GM 000.07 Kaufmännische Softwarelösungen: Lieferung und Implementierung von Software für Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Planung und Berichtswesen

Titel

GM 000.07 Kaufmännische Softwarelösungen: Lieferung und Implementierung von Software für Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Planung und Berichtswesen
GM 000.07

Kurze Beschreibung

Zur Optimierung der betriebswirtschaftlichen Steuerungsmöglichkeiten sowie um die kaufmännischen Prozesse modernisieren und zukünftig digital abbilden zu können, soll für die Bereiche Buchhaltung, digitale Rechnungsbearbeitung, Unternehmensplanung und -controlling, Liquiditätsmanagement, Projektcontrolling und Risikomanagement eine (integrierte) Software mit den Bausteinen:
— Finanzbuchhaltung,
— Kosten- und Leistungsrechnung,
— Planungstool,
— Reporting und BI-Tool.
Angeschafft und implementiert werden.
Die Anschaffung und Implementierung der Software teilt sich analog der angestrebten Lösungsalternative in 2 Lose auf, die wie folgt zu charakterisieren sind:
Los 1: Finanzbuchhaltung sowie Kosten- und Leistungsrechnung
Führendes System bei der MRG soll die Finanzbuchhaltung mit ihren klassischen Modulen – erweitert um eine Baubuchhaltung und Anlagenbuchhaltung – sein. Neben der Finanzbuchhaltung wird eine – idealerweise integrierte – Kosten- und Leistungsrechnung angeschafft und implementiert.
Los 2: Planungstool und BI-Tool
Mit dem anzuschaffenden Planungstool soll einerseits die Planung der Gesamtunternehmung (GuV, Bilanz und Finanzen und andererseits die Planung einzelner Projekte (Kosten und Leistungen) durchführbar sein.
Ein BI-System analysiert und verarbeitet die in den Primärsystemen und im Planungstool erfassten und generierten Daten und Informationen weiter. Dieses BI ist für das Advanced Analytics und das permanente Reporting mit unterschiedlichen Berichtstypen maßgeblich verantwortlich.
Vertragsbeginn, Termine
Vertragsbeginn ist der 6.9.2021. Für die Integration der Software, die entsprechenden Daten und den Abschluss des Implementierungsprozesses ist ein Zeitfenster von 4 Monaten vorgesehen. Go-live ist der 1.1.2022. Es wird von einer voraussichtlichen Laufzeit von 60 Monaten ausgegangen, die sich jeweils um ein Jahr verlängern kann.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Direkter Link zu den Teilnahmeunterlagen – siehe Ziffer 1.3
Siehe hierzu auch den Hinweis unter Ziffer VI.3)
Erklärungen und Nachweise des Bewerbers
— über wirtschaftliche und/oder rechtliche Verknüpfungen mit anderen Unternehmen,
— über das Vorliegen bzw. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB sowie eventuelle Maßnahmen zur Selbstreinigung, sofern ein Ausschlussgrund nach §§ 123, 124 GWB vorliegt, durch die für sein Unternehmen die Zuverlässigkeit wieder hergestellt wurde,
— dass er oder ein Vertretungsberechtigter in den letzten 2 Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften (insbesondere gegen § 23 AentG, § 21 MiLoG, § 98c AufenthG) der zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von über 3 Monaten, einer Geldstrafe von über 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2 500 EUR belegt worden ist,
— dass sein Unternehmen bei der Ausführung früherer Aufträge nicht gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat, stets alle gesetzlichen Mindestbedingungen, einschließlich eines verbindlich vorgegebenen Mindestentgelts, beachtet wurden und nach § 7 Abs. 1 AGG und § 3 Abs. 1 EntgTranspG Frauen und Männern für gleiche oder gleichwertige Arbeit gleiches Entgelt gezahlt werden,
— dass er die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt hat,
— zur Mitgliedschaft bei einer Berufsgenossenschaft,
— zur Eintragung in ein Berufs-/Handelsregister, oder – sofern keine Pflicht hierzu besteht – dass er die erlaubte Berufsausübung auf andere Weise nachweisen kann.
Folgende Unterlagen werden zur Bestätigung verlangt:
— Nachweis einer eventuellen wirtschaftlichen oder rechtlichen Verknüpfung,
— Bestätigung zur Zahlung der Mindestlöhne (z. B. durch vereidigten Wirtschaftsprüfer/Steuerberater),
— Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit vom Finanzamt ausgestellt),
— Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers,
— Gewerbeanmeldung,
— Berufs-/Handelsregisterauszug,
— Eintragung in die Handwerksrolle bzw. bei der Industrie- und Handelskammer oder anderweitige sonstige Nachweise.
Ab einer Auftragssumme von 30 000 EUR wird der Auftraggeber von den Bewerbern, welche zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gem. § 150a GewO beim Bundesamt für Justiz anfordern.
Der Auftraggeber behält sich vor, beteiligte Unternehmen nach § 124 GWB auszuschließen, wenn einer der dort genannten fakultativen Ausschlussgründe vorliegt. Bei Vorliegen von Ausschlussgründen wird der Auftraggeber Maßnahmen der Bewerber zur Selbstreinigung nach § 125 GWB sowie den zulässigen Zeitraum für Ausschlüsse nach § 126 GWB berücksichtigen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Direkter Link zu den Teilnahmeunterlagen – siehe Ziffer 1.3
Siehe hierzu auch den Hinweis unter Ziffer VI.3)
Erklärungen und Nachweise des Bewerbers,
— ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren beantragt oder eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung mangels Masse abgelehnt wurde oder sich das Unternehmen in Liquidation befindet,
— ob ein eventuell vorliegender Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde,
— über den Jahresumsatz insgesamt sowie über Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen, jeweils aufgeteilt auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, in Euro netto,
— über das Vorliegen einer Betriebshaftpflichtversicherung in geeigneter Höhe.
Folgende Unterlagen werden zur Bestätigung verlangt:
— Insolvenzplan, sofern dieser vorliegt und rechtskräftig bestätigt wurde,
— Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse bzw. Gewinn- und Verlustrechnungen,
— Kopie des Versicherungsscheins oder Bescheinigung des Versicherungsunternehmens über die Erhöhung der Versicherung im Auftragsfall.

Bei nachfolgend genannten Bedingungen handelt es sich um geforderte Mindeststandards:
— Der Jahresumsatz bei vergleichbaren (unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten) Leistungen beträgt mindestens durchschnittlich 1 Mio. EUR netto p.a. in den letzten 3 Jahren,
— Mindestdeckungssummen der Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung: 1 000.000 EUR für 2 Versicherungsfälle/Jahr.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Direkter Link zu den Teilnahmeunterlagen – siehe Ziffer 1.3
Siehe hierzu auch den Hinweis unter Ziffer VI.3)
Erklärungen und Nachweise des Bewerbers
— über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungen (vgl. Mindeststandards Buchst. a) „Referenzprojekte“),
— zu den technischen Fachkräften oder technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen (vgl. Mindeststandards Buchst. b) „Qualifikation des eingesetzten Personals“),
— zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl des Unternehmens (FTE) und zur Zahl der Führungskräfte in den letzten 3 Jahren,
— dass die für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Fachkräfte zur Verfügung stehen – einschließlich Angabe der technischen Fachkräfte, die die Leistung tatsächlich erbringen,
— welche Teile des Auftrags er als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt,
— zum technischen Lösungsansatz, insbesondere hinsichtlich des Vorhandenseins erforderlicher Schnittstellen zu folgenden Systemen: DATEV, GEDYS-pump, SQL-Base und fdb,
— zum Nutzungs- und Lizenzmodell des jeweiligen serverbasierten Computerprogramms, d. h. es muss für die MRG möglich sein, die Software in deren eigenen Räumlichkeiten und damit lokal zu betreiben (eine sog. On-premise-Lösung ist ein KO-Kriterium),
— zur Integration der ggf. jeweils im Parallellos erworbenen gängigen Softwarelösung. Das federführende System wird die Finanzbuchhaltung/KLR sein. Eine intensive Kommunikation zwischen allen Systemen wird erforderlich werden, und benötigt daher voll funktionsfähige Schnittstellen für eine 100%ige Integration.
Für Los 1: Bestätigung dass die gängigen BI- und Planungssysteme an die Software/das System anbinden kann.
Für Los 2: Bestätigung, dass die gängigen Finanzbuchhaltungs-/KLR-Systeme an die Software/das System anbinden kann.
Mit dem Teilnahmeantrag ist zudem eine Unternehmensdarstellung (Datei im Format PDF oder PPT mit maximal 10 Seiten/Folien im Format DIN A4) einzureichen. Darin ist für das Unternehmen bzw. die Bewerbergemeinschaft (einschl. evtl. anderer Unternehmen) in Bezug auf das ausgeschriebene Projekt darzustellen:
— das jeweilige Leistungsportfolio, die Stärken, fachliche Kompetenz und Unternehmenserfahrungen auf dem Gebiet,
— die jeweiligen Leistungen und Zuständigkeiten,
— die Erfahrung des kompletten Projektteams (berufliche Ausbildung, fachliche Kompetenz und Erfahrung in Bezug auf die Projektinhalte) sowie Verantwortlichkeiten.
Folgende Unterlagen werden zur Bestätigung verlangt:
— für die benannten Referenzprojekte Bescheinigungen über die ordnungsgemäße Ausführung und das Ergebnis,
— entsprechende Nachweise über die durchschnittliche Beschäftigtenzahl und die Anzahl der Führungskräfte in den letzten 3 Jahren (z. B. Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters),
— für die benannten Personen entsprechende Nachweise in Form von Studien- oder Ausbildungsnachweisen oder sonstigen Bescheinigungen bzw. Angaben wie Berufserfahrung und ausgeübten Tätigkeiten,
— Verpflichtungserklärung der Unterauftragnehmer für die jeweilige Leistung.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Bei nachfolgend genannten Bedingungen handelt es sich um geforderte Mindeststandards.
a)
Referenzprojekte, für das jeweilige Los
Die implementierte Softwarelösung muss folgende Schwerpunkte umfassen:
— Finanzbuchhaltung (Los 1),
— Kostenrechnung (Los 1),
— Planungsrechnungen (Los 2),
— Reporting (Los 1, 2),
— Schnittstellen zu diversen Datenbanken (Los 1, 2).
Je Los sind mindestens 3 vergleichbare Referenzaufträge nachzuweisen, die in den letzten 3 Jahren (gerechnet bis zum Ablauf der Teilnahmefrist) erbracht wurden. Dies beinhaltet einen erfolgreichen Betrieb von mindestens 6 Monaten nach Implementierung.
Vergleichbar sind Leistungen, die Erfahrungen mit ähnlichen Aufgabenstellungen enthalten, der Größenordnung dieser Ausschreibung und den zeitlichen Vorgaben für die Umsetzung entsprechen.
Anzugeben ist jeweils die Bezeichnung des Referenzprojekts, der Auftraggeber mit vollständiger Adresse und Kontaktdaten des Ansprechpartners (Name, Tel., E-Mail), die Art des Auftraggebers (öffentlich oder nicht), der Leistungszeitraum (Monat/Jahr), die Auftragssumme in Euro netto, das Vertragsverhältnis (Auftragnehmer, Nachunternehmer oder Mitglied in einer Arbeitsgemeinschaft) sowie eine kurze Auftragsbeschreibung, aus der die Mindestanforderungen erkennbar sind
Los 1
Von den nachfolgenden Punkten müssen je Referenz mindestens 5 erbracht sein:
— Vollumfängliche Anlagenbuchhaltung,
— Umsatzsteuer (Voranmeldung/Quartal),
— Projektbezogene Vor- und Nachkalkulation,
— Stundensätze,
— Direkter Rechnungsworkflow,
— Trennungsrechnung (Spartenrechnung; Zuordnung nach Geschäftsbereichen),
— Soll-Ist-Vergleiche auf Kostenstellen und -trägern,
— Bürgschaftsverwaltung,
— Bilanz sowie GuV-Erstellung,
— Gewährleistungsverzeichnis,
— E-Rechnung.
Los 2
Von den nachfolgenden Punkten müssen je Referenz mindestens 5 erbracht sein:
— Funktionale Planungen mit Budgets,
— Projektplanung und Projektkostenübersicht,
— Ressourcenplanung,
— GuV-Planung,
— Liquiditätsplanung,
— Forecast (year end, rollierend, etc.),
— Treiberbasierte Planung,
— Quartalsbericht für die Projekte und die MRG,
— Beteiligungsbericht,
— Risikobericht auf Projekt- und Unternehmensebene,
— ad hoc Auswertungen als Vergleich mit Plan- und Vorjahreswerten,
— BI-Funktionalitäten.
b)
Qualifikation des eingesetzten Personals, für das jeweilige Los
— Es wird gefordert, dass der Auftragnehmer für die geschuldeten Leistungen ausschließlich fachlich qualifizierte Mitarbeiter einsetzt. Die insgesamt hierzu eingesetzten Mitarbeiter sind namentlich zu benennen,
— Insbesondere für das Projektmanagement in der Startphase, den erfolgreichen Abschluss der Implementierung sowie einer mindestens halbjährigen Betriebsphase ist vom Bewerber ein Projektleiter sowie im Falle von dessen Abwesenheit ein Vertreter zu benennen,
— Der Projektleiter sowie der Vertreter müssen bei mindestens einem der benannten Referenzprojekte maßgeblich (als Projektleiter/Vertreter) beteiligt gewesen sein, wobei es sich nicht notwendigerweise um dasselbe Referenzprojekt handeln muss,
— Vom Projektleiter wird eine mindestens zweijährige, vom Vertreter eine mindestens einjährige Tätigkeit im Projektmanagement bei der Einführung von kaufmännischen Softwarelösungen erwartet,
— Der Projektleiter sowie der Vertreter müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 gemäß dem Common European Framework of Reference (CEFR) beherrschen. Die geforderten Sprachkenntnisse sind nachzuweisen.

a) Der Zugang zu den Vergabeunterlagen ist aus Geheimhaltungsgründen mit einem Kennwort geschützt. Voraussetzung für den Erhalt des Zugangs ist die Abgabe einer vom AG vorbereiteten Erklärung zur Geheimhaltung (in Textform, eingescannt per Fax oder E-Mail).
b) Die Abgabe von Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten ist ausschließlich über das Vergabeportal www.staatsanzeiger-eservices.de zugelassen, Ziffer I.3). Auf anderem Weg eingehende oder nicht fristgerecht eingereichte Teilnahmeanträge bzw. Angebote werden im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt.
c) Der Auftraggeber empfiehlt allen Teilnehmern die Registrierung auf dem Vergabeportal, da nur so der Erhalt zusätzlicher Informationen während des Verfahrens (Aktualisierung von Vergabeunterlagen oder Terminen, Antworten auf Fragen der Teilnehmer) gewährleistet ist. Angebote, die nicht auf dem zum Zeitpunkt der Abgabefrist gültigen Stand der Vergabeunterlagen basieren, werden, sofern sie nicht vergleichbar sind, vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
d) Fragen der Bewerber können bis zum 31.5.2021 gestellt werden. Die letztmalige Beantwortung erfolgt bis spätestens 1.6.2021. Die Antworten erfolgen über das Portal anonymisiert zeitgleich an alle registrierten Bewerber (sofern für alle Bewerber relevant). Ein Absenden des Teilnahmeantrags vor diesem Termin wird somit nicht empfohlen. Die Fragen sind so rechtzeitig zu stellen, dass die Vergabestelle noch mindestens 5 Tage vor dem Ablauf der Teilnahmefrist Auskunft erteilen kann. Ansonsten ist die Vergabestelle nicht zur Beantwortung von Fragen verpflichtet.
e) Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine Erklärung aller Mitglieder in Textform abzugeben,
— in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
— in der alle Mitglieder mit postalischer Anschrift aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
— dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,
— dass alle Mitglieder für die Erfüllung sämtlicher vertraglichen Verpflichtungen als Gesamtschuldner haften,
— in der eine Kontonummer bei einem näher bezeichneten Kreditinstitut angegeben ist, auf die sämtliche Zahlungen des Auftraggebers mit befreiender Wirkung für alle am Vertrag Beteiligten geleistet werden können.
In der Erklärung zur Bewerbergemeinschaft ist zudem die jeweilige Teilleistung jedes einzelnen Mitglieds innerhalb des Leistungsumfangs kurz zu beschreiben.
Eine Änderung der Person der Bewerber oder der Bewerbergemeinschaft ist nach Abgabe des Teilnahmeantrags nicht mehr zulässig und hat den Ausschluss der betreffenden Bewerber oder der Bewerbergemeinschaft vom weiteren Verfahren zur Folge. Mehrfachbeteiligungen einzelner Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft sind unzulässig und führen zum Verfahrensausschluss sämtlicher betroffener Bewerbergemeinschaften und Einzelbewerber, sofern sie nicht bereits mit dem Angebot nachweisen, dass sie durch organisatorische oder personelle Maßnahmen sichergestellt haben, dass ein Verstoß gegen den Geheimwettbewerb ausgeschlossen ist.
f) Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe):
— Beabsichtigt ein Bewerber (oder ein Mitglied einer Bewerbergemeinschaft), Teile der Leistung von anderen Unternehmen (Unterauftragnehmern, Sub- oder Nachunternehmern) ausführen zu lassen oder sich bei der Erfüllung eines Auftrags im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen (Eignungsleihe) zu bedienen, so sind im Teilnahmeantrag,
—— die Namen, gesetzlichen Vertreter sowie Kontaktdaten dieser Unternehmen mitzuteilen,
—— die hierfür vorgesehenen Leistungen/Kapazitäten zu benennen und die Teilleistung innerhalb des Leistungsumfangs zu beschreiben.
— Durch Vorlage einer Verpflichtungserklärung hat sich das andere Unternehmen dazu zu verpflichten, im Falle der Auftragsvergabe an den Bieter/die Bietergemeinschaft seine Mittel und Kapazitäten für die genannten Teilleistungen zur Verfügung zu stellen,
— Jedes andere Unternehmen muss im Teilnahmeantrag seine finanzielle, wirtschaftliche und fachliche Leistungsfähigkeit in dem Umfang nachweisen, in dem sich der Bewerber bzw. das Mitglied der Bewerbergemeinschaft darauf beruft. Für die Erfüllung der Anforderungen an die finanzielle, wirtschaftliche und fachliche Leistungsfähigkeit kommt es auf den Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft und die anderen Unternehmen insgesamt an,
— Nimmt der Bewerber oder ein Mitglied einer Bewerbergemeinschaft in Hinblick auf die Kriterien für wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch, müssen diese gemeinsam für die Auftragsausführung haften; die Haftungserklärung ist gleichzeitig mit der Verpflichtungserklärung abzugeben,
— Der Bewerber oder das entsprechende Mitglied einer Bewerbergemeinschaft hat andere Unternehmen, bei denen Ausschlussgründe vorliegen oder die das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllen, innerhalb einer von der Vergabestelle gesetzten Frist zu ersetzen.
g) Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.
h) Es wird empfohlen, die Formblätter des Auftraggebers zu verwenden.
i) Für das Erstellen des Teilnahmeantrags bzw. Angebots erfolgt keine Kostenerstattung.
j) Ausschließlich der im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ (TED) veröffentlichte Inhalt der Bekanntmachung ist verbindlich.

Kurze Beschreibung

Zur Optimierung der betriebswirtschaftlichen Steuerungsmöglichkeiten sowie um die kaufmännischen
Prozesse modernisieren und zukünftig digital abbilden zu können, soll für die Bereiche Buchhaltung, digitale
Rechnungsbearbeitung, Unternehmensplanung und -controlling, Liquiditätsmanagement, Projektcontrolling und
Risikomanagement eine (integrierte) Software mit den Bausteinen:
— Finanzbuchhaltung,
— Kosten- und Leistungsrechnung,
— Planungstool,
— Reporting und BI-Tool.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Verstöße gegen Vergabevorschriften,
— durch die sich ein am Auftrag interessierter Bieter in seinen Rechten verletzt sind, sind innerhalb einer Frist
von 10 Kalendertagen beim Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB),
— die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der
Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe beim Auftraggeber zu rügen (§ 160
Abs. 3 Nr. 2 GWB),
— die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung
oder Angebotsabgabe beim Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB).
Hilft der Auftraggeber der Rüge nicht ab, kann innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung des
Auftraggebers ein Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Bewerber bzw. Bieter, deren Teilnahmeanträge bzw. Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, werden
in Textform informiert (§ 134 GWB). Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information
geschlossen werden. Bei Absendung der Information auf elektronischem Weg oder per Fax verkürzt sich diese
Frist auf 10 Kalendertage. Die Fristbeginnt am Tag nach Absendung der Information durch den Auftraggeber.