Beschreibung der Beschaffung
Die Ausstellungs-Zusammenstellung umfasst
— den Bau von Transport-, Objekt- bzw. Klimakisten,
— die Abholung der Werke bei den verschiedenen Leihgebern,
— den Transport zum Ausstellungsort (Museum Folkwang).
(Zeitraum der Zustellung 14. – 16.7.2021 für die großen Installationen aus Glasgow/Kopenhagen, Dijon und Los Angeles, sowie ab dem 19.7.2021 – 6.8.2021 für alle anderen Leihgaben) inkl. Abwicklung aller Zollformalitäten,
— sowie den Rücktransport (Abholung ab dem 16.11.2021 bis spätestens 26.11.2021) und die Zustellung der Werke bei den Leihgebern inkl. Abwicklung aller Zollformalitäten.
Die Leihgeber sowie Leihgaben können – sortiert nach Leihgebern und Ländern- der den Ausschreibungsunterlagen beigefügten Liste entnommen werden.
Die Transport-, Objekt- oder Klimakisten sind gemäß den Vorgaben des Leihgebers von der Spedition anzufertigen. Bei der Abgabe des Angebotes sind Kisten gemäß den bekannten Standards der Leihgeber einzupreisen und von Klimakisten auszugehen – es sei denn, in der Anlage ist etwas anderes vermerkt. Deren Anlieferung und Öffnung muss spätestens 24 Stunden vor der Verpackung der Objekte bei den Leihgebern erfolgen.
Nach dem erfolgten Rücktransport sind die Kisten spätestens 1 Woche nach der Anlieferung beim Leihgeber zu öffnen und die Leerkiste(-n) mitzunehmen.
Die LKW bzw. (im Einverständnis mit dem jeweiligen Leihgeber) Kunstsprinter der Spedition müssen luftdruckgefedert sein, eine Klimaregulierung und Laderampen vorweisen. Die LKW sind immer von 2 Fahrern zu besetzen.
Bei der Abgabe des Angebotes für die Transporte ist von Direktfahrten auszugehen. Wo es sich anbietet, kann mit Zuladung auf dem Weg geplant werden. Es muss die Möglichkeit geben, dass potentiell ein Kurier auf dem LKW mitfährt oder ein Begleitfahrzeug gestellt werden kann.
Die Abwicklung sämtlicher Zollformalitäten, so sie denn anfallen, obliegt allein dem Auftragnehmer.
Sollten Leihgaben auf Teilstrecken per Luftfracht transportiert werden ist von folgenden Voraussetzungen auszugehen: TD flash, Tarmac, Überwachung, Erlaubnis für den Kurier/die Kurierin überall dabei zu sein, Kosten für den Luftfrachtsicherheitsbeauftragten.
Es ist bei der Angebotsabgabe davon auszugehen, dass die Kisten im Flugzeug nicht gestapelt werden sollen/dürfen.
Die Spedition, die die Transporte durchführen wird, ist darüber hinaus zuständig für die Kurierplanung inkl. der Tickets für deren Beförderung und der Buchung von Hotelzimmern. Diese Kosten sind dem Angebot hinzuzufügen, haben jedoch keine Auswirkung auf den Zuschlag.
Nachrichtlich wird mitgeteilt, dass die Transportversicherung entweder vom Leihgeber oder vom Leihnehmer sichergestellt wird – alle Leihgaben werden von „Nagel zu Nagel“ versichert sein. Versicherungswerte liegen bisher nur für einige Werke vor und sind in der Anlage ersichtlich.
Sollten die Leihgeber mit der Leihnehmerversicherung einverstanden sein, beginnt der Versicherungszeitraum 4 Wochen vor Ausstellungsbeginn und endet 4 Wochen nach Ausstellungsende – jeweils incl. der Begutachtung der Werke und der Erstellung von Zustandsprotokollen.
Die einzelnen Positionen (Kosten für Verpackung, Kisten, Transport, Kuriere, Zoll und Organisation) müssen im Angebot separat aufgeführt und nachvollziehbar sein.
Die Angabe, mit welcher Partner-Spedition im Ausland zusammen gearbeitet werden soll, ist verpflichtend.
Es besteht keine Abnahmeverpflichtung, sollten geplante Leihgaben zu einem späteren Zeitpunkt entfallen oder sich Details in den Verpackungs- oder Transportvorgaben ändern, denn es besteht immer die Möglichkeit, dass einige Leihgesuche zurückgezogen werden bzw. weitere Leihgaben hinzukommen.
Eignungsanforderungen an die Bieter:
Fachkunde: Durch den Bieter sind mindestens 3 Referenzen gemäß der Eigenerklärung zur Eignung vorzulegen. Im Falle einer vorliegenden Präqualifizierung sind die Referenzen ungeachtet dessen zusammen mit dem Angebot einzureichen.
Hinweis: Zertifizierungen, Bescheinigungen etc. mit Ausnahme von Eigenerklärungen können in Kopie vorgelegt werden.
Leistungsfähigkeit: Der Bieter muss über die personellen, kaufmännischen, technischen sowie finanziellen Mittel verfügen, um eine sachgerechte Ausführung des erteilten Auftrags sicherstellen zu können.
Zuverlässigkeit: Es erfolgt die Informationseinholung über das Gewerbezentralregister.
Zuschlagskriterium: Preis: 100 %.