Beschreibung der Beschaffung
Ausgehend von dem in den Vergabeunterlagen beschriebenen Kommunikationsdach erarbeitet der Auftragnehmer für den Auftraggeber eine Kommunikationsstrategie und entwickelt eine Wort-Bild-Marke für den Tag der Deutschen Einheit 2022 in Erfurt sowie einen Plan für Maßnahmen/Kampagnen inklusive aller notwendigen Zeit- und Kostenpläne. Zudem erarbeitet der Auftragnehmer entsprechend der vom Auftraggeber festgelegten Ziele ein Veranstaltungskonzept für den Festakt zum Tag der Deutschen Einheit sowie eine Bewerbungsstrategie für die bürgeroffene Veranstaltung.
Der Auftragnehmer gewährleistet die Anwendung des durch das Landesmarketing entstandenen CI-Manuals für Gestaltungsaufträge.
Der Auftragnehmer entwickelt ein crossmediales Gesamtkonzept öffentlichkeitswirksamer Maßnahmen und Inhalte entsprechend den Anforderungen des Auftraggebers und koordiniert dessen Umsetzung in Absprache mit dem Auftraggeber.
Der Auftragnehmer konzipiert und entwickelt Kommunikationsmittel und -maßnahmen im Off- und Onlinebereich, wie Anzeigen, Booklets, Banner, Plakate, Bewegtbild (z. B. Videos, animierte Fotografie, Spots) in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Die Leistung schließt alle Schritte wie Idee und Entwurf, Gestaltung, Erstellung und technischen Umsetzung bis zur Realisierung ein. Der Auftragnehmer erstellt Vorlagen und Entwürfe usw., die dem Auftraggeber ein eindeutiges Bild über die vorgeschlagenen Ideen vermitteln und überarbeitet diese Vorschläge bis zur schriftlichen Zustimmung durch den Auftraggeber. Der Auftragnehmer gewährleistet deren fachgerechte Qualität und Einsatz und organisiert sowie kontrolliert deren Realisation in den Medien. Dem Auftragnehmer obliegt bei Bedarf die Realisation aller genannten Maßnahmen in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber.
Der Auftragnehmer entwickelt ein Konzept für die Anpassung der etablierten Website
https://tag-der-deutschen-einheit.de im Sinne der festgelegten Kommunikationsstrategie und entwickelt einen Content-Plan.
Der Auftragnehmer sorgt für die termingerechte und qualitätsgerechte Beschaffung und/oder Herstellung der ausgewählten Kommunikationsmittel und -maßnahmen in einer für die Veröffentlichung und Verwendung geeigneten Form nach jeweiliger schriftlicher Zustimmung durch den Auftraggeber und trägt die Gewähr für seine Leistungen.
Der Auftragnehmer entwickelt ein Sponsoringkonzept in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Dazu entwickelt der Auftragnehmer eine Informationsbroschüre für mögliche Sponsoren. Die Umsetzung des Sponsoring-Konzeptes, die Vertragsgestaltung mit den Sponsoren sowie die Ansprache von Sponsoren erfolgt grundsätzlich durch den Auftraggeber.
Der Auftragnehmer gewährleistet eine strategische und taktische Mediaplanung für einen ganzheitlichen Kommunikationsansatz und erarbeitet eine Mediastrategie, die unter den Aspekten Zielgruppenaffinität, Streuverlustminimierung und Budgetoptimierung ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis berücksichtigt.
Der Auftragnehmer berät bei der Festlegung und Verteilung des für die Durchsetzung der Kommunikationsstrategie vorhandenen Media-Budgets und entwickelt einen Mediaplan mit bundesweiter Aussteuerung (Fokus dennoch auf Thüringen gesetzt) mit zeitlicher und budgetärer Einordnung.
Der Auftragnehmer berät bei der Auswahl geeigneter Werbemedien, z. B. Internet, Social Media, Printbereich, Trägermedien und entwickelt entsprechende Werbekonzepte und Kampagnen (z. B. Plakatierung, Verkehrsmedien, Kinowerbung, Broschüren, Walking Acts, Influencer-Marketing).
Der Auftragnehmer übernimmt die Planung für die seitens der TSK verwalteten projektspezifischen Social-Media Accounts. Die Befüllung mit geeignetem Content obliegt dem Auftraggeber.
Der Auftragnehmer kontrolliert das Erscheinen der Werbung in den Medien und dokumentiert es in geeigneter Weise für den Auftraggeber, beispielsweise anhand der Belege bei Printmedien. In den Online-Medien berücksichtigt die Agentur bei zielgruppengerechter Ausspielung (Targeting), dass der Auftraggeber auch dann Belege (z. B. über Screenshots) erhält, wenn ihm selbst der Live- Zugriff nicht möglich ist.
Der Auftragnehmer optimiert den Mediaeinsatz regelmäßig auf Basis der zwischen ihm und dem Auftraggeber abgesprochenen Kriterien und erstellt regelmäßig einen Effizienz-Report nach Abstimmung mit dem Auftraggeber, spätestens zum Ablauf einer Kampagne.
Die Rabatt-Kontrolle und Mediaetat-Optimierung obliegt dem Auftragnehmer, ebenso wie Nachverhandlungen mit den Medien, z. B. für Ausgleichsspots oder –werbeträger bei Minderleistungen.
Vor der Realisierung und Veröffentlichung einzelner Maßnahmen entwickelt der Auftragnehmer Zeitpläne für die Entwurfs- und Entwicklungsphase unter Berücksichtigung der Termineinhaltung der Maßnahme, erstellt Entwürfe in Form grafischer, textlicher oder konzeptioneller Vorlagen, z. B. Ideenskizzen, Muster usw. Zur Zustimmung durch den Auftraggeber schlägt er ausschließlich bereits auf Realisierbarkeit geprüfte Maßnahmen vor. Dies schließt auch die Prüfung von Nutzungsrechten für verwendete Fotos, Grafiken, Bewegtbild usw. ein, sofern diese vom Auftragnehmer nicht selbst geschaffen werden. Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass diese Vorlagen dem Auftraggeber so rechtzeitig vorliegen, dass er in der Lage ist, alle Belange zur Veröffentlichung zu prüfen und ggf. Änderungen zu verlangen, ohne dass die terminliche Umsetzung der Maßnahme gefährdet ist.
Der Auftragnehmer erstellt pro Auftragsjahr eine zur Veröffentlichung geeignete Dokumentation mit allen wichtigen Produkten und Projekten, die in Erfüllung dieses Vertrages entstehen. Diese Dokumentation ist kontinuierlich mit dem Abschluss von Aufgaben und Projekten zu vervollständigen.
Weitere Einzelheiten sind bitte den Ausschreibungsunterlagen zu entnehmen.