Kopiergeräte (Verwaltung, Schulen + KiTa)

Stadt Rheinbach

Gegenstand der Ausschreibung ist die beabsichtigte Anmietung, Aufstellung, und Wartung einschl. Lieferung von Verbrauchsmaterialien (ausgenommen Papier) teils unterschiedlicher digitaler Druck- und Kopierlösungen für die Verwaltung der Stadt Rheinbach in verschiedenen Gebäuden der Verwaltung und der in ihrer Trägerschaft befindlichen Schulen und Kindertagesstätten.
Sämtliche Geräte sowie die Verwaltungssoftware im Leistungsverzeichnis sind als Neugeräte von ein und demselben Hersteller für Multifunktionssysteme, Produktionssystem sowie Verwaltungssoftware anzubieten. Die anzubietenden Multifunktionssysteme sollen nicht vor dem 1. Quartal 2020 im Markt eingeführt worden sein.
Für die Druck- und Kopiergeräte hat der Auftragnehmer während der gesamten Vertragslaufzeit einen Full-Service zu erbringen, der alle Reparaturen, Wartungen, sämtliche Ersatzteile und Verbrauchmaterialien – mit Ausnahme des Papiers – beinhaltet. Für die Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien dürfen nur Originalteile des Herstellers verwandt werden. Die Systeme sind mit einer automatischen Tonerbestellung, Zählerstandmitteilung, sowie Servicecodeübermittlung, die an den Anbieter in verschlüsselter Form gesendet wird, ausgestattet.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-02-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-01-12.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2021-01-12 Auftragsbekanntmachung
2021-04-23 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2021-01-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Fotokopiergeräte und Thermokopiergeräte
Referenznummer: 2/2020
Kurze Beschreibung:
Gegenstand der Ausschreibung ist die beabsichtigte Anmietung, Aufstellung, und Wartung einschl. Lieferung von Verbrauchsmaterialien (ausgenommen Papier) teils unterschiedlicher digitaler Druck- und Kopierlösungen für die Verwaltung der Stadt Rheinbach in verschiedenen Gebäuden der Verwaltung und der in ihrer Trägerschaft befindlichen Schulen und Kindertagesstätten. Sämtliche Geräte sowie die Verwaltungssoftware im Leistungsverzeichnis sind als Neugeräte von ein und demselben Hersteller für Multifunktionssysteme, Produktionssystem sowie Verwaltungssoftware anzubieten. Die anzubietenden Multifunktionssysteme sollen nicht vor dem 1. Quartal 2020 im Markt eingeführt worden sein. Für die Druck- und Kopiergeräte hat der Auftragnehmer während der gesamten Vertragslaufzeit einen Full-Service zu erbringen, der alle Reparaturen, Wartungen, sämtliche Ersatzteile und Verbrauchmaterialien – mit Ausnahme des Papiers – beinhaltet. Für die Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien dürfen nur Originalteile des Herstellers verwandt werden. Die Systeme sind mit einer automatischen Tonerbestellung, Zählerstandmitteilung, sowie Servicecodeübermittlung, die an den Anbieter in verschlüsselter Form gesendet wird, ausgestattet.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Fotokopiergeräte und Thermokopiergeräte 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Rhein-Sieg-Kreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Rheinbach
Postanschrift: Schweigelstr. 23
Postleitzahl: 53359
Postort: Rheinbach
Kontakt
Internetadresse: http://www.rheinbach.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@stadt-rheinbach.de 📧
Telefon: +49 2226917214 📞
Fax: +49 222691777453 📠
URL der Dokumente: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYD9YTN2/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYD9YTN2 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-01-12 📅
Einreichungsfrist: 2021-02-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-01-15 📅
Datum des Beginns: 2021-06-01 📅
Datum des Endes: 2026-05-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 010-016582
ABl. S-Ausgabe: 10
Zusätzliche Informationen
Die Frist für die Einreichung von Rückfragen endet am 9.2.2021.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Gegenstand der Ausschreibung ist die beabsichtigte Anmietung, Aufstellung, und Wartung einschl. Lieferung von Verbrauchsmaterialien (ausgenommen Papier) teils unterschiedlicher digitaler Druck- und Kopierlösungen für die Verwaltung der Stadt Rheinbach in verschiedenen Gebäuden der Verwaltung und der in ihrer Trägerschaft befindlichen Schulen und Kindertagesstätten.
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Sämtliche Geräte sowie die Verwaltungssoftware im Leistungsverzeichnis sind als Neugeräte von ein und demselben Hersteller für Multifunktionssysteme, Produktionssystem sowie Verwaltungssoftware anzubieten. Die anzubietenden Multifunktionssysteme sollen nicht vor dem 1. Quartal 2020 im Markt eingeführt worden sein.
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Für die Druck- und Kopiergeräte hat der Auftragnehmer während der gesamten Vertragslaufzeit einen Full-Service zu erbringen, der alle Reparaturen, Wartungen, sämtliche Ersatzteile und Verbrauchmaterialien – mit Ausnahme des Papiers – beinhaltet. Für die Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien dürfen nur Originalteile des Herstellers verwandt werden. Die Systeme sind mit einer automatischen Tonerbestellung, Zählerstandmitteilung, sowie Servicecodeübermittlung, die an den Anbieter in verschlüsselter Form gesendet wird, ausgestattet.
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Zusätzliche Informationen: Die Frist für die Einreichung von Rückfragen endet am 9.2.2021.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Stadt Rheinbach
Schweigelstr. 23
53359 Rheinbach
Die Geräte sind an die einzelnen Verwaltungsgebäude, Schule und KiTa der Stadt Rheinbach zu liefern und zu warten. Die Adressen sind im Dokument „Standorte Kopiererausschreibung 2021“ als Teil des Leistungsverzeichnisses aufgelistet.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: Die Befähigung zur qualifizierten Berufsausübung wird vorausgesetzt.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Begründung für die Rahmenvereinbarung:
Wie bisher soll sich die Mietdauer auf 60 Monate/5 Jahre erstrecken. Dies hängt mit der auf 5 Jahre ausgelegten Refinanzierung der Kopiergeräte seitens der Lieferanten zusammen. Die Vertragsdauer ist nach § 21 (6) VgV grundsätzlich auf 4 Jahre begrenzt, es sei denn, es liegt ein im Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall vor. Dieser Sonderfall lässt sich damit begründen, dass eine Vertragslaufzeit unter 5 Jahren für die eine oder andere Firma uninteressant ist, 5 Jahre marktüblich sind und die entsprechenden Haushaltsmittel sowohl im Fachgebiet 10 und Fachgebiet 40 auf einen fünf-Jahrs-Zeitraum kalkuliert sind. Daher war sowohl aus haushaltswirtschaftlichen Gründen und Vermeidung der Beschränkung des Wettbewerbs die Notwendigkeit geboten, von der 48-Monats-Frist der VgV abzuweichen und einen 60-monatige Rahmenvereinbarung auszuschreiben.
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Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:
Wie bisher soll sich die Mietdauer auf 60 Monate/5 Jahre erstrecken. Dies hängt mit der auf 5 Jahre ausgelegten Refinanzierung der Kopiergeräte seitens der Lieferanten zusammen. Die Vertragsdauer ist nach § 21 (6) VgV grundsätzlich auf 4 Jahre begrenzt, es sei denn, es liegt ein im Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall vor. Dieser Sonderfall lässt sich damit begründen, dass eine Vertragslaufzeit unter 5 Jahren für die eine oder andere Firma uninteressant ist, 5 Jahre marktüblich sind und die entsprechenden Haushaltsmittel sowohl im Fachgebiet 10 und Fachgebiet 40 auf einen fünf-Jahrs-Zeitraum kalkuliert sind. Daher war sowohl aus haushaltswirtschaftlichen Gründen und Vermeidung der Beschränkung des Wettbewerbs die Notwendigkeit geboten, von der 48-Monats-Frist der VgV abzuweichen und einen 60-monatige Rahmenvereinbarung auszuschreiben.
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Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-04-23 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2021-02-15 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00
Ort des Eröffnungstermins: Zentrale Vergabestelle der Stadt, Schweigelstraße 23, 53359 Rheinbach
Zusätzliche Informationen:
Zentrale Vergabestelle der Stadt Rheinbach. Da es sich um ein elektronisches Ausschreibungsverfahren handelt, ist der Submissionstermin nicht öffentlich.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Internetadresse: www.rheinbach.de 🌏
Dokumente URL: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYD9YTN2/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPTYD9YTN2

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2211473045 📞
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 2211472889 📠
Internetadresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
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Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).
Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist.
Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB)
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Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2021/S 010-016582 (2021-01-12)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-04-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 281 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-04-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-04-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 082-211182
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 010-016582
ABl. S-Ausgabe: 82

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungskriterien
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Preis (Gewichtung): 60

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-04-20 📅
Name: Ricoh Deutschland GmbH
Postanschrift: Vahrenwalder Str.
Postort: Hannover
Postleitzahl: 30179
Land: Deutschland 🇩🇪
Region Hannover 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 281 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPTYD9DDHQ

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
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Die o. a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist.
Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
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Quelle: OJS 2021/S 082-211182 (2021-04-23)
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