Beschreibung der Beschaffung
1. Ausgangslage und Zielsetzung
Das Berlin Convention Office von visitBerlin (BCO) ist die erste Anlaufstelle für Veranstaltungsanfragen aus aller Welt. Wir bewerben Berlin als ideale Destination für Tagungen, Messen und Kongresse sowie Veranstaltungen aller Art.
Der Meeting Guide Berlin ist das offizielle Online-Portal des BCO und richtet sich an professionelle Kongress- und Veranstaltungsplaner, die ein geeignetes Tagungshotel, eine Eventlocation, einen Servicepartner aus Bereichen wie Agentur, Technik und Catering oder ein spannendes Incentive-/Rahmenprogramm in Berlin suchen. Auch die Speaker des Berlin Speakers Pool wurden im August 2020 mit einer eigenen Kategorie integriert. Im zeitgemäßen Design und mit Direkteinstieg über die offizielle Website convention.visitberlin.de ist der Meeting Guide Berlin DAS zentrale Arbeitstool für MICE Experten, die eine Veranstaltung in Berlin planen. (MICE = Meeting, Incentive, Congress, Event).
Seit August 2018 haben die inserierenden Partner aus der Kategorie Tagungshotels & Locations die Möglichkeit, 360 Touren ihrer Räumlichkeiten in der Video- und Bildergalerie des Eintrags sowie an der Auflistung der einzelnen Veranstaltungsräume in Form eines Links einzubinden und sich so auch interaktiv den Kunden zu präsentieren.
Ziel ist es nun, alle Eventlocations und Tagungshotels im Meeting Guide Berlin mittels einer interaktiven 360 Tour im Meeting Guide Berlin Eintrag abzubilden. So können wir einerseits den durch die Corona-Pandemie erschwerten Verkaufsprozess von Tagungshotels & Locations digitalisieren und andererseits das Angebot des Meeting Guide Berlin als zentrales Marketing-Portal der Berliner MICE-Branche stärken und Berlin im Wettbewerb mit anderen Destinationen einen Vorteil verschaffen.
2. Art und Umfang der zu vergebenden Leistungen
Die zu vergebende Leistung umfasst die Erstellung von interaktiven 360 Touren für die Partner aus dem Bereich Tagungshotels & Locations des Meeting Guide Berlin.
Die Erstellung der Touren erfolgt dabei an Hand dieser Konzeption von Panorama/-360-Aufnahmen:
Paket Panoramen innerhalb der Tour (nach Größe der Räumlichkeit).
XS 10 (bis 200 m),
S 25 (bis 400 m),
M 45 (bis 800 m),
L 70 (bis 1.600 m),
XL 120 (über 1.600 m).
2.1 Leistungsanforderungen 360-Touren:
Leistung Beschreibung
Fototechnik DSLR, HDR, Aufbau aus 12 Einzelaufnahmen bei 3 Belichtungen, mind. 3 840 x 5 760 Pixel
Bildqualität:
Panoramabild in mindestens 12 000 x 6 000 Pixel, hochauflösend, keine Schnittfehler, keine unscharfen Bereiche in der Bilddarstellung, Beseitigung der bei Vorlage zur Abnahme monierten Fehler.
Retusche:
Unbeschränkte Retuschierbarkeit der Panoramen, um eine atmosphärische und qualitative Bildbearbeitung zu ermöglichen (Farbtemperatur, Entfernung von Fehlern und unerwünschten Details, Montage von Bildhinzufügungen im Sinne des Rauminhabers).
„Durchlaufen“
Verbindung der Einzelpanoramen zum interaktiven „Durchlaufen“ entsprechend der bei Google eingeübten Nutzergewohnheit (Klickmöglichkeit mit Pfeilen analog zur Google Streetview Technologie).
Hosting & Bereithaltung, Wartung, Pflege* Voll funktionsfähige, performante Tourbereitstellung für einen Zeitraum von 2 Jahren. Das Hosting erfolgt dabei DSGVO konform, kein Hosting auf Servern im außereuropäischen Ausland.
Navigationsmenü Navigierbar mittels versch. Aufnahmepunkte innerhalb eines Navigationsmenüs durch Sprung in die namentlich benannten Bereiche, redaktionelle Einbindung von Informationen zum Objekt (Name Tagungsraum, m usw.) und Möglichkeit zur Erweiterung und Aktualisierung dieser Angaben.
Design und Funktionalität:
Präsentation der Räume als 360-Grad Tour im visitBerlin Design mit ergänzenden Informationen zum Objekt und Zusatzfunktionen (Nutzbarkeit per Desktop, Smartphone, 3D/VR-Brille, integrierte Videokonferenz)
Live Guided Funktion Erweiterung der Tour um eine Live Guided Funktion, die es dem Raumanbieter ermöglicht Tourbesucher/Nutzer per Video-Chat durch die Räumlichkeiten zu führen
*Die entstehenden Kosten für Hosting & Bereithaltung, Wartung und Pflege der Touren für 2 Jahre sind in den Kosten für die Tourenerstellung gem. Preisblatt zu berücksichtigen. Ein erster Designvorschlag für ein Navigationsmenü einer Tour innerhalb des Meeting Guide Berlin ist wesentlicher Teil des Zuschlagskriteriums „Qualität“. Mehr Informationen unter Punkt 2.5.
Die Touren sind jeweils nach Fertigstellung zur Einbindung in den Meeting Guide Berlin Eintrag an die Auftraggeberin zu übergeben.
Der Auftragnehmer räumt der Auftraggeberin das exklusive, zeitlich, örtlich und inhaltlich unbeschränkte Nutzungsrecht an den im Rahmen des Auftrages entstehenden schutzrechtefähigen Arbeitsergebnissen ein. Dieses Recht ist durch die Auftraggeberin an Dritte übertragbar. Die Übertragung der Nutzungsrechte ist mit der vereinbarten Vergütung abgegolten. Ein gesonderter Vergütungsanspruch des Auftragnehmers besteht insoweit nicht.
Die Auftraggeberin kann nicht garantieren, dass alle Tagungshotels & Locations Angebot der für sie kostenfreien Erstellung einer 360 Tour in Anspruch nehmen.
Die Umsetzung der Leistung (Vermarktung, Tourenerstellung und Einbau) ist für das zweite Halbjahr 2021 geplant, mit einem Fokus der Shootings und Tourenerstellung im Oktober und November 2021.
2.2 Eignungsanforderungen an den Bieter
Der Bieter hat mindestens zwei vergleichbare Referenzaufträge zu benennen, die in den letzten 5 Jahren erbracht wurden.
Eine Referenz ist vergleichbar, wenn sie folgende Anforderungen erfüllt:
— Es muss sich um einen Auftrag im Bereich Portalservice handeln (Bereitstellung zahlreicher Touren in einheitlichem Design für ein Portal),
— Fokus Marketing - hochaufgelöste Aufnahmen, die vergleichbare Objekte (Hotels und Locations) zeigen und das Marketing für das Objekt mitdenken.
Dabei sind für jede Referenz mindestens folgende Angaben erforderlich:
— Link/Website zu mind. zwei Touren als Referenz,
— bei Bietergemeinschaft: Mitglied, das das Projekt durchgeführt hat,
— Auftragge.