HCM-Transformation (Teilnahmewettbewerb)

Kurze Beschreibung

Die EWE plant die Einführung eines HCM Systems ab Q1 2022, um auch in Zukunft eine moderne HR Systemlandschaft für Mitarbeiter und den HR Bereich anbieten zu können. Ziel ist eine Mehrwertgenerierung durch die Transformation auf ein System, ein Datenmodell und ein Set von Prozessen für den gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern (von der Bewerbung bis zum letzten Arbeitstag) sowie die daraus resultieren-de Erleichterung des Personalmanagements für Führungskräfte.

Beschreibung der Beschaffung

Im HCM System sollen alle HR Kernprozesse (Recruiting, Personalentwicklung, Vergütung, Personal Services, HCM Core und Personalplanung/-reporting) inkl. der dazugehörigen Subprozesse (Level 3) implementiert werden. Lediglich die Payroll erfolgt weiterhin in SAP-HCM von EWE und bedarf daher einer (synchronen) bidirektionalen Schnittstelle zum zukünftigen HCM System. Die Implementierung dieser Schnittstelle ist ein kritischer Erfolgsfaktor für das Projekt, da die Bruttolohnfindung und Gehaltsabrechnung auch in Zukunft im SAP-HCM abgebildet werden sollen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Eignungskriterien sowie die jeweilige Gewichtung finden Sie ebenfalls in den Ausschreibungsunterlagen:
Fristgerechtes Einreichen des Teilnahmeantrages.
Der Bewerber bestätigt, dass die Kommunikations- und Projektsprache deutsch ist.
Erklärung (nicht älter als 3 Monate) zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit in der Form eines Nachweises (z. B. durch Eigenerklärung), dass das Unternehmen des Bewerbers sich nicht in einem Insolvenzverfahren befindet, die Eröffnung eines solchen Verfahrens nicht beantragt wurde und der Antrag auch nicht mangels Masse abgelehnt wurde, nicht zahlungsunfähig ist und sich nicht in Liquidation befindet.
Schriftliche Unternehmensdarstellung/Firmenprofil.
„Eigenerklärungen zu folgenden Fragen: Ist der Bieter selbst oder eine Person, die seinem Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsgremium angehört oder darin Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnisse hat, innerhalb der letzten 5 Jahre rechtskräftig verurteilt oder mit einer Geldbuße belegt worden im Zusammenhang mit einer der folgenden Straftaten: Bildung einer kriminellen Vereinigung, Korruption, Betrug, terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Kinderarbeit oder andere Formen des Menschenhandels? Hat der Bieter selbst oder eine Person, die seinem Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsgremium angehört oder darin Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnisse hat, innerhalb der letzten drei Jahre im Rahmen der beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung begangen?“
— Erklärung des Bewerbers, dass kein Verstoß gegen seine Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Entrichtung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen vorliegt,
— Angaben zu wirtschaftlichen, finanziellen und technischen Kriterien,
— Bietergemeinschaftserklärung (optional),
— Eignungsleihe/optional,
— Verpflichtungserklärung bei Eignungsleihe (optional),
— Unterzeichnete Vertraulichkeitserklärung,
— aktueller Handelsregisterauszug (nicht älter als 12 Monate) oder gleichwertiges Dokument des Herkunftslandes in deutscher Sprache (Kopie einer beglaubigten Übersetzung),
— Bescheinigung der Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft, soweit im Herkunftsland eine Eintragungspflicht besteht (nicht älter als 3 Monate).
Unbedenklichkeitserklärung des Finanzamts (nicht älter als 3 Monate),
— Anerkenntnis Verhaltenskodex EWE:
Legen Sie Ihre Unternehmensart dar inkl. Angabe zur Anzahl Mitarbeiter, Standorte, Kundengruppen etc.
— Informationssicherheitsleitlinie für Lieferantenbeziehungen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Eignungskriterien sowie die jeweilige Gewichtung finden Sie ebenfalls in den Ausschreibungsunterlagen:
Wie viele HCM Berater beschäftigen Sie in Ihrem Unternehmen?
Wie viele HCM Entwickler beschäftigen Sie in Ihrem Unternehmen?
Wie viele HCM Servicemitarbeiter beschäftigen Sie in Ihrem Unternehmen?
Stellen Sie Ihr Leistungsspektrum (max. 10 PowerPoint Seiten) dar, welches relevant für die im Leistungsgegenstand (vgl. Bieterinformation) aufgeführten Leistungen ist.
Bieten Sie Ihren Support gänzlich in deutscher Sprache an?
Werden Dokumentationen, Hilfen und technische Dokumentationen von Ihnen in deutscher Sprache angeboten?
Wie hoch ist die Anzahl der Kunden im deutschsprachigen Raum mit Bezug auf das geplante Vorhaben?
„Stellen Sie 2 Referenzen (max. 2 PowerPoint Seiten je Referenz) vergleichbarer Leistungen bzgl. Scope (HCM Full Scope), Industrie (Energieversorgung) und Größe (Anzahl Mitarbeiter) aus den letzten drei Jahren dar.
Die Darstellung sollte folgende Informationen umfassen:
— Kunde/Auftraggeber inkl. Ansprechpartner/Branche (eine Ansprache des Kunden erfolgt nur nach vorheriger Freigabe),
— Darstellung der übernommenen/durchgeführten Aufgaben bzw. zum Projektansatz,
— Darstellung der Auftragsspezifika (inkl. Laufzeit und Inhalten, Budget, ggf. Zielstellungen),
— Anzahl der Nutzer beim Kunde/Auftraggeber.
Eine Angabe von weniger als 1 Referenz wird als K.O. gewertet.“
„Für uns ist die Einhaltung der DSGVO im Zuge von Schrems II von besonderer Bedeutung.
Stellen Sie bitte dar, ob Sie oder ein von Ihnen eingesetzter Unterauftragnehmer im Rahmen der Erbringung der Dienstleistungen personenbezogene Daten des Auftragnehmers in ein Drittland übermittelt, bzw. einen Zugriff auf die Daten aus einem Drittland gewährt. Sollte ein Drittlandbezug existieren, nennen Sie bitte das konkrete Drittland und wie Sie nach der DSGVO und der aktuellen Rechtsprechung (EuGH-Urteil, C-311/18, Schrems II) die Datenschutzkonformität sicherstellen. Halten Sie sich dabei bitte an die Anlage „Pruefschritte_Datenuebermittlung_in_Drittlaender_nach_Schrems_II“.“
Wie viele HCM Berater beschäftigen Sie in Ihrem Unternehmen?
Wie hoch ist die Anzahl der Kunden im deutschsprachigen Raum mit Bezug auf das geplante Vorhaben?
Stellen Sie Ihr Leistungsspektrum (max. 10 PowerPoint Seiten) dar, welches relevant für die im Leistungsgegenstand (vgl. Bieterinformation) aufgeführten Leistungen ist.
„Stellen Sie 3 Referenzen (max. 3 PowerPoint Seiten je Referenz) vergleichbarer Leistungen bzgl. Scope (HCM Full Scope, inkl. vollständiger inhouse Payroll-Integration (SAP)), Industrie (Energieversorgung) und Größe (Anzahl Mitarbeiter) aus den letzten drei Jahren dar.
Die Darstellung sollte folgende Informationen umfassen:
— Kunde/Auftraggeber inkl. Ansprechpartner/Branche (eine Ansprache des Kunden erfolgt nur nach vorheriger Freigabe),
— Darstellung operativer Erfahrungen (Beschreibung der konkreten Handlungs- und Themenfelder),
— Größenordnung der Systemimplementierungen,
— Anzahl der benötigten Mitarbeiter (intern, Kundenseitig),
— Darstellung der übernommenen/durchgeführten Aufgaben/Rollen bzw. zum Projektansatz,
— Budgethöhe.
Eine Angabe von weniger als 1 Referenz wird als K.O. gewertet.“
Machen Sie Angaben zu Projekterfahrungen im HR-Bereich von der Serviceanforderung über die Genehmigung, Dokumentenerstellung, Gehaltsabrechnung und Archivierung. Inkl. Auflistung erfolgreich umgesetzter Prozesse sowie Beschreibung der Prozesse bei denen es nicht möglich war.
Stellen Sie auf max. 5 PowerPoint Seiten Ihre Projektmanagementmethoden dar. Welche Methoden empfehlen Sie? Welche Erfahrungen haben Sie mit unterschiedlichen Methoden gemacht? Welche Vor- und Nachteile haben die Methoden aus Ihrer Sicht?
Machen Sie Angaben zu Vorteilen bzgl. Ihrer bevorzugten Vorgehensweise und Lessons Learned aus vergleichbaren Referenzprojekten.
Bitte stellen Sie Ihre DSGVO-Konformität dar.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Rüge- und Ausschlussfristen gem. §§ 135 Abs. 2, 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen.
Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer einen Nachprüfungsantrag nur auf Antrag ein. Der Antrag ist unter anderem unzulässig, wenn der Antragsteller den behaupteten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht rechtzeitig gerügt hat. Verstöße, die im Vergabeverfahren erkannt werden, müssen gegenüber dem Auftraggeber innerhalb von zehn Kalendertagen gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Teilnahmefrist gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB). Verstöße, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Teilnahmefrist oder Angebotsfrist gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB). Ferner ist der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).