Erstellung versicherungsmathematischer Gutachten über die Höhe der Pensions- und Beihilferückstellungen sowie der Rückstellungen für Verpflichtungen aus Sabbatvereinbarungen der Stadt Hamburg und einer Prognose der Erfüllungsbeträge für die Pensions- und Bei-hilferückstellungen

Titel

Erstellung versicherungsmathematischer Gutachten über die Höhe der Pensions- und Beihilferückstellungen sowie der Rückstellungen für Verpflichtungen aus Sabbatvereinbarungen der Stadt Hamburg und einer Prognose der Erfüllungsbeträge für die Pensions- und Bei-hilferückstellungen
2021001558

Kurze Beschreibung

Die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) - Finanzbehörde - als Auftraggeber (AG) beabsichtigt den Abschluss eines Vertrages über die Erstellung versicherungsmathematischer Gutachten zur Ermittlung der Höhe der Pensions- und Beihilferückstellungen sowie der Rückstellungen für Verpflichtungen aus Sabbatvereinbarungen zum 31.12.2021 zu beauftragen. Ferner sollen die voraussichtlichen Erfüllungsbeträge der Rückstellungen für Pensionen und Beihilfen für die auf den Stichtag folgenden fünf Haushaltsjahre prognostiziert werden.
Die FHH richtet sich mit dieser Ausschreibung an etablierte Bieter mit einschlägiger Erfahrung in der Erstellung aktuarischer Gutachten im Bereich der Versorgung für öffentlich-rechtliche Auftraggeber. Die Bieter müssen über fundierte Kenntnisse beamtenrechtlicher Versorgungszusagen verfügen und diese hinreichend im Rahmen entsprechender Projekte nachgewiesen haben.

Beschreibung der Beschaffung

Die Rechnungslegung der Stadt folgt im Wesentlichen den handelsrechtlichen Vorgaben. Einzelheiten und Abweichungen vom handelsrechtlichen Referenzmodell legen die Verwaltungsvorschriften für die städtische Rechnungslegung – VV Bilanzierung – fest. Die aktuelle Fassung der Verwaltungsvorschriften kann im Internet abgerufen werden. Die von der Stadt vorgelegten Jahresabschlüsse müssen diesen Vorgaben genügen. Sie werden durch den Rechnungshof der Freien und Hansestadt Hamburg einer umfassenden Prüfung unterzogen und auch testiert.
Dies erfordert, dass die von der Stadt zu bildenden Rückstellungen mit ihrem Erfüllungsbetrag anzusetzen sind (analog § 253 Abs. 1 HGB). Besondere Bedeutung haben in diesem Zusammenhang Rückstellungen für Pensionen und Beihilfen. Die Versorgungsrückstellungen betrugen zum 31.12.2020 rund 36 Mrd. Euro. Die Zuwächse der Pensions- und Beihilferückstellungen müssen auch in der Haushaltsplanung berücksichtigt werden, da sie künftig erwirtschaftet werden müssen. Der für den jeweiligen Stichtag errechnete Erfüllungsbetrag ist daher für einen Zeitraum von fünf Jahren zu prognostizieren.
Grundlage des größten Teils der Versorgungsverpflichtungen der FHH ist das Hamburgische Beamtenrecht. Der Auftragnehmer (AN) muss folglich über fundierte Kenntnisse des hamburgischen Beamtenrechts verfügen. Auf dieser Basis hat der Bieter die unter 3.1 der Leistungsbeschreibung detaillierter beschriebenen Leistungspakete zu erbringen:
- Erstellung eines versicherungsmathematischen Gutachtens über die Höhe der Pensions- und Beihilferückstellungen zum 31.12.2021 und zum 31.12.2022 bzw. im Falle der unter 2.4 beschriebenen Vertragsverlängerungen zum 31.12.2023, 31.12.2024 und zum 31.12.2025.
- Prognose der voraussichtlichen Höhe der Erfüllungsbeträge für die Pensions- und Beihilferückstellungen zum jeweiligen Ende der Haushaltsjahre 2022 bis 2026 und 2023 bis 2027 bzw. im Falle der unter 2.4 beschriebenen Vertragsverlängerungen zum Ende der Haushaltsjahre 2024 bis 2028, 2025 bis 2029 und ggf. 2026 bis 2030.
- Erläuterungen zur jeweiligen Rückstellungsentwicklung und Prognoserechnung.
- Darüber hinaus sind auch die Rückstellungen für Ansprüche der Beschäftigten auf bezahlte Freistellung von der Arbeit – Sabbatzeiten – mit ihren Erfüllungsbeträgen anzusetzen. Grundlage für die Inanspruchnahme von Sabbatzeiten sind überwiegend individuelle Vereinbarungen.
Einzelheiten über den Umfang und die Art der ausgeschriebenen Leistung sind insbesondere dem 3. Teil der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Die Leistung wird als Gesamtauftrag vergeben.

Qualitätskriterium (Bezeichnung)

Konzeption zur Auftragsdurchführung für die Erstellung eines versicherungsmathematischen Gutachtens über die Höhe der Pensions- und Beihilferückstellungen zum 31.12.2021 inkl. Darstellung der vorgesehenen Termin- und Projektorganisation. Die Vorgaben zu Inhalt und Umfang gem. Ziffer 1.8 und 1.10 der Leistungsbeschreibung sind zwingend zu beachten.

Qualitätskriterium (Bezeichnung)

Konzeption zur Auftragsdurchführung für die Prognose der voraussichtlichen Höhe der Erfüllungsbeträge für die Pensions- und Beihilferückstellungen für die Haushaltsjahre 2022 bis 2026 inkl. Darstellung der vorgesehenen Termin- und Projektorganisation. Die Vorgaben zu Inhalt und Umfang gem. Ziffer 1.8 und 1.10 der Leistungsbeschreibung sind zwingend zu beachten.

Qualitätskriterium (Bezeichnung)

Konzeption zur Auftragsdurchführung für die Erstellung eines versicherungsmathematischen Gutachtens über die Höhe der Rückstellungen für Verpflichtungen aus Sabbatvereinbarungen. Die Vorgaben zu Inhalt und Umfang gem. Ziffer 1.8 und 1.10 der Leistungsbeschreibung sind zwingend zu beachten.

Beschreibung der Verlängerungen

Danach verlängert er sich durch schriftliche Inanspruchnahme der Verlängerungsoptionen durch den AG jährlich, höchstens jedoch um insgesamt drei Jahre bis maximal 31.12.2026.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die nachstehend geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise sind dem Angebot beizufügen oder während der elektronischen Angebotsabgabe anzugeben. Darüber hinausgehende Informationsunterlagen sind nicht erwünscht.
Fremdsprachige Bescheinigungen bedürfen einer Übersetzung in die deutsche Sprache.
Das Fehlen oder die Unvollständigkeit auch nur einer der Unterlagen, Angaben, Erklärungen und Nachweisekann zum Ausschluss des Bewerbers vom weiteren Vergabeverfahren führen. Dies gilt ebenfalls für die unter III.1.2) und 3) geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise.
1) Eignungsvordruck (Vergabevordruck 04) – der den Vergabeunterlagen beigefügte Vordruck ist dem Angebot vollständig ausgefüllt beizufügen. Die Vergabestelle wird für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, zur Bestätigung der Erklärung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (§ 150a Gewerbeordnung) beim Bundesamt für Justiz anfordern bzw. anfordern lassen; von in anderen Staaten niedergelassen Bietern wird ggf. eine gleichwertige Bescheinigung ihres Herkunftslandes gefordert. Die Ausfüllhinweise auf der ersten Seite sind zwingend zu beachten.
2) Angaben für Registerabfragen (innerhalb des Eignungsvordruckes, Vergabevordruck 04): Es sind sämtliche geforderte Angaben für Registerabfragen an den vorgesehenen Stellen im Eignungsvordruck zu hinterlegen. Dazu zählen
- die vollständige Angabe des Unternehmens, des Sitzes und der Rechtsform,
- die vollständigen Daten der Geschäftsführung bzw. der verantwortlich handelnden Personen (sowie Angaben zum Geburtsnamen der Mutter),
- Angabe des Registergerichts oder Genehmigungsbehörde,
- die Handelsregisternummer oder Geschäftsnummer der Genehmigungsbehörde,
- sowie die zutreffenden Steuernummern.
3) Unter Ziffer 3 des Eignungsvordrucks sind Angaben zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 GWB zwingend zu machen.
4) Unter Ziffer 4 des Eignungsvordruckes sind folgende Angaben zu den Ausführungsbedingungen nach den §§ 3, 3a, 3b und 7 des Hamburgischen Vergabegesetzes zwingend zu hinterlegen:
- Tariftreue und Mindestlohn nach § 3 HmbVgG: Es ist zu erklären, dass im Fall der Auftragserteilung das Tarifvertragsgesetz, das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und andere gesetzlichen Bestimmungen über Mindestentgelte beachtet werden. Des Weiteren ist die Entlohnung der Beschäftigten anhand der ggf. gültigen allgemeinverbindlichen Mindestlohntarifverträge oder spezifischen Tarifverträgen aufzuschlüsseln. Es ist zu erklären, ob bei Einsatz (auch falls bei Angebotsabgabe noch nicht vorgesehen) von Leiharbeitern und Unterauftragnehmern die vorgenannten Mindestentgelte und Tarifentgelte ebenfalls Beachtung erfahren. Es ist zu erklären, dass prüffähige Entgeltabrechnungen bereitgehalten und auf Verlangen vorgelegt werden, sowie dass die Beschäftigten auf die Möglichkeit solcher Kontrollen hingewiesen wurden.
- Sonstige Angabe nach § 7 HmbVgG: Die Erklärungen zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen, die Erklärung zur alleinigen Übertragung von Leistungen an Unterauftragnehmer, welche sich zur Einhaltung der §§3, 3a, 5 und 10 HmbVgG (auch falls bei Angebotsabgabe noch kein Einsatz vorgesehen ist), sowie die übrigen Erklärungen sind vollständig bei Angebotsabgabe vorzunehmen.
5) Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung: Unter Ziffer 1. Im Eignungsvordruck (Vordruck 04) sind Angaben zur Eintragung ins Handelsregister bzw. Angaben dazu, ob eine Eintragung im Handelsregister nicht verpflichtend ist, zu hinterlegen.
6) Darstellung des Unternehmens (Ziffer 1.7 der Leistungsbeschreibung): Insbesondere ist auf nachfolgende Punkte einzugehen: Gründung, Rechtsform, Aufbauorganisation, Entscheidungsträger, Organisation der Kundenbetreuung, Übersicht über die Eigentümerstruktur. Diese Informationen werden informativ abgefragt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

7) Es sind die unter Ziffer 2. des Eignungsvordrucks (Vordruck 04) aufgeführten Angaben zu machen:
- Erklärung, dass der Bieter über die zur Leistungsausführung erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten verfügt, um den Auftrag in der geforderten Qualität auszuführen,
- Angaben zum Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

8) Es sind die unter Ziffer 2. des Eignungsvordrucks (Vordruck 04) aufgeführten Angaben zu machen:
- Erklärung, dass der Bieter über die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie ausreichend Erfahrung verfügt, um den Auftrag in der geforderten Qualität durchzuführen.
- Bestätigung, dass der Bieter in den letzten drei Jahren vergleichbare Leistungen durchgeführt hat.
9) Referenzen - Zum Nachweis Ihrer Eignung sind drei Referenzen zu bisher durchgeführten Leistungen ähnlicher Art und ähnlichen Umfangs der letzten drei Jahre vorzulegen. Diese können für öffentliche sowie für nicht öffentliche bzw. privatwirtschaftliche Auftraggeber durchgeführt worden sein. Hinweise zu den einzureichenden Referenzen: Bei den einzureichenden Referenzen muss es sich um bisher durchgeführte aktuarischen Leistungen vergleichbarer Bedeutung und Komplexität (ähnlicher Art und ähnlichen Umfangs) handeln. Es muss jeweils ein Nachweis darüber sein, dass das Unternehmen die geforderte Leistung erbringen kann. Dies ist aus Sicht des AG bspw. zu bejahen, wenn das Unternehmen, für das die Leistung erbracht wurde, eine Beschäftigtenzahl von 10.000 Personen aufweist, von denen 2.000 Personen beamtenversorgungsrechtliche Ansprüche haben.
10) Ziffer 1.7 der Leistungsbeschreibung: Angaben über die Zahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren im Jahresdurchschnitt beschäftigten Arbeitskräfte, gegliedert nach Berufsgruppen.
11) Ziffer 1.7 der Leistungsbeschreibung: Angaben zur aufbauorganisatorischen Abbildbarkeit der Auftragsabwicklung:
- Angaben über die Qualifikation und Erfahrung der für die Auftragsdurchführung vorgesehenen Personen.
- Angabe, wie viele Beschäftigte im Unternehmen darüber hinaus die entsprechende Qualifikation der für die Auftragsdurchführung vorgesehenen Personen aufweisen.

- Die Angebote und Anträge sind ausnahmslos elektronisch unter www.bieterportal.hamburg.de einzureichen. Die erforderlichen Unterlagen sind ebenfalls unter dieser Adresse abrufbar.
- Die Finanzbehörde behält sich vor, von den Bietern auf gesonderte Anforderung entsprechende Bescheinigungen (steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an öffentlichen Aufträgen beziehungsweise Bescheinigungen in Steuersachen, Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkasse, Bestätigung des Versicherers usw.) in aktueller Fassung abzufordern.
- Fragen von Bewerbern/Bietern sind ausschließlich über die Bieterkommunikation unter www.bieterportal.hamburg.de zu stellen. Die dazugehörigen Antworten werden ebenfalls dort veröffentlicht. Die Frist für Fragen von Bietern ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Danach eingehende Fragen werden ggf. nicht mehr beantwortet. Die Finanzbehörde behält sich vor, auch Fragen zu beantworten, die nach Ablauf der Frist eingehen.
- Eine bestimmte Rechtsform des Anbieters ist nicht erforderlich. Im Falle von Bietergemeinschaften ist ein bevollmächtigter Vertreter, der die Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, zu benennen. Die Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch. Es ist zwingend die Erklärung der Bietergemeinschaft (Vergabevordruck Nr. 12) vollständig ausgefüllt dem Angebot beizufügen. Von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft sind die unter III.1.1 genannten einzureichenden Unterlagen ausgefüllt und unterschrieben einzureichen.
- Die Verantwortung für die Auswahl der Unterauftragnehmer und die Gestaltung der Unteraufträge liegt beim Auftragnehmer. Mit Angebotsabgabe ist im Vordruck 05 – Angebotsvordruck – anzugeben, welche Teilleitung an einen Unterauftragnehmer vergeben wird.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/ Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet: Der Antrag (auf Nachprüfung) ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs.1 Nr.2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 1 GWB bleibt unberührt.