Generalagentur zur Konzeption, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Zentralen Feierlichkeiten zum Tag der Deutschen Einheit (TdDE) 2022 in Erfurt

Titel

Generalagentur zur Konzeption, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Zentralen Feierlichkeiten zum Tag der Deutschen Einheit (TdDE) 2022 in Erfurt
TdDE-2022-GA

Kurze Beschreibung

Vom 1. November 2021 bis 31. Oktober 2022 wird Thüringen turnusgemäß den Vorsitz im Bundesrat übernehmen. Zum Ende seiner Bundesratspräsidentschaft ist der Freistaat Thüringen zudem Ausrichter der „Zentralen Feierlichkeiten zum Tag der Deutschen Einheit 2022“ und damit federführend für die Programmgestaltung zuständig.
Für die kreative Planung des Tages der Deutschen Einheit 2022 wurde bereits eine Kommunikationsagentur beauftragt, welche auf Basis des Kommunikationsdaches geeignete Bewerbungsmaßnahmen entwickelt. Die Kommunikationsagentur ist von der Thüringer Staatskanzlei damit betraut, eine Kommunikationsstrategie, eine Wort-Bild-Marke sowie einen Maßnahmen- und Kampagnenplan für den Tag der Deutschen Einheit 2022 zu konzipieren. Des Weiteren entwickelt die Kommunikationsagentur das Veranstaltungskonzept für den Festakt (mit Künstlerauswahl und Programmplanung) sowie die Bewerbungsstrategie für das Bürgerfest.
Im Rahmen der hier vorliegenden Ausschreibung ist beabsichtigt, eine Veranstaltungsagentur als Generalagentur einzusetzen, die neben allen für die Auftragsausführung erforderlichen Kreativleistungen die Planung, die Projektsteuerung, das Controlling sowie die Umsetzung und Durchführung der Zentralen Feierlichkeiten zum Tag der Deutschen Einheit 2022 einschließlich aller Vor- und Nachbereitungstätigkeiten übernimmt.
Gesucht wird ein geeigneter Auftragnehmer mit nachweislichen und prüffähigen Erfahrungen in der Organisation von vergleichbaren Großveranstaltungen, welcher für den Auftraggeber als Generalagentur tätig wird. Die Realisierung des Bürgerfestes sowie die Umsetzung des Festaktes werden bewusst auf den Auftragnehmer übertragen, um dessen Sachverstand und seine unternehmerische bzw. technische Kreativität nutzen zu können.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand ist die Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung eines dreitätigen Bürgerfestes und eines Festaktes als Feierlichkeiten zum Tag der Deutschen Einheit 2022 im Sinne der Leistungsbeschreibung und der darin enthaltenen Zielsetzungen.
Vom Auftragnehmer wird erwartet, mit innovativen und kreativen Lösungen die Potenziale und Möglichkeiten des TdDE 2022 weiterzuentwickeln und auszunutzen. Der Auftraggeber nimmt am Ende des gemeinsamen Entwicklungsprozesses das finale Veranstaltungskonzept vor der Umsetzung ab. Dabei sollen die in den Ausschreibungsunterlagen genannten und alle späteren Vorgaben des Auftraggebers genauso Berücksichtigung finden wie die allgemeinen Zielsetzungen und Ansprüche, die sich aus der Bedeutung des Nationalfeiertages der Bundesrepublik Deutschland ergeben. Das Letztentscheidungsrecht liegt beim Auftraggeber.
In Abstimmung mit bzw. nach Vorgaben des Auftraggebers und/oder Partnern bzw. Dritten können durch den Auftragnehmer folgende Aufgaben zu übernehmen sein:
- Bürgerfest: Konkretisierung und Fortschreibung des Konzeptrahmens zu einem umfassenden Veranstaltungskonzept und dessen Umsetzung
- Standardisierte Präsentationsstände: Bereitstellung inkl. Anmietung, Transport, komplette Logistik, Projektsteuerung sowie Auf- und Abbau der Präsentationsstände inkl. aller notwendigen Infrastrukturanschlüsse, Sicherheitsdienst, ggf. Reinigung und Desinfektion, technischer Bereitschaftsdienst vor Ort, Beseitigung von Beschädigungen, Verschmutzungen und dergleichen an den Präsentationsständen, Übernahme und regelmäßige Kontrolle der Verkehrssicherheit, Bereitstellung und Entsorgung von Abfallcontainern
- Präsentation Freistaat Thüringen: Der Auftragnehmer entwickelt in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber ein Gesamtkonzept, welches bei Erstellung und Umsetzung die inhaltlichen und graphischen Vorgaben des Auftraggebers berücksichtigt.
- Präsentation der Stadt Erfurt: Die Präsentation der Stadt Erfurt wird in Eigenregie durch die Stadt Erfurt konzeptioniert und umgesetzt. Es ist Aufgabe des Auftragnehmers, die Schnittstellenarbeit zu gewährleisten und die Planung der Stadt Erfurt in die Gesamtkonzeption der Veranstaltung einzubinden.
- Präsentation der Partner: Die Programme und Präsentationen der Partnerschaften müssen seitens des Auftragnehmers in die Gesamtkoordination der Veranstaltung aufgenommen und in das Wegeleitsystem einbezogen werden. Es ist Aufgabe des Auftragnehmers, die Präsentationen als Schnittstellen in die Gesamtkonzeption einzubinden.
- Welcome-Center: Erstellung und Umsetzung eines Gesamtkonzepts für eine einladende Willkommenssituation.
- Kulinarik-Dorf Petersberg: Entwicklung eines Gastronomiekonzepts, Koordinierung der Angebote der Bundesländer und Zipfelgemeinden und Übernahme von Planung und Aufteilung der Flächen sowie die Bereitstellung der Stände.
- Abendinszenierung: Übernahme und Umsetzung der konzeptionellen, inhaltlichen wie technischen Gesamtrealisierung der Abendinszenierung zum Einbruch oder während der Dunkelheit am Sonntagabend, 02.10.22.
- Abschlussveranstaltung: Erarbeitung eines Konzepts für eine repräsentative Abschlussveranstaltung am Montagnachmittag, 03.10.22.
- „Event-Forum“ auf dem Domplatz: Entwicklung und Umsetzung der kompletten Veranstaltungstechnik inkl. Lichttechnik, Tontechnik, Videotechnik, LED-Systeme (ggf. LED-Trucks/Trailer), Bühnenbau Mobiliar und Deko.
Der Auftragnehmer ist für die Gesamtkonzeption und Umsetzung des Bühnenprogramms verantwortlich und hat es nach den Vorgaben der Stabsstelle der TSK vollumfänglich und in enger Abstimmung mit dieser umzusetzen.
- Programmelemente: Vorschlag von mind. zwei thematischen Programmelementen inkl. Konzepterstellung und Kostenschätzung. Übernahme der Umsetzung und Gesamtrealisierung.
- Zusatzelemente: Vorschlag von mind. zwei weiteren thematischen Zusatzelementen inkl. Konzepterstellung und Kostenschätzung.
- Gastronomische Grundversorgung: Erstellung eines Gesamt-Gastronomiekonzepts inkl. Ansprache und Einbindung lokaler Gastronomiebetriebe, Ermittlung und Schließung möglicher Versorgungslücken, ggf. Akquise eines Gesamt-Caterers, ggf. Erhebung von Standgebühren und Auszahlung an Auftraggeber
- Pop-Up-Bühnen und dezentrale Programmangebote: Erstellung eines Ideen- und Adress-Pools mit Künstlern verschiedener Genres für das „Bespielen“ der Pop-Up-Bühnen, Übernahme des Künstlermanagements wie z. B. Booking, Vertragsgestaltung und Honorarabwicklung
- Konzept Online- und Hybridveranstaltungen: Schaffung der technisch-produktionsbedingten Voraussetzungen
- Umsetzung Festakt: Umsetzung des Festaktes in Abstimmung mit der Kommunikationsagentur sowie technische Veranstaltungsleitung in Abstimmung mit dem Theater Erfurt (Die Kommunikationsagentur ist verantwortlich für die künstlerisch-inhaltliche Veranstaltungsleitung, die inhaltliche Ausgestaltung des Festaktes, die gestalterische Konzeption, die Künstlerauswahl und die Dramaturgie), Übernahme des gesamten Künstlermanagements nach Vorgabe der Kommunikationsagentur wie Künstlerbooking, Vertragsgestaltung und Honorarabwicklung
- Elementübergreifende Aufgaben: Übernahme des Projektmanagements als Generalunternehmer inkl. Controlling und die turnusmäßige Berichterstattung an den Auftraggeber, Einholung aller erforderlichen Genehmigungen, soweit erforderlich unter Hinzuziehung des Auftraggebers
- Umsetzung Sponsoring-Konzept: Umsetzung des Sponsoring-Konzeptes in Abstimmung mit dem Auftraggeber unter Beachtung der VV Sponsoring (Richtlinie zum Umgang mit Sponsoring, Spenden und Schenkungen in der öffentlichen Verwaltung des Freistaats Thüringen vom 8. Januar 2019), Dokumentation über das Sponsoring
- Finanzrahmen: korrekter und fachgerechter Einsatz Budgets Dritter und Steuerung der Leistungen
- Projektmanagement: Gesamtsteuerung des TdDE 2022, d. h. Initiieren, Planung, Steuerung, Kontrolle, Organisation, Durchführung und Nachbereitung, Abschließen sämtlicher Bestandteile des TdDE 2022 inkl. Organisation der Arbeitsgruppen/Partner /extern Beteiligte/Ämter, kontinuierliche Einsichtsgewährung in das Projektmanagement (etwa durch eine gemeinsame Softwarelösung)
- Sicherheitskonzept: Erarbeitung des Sicherheitskonzeptes - einschließlich eines der Sicherheitslage angepassten Akkreditierungsverfahrens - in Kooperation mit den verantwortlichen Behörden und Institutionen der Kommune, des Bundeslandes und des Bundes ggf. unter Hinzuziehung fachlich qualifizierter Dritter
- Akkreditierungskonzept: Erstellung eines Akkreditierungskonzepts und Schaffung der logistischen Voraussetzungen für die korrekte Durchführung des Akkreditierungsverfahrens, Abstimmung mit dem Bundeskriminalamt bezüglich Aufbau, Durchführung und Ausstattung, Übernahme der Verantwortung für die sachgerechte Umsetzung des Verfahrens
- Verkehrskonzept: Erarbeitung des Verkehrskonzepts unter Einbeziehung des Auftraggebers, der verantwortlichen Behörden und Institutionen der Kommune, des Bundeslandes und ggf. des Bundes, der Verkehrsträger bzw. Verkehrsunternehmen sowie ggf. unter Einbeziehung anderer Fachexperten für die Feierlichkeiten zum TdDE 2022 in Erfurt
- Wegeleitkonzept und Crowd Management: Erarbeitung und Umsetzung eines Wegeleitkonzepts für den Publikumsverkehr bzw. die Besucherströme unter Einsatz aktueller Methoden und Erkenntnisse des Crowd Managements
- Flächenmanagement und -verortung: Verifizierung und Fortschreibung der Flächenplanung im Detail nach Auftragserteilung und Einbindung in das Gesamtkonzept und in die jeweiligen Teilkonzepte, Umsetzung des Flächenmanagements
- Betroffenen- und Anwohnermanagement: Erstellung einer Konzeption und Übernahme der Umsetzung eines Betroffenenmanagements
- Freiwilligenmanagement: Erstellung der Konzeption eines Freiwilligenmanagements für verschiedene Einsatzbereiche (z.B. Info-, Orga-, Logistikhelfer) und dessen Umsetzung
- Nachhaltigkeit: Darstellung der getroffenen Maßnahmen in Bezug auf die im Leitfaden des BMU für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen beschriebenen Nachhaltigkeitsziele.
- Kosten- und Finanzplan: Erstellung eines umfassenden Kosten- und Finanzplans spätestens vier Wochen nach Vertragsabschluss unter Ausweisung sämtlicher Kosten für Konzeption, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Zentralen Feierlichkeiten zum TdDE 2022 sowie Planung und Darstellung der zu erwartenden Einnahmen, Fortschreiben und permanente Aktualisierung des Plans
- Umsetzung und Produktion: Erstellung eines Umsetzungs- und Produktionsplans für den Festakt und das Bürgerfest (für die Teilbereiche Infrastruktur, Sanitätsdienst, Sicherheitsdienst, Verkehr, Sicherheitskonzept, Logistik, Wegeleitung und Besucherlenkung, Crowd Management, Akkreditierung, Bühnen, Videowände, digitale Vernetzung, Infektionsschutz- und Hygienekonzept (Aufzählung nicht abschließend), dessen Umsetzung und Koordinierung der Aktivitäten aller Beteiligten.
- Infektionsschutz- und Hygienekonzept: Erstellung und Umsetzung des Infektionsschutz- und Hygienekonzeptes für den Festakt als auch das Bürgerfest unter Beachtung der einschlägigen Vorschriften, Antragstellung und Einholung ggf. erforderlicher Erlaubnisse für den Auftraggeber.
Für Einzelheiten und weitere Details wird auf die Vergabeunterlagen, insbesondere das Dokument "Ausschreibungsunterlagen" Ziffer 4.6 verwiesen.

Zusätzliche Informationen

Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zugang des Zuschlagschreibens. Die Vertragslaufzeit endet mit der Durchführung und dem Abschluss aller vereinbarten Leistungen. Bei dem oben unter II.2.7 genannten Beginn der Laufzeit handelt es sich voraussichtlich um den frühesten Beginn. Hierbei handelt es sich nicht um ein verbindliches Datum. Der Zuschlag kann auch zu einem anderen Termin erfolgen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

- im Falle der Ausübung einer gewerblichen Tätigkeit ist eine gültige Gewerbean- bzw. -ummeldung/Gewerbeerlaubnis in Kopie im pdf-Format einzureichen, entfällt bei freiberuflicher Tätigkeit,
- mit dem Angebot ist zu erklären, ob Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften vorliegen, sind nähere Angaben zu machen, um dem Auftraggeber die Prüfung des Absehens vom Ausschluss nach § 123 Abs. 5 GWB, eine Entscheidung über fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB bzw. eine Prüfung der Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWG zu ermöglichen,
- es darf kein Eintrag in den Finanz-Sanktionslisten der EU-Sanktionsverordnungen zur Bekämpfung des Terrorismus und zur Durchsetzung von Embargos (EG) Nr. 881/2002, (EG) Nr. 753/2011 sowie (EG) Nr. 2580/2001 (https://www.finanz-sanktionsliste.de/fisalis/) vorliegen. Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärung,
- Bieter müssen ihrer Verpflichtung zur Zahlung von Steuern nachgekommen sein. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage einer Bescheinigung in Steuersachen vom Finanzamt nicht älter als 31.03.2021 im pdf-Format,
- Bieter müssen ihrer Verpflichtung zur Zahlung von Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen sein. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage einer Bescheinigung der Krankenkasse nicht älter als 31.03.2021 im pdf-Format, im Falle von mehreren Beschäftigten von der Krankenkasse, bei der die meisten Beschäftigten versichert sind.
Erklärungen und Nachweise nach III.1.1), III.1.2), III.1.3) können alternativ durch den Nachweis einer gültigen Präqualifizierung oder -vorläufig- durch Abgabe der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) erbracht werden, sofern diese die aufgestellten Anforderungen erfüllen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- mit dem Angebot sind die in den letzten 3 Jahren erbrachten vergleichbaren Leistungen anzugeben. Dabei sind der Zeitraum der Leistungserbringung, der Inhalt der Leistungen, der Empfänger der Leistungen und der Wert der Leistungen zu benennen,
- Bieter müssen im Zeitraum Juni 2022 bis Oktober 2022 eine Residenzpflicht in Erfurt in Thüringen sicherstellen können,
- mit dem Angebot ist darzulegen, auf welchen Gebieten sich der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft insgesamt engagiert. Dabei sind die in der betrieblichen Tätigkeit angesammelten wesentlichen Erfahrungen darzustellen. Die Darstellung soll einen Überblick über die grundsätzliche Fachkunde/Kompetenz des Bieters/des Mitglieds der Bietergemeinschaft, ggf. im Hinblick auf den Eignungsverleiher (Nachunternehmer), im Bereich der zu erbringenden Leistung ermöglichen.

Angebote sind:
- ausschließlich und vollständig elektronisch über die eVergabe-Plattform des Bundes unter www.evergabe-online.de abzugeben,
- mit allen Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen. Bei nicht in deutscher Sprache verfassten Nachweisen, Bescheinigungen oder Erklärungen ist eine beglaubigte oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Übersetzer oder Dolmetscher angefertigte Übersetzung des jeweiligen Dokuments in deutscher Sprache einzureichen,
- soweit Abweichungen nicht ausdrücklich zugelassen, ausschließlich unter Verwendung der bereit gestellten Formulare zu erstellen und einzureichen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
Antragsbefugt ist nach § 160 Abs. 2 GWB jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
Der Antrag ist unzulässig, soweit:
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen.
Erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Nach § 135 Abs. 1 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber
- gegen § 134 verstoßen hat oder
- den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann gemäß § 135 Abs. 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

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