplexe interne Bewerbungsverfahren wie Rotation bei im Ausland Entsandten in erster Linie per Zusatzentwicklung umgesetzt wurden
6. Angabe ob im Projekt die geplanten Kosten eingehalten wurden (Gründe, die Sie nicht zu vertreten haben, werden nicht berücksichtigt.)
7. Angabe ob Fehler im Projekt in vertretbarer Zeit gelöst wurden (Gründe, die Sie nicht zu vertreten haben, werden nicht berücksichtigt.)
- Themenschwerpunkt: HR-Management Onboarding mit der Integration zu Lehrinhalten beim Auftraggeber. Teilen Sie uns (gem. Anlage "Kontaktdaten Referenzkunden") die Kontaktdaten des Referenzkunden mit.
1. Angabe ob im Referenzprojekt zum Onboarding Werkzeuge zu Verwendung von Ausbildungs- und Einarbeitungsplänen bereitgestellt wurden
2. Angabe ob im Referenzprojekt ein Aufgabenmangement implementiert wurden
3. Angabe ob im Referenzprojekt zum Onboarding Werkzeuge zum Informations- und Dokumentenaustausch Bewerber, Führungskraft, bzw. Personalreferent bereitgestellt wurden
4. Angabe ob im Referenzprojekt Werkzeuge / Reports / Dashboard zur Überwachung des Onboarding Prouesses bereitgestelltwurden
5. Angabe ob im Referenzprojekt vertraglich vereinbarte Zeitpläne eingehalten wurden (Gründe, die Sie nicht zu vertreten haben, werden nicht berücksichtigt.)
6. Angabe ob im Projekt die geplanten Kosten eingehalten wurden (Gründe, die Sie nicht zu vertreten haben, werden nicht berücksichtigt.)
7. Angabe ob Fehler im Projekt in vertretbarer Zeit gelöst wurden (Gründe, die Sie nicht zu vertreten haben, werden nicht berücksichtigt.)
- Themenschwerpunkt: Betrieb einer HR-Management Anwendung externe Plattformen für Recruiting zur Stellenauschreibung angebunden. Teilen Sie uns (gem. Anlage "Kontaktdaten Referenzkunden") die Kontaktdaten des Referenzkunden mit.
1. Angabe ob im Referenzprojekt weitere regionale oder branchenspezifische Jobportale wie z.B. Goodjobs angebunden wurden
2. Angabe ob im Referenzprojekt Schnittstellen zur Anbindung an Bewerberplattformen umgesetzt wurde (Liste der aktuell relevanten gibt Punkte, z.B. Stepstone, Xing, LinkedIn, Branchenportale usw.)
3. Angabe ob im Referenzprojekt weitere Internationale Jobportale angebunden wurde
4. Angabe ob im Referenzprojekt vertraglich vereinbarte Zeitpläne eingehalten wurde
5. Angabe ob im Referenzprojekt die geplanten Kosten eingehalten wurde
6. Angabe ob Fehler in der vereinbarten Zeit behoben wurden

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Folgende Mindestanforderung müssen erfüllt werden:
I. Mitarbeiter
1.Angabe von mindestens 8 festangestellten Mitarbeitern in den unten definierten Rollen im Unternehmen mit einer Betriebszugehörigkeit von mehr als drei Jahren. Es müssen zu den 5 Kernaufgaben in Reiter 2 (Rollen) Personen angegeben werden, die für die jeweiligen Rollen im Projekt eingesetzt werden:
- Projektmanger*in / Anwendungsarchitekt
- technischen Projektkoordinator*in
- fachlicher Umsetzungsexpert*in
- technischer Umsetzungexpert*in
- Anwendungstrainer
-weitere Personen, die im Projekt eingesetzt werden sollen
2. Mindestens 50 MA die im fachlichen Umfeld zur Beratung und Implementierung von Lösungen im Umfeld Personalwesen tätig sind
3. Projektmitarbeiter*in: Trainer:
a. Angabe zu Deutschkenntnissen in Wort und Schrift auf Niveau B2 oder höher
b. Angabe zu Englischkenntnissen in Wort und Schrift auf Niveau B1 oder höher
4. Erfahrung in einem HR Management Implementierungsprojekt:
a. Angabe zu Erfahrung als Anwendungstrainer*in einem eRecruiting Implementierungs Projekt
b. Angabe zu Erfahrung als Anwendungstrainer*in einem Onboarding Implementierungs Projekt
c. Angabe zu Erfahrung als Anwendungstrainer*in bei Rollout, Datenübernahme und Transition zum Betrieb
II. Referenzprojekte
Sie müssen zu jedem der drei folgenden Themenschwerpunkte mind. 1 Referenzprojekt nachweisen, welches den folgenden geforderten Kriterien des Auftraggebers genügt. Diese 3 Projekte müssen von Ihnen in Teil 3, Kontaktdaten Referenzkunden, an der entsprechenden Stelle eingetragen werden. Sie müssen die folgenden Vorgaben erfüllen. Die Projekte, die von der Vergabestelle eingehend geprüft werden (mind. 1 pro Themenschwerpunkt) muss als solches gekennzeichnet werden und wird gemäß Teil 4 bewertet.
- Themenschwerpunkt: HR-Management eRecruiting mit der Integration zum Systemverbund Personalwesen / Personalgewinnung. Teilen Sie uns (gem. Anlage "Kontaktdaten Referenzkunden") die Kontaktdaten des Referenzkunden mit.
1. Angabe ob der Bewerber im genannten Referenzprojekt die Rolle der Projektleitung / Anwendungsarchitektur von Seiten des Implementierungsparnter ausgeführt hat
2. Angabe ob mit der Anwendung eRecruitung im Referenzprojekt die externen und internen Bewerbungen eines internationalen Unternehmens in vergleichbarer Größenordnung (mindenstens 1500 Planstellen) abgewickelt wurden
3. Angabe ob mit der Anwendung eRecruitung im Referenzprojekt die extrernen und internen Bewerbungen eines Unternehmens im öffentlichen Sektor (mit hohem Schutzbedarf und Umsetzung EU-Datenschutz) verarbeitet wurden
4. Angabe ob mit der Anwendung eRecruiting wurden für komplexe Bewerbungsverfahren mit großer Anzahl Bewerber:innen auf eine große Anzahl gleichzeitg zu besetzender Stellen Werkzeuge zur digitalen intergrierten Bewertung und Auswahl in Personalentscheidungsgremien umgesetzt wurden (Wie z.B. externer Auswahl für Laufbahn mit Assement oder intern bei Standortwechsel für die Rotation.)
- Themenschwerpunkt: HR-Management Onboarding mit der Integration zu Lehrinhalten beim Auftraggeber. Teilen Sie uns (gem. Anlage "Kontaktdaten Referenzkunden") die Kontaktdaten des Referenzkunden mit.
1. Angabe ob im genannten Referenzprojekt der Bewerber die Rolle der technischen Projektleitung von Seiten des Implementierungsparnter ausgeführt hat
2. Angabe ob Anwendung Onboarding im Referenzprojekt bei externen Einstellungen bzw. bei Versetzungen eines internationalen Unternehmens in vergleichbarer Größenordnung (mindenstens 1000 Mitarbeiter) genutzt wurden
3. Angabe ob Anwendung Onboarding im Referenzprojekt der Eintritt und die Einarbeitung bei einem Unternehmen im öffentlichen- oder Bildungsbereich (mit hohem Schutzbedarf und Umsetzung EU-Datenschutz) unterstützt wurden
4. Angabe ob Anwendung Onboarding Schnittstellen zu Dokumentenmanagement des Auftraggebers für Online Information und Schulungen bereitgestellt bzw. Inhalte aus mehreren Quellen integriert wurden
5. Angabe ob im Referenzprojekt das Onbording System mit Werkzeugen zu eMail und Teams (O365) angebunden wurde
- Themenschwerpunkt: Betrieb einer HR-Management Anwendung externe Plattformen für Recruiting zur Stellenauschreibung angebunden. Teilen Sie uns (gem. Anlage "Kontaktdaten Referenzkunden") die Kontaktdaten des Referenzkunden mit.
1. Angabe ob der Bewerber im genannten Referenzprojekt in der Rolle der Projektleitung / Anwendungsarchitektur / Schnittstellenintegrator externe Portale (Jobbörsen) zum Veröffentlichung angebunden hat
2. Angabe ob im Referenzprojekt das eRecruting System zu den weiteren Anwendungskomponenten zum Systemverbund Personalwesen und in die Infrastruktur des Aufraggebers direkt oder über Schnittstellen integriert wurde. Der Nachweis umfasst mindestens folgende Schnittstellen: eREcruiting zu SAP-HCM, zu einem DMS für die Personalakte bzw. die Planstellenakte sowie zu Exchange/Outlook/O365
3. Angabe ob im genannten Referenzprojekt der Bewerber in der Rolle des technischen Projektkoordinator*in gemonitort und gewartet hat
4. Angabe ob im Referenzprojekt Jobportale wie XING, LinkedIn und Stepstone angebunden wurde

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 155 ff. des Gesetzesgegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere weisen wir darauf hin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB grundsätzlich innerhalbeiner Frist von 10 Kalendertagen, nachdem der Bieter den Verstoß erkannt hat, beim Auftraggeber zu rügen.