Fördergebiets-Management - „Lebendige Zentren“ für das Gebiet „Altstadt und Barbarasiedlung" Stadt Sontra

Kurze Beschreibung

Die Stadt Sontra wurde mit ihrer Altstadt in das Städtebau-Förderprogramm „Lebendige Zentren" (vormals: „Aktive Kernbereiche in Hessen“) des Landes Hessen aufgenommen. Für die Stadt Sontra wurde im Februar 2021 ein Integriertes Städtebauliches Entwicklungskonzept (im Folgenden: „ISEK“) erstellt, welches im April 2021 ergänzt wurde und mit diesen Ergänzungen am 27.04.2021 vom Land Hessen anerkannt worden ist. Als Folge hiervon soll nunmehr das Fördergebiets-Management umgesetzt werden. Inzwischen liegt eine Bewilligung von Fördermitteln hierfür vor. Geplant ist, das Verfahrensmanagement für das über mehrere Jahre laufende Förderprogramm an ein leistungsfähiges Büro zu vergeben. Aufgrund des hierdurch entstehenden Honorarvolumens ist eine EU-weite Ausschreibung dieser Dienstleistungen erforderlich. Mit dem hiesigen Vergabeverfahren (EU-weites Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb) sollen die hierfür erforderlichen Dienstleistungen vergeben werden.

Beschreibung der Beschaffung

Grundlage für die Umsetzung sind die Ziele des bereits erstellten ISEK. Hieraus ergeben sich für das Management der Fördermaßnahme nach Art und Umfang folgende Maßnahmen:
Koordination und Steuerung der Städtebaufördermaßnahme „Altstadt und Barbarasiedlung“ Stadt Sontra im Rahmen des Förderprogramms "Lebendige Zentren“. Die Erbringung der Leistung erfolgt in enger Abstimmung mit der Stadt Sontra und dem Fördermittelgeber. Der Leistungserbringer wird erster Ansprechpartner in allen Belangen des Verfahrens und fungiert als Schnittstelle zwischen allen Beteiligten. Insbesondere sind dabei folgende Leistungsteile zu erbringen:
1. Steuerung des Gesamtprozesses im Rahmen der Umsetzung der Städtebauförderungsmaßnahme:
- Beratung der Stadt Sontra in allen Angelegenheiten des Verfahrens und bei allen aus der Städtebauförderungsmaßnahme „Lebendige Zentren“ resultierenden städtebaulichen Fragestellungen
- Fortschreibung und dynamische Anpassung des ISEK
- Erarbeitung der erforderlichen Wirtschaft-, Zeit- und Maßnahmenpläne
- Fördermittelmanagement und Sicherung der Projektfinanzierung
- jährliche Programmantragstellung im Rahmen des Förderprogramms
- Durchführung und Dokumentation regelmäßiger Steuerungsrunden mit der Stadtverwaltung
- Controlling
- Evaluation und Erfolgskontrolle
2. Begleitung, Steuerung und Umsetzung konkreter Einzelmaßnahmen:
- Beratung im Rahmen der Vorbereitung und Umsetzung von Einzelmaßnahmen aus dem Maßnahmenkatalog des ISEK
- Begleitung von maßnahmenbezogenen Ausschreibungen, Vergaben sowie Überwachung von Planungs- und Bauaufträgen
- Koordination von Planungen, Gutachten, Wettbewerben sowie aller Maßnahmen im Fördergebiet "Lebendige Zentren"
- Akquisition von Drittfördermitteln
- Leistungs- und Terminüberwachung
- Steuerung der Weitergabe von Fördermitteln an Dritte (z. B. im Rahmen von Anreizprogrammen)
- lnitiierung und Mitarbeit bei weiteren Prozessen und Projekten der städtebaulichen Entwicklung in Sontra
- Einrichtung eines Beratungsbüros für regelmäßige Beratungsangebote vor Ort
- Vorbereitung von Beschlussvorlagen für die städtischen Gremien
3. Finanzierungsplanung und Mittelbewirtschaftung:
- Fortschreibung der Zeit-, Kosten- und Finanzierungsplanung
- Mittelabruf und Fördermittelbewirtschaftung
- jährliche Zwischenabrechnung und Dokumentation
4. Steuerung und Moderation von Begleitstrukturen und Beteiligungsprozessen:
- Vorbereitung und Durchführung von Informations- und Beteiligungsveranstaltungen in verschiedenen Formaten
- Begleitung und Moderation der Lokalen Partnerschaft ("Runder Tisch Altstadt")
- Einbeziehung der Aktivitäten Dritter in die Städtebauförderungsmaßnahme „Lebendige Zentren“
5. Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation:
- Aufbau einer Ansprache- und Kommunikationsstrategie
- Vorbereitung und Durchführung von öffentlichen Veranstaltungen
- Implementierung und fortwährende redaktionelle Bearbeitung und Pflege einer Projekthomepage
- Entwicklung und Einführung eines Labels für die Fördermaßnahme
- Unterstützung bei der Erstellung von Flyern, Plakaten und anderen Printmedien
- Unterstützung bei der Pressearbeit inkl. Erstellung von Pressemitteilungen
6. Verwaltung des Treuhandvermögens, treuhänderisches Finanzmittelmanagement, treuhänderische Betreuung der Gesamtmaßnahme sowie Führen eines treuhänderischen Einnahmen- und Ausgabenkontos inkl. zugehöriger Buchhaltung
Es ist vom Auftraggeber beabsichtigt, den Zuschlag möglichst bis Ende 2021/Anfang 2022 zu erteilen.
Mit der vorliegenden Bekanntmachung wird den Bewerbern das ISEK (Anlage 1) sowie eine Plandarstellung des räumlichen Geltungsbereichs für das im ISEK vorgeschlagene Fördergebiet (Anlage 2) zur Verfügung gestellt. Zusätzlich verweisen wir auf die – hier nicht mit veröffentlichten – Richtlinien des Landes Hessen zur Förderung der Nachhaltigen Stadtentwicklung (RiLiSE) vom 02.10.2017 (StAnz. 40/2017, S. 958).

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag beginnt (nach Verfahrensende) am Tag seiner Unterzeichnung durch beide Vertragsparteien für zunächst 4 Jahre. Der Vertrag verlängert sich sodann aber bis zum Ende des Förderzeitraums, wenn er nicht 3 Monate vor Ablauf gekündigt wird, jeweils um 1 Jahr. Der geschätzte Durchführungszeitraum der Gesamtmaßnahme beträgt (mind.) 10 Jahre (= Programmlaufzeit).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Nachweis der Zulassung/ Erlaubnis zur Berufsausübung durch Eintragung in ein Berufs- und Handelsregister bzw. Eintragung in ein Mitgliederverzeichnis der zuständigen Berufskammer gemäß Vorgabe des EU-Staates, in dem der Bewerber tätig ist, oder auf andere Weise:
Vorlage eines Handelsregisterauszugs (bei Abgabe des Teilnahmeantrags nicht älter als 12 Monate) sowie Vorlage eines Nachweises der Berechtigung zur Führung der Berufsbezeichnung. Zugelassen sind Bewerber, die nach den Gesetzen der Länder berechtigt sind, die Berufsbezeichnung "Städtebauarchitekt", "Stadt- und Regionalplaner", "Geograph" oder "Sozialplaner" oder einen vergleichbaren akademischen Titel zu tragen bzw. nach der nach der EG-Berufsanerkennungsrichtlinie 2005/36/EG, zuletzt geändert durch die Richtlinie 2013/55/EU vom 20. November 2013, bzw. nach dem Berufsqualifikationsfeststellungsgesetz vom 06.12.2011, zuletzt geändert am 29.03.2017, berechtigt sind, in der Bundesrepublik Deutschland in den o.g. Berufssparten tätig zu werden. Bei juristischen Personen muss mindestens einer der Gesellschafter oder der verantwortliche Projektleiter die an natürliche Personen gestellten Anforderungen erfüllen. Auch Nachweise über Haftpflichtversicherung und Kammermitgliedschaften sind einzureichen (gesondert vorzulegen).
2. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß §§ 43 bis 47 VgV sowie §§ 123 und 124 GWB (im bereitgestellten Bewerbungsbogen anzugeben).
3. Eigenerklärung, ob und auf welche Art der Bewerber wirtschaftlich mit anderen Unternehmen verknüpft ist, ob und wenn ja er mit anderen Unternehmen den Auftrag erbringen möchte und wie die Aufteilung der Leistungserbringung erfolgt (im bereitgestellten Bewerbungsbogen anzugeben).
4. Firmenprofil/ Darstellung des Unternehmens mit Organigramm, Angaben zur Gesellschafterstruktur und zur Konzernangehörigkeit sowie zu gesellschaftsrechtlichen Verflechtungen und Beteiligungen (im bereitgestellten Bewerbungsbogen und ggfs. zusätzlich gesondert anzugeben). Ergänzend bei Bewerber- und Bietergemeinschaften: Angaben eines bevollmächtigten Vertreters.
Hinweis: Bietergemeinschaften haben alle Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigte Vertreterin oder bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen. Jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft hat die geforderten Eignungsnachweise und Erklärungen jeweils für sich vorzulegen. Jedes Mitglied der Bietergemeinschaft muss zudem eine rechtsverbindliche Erklärung für sich abgeben, wonach im Auftragsfall eine gesamtschuldnerisch haftende Rechtsform zugesichert wird.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

5. Gesamtumsätze und Umsätze mit den zu vergebenden Leistungen in den letzten drei Jahren (im bereitgestellten Bewerbungsbogen anzugeben) sowie Nachweis vom Finanzamt, dass keine Steuerschulden bestehen (gesondert vorzulegen)
6. Das Formblatt "Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt bei öffentlichen Aufträgen nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz" sowie das weitere Formblatt „Erklärung nach dem Gemeinsamen Runderlass über den Ausschluss von Bewerbern und Bietern wegen schwerer Verfehlungen“ (sind beide den Vergabeunterlagen beigefügt) sind mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.
Die vorstehend geforderten Erklärungen und Unterlagen sind für jedes Mitglied der Bewerber- und Bietergemeinschaft gesondert vorzulegen.

Mindesteignung für die vorstehende Ziffer 5. (Umsätze): Umsätze mit den zu vergebenden Leistungen (Definition der relevanten/vergleichbaren Leistungen: siehe unten bei Ziffer 10. Referenzprojekte): 0,3 Mio. EUR netto

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

7. Eigenerklärung zur Anzahl der Mitarbeiter/innen der letzten drei Jahre im Jahresdurchschnitt, aufgeteilt nach Führungskräften (Projektleitung / Büroinhaber /Geschäftsführer), wissenschaftlichen Mitarbeitern (z.B. Dipl.-Ing., Dipl.-Geograph), qualifizierten Mitarbeitern/Fachkraft (z.B. Zeichner, Sozialplaner) und Hilfskräften (z.B. studentische Hilfskraft) (im bereitgestellten Bewerbungsbogen und ggfs. zusätzlich gesondert anzugeben):
Hierbei sind geeignete Studiennachweise und sonstige Bescheinigungen über die berufliche Qualifikation des Bewerbers und seiner Führungskräfte vorzulegen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen. Der Projektleiter und der stellvertretende Projektleiter (erforderliche Berufserfahrung für beide: mind. 3 Jahre) für den vorliegenden Auftrag sind zu benennen und es sind Angaben zu ihrer Berufserfahrung (in Jahren) und zu den von ihnen bearbeiteten Referenzobjekten zu machen. Nachweise über diese persönlichen Referenzobjekte sind vorzulegen.
8. Eigenerklärung über das jährliche Mittel der vom Bewerber in den letzten drei Jahren Beschäftigten und die Anzahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren (im bereitgestellten Bewerbungsbogen anzugeben)
9. Formblatt Datenschutzerklärung (ist den Anlagen zur Bekanntmachung beigefügt).
10. Referenzprojekte: Nachweis von Projektreferenzen des sich bewerbenden Unternehmens im Bereich Fördergebiets-Management einschließlich der Umsetzung/Abwicklung von Städtebauförderungsprogrammen und Aktivierung von Stadtumbaugebieten, Durchführung von Bürgerbeteiligungsverfahren und Öffentlichkeitsarbeit/Moderationsleistungen (= besonders vergleichbare Leistungen). Grundsätzlich müssen die Referenzen hinsichtlich Aufgabenstellung und Komplexität vergleichbar sein mit den Aufgaben, die für die Stadt Sontra im Projektgebiet von dem künftigen Auftragnehmer zu bearbeiten sind (siehe die oben beschriebenen Aufgaben und Maßnahmen in der Beschreibung der Beschaffung). Dabei sollen entsprechende fachliche Kenntnisse, betriebswirtschaftlicher Sachverstand und die Methodenkompetenz, insbesondere für beteiligungsorientierte Planungsprozesse nachgewiesen werden. Die entsprechenden Leistungen dürfen nicht länger als 5 Jahre abgeschlossen sein und können sich noch in Bearbeitung befinden. Hierbei sind u.a. der Auftraggeber (Anschrift, Name und Telefonnummer des Ansprechpartners), der Projektleiter des Bewerbers, die vom Bewerber erlösten Honorare (ohne Nebenkosten), eine kurze Beschreibung der erbrachten Leistungen/ Projektbeschreibung, der Leistungszeitraum/ die Projektdauer sowie die Anzahl der im Projekt durchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter des Bewerbers anzugeben (im bereitgestellten Bewerbungsbogen anzugeben).
Hinweise: Fehlt eine oder mehrere der vorgenannten Angaben, wird das entsprechende Referenzprojekt nicht in die Wertung mit aufgenommen.
Den Bewerbern wird mit den Vergabeunterlagen ein Bewerbungsbogen bereitgestellt, in denen die obigen (Eigen-)Erklärungen eingetragen werden können. Sollten darüber hinaus gesonderte Angaben erforderlich sein, ist dies vorstehend ausdrücklich benannt.
Geforderte Eignungsnachweise (gemäß §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u.a. HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.
Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die vorstehend geforderten Erklärungen, Eignungsnachweise und Unterlagen sind für jedes Mitglied der Bewerber- und Bietergemeinschaft gesondert vorzulegen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Mindesteignung für die vorstehende Ziffer 7. (Anzahl und Qualifikation des festangestellten Personals, das für die Umsetzung vorgesehen ist): Erforderliche Berufserfahrung des Projektleiters und des Stellvertretenden Projektleiters: jeweils mindestens 3 Jahre
Mindesteignung für vorstehender Ziffer 10. (Referenzprojekte): Es werden alle eingereichten Referenzen bewertet. Hierfür können (über den vorgegebenen/bereitgestellten Bewerbungsbogen hinaus) weitere Beiblätter vorgelegt werden (jedoch max. 3 Blatt DIN A4 pro Referenz). Aus Sicht des Auftraggebers sind jedoch maximal 3 Referenzen ausreichend. Mit mehr als 3 Referenzen können keine zusätzlichen Punkte erreicht werden. Der Bewerber muss die Referenzleistungen jeweils als verantwortliches Büro erbracht haben. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist es ausreichend, wenn eines der Mitglieder die Referenzleistung hauptverantwortlich erbracht hat. Hat ein Drittunternehmen die Referenzleistung hauptverantwortlich erbracht, so sind diese als Subunternehmerleistungen zu benennen.
Referenzen mit besonders vergleichbaren Leistungen (Definition: siehe oben bei Ziffer 10.) erhalten 10 Punkte,
Referenzen mit vergleichbaren Leistungen erhalten 5 Punkte,
Referenzen mit nicht vergleichbaren Leistungen oder fehlende Angaben werden mit 0 Punkten bewertet.
Maximal sind 30 Punkte für alle 3 Referenzprojekte insgesamt erreichbar. Bei Gleichstand entscheidet das Los.

Verweis auf die einschlägige Rechts- oder Verwaltungsvorschrift

Zugelassen sind Bewerber, die nach den Gesetzen der Länder berechtigt sind, die Berufsbezeichnung "Städtebauarchitekt", "Stadt- und Regionalplaner", "Geograph", "Sozialplaner" oder einen vergleichbaren akademischen Titel zu tragen bzw. nach der nach der EG-Berufsanerkennungsrichtlinie 2005/36/EG, zuletzt geändert durch die Richtlinie 2013/55/EU. Bei Bietergemeinschaften jedes Mitglied benennen!

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung oder alternativ eine Versicherungsbestätigung, dass im Falle der Zuschlagserteilung eine entsprechende Versicherung mit den geforderten Deckungssummen zugesagt wird. Die jährlichen Deckungssummen für diese Versicherungen müssen mindestens 2.000.000,- € je Schadensfall für Personenschäden sowie mindestens 500.000,- € für Sach- und Vermögensschäden betragen. Die Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres beträgt mindestens das Zweifache der Deckungssumme.
Will sich der Bieter der Kapazitäten anderer Unternehmen für die Erfüllung des Auftrags bedienen, muss er nachweisen, dass dieses Unternehmen die gestellten Eignungsanforderungen erfüllt. Zudem muss der Bieter nachweisen, dass ihm die Kapazitäten des Nachunternehmens tatsächlich zur Verfügung stehen.

Teilnahmeanträge sind ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal des Auftraggebers einzureichen. Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die fristgerecht eingegangen sind. Die Bewerber haben die Angebote und Teilnahmeanträge in deutscher Sprache einzureichen. Bewerber, welche die oben genannten Eignungsnachweise nicht vollständig erbringen, werden bei der Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber nicht berücksichtigt. Der Bewerber kann somit nicht darauf vertrauen, dass fehlende Erklärungen und Nachweise von der Vergabestelle nachgefordert werden. Der Auftraggeber behält sich jedoch ausdrücklich vor, zusätzliche Erklärungen, Angaben und Unterlagen, welche der Auftraggeber für die Feststellung der Eignung und sonstige Angebotsprüfung für erforderlich ansieht, unter Fristsetzung nachzufordern. Nach Prüfung der eingegangenen Teilnahmeanträge durch den Auftraggeber werden maximal 5 Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Die Auswahl der Bewerber erfolgt nach den o.g. Eignungskriterien. Der Auftraggeber behält sich vor, weitere Eignungsnachweise bei Angebotseinholung anzufordern.
Ein Anspruch auf Aufforderung zur Angebotsabgabe sowie auf Auftragserteilung und/ oder diesbezügliche Vergütung bestehen mit der vorliegenden Veröffentlichung und mit der Teilnahme am Verfahren nicht. Der Auftraggeber behält sich die schrittweise Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote im Laufe der Verhandlungen vor. Er behält sich vor, die Anzahl der Teilnehmer im Auswahlverfahren (2. Stufe) zu reduzieren bzw. das Vergabeverfahren aufzuheben, wenn erkennbar ist, dass das Verfahren kein wirtschaftliches Ergebnis erwarten lässt. Eine Vergütung oder Kostenerstattung für jeglichen den Bewerbern während des Verfahrens entstandenen Aufwand bzw. sonstige Entschädigungen - gleich aus welchem Rechtsgrund - werden vom Auftraggeber nicht gewährt. Eingereichte Unterlagen werden nicht zurückgesandt. Die Arbeiten werden Eigentum des Auftraggebers und können von diese frei geändert und verwertet werden. Eine weitere Beauftragung ist möglich, wird aber nicht zugesichert. Die Urheberrechte bleiben unberührt.
Die Angebotsaufforderung wird u.a. die Abgabe eines Angebots(end)preises und die Präsentation des Konzepts des Bewerbers zur Umsetzung der Aufgabenstellung beinhalten. Die eingehenden Angebote und Konzepte werden von einem Auswahlgremium des Auftraggebers, das aus bis zu 5 Personen (je nach zeitlicher Verfügbarkeit) besteht, nach den im Formblatt "Zuschlagskriterien" festgelegten Zuschlagskriterien geprüft. Dieses Formblatt wurde mitsamt der Bekanntmachung veröffentlicht. Es bleiben Verhandlungen über den Inhalt der Konzepte und/oder den Preis vorbehalten.
Auskünfte sind ebenfalls bei der oben genannten Kontaktstelle erhältlich. Die Bewerber, die sich auf die vorliegende Bekanntmachung melden, werden gebeten, sich (freiwillig) zu registrieren (d.h. ihren Namen und ihre Kontaktdaten per E-Mail anzugeben) - auch um ihnen im Falle etwaiger Fragen die notwendigen Antworten zur Verfügung stellen zu können. Darüber hinaus wird eine Datenschutzerklärung sowie eine Vertraulichkeits-Erklärung der Bewerber erbeten, dass sie die Informationen und Unterlagen aus dem Vergabeverfahren nur für ihre hiesige Bewerbung verwenden werden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen.
Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)