Implementierung von SAP Ariba

Kurze Beschreibung

Zur Unterstützung der Einführung von SAP Ariba sucht die Universität des Saarlandes ein Beratungs- und Implementierungshaus, dass das Implementierungsprojekt leitet und die Umsetzung bis nach dem Go Live begleitet. Außerdem soll das angebotene Beratungskontingent auch Leistungen für spätere Optimierungen und Anpassungen für 3 Jahre mit Projektstart umfassen (Kein klassischer Support).
Für die Umsetzung des Projekts fallen sowohl Planungs-, Beratungs-, Umsetzungs-, Unterstützungs- als auch Schulungsleistungen, Leistungen zur Konfiguration des Systems, sowie eventuell Entwicklungsleistungen an.
Das angebotene Dienstleistungskontingent soll 300 Tage (à 8 Stunden) umfassen (die 300 Tage beziehen sich auf die gesamte Vertragslaufzeit bis 3 Jahre nach Projektstart). Der Auftraggeber geht davon aus, dass der Abruf des vollständigen Kontingents nicht notwendig ist.
Eine detailliertere Projekt- bzw. Leistungsbeschreibung steht als Download (siehe Vergabeunterlagen) zur Verfügung.

Beschreibung der Beschaffung

Im Folgenden werden die Rahmenbedingungen für die Implementierung einer Einkaufsplattform mit SAP Ariba für die Universität des Saarlandes (kurz: UdS) als Auftraggeberin beschrieben.
Die Lizenzen hierfür wurden zum 31.03.2021 bei der SAP beschafft. Die Systeme werden ab 01.07.2021 zur Verfügung stehen, die Vertragslaufzeit mit der SAP beträgt 5 Jahre.
Beschafft wurden in diesem Rahmen folgende Lizenzen:
- SAP Success Factors: HR Employee Central, Recruiting und Onboarding
- SAP Ariba Snap Buying und Invoicing
Folgende Termine sind dabei aktuell geplant:
- Bis Januar 2022 soll die Zeiterfassung mit SAP SuccessFactors implementiert werden.
- SAP SuccessFactors Recruiting und Onboarding soll Anfang 2023 produktiv genutzt werden. SF wird dann auch das führende System für Personalstammdaten.
- Mit SAP Ariba soll zum Juli 2022 der Probebetrieb aufgenommen werden, der campusweite ist für den Jahreswechsel 2022/23 geplant.
Die SAP-SuccessFactors- wie SAP-Ariba-Projekte sind Teil unserer Strategie zur Vorbereitung auf den Systemwechsel von SAP ERP auf SAP S/4HANA.
Diese Ausschreibung bezieht sich ausschließlich auf die Implementierung von SAP Ariba.
Im Rahmen der Bewerbungsphase gibt es über die vorliegende Bekanntmachung sowie die über das Vergabeportal zur Verfügung gestellten Formblätter und Informationen keine weiteren Unterlagen, die angefordert werden können. Weitere Unterlagen werden ggf. denjenigen Bewerbern, die nach Abschluss der Bewerbungsphase (Phase 1) ausgewählt und zur Abgabe eines Honorarangebotes sowie zur Teilnahme an einem Verhandlungsgespräch (Phase 2) aufgefordert werden, zur Verfügung gestellt.
Sonstige zu vergebende Leistungen sind nicht Bestandteil der vorliegenden Ausschreibung und werden gesondert vergeben.
Parallel zur vorliegenden Ausschreibung wird die Implementierungsunterstützung für SAP SuccessFactors europaweit ausgeschrieben.
Es ist zulässig, dass sich Bewerber für beide Leistungen (im Rahmen des jeweiligen Vergabeverfahrens) bewerben. Doppelbewerbungen im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung für den zu vergebenden Auftrag "Implementierung von SAP Ariba" sind nicht zulässig. Mehrfachbewerbungen im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung einzelner Bewerber oder einzelner Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft können zum Ausschluss aller betroffenen Angebote führen, wenn dem Bewerber, der Bietergemeinschaft oder den betroffenen konkurrierenden Mitgliedsunternehmen oder Bietergemeinschaften der Nachweis, dass die fraglichen Angebote völlig unabhängig voneinander erstellt wurden, nicht gelingt.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die unter "Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister" geforderten Nachweise u. Eigenerklärungen sind mit der Bewerbung (Phase 1) vorzulegen. Dabei sind die weiteren Rahmenbedingungen (z.B. Aktualität der Referenzen) für die Wertbarkeit von Referenzen unter "Technische und berufliche Leistungsfähigkeit" zu beachten. Die dort formulierten Rahmenbedingungen sind bindend. Für die Bewerbung sind die auf auf dem Vergabeportal zur Verfügung gestellten Formblätter zu verwenden.
Die Bewerber mit den höchsten Bewertungszahlen werden ausgewählt und aufgefordert, am weiteren Verfahren (Phase 2) teilzunehmen.
Folgende Kriterien werden bei der Bewertung der Bewerbungen (Phase 1) zugrunde gelegt:
Mindestanforderung, d.h. mind. 3 Referenzen sind für ein Implementierungsprojekt von Ariba Snap Buying in einer
den beschriebenen Funktionen vergleichbaren Komplexität zu benennen. Jede Referenz muss folgende
objektive Kriterien erfüllen.
Vergleichbar sind Leistungen des vorgenannten Inhaltes, mit
- einem Auftragswert von mindestens EUR 50.000,00 (netto),
- einer Nutzendenanzahl von SAP ARIBA von mindestens 50 eigenen Mitarbeitenden,
- einem Erbringungszeitraum der letzten 5 Jahre, d. h. Leistungen müssen frühestens im März
2016 oder später abgeschlossen worden sein (ältere Referenzen sind nicht wertbar).
Mindestens 3 wertbare Referenzen sind zu benennen. Bis 5 Referenzen können gewertet werden.
10 Punkte je vergleichbare und damit wertbare Referenz können erreicht werden. Folgende Angaben
sind zu den Referenzen im Formblatt einzutragen (Hinweis: nur bei Vollständigkeit und Eindeutigkeit
der Angaben kann eine Wertung erfolgen):
? Kurze Bezeichnung des Projektes (aus der die Vergleichbarkeit der Leistung zu erkennen ist)
? Benennung/kurze Beschreibung des eigenverantworteten Projektumfangs
? Benennung des Auftraggebenden
? Benennung der zuständigen Kontaktperson beim damaligen Auftraggebenden
? Auftragswert des Referenzauftrages (Mindestauftragswert als Voraussetzung für die Vergleichbarkeit
und Wertbarkeit: 50.000,00 EUR (netto; Angaben der Netto-Summe im Formblatt
erforderlich)
? Erbringungszeitraum: Erbringung der Leistung in den letzten 5 Jahren (für die Wertbarkeit ist
erforderlich, dass das Referenzprojekt in diesem Zeitraum in Betrieb genommen wurde (März
2016 bis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung)
? Bearbeitende Person(en) beim Bewerbenden
Folgende Zusatzpunkte können pro Referenz erlangt werden und sind im Formblatt anzugeben:
? 3 Zusatzpunkte: öffentliche Auftraggebende
gesonderte Benennung, ob die Leistung für Körperschaften des öffentlichen Rechts, insbesondere Hochschulen oder vergleichbare öffentliche Auftraggeber (z. B. Behörden und andere
öffentlich-rechtlich organisierte Einrichtungen) oder staatlich geförderte außeruniversitäre
Forschungsorganisationen (wie z. B. Helmholtz-Gesellschaft, Fraunhofer-Gesellschaft,
Max-Planck-Gesellschaft, Leibniz-Gesellschaft, o. ä.) vom Bewerbenden erbracht wurden; die
Zusatzpunkte werden je Referenz vergeben, auf die das zutrifft.
? 4 Zusatzpunkte: SAP ERP PSM
Gesonderte Benennung, ob SAP ERP mit dem Modul PSM angebunden wurde; die Zusatzpunkte
werden je Referenz vergeben, auf die das zutrifft.
? 3 Zusatzpunkte: SAP ARIBA Invoicing
gesonderte Benennung, ob neben SAP Ariba Snap Buying auch SAP Ariba Invoicing implementiert
wurde; die Zusatzpunkte werden je Referenz vergeben, auf die das zutrifft.
- Damit ein Teilnahmeantrag zur nächsten Runde zugelassen werden kann, müssen mindestens
3 wertbare Referenzen mit 30 Punkten erreicht werden.
- Mit allen Zusatzpunkten kann eine Referenz 10 weitere Punkte, also insgesamt 20 Punkte
erhalten.
- Gewertet werden maximal 5 Referenzen
- Insgesamt maximal zu erreichende Punktzahl bei 5 wertbaren Referenzen: 100 Punkte.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die folgenden Nachweise/Eigenerklärungen sind mit der Bewerbung vollständig vorzulegen (vgl. Kapitel 8.1.1 der Leistungsbeschreibung):
- Teilnahmeantrag (formlos)
- Formblatt 1 mit Angaben zum bewerbenden Unternehmen (Name, Sitz, Tel.-Nummer, E-Mail-Adresse, Benennung der federführenden Person beim sich bewerbenden Unternehmen)
- Formblatt 2: Angaben zur Personalstruktur des Unternehmens (der letzten drei Jahre zu den Stichtagen 31.12.2018, 31.12.2019 und 31.12.2020)
a. die Anzahl der qualifizierten Beratenden für die Implementierung von SAP Ariba Snap Buying insgesamt und mit mindestens drei Jahren Berufserfahrung
b. die Anzahl der qualifizierten Beratenden für die Implementierung von SAP Ariba Invoicing insgesamt und mit mindestens drei Jahren Berufserfahrung
c. die Anzahl der qualifizierten Beratenden für die Implementierung von Beschaffungslösungen im SAP ERP Umfeld insgesamt und mit mindestens drei Jahren Berufserfahrung
d. Anzahl der qualifizierten Entwickler*innen/technischen Beratenden im SAP ERP/SAP Ariba insgesamt und mit mindestens drei Jahren Berufserfahrung
e. Anzahl der qualifizierten Entwickler*innen/technischen Beratenden für das SAP Ariba Cloud Integration Gateway/SAP BTC (Business Technologie Cloud) insgesamt und mit mindestens drei Jahren Berufserfahrung
f. Anzahl der qualifizierten Fachkräfte für das Projektmanagement insgesamt und mit mindestens drei Jahren Berufserfahrung
- Formblatt 3: Beabsichtigte Weitergabe von Leistungen im Auftragsfall: Es ist anzugeben, ob und für welche Leistungsbestandteile das sich bewerbende Beratungshaus im Auftragsfall mit Dritten bzw. Mitbewerbenden oder Nachunternehmer*innen zusammenarbeiten würde. Beabsichtigt das sich bewerbende Beratungshaus, sich bei der Erfüllung eines Auftrages der Fähigkeiten anderer Unternehmen zu bedienen, muss Art und Umfang der dafür vorgesehenen Leistungsbereiche im Angebot bezeichnet werden.
Wichtig: Bei Nachunternehmen, auf deren Eignung sich das bewerbende Beratungshaus bezieht (Eignungsleihe), sind für jede/n Nachunternehmer*in die Formblätter gesondert auszufüllen und inkl. aller geforderten Unterlagen einzureichen. (Die Koordinations-/ Abrechnungstätigkeiten im Projekt übernimmt in diesem Fall das hauptbietende Beratungshaus.) Das bedeutet, sofern der Eignungsnachweis durch Referenzen des Nachunternehmens erbracht wird, ist eine namentliche Benennung des/der Nachunternehmers*in und eine Erklärung zu allen abgefragten Angaben das sich bewerbenden Beratungshaus betreffend beizufügen.
- Formblatt 4 Referenzen: ausgefüllte Referenzblätter (Inhalte s.u.): mindestens 3 wertbare Referenzen; gewertet werden maximal 5 wertbare Referenzen
- Formblatt 5: ausgefüllte Datenschutzerklärung
- Formblatt 6: unterschriebene Tariftreueerklärung
- Formblatt 7: Eigenerklärung, dass keine Personen im Zuständigkeitsbereich des Bewerbers/Mitbewerbers tätig sind, die zum Ausschluss von Personen nach § 6 VgV führen,
- Formblatt 8: Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB vorliegen,
- Formblatt 9: Eigenerklärung, dass die Ausschlussgründe des § 124 GWB nicht vorliegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der techn. und berufl. Leistungsfähigkeit sind die in der Leistungsbeschreibung unter Kapitel 8.1.2 bezeichneten Referenzen vom Bewerber/der BG vorzulegen. Die Angaben zu den Referenzen sind in die zur Verfügung gestellten Formblätter (FB) einzutragen. Darüber hinausgehendes Material ist nicht erforderlich und wird nicht gewertet.
Damit die grundsätzliche Vergleichbarkeit und Wertbarkeit bei allen Kriterien gegeben ist, müssen die Referenzen die folgenden Grundvoraussetzungen erfüllen und alle im Formblatt geforderten Angaben enthalten (siehe Kapitel 8.1.2 der Leistungsbeschreibung:
Grundsätzliche Voraussetzung für die Wertbarkeit der Referenzen:
Es sind mindestens 3 Referenzen für ein Implementierungsprojekt von Ariba Snap Buying in einer den beschriebenen Funktionen vergleichbaren Komplexität zu benennen. Jede Referenz muss folgende objektive Kriterien erfüllen.
Vergleichbar sind Leistungen des vorgenannten Inhaltes, mit
- einem Auftragswert von mindestens EUR 50.000,00 (netto),
- einer Nutzendenanzahl von SAP ARIBA von mindestens 50 eigenen Mitarbeitenden,
- einem Erbringungszeitraum der letzten 5 Jahre, d. h. Leistungen müssen frühestens im März 2016 oder später abgeschlossen worden sein (ältere Referenzen sind nicht wertbar).
Mindestens 3 wertbare Referenzen sind zu benennen. Bis 5 Referenzen können gewertet werden.
10 Punkte je vergleichbare und damit wertbare Referenz können erreicht werden. Folgende Angaben sind zu den Referenzen im Formblatt einzutragen (Hinweis: nur bei Vollständigkeit und Eindeutigkeit der Angaben kann eine Wertung erfolgen):
- Kurze Bezeichnung des Projektes (aus der die Vergleichbarkeit der Leistung zu erkennen ist)
- Benennung/kurze Beschreibung des eigenverantworteten Projektumfangs
- Benennung des Auftraggebenden
- Benennung der zuständigen Kontaktperson beim damaligen Auftraggebenden
- Auftragswert des Referenzauftrages (Mindestauftragswert als Voraussetzung für die Vergleichbarkeit und Wertbarkeit: 50.000,00 EUR (netto; Angaben der Netto-Summe im Formblatt erforderlich)
- Erbringungszeitraum: Erbringung der Leistung in den letzten 5 Jahren (für die Wertbarkeit ist erforderlich, dass das Referenzprojekt in diesem Zeitraum in Betrieb genommen wurde (März 2016 bis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung)
- Bearbeitende Person(en) beim Bewerbenden
Folgende Zusatzpunkte können pro Referenz erlangt werden und sind im Formblatt anzugeben:
- 3 Zusatzpunkte: öffentliche Auftraggebende
gesonderte Benennung, ob die Leistung für Körperschaften des öffentlichen Rechts, insbesondere Hochschulen oder vergleichbare öffentliche Auftraggeber (z. B. Behörden und andere öffentlich-rechtlich organisierte Einrichtungen) oder staatlich geförderte außeruniversitäre Forschungsorganisationen (wie z. B. Helmholtz-Gesellschaft, Fraunhofer-Gesellschaft, Max-Planck-Gesellschaft, Leibniz-Gesellschaft, o. ä.) vom Bewerbenden erbracht wurden; die Zusatzpunkte werden je Referenz vergeben, auf die das zutrifft.
- 4 Zusatzpunkte: SAP ERP PSM
Gesonderte Benennung, ob SAP ERP mit dem Modul PSM angebunden wurde; die Zusatzpunkte werden je Referenz vergeben, auf die das zutrifft.
- 3 Zusatzpunkte: SAP ARIBA Invoicing
gesonderte Benennung, ob neben SAP Ariba Snap Buying auch SAP Ariba Invoicing implementiert wurde; die Zusatzpunkte werden je Referenz vergeben, auf die das zutrifft.
Die Nennung von mindestens 3 wertbaren Referenz ist Mindestvoraussetzung für die Teilnahme am weiteren Bewerbungsverfahren.
Es dürfen grundsätzlich mehr Referenzen als erforderlich genannt werden. Die übrigen aufgeführten Referenzen gehen in diesem Fall nicht in die Wertung ein.
Bei Bewerbergemeinschaften ist in den Referenzen anzugeben, welches Mitglied der BG diese bearbeitet hat. Außerdem ist bei den tatsächlichen Leistungserbringern die Bürozugehörigkeit zu benennen.

1) Arbeitssprache ist deutsch. Anträge in anderer Sprache werden ausgeschlossen.
2) Für den Teilnahmeantrag sind die auf der Vergabeplattform zur Verfügung gestellten Formblätter (FB) entsprechend zu verwenden. Die FB sind um die geforderten Angaben und Nachweise zu ergänzen. Die Angaben sind wahrheitsgemäß zu machen. Änderungen des Bewerbers an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Inhaltliche Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Formale Erweiterungen können zulässig sein, sofern dies in den FB ausdrücklich zugelassen wird (z. B. Ergänzung weiterer Mitbewerber). Bewerber haben als Nachweis der Eignung für die zu vergebende Leistung entweder:
- die FB nebst beigefügten Nachweisen,
- oder eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) unter https://www.evergabe.de/assets/imagescms/Anleitung_und_Formular_EEE.PDF (mit den vollständigen in der vorliegenden Bekanntmachung geforderten Inhalten, was vom Bewerber zu beachten ist) als vorläufigen Nachweis, vorzulegen. Bei Einsatz von anderen Unternehmen, Bietergemeinschaften (BG), usw. sind die Unterlagen/die EEE auch für diese anzugeben. BG's, die sich erst nach Einreichung eines Teilnahmeantrages gebildet haben, werden nicht zugelassen. Ein Wechsel der Identität des Bieters oder der BG ist nicht zugelassen. Nach Ablauf der Eingangsfrist eingehende Bewerbungen werden nicht berücksichtigt. Die Bewerber haben selbst dafür Sorge zutragen, dass ihre Bewerbungsunterlagen rechtzeitig bei der angegebenen Stelle eingehen.
3) Wichtig: Seit dem 18.10.18 besteht die Pflicht zur eVergabe. Die Kommunikation und die Abgabe der Teilnahmeanträge erfolgt gem. § 53 (1) VgV ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform. Die zum Download bereitgestellten Unterlagen sind auf www.dtvp.de frei verfügbar. Um regelmäßig über Informationen/Rückfragen in Kenntnis gesetzt zu werden und für die Abgabe der Teilnahmeanträge, ist eine Registrierung erforderlich. Diese ist für die Bieter kostenfrei. Teilnahmeanträge oder Angebote, die nicht über das Deutsche Vergabeportal (DTVP), sondern per E-Mail, schriftlich auf dem Postweg oder persönlich eingehen, werden ausgeschlossen. Es wird empfohlen, dass sich interessierte Bewerber/Bieter rechtzeitig mit den technischen Anforderungen des Vergabeportals vertraut machen.
4) Der AG behält sich vor, bei Bedarf von den Bietern Folgeangebote einzuholen. Wenn der AG Verhandlungen führt, wird jeder Bieter zu einem Verhandlungsgespräch eingeladen. Unabhängig davon, ob der Auftraggeber sich dazu entscheidet, Verhandlungsgespräche zu führen, behält sich der Auftraggeber aufgrund der derzeit noch bestehenden Kontaktbeschränkungen und Verhaltensregeln vor, die ggf. zu führenden Verhandlungsgespräche per Videokonferenz durchzuführen.
Bekanntmachungs-ID: CXS0YRBYY4H

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Siehe § 160 Abs. 3 GWB. Der Antrag ist unzulässig soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2. § 134 Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt.