Beschreibung der Beschaffung
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) ist auf verschiedenen regionalen und überregionalen Messen in der Bundesrepublik Deutschland mit eigenen Messeständen vertreten. Für die künftigen Messebeteiligungen des BMWi soll mit einem externen Dienstleister (im Folgenden „Rahmenvertragspartner“) eine Rahmenvereinbarung über die Gesamtkoordinierung und Umsetzung der Messebeteiligungen für das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie geschlossen werden.
Messen im Ausland sowie Veranstaltungen gehören ausdrücklich nicht zum Gegenstand der Rahmenvereinbarung. Die Messen, die Gegenstand der Rahmenvereinbarung sind, finden ausschließlich in der Bundesrepublik Deutschland statt. Zur Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen hat das BMWi eine gesonderte Rahmenvereinbarung.
Die Teilnahme an einer Messe ist in erster Linie davon abhängig, ob das BMWi dort voraussichtlich seine Kernthemen erfolgreich präsentieren kann. In diesem Fall werden im Rahmen einer Messebeteiligung thematisch einschlägige Initiativen und Förderprogramme des BMWi und daraus hervorgegangene Projekte und Exponate gezeigt. Einige Messen sind in der Regel gesetzt (z. B. die „Hannover Messe“), die Teilnahme an anderen Messen variiert. Grundsätzlich erstellt das BMWi deshalb im Frühjahr eine Messeplanung für das darauffolgende Jahr, die auch davon abhängt, welche Kapazitäten für eine Beteiligung vom BMWi zur Verfügung gestellt werden können.
Je nach Charakter der Messe und Größe der Messebeteiligung des BMWi wird der Messestand entweder nach standardisierten Vorgaben, in der Regel mit Mietmobiliar, oder im individuellen Messebau realisiert. Insbesondere bei Leitmessen, wie z. B. der „Hannover Messe“ oder der ILA, kommt es auf einen individuellen und innovativen Messeauftritt des BMWi an, so dass hier Konzeptionen gefragt sind, die den besonderen Stellenwert des BMWi erkennen lassen.
Die Bandbreite der Messebeteiligungen ist unterschiedlich und variabel. So hatte das BMWi in der Vergangenheit z. B. standardisierte Messestände mit bis zu 15 qm (Karrieremessen), standardisierte Messestände mit in der Regel 10 qm bis 70 qm (Gründermessen) und auch individuell gebaute Messestände zwischen 70 und 750 qm.
Die nachfolgende Aufzählung durchschnittlicher Messebeteiligungen des BMWi pro Jahr dient als Orientierungshilfe und basiert auf den Messebeteiligungen aus den Vorjahren. Die Aufzählung ist weder abschließend, noch finden an den meisten Messen zwangsläufig jedes Jahr Beteiligungen statt.
— > Etwa 6 individuell geplante Messen, darunter regelmäßig die „Hannover Messe“ (ca. 750 qm) und die Internationale Handwerksmesse (ca. 100 qm) sowie ggf. die TWENTY2X (ca. 100 qm),
— > bis zu 10 verschiedene Gründermessen, davon 2 mehr als 50 qm und eine mehr als 150 qm; die übrigen variieren zwischen 10 qm und 20 qm,
— > bis zu 8 Karrieremessen zur Personalgewinnung, je ca. 10 qm,
— > 2 alle 2 Jahre stattfindende Messen:
— Internationale Luft- und Raumfahrtausstellung (ILA), ca. 250 qm und
— SMM (Leitmesse für maritime Industrie), ca. 50 qm; und
— > ein bis 2 Energiemessen, z. B. E-World oder Berlin Energy Transition Dialogue.
Darüber hinaus können einzelne Beteiligungen an weiteren Messen erforderlich werden.
Der Rahmenvertragspartner übernimmt auf Abruf des BMWi die vollständige Planung, Gestaltung und den Bau individueller oder standardisierter Messestände, die ggf. erforderliche Umsetzung von hybriden und/oder digitalen Formaten und die Gesamtkoordinierung der Messebeteiligungen für das BMWi.
Die im Einzelfall zu erbringenden Leistungen werden durch das BMWi vom Referat Soziale Medien, Öffentlichkeitsarbeit im BMWi (im Folgenden „LB2“) in dem jeweiligen Leistungsabruf spezifiziert. Gegenstand der Leistungsabrufe können insbesondere sein:
— Messeplanung (im Detail siehe Leistungsbeschreibung)
— Konzepterstellung für die Messebeteiligungen und Kostenkalkulation (im Detail siehe Leistungsbeschreibung)
— Operative Durchführung einer Messebeteiligung (im Detail siehe Leistungsbeschreibung)
— Abschlussbericht und Evaluation (im Detail siehe Leistungsbeschreibung)
— Terminal/Tool zur papierlosen Informationsvermittlung (im Detail siehe Leistungsbeschreibung)
— Lagerung (im Detail siehe Leistungsbeschreibung)
— Recherchen, Bewertungen und Empfehlungen (im Detail siehe Leistungsbeschreibung)