Leistungen des Technischen Gebäudemanagements (VOEK 027-21)

Kurze Beschreibung

Die Dienstleistungen umfassen nach Art und Umfang sämtliche Maßnahmen, welche für einen sicheren, funktionstüchtigen, wirtschaftlichen und umweltschonenden Betrieb der Liegenschaft, der Gebäude und der technischen Anlagen erforderlich sind und die Betreiberpflichten durch den Auftragnehmer (AN) sicherstellen.
Der AN ist verpflichtet, alle vertragsgegenständlichen Anlagen und Systeme der Kostengruppen 300, 330, 340, 360 und 410-480 nach wirtschaftlichen, betrieblichen und ökologischen Erfordernissen unter Einhaltung der jeweils gültigen Bestimmungen, der behördlichen Auflagen und Bestimmungen, der öffentlich-rechtlichen Anforderungen, den jeweils gültigen anerkannten Regeln der Technik, den Herstellerangaben sowie unter Beachtung der Besonderheiten der Liegenschaft und deren Nutzung zu betreiben und Instand zu halten.
Zu den zu beachtenden allgemeinen Vorschriften/Normen und anerkannten Regeln der Technik gehören: DGUV V4, VDI 2052, VDI 2035, VDI 6022, VDI 6023, TrinkwV 2001, TRBS 1201, TRBS 2181, TRBS 3121, BetrSichV( Betriebssicherheitsverordnung), 42. BImschV Bundesimmissionsschutzverordnung, technische Prüfverordnung des jeweiligen Bundeslandes.
Die geforderten Leistungen sind entsprechend der DIN 31051 / EN 13306, DIN 32736, den Richtlinien des Arbeitskreises Maschinen- und Elektrotechnik staatlicher und kommunaler Verwaltungen (AMEV) sowie der VDMA 24186 zu erbringen.
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Alle Leistungen des AN sind grundsätzlich bedarfsabhängig zu jeder Zeit, d.h. 24 Stunden am Tag und 365/366 Tage im Jahr, zu erbringen. Dies gilt besonders für die Stör- und Notfalldienste sowie für die Erbringung von Zusatzleistungen.
Im Rahmen des Störungsmanagements muss 24 Stunden täglich und an 365/366 Tagen im Jahr ein Störungsdienst gewährleistet werden. Die ständige Erreichbarkeit des AN ist zu gewährleisten. Die regelmäßigen Leistungen werden in der Zeit von 06:00 Uhr bis 15:30 Uhr erbracht.
Darüber hinaus kann der Einsatz des AN außerhalb der o. g. Regelarbeitszeit erforderlich sein (z. B. technische Begleitung von Veranstaltungen). Entsprechende Anforderungen seitens der Auftraggeberin (AG) / der Nutzer können sehr kurzfristig entstehen.
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Zu den Leistungen gehören die geordnete Übernahme der Anlagen zu Leistungsbeginn sowie die reibungslose Übergabe nach Leistungsende.
Zur Leistungserbringung ist ein CAFM-System einzusetzen, das software- als auch hardwareseitig den IT-Sicherheitsanforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entspricht.
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Der AN verpflichtet sich, über den durch Vertrag vereinbarten Leistungsumfang hinausgehende Aufträge gegen Entgelt zu übernehmen (Zusätzliche Leistungen / Auftragsleistungen).
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Für die Ausführung der Leistungen kommt nur Personal infrage, das vor Leistungsbeginn über eine einfache Sicherheitsüberprüfung gem. § 8 Abs. 1 SÜG (sog. Ü1), als auch eine erweiterte Sicherheitsüberprüfung nach § 9 Abs. 1 Nr. 3 SÜG (vorbeugender personeller Sabotageschutz, sog. Ü2 Sab) verfügt. Der Bieter muss dazu weitere Erklärungen abgeben, s. Abschnitt III.1.3. Bei noch nicht vorhandener oder nicht ausreichender Sicherheitsüberprüfung kann diese nach Zuschlagserteilung erlangt werden. Kosten für die Sicherheitsüberprüfungen fallen für den Auftragnehmer nicht an, die Musterunterlagen zur Sicherheitsüberprüfung liegen den Vergabeunterlagen zur Information bei. Um Personallücken vorzubeugen, ist stets eine ausreichende Personenanzahl mit der Sicherheitsstufe Ü1 und Ü2 Sabschutz vorzuhalten.
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Der AN hat sein Personal vor Leistungsbeginn über alle im Zusammenhang mit den Tätigkeiten in der Liegenschaft bekannt gewordenen Vorgänge zu den Objekten, den Bediensteten der Liegenschaft, Arbeitsabläufen, usw. während und außerhalb der Arbeitszeit gegenüber jedermann zu strengster Verschwiegenheit zu verpflichten. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung des Vertrages weiter.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Bundesarchiv (ehemals: Der Bundesbeauftragte für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen Deutschen Demokratischen Republik (BSTU)) auf dem „Campus der Demokratie“, 10365 Berlin-Lichtenberg, Normannenstraße 20, Magdalenenstraße 9 und Ruschestraße 104

Beschreibung der Beschaffung

Die Leistungserbringung erfolgt in folgenden Stufen:
-Start-Up-Phase
Stufe 1: beginnt mit Zuschlagserteilung, spätestens am 01.04.2022
Stufe 2: beginnt am 01.05.2022
-Regelbetrieb: 01.06.2022 / 00:00 Uhr bis Vertragsende: 31.05.2026, 24:00 Uhr (ggf. Verlängerung bis 31.05.2030, 24:00 Uhr)
-Vertragsauslaufphase mit Objektrückgabe bzw. -übergabe an die AG oder ggf. an einen neuen Dienstleister zu Ende des Leistungszeitraumes
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Während der Start-Up-Phase erfolgt die Einarbeitung des AN in sämtliche Aufgabenbereiche / Abläufe in Abstimmung mit der Auftraggeberin (AG).
Stufe 1: Personalvorstellung, Prüfung Qualifikation, ggf. Beantragung weiterer Sicherheitsüberprüfungen, kundenspezifische Anpassung des CAFM-Systems des AN, Übernahme der Stammdaten der Liegenschaft, Klärung und Abstimmung grundlegender Prozesse, Erstellung der Dokumentations- und Archivordnung, Klärung zu Art und Umfang der benötigten Sicherheitsstufen für die Begehung von Sicherheitsbereichen/Räumen, Aufbau Berichtswesen
Stufe 2: Übernahme von Anlagen und technischen Systemen einschl. Funktionsprüfung und Dokumentation, Abgleich offener Mängel und des ggf. vorhandenen Instandsetzungsstatus, Übernahme und Verwaltung der Ersatz- und Verschleißteile, Komponenten, Baugruppen inkl. Aufbau einer CAFM-Lagerverwaltung, Erstellung der AN-spezifischen Gefährdungsanalysen, Aufbau der Dokumentation gemäß Dokumentationsrichtlinie BImA, TGM - Abschluss neuer Wartungs- und Prüfverträge, Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen und Unterauftragnehmerlisten
Zu Ende der Start-Up-Phase sind Wartungs-, Inspektions, Instandsetzungsplanung, Sachverständigen (SV)- / Sachkundigen (SK)- Prüfplanung, Gefährdungsbeurteilungen des AN, Lagerbestandslisten, Notfallordner, Einarbeitungskonzepte, Monats- und Jahresberichte und Anlagenabgleich an die AG zu übergeben.
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Personal in der Start-Up-Phase:
Für die Übernahme der Liegenschaft hat der AN in ausreichenden Umfang Personal (Start-Up-Team) bereitzustellen. Dem Start-Up-Team muss der vorgesehene OL angehören. Der AN hat für die Start-Up-Phase einen mit Objektübernahmen erfahrenen Projektleiter (PL) als Ansprechpartner für die AG zu benennen.
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Regelbetrieb
Durchführung von Leistungen des Technischen Gebäudemanagements:
- Betreiben
- Inspektion
- Sachkunde- und Sachverständigenprüfungen
- DGUV Vorschrift 4 - Leistungen (ortsfeste und ortsveränderliche Anlagen und Betriebsmittel)
- Stellen der Verantwortlichen Elektrofachkraft
- Wartung
- Instandsetzung
- Optimieren
- Störungsmanagement
- ggf. Gewährleistungsüberwachung
- Berichten
- Dokumentieren
- Energiemanagement
- Stillstandsmanagement / Stillstandswartung
- Entsorgung
- Kommunikationsmanagement
- EDV
- Nutzung eines CAFM-Systems
- Instandhaltungsmanagement und Bereitschaftsdienst
- Objektleiter-Leistungen
- Haustechniker-Leistungen
an folgenden Anlagen der Kostengruppen gemäß DIN 276:
- 300 Technische Anlagen aus dem Bereich Bauwerk-Baukonstruktion
- 330 Außenwände (Außentüren und -fenster, Sonnenschutz)
- 340 Innenwände (Innentüren und -fenster)
- 360 Dächer (Dachfenster, Dachöffnungen, etc.)
- 410 Abwasser-, Wasser-, Gasanlagen
- 420 Wärmeversorgungsanlagen
- 430 Lufttechnische Anlagen
- 440 Starkstromanlagen
- 450 Fernmelde- und informationstechnische Anlagen (ggf. ohne Telekommunikations- und Informationstechnische Anlagen)
- 460 Förderanlagen
- 470 Nutzungsspezifische Anlagen
- 480 Gebäudeautomation
nach den allgemeinen Vorschriften/Normen und anerkannten Regeln der Technik wie unter II.1.4 beschrieben.
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Dazu verwendet der AN eine zeitgemäße CAFM-Software mit den Mindestfunktionen Webbasierter Zugriff, Planung, Überwachung und Dokumentation aller Wartungs- und Inspektionsmaßnahmen und aller Instandsetzungsmaßnahmen, Erfassung und Auswertung technischer und kaufmännischer Daten aus dem Bereich Gebäudemanagement und Instandhaltung sowie von Verbrauchs- und Zählerdaten, Dokumentation und Überwachung aller Herstellergarantien und Gewährleistungen, Transparenz über eingesetzte Ressourcen, Vermeidung von Medienbrüchen und Doppelarbeit, Integration einer durchgängigen und konsistenten Datenhaltung, Dokumentationsfähigkeit, Historisierung und Archivierung. Der AN gewährt der AG über Berechtigungsrollen den Zugriff auf seine CAFM-Software. Das CAFM-System muss in einer nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz oder gleichwertig zertifizierten Betriebsumgebung implementiert sein.
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Der AN richtet eine zum Zeitpunkt der Übernahme der Liegenschaft verfügbare und funktionsfähige Zentrale in übergebenen Räumlichkeiten ein. Die AG stellt diese sowie Fernwärme, Wasser und Elektroenergie zur Erbringung der Leistungen kostenlos zur Verfügung.
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Alle erforderlichen Werkzeuge zur Erbringung der Leistungen sind durch den AN zu stellen. Er verwaltet und beschafft im Rahmen der Wartung alle Kleinteile, Verbrauchs- und Verschleißteile, Verbrauchs- und Verschleißstoffe, Materialien und Betriebsmittel.
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Das Bundesarchiv ist mit einem Gebäudeleittechniksystem ausgestattet. Fernzugriff- bzw. Fernwirkfunktionen sind nicht zugelassen.
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Hinsichtlich der Reaktionszeiten sind grundsätzlich alle gesetzlichen Anforderungen bindend. Darüber hinaus sind folgende Reaktions- und Störungsbeseitigungszeiten zwingend vorgeschrieben und vom AN sicherzustellen:
- für Aufzugsanlagen eine Reaktionszeit nach TRBS 3121 von maximal 30 Minuten
- für sicherheitsrelevante Anlagen (Energieversorgung, Sicherheitsbeleuchtung, NEA,USV, Kommunikationsanlagen etc.) und deren Hilfsanlagen (Kühlung, Lüftung etc.) eine Reaktionszeit von maximal 30 Minuten
- bei innerhalb der vereinbarten Anwesenheitszeit des AN auftretenden Störungen, deren Beseitigung unter den Begriff Kleinreparatur (< 1.000,00 € netto/UVgO bzw. 3.000,00 € netto/VOB/A) fällt, hat der AN unverzüglich mit der Störungsbeseitigung zu beginnen
- bei allen außerhalb der vereinbarten Anwesenheitszeit des AN auftretenden Störungen sowie bei Störungen, deren Beseitigung nicht unter den Begriff Kleinreparatur (>1.000,00 € netto/UVgO bzw. 3.000,00 € netto/VOB/A) fällt, hat der AN unverzüglich, spätestens jedoch 60 Minuten nach Eingang der Störmeldung beim AN, mit der Störungsbeseitigung zu beginnen
Bei Gefahr im Verzug ist der AN berechtigt und verpflichtet, alle erforderlichen Maßnahmen zur Schadensminderung zu veranlassen und durchzuführen, bis eine Abstimmung mit der AG / dem Nutzer möglich ist.
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Personal:
- Einsatz eines Objektleiters (OL) bzw. eines Vertreters, welche für die Koordination und Erbringung aller vertragsgegenständlichen Leistungen, die Gesamtaufsicht sowie für Sicherstellung der Qualität und Quantität der Leistungserbringung verantwortlich sind
Anforderungen:
- mindestens Diplomingenieur (FH), Bachelor, Staatlich geprüfter Techniker, Meister, (DQR/EQR, mindestens Niveau 6) in der Fachrichtung der Elektrotechnik bzw. Versorgungstechnik, Gebäudetechnik oder vergleichbare Fachrichtung
- mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im technischen Gebäudemanagement mit vergleichbarem Aufgaben- und Verantwortungsbereich
- sehr gute Deutsch-Kenntnisse in Wort und Schrift (muttersprachliches Niveau) C1 nach GER
- hilfsbereites, höfliches und repräsentatives Auftreten in allen Situationen
- ausgeprägte service-orientierte Einstellung
- Führungsqualität
- Kenntnis der ISO-Zertifikate 9001 und 14000 und aller einschlägigen Gesetze, Normen und Richtlinien
- Umfassende Kenntnisse der Arbeitssicherheit
- sehr gute Kenntnisse der MSR-/GLT-Technik
- gute Kenntnisse der einschlägigen Hard- und Software
- kaufmännische Kenntnisse und Verantwortung
- Bereitschaft zur Sicherheitsüberprüfung nach SÜG
Die Erreichbarkeit des Objektleiters muss arbeitstäglich von 8:30 Uhr bis 15:00 Uhr gewährleistet sein.
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Der AN setzt 2 Haustechniker (HT) und mindestens einen Vertreter gleichwertiger Qualifikation ein. Die regelmäßige tägliche Arbeitszeit für HT 1 beträgt 8 Stunden, für HT 2 beträgt 4 Stunden. Die vertragsgegenständlichen Leistungen der HT sind arbeitstäglich im Präsenzzeitraum zeitversetzt und überschneidend von 06:00 bis 15:30 Uhr im Wochenwechsel zu erbringen.
1. Woche: Frühschicht 06:00 - 14:30 Uhr, Spätschicht 11:00 - 15:30 Uhr
2. Woche: Frühschicht 06:00 - 10:30 Uhr, Spätschicht 07:00 - 15:30 Uhr
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Anforderungen Haustechniker 1 und 2 und Vertreter:
- Abschluss nach mindestens 3-jähriger Berufsausbildung (DQR/EQR, mindestens Niveau 4), dabei HT 1 im Bereich der Elektrotechnik oder vergleichbarer Fachrichtung (mit Schaltberechtigung für die im Leistungsverzeichnis beschriebenen techn. Anlagen) und HT 2 in einem versorgungstechnischen Gewerk (Sanitär-/Heizungs-/Lüftungs- und Klimatechnik)
- mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position
- sehr gute Deutsch-Kenntnisse in Wort und Schrift
- hilfsbereites, höfliches und repräsentatives Auftreten in allen Situationen
- service-orientierte Einstellung
- Kenntnis der ISO-Zertifikate 9001 und 14000
- gute Kenntnisse der MSR-/GLT-Technik
- gute Kenntnisse der Arbeitssicherheit
- Beauftragte Person f. Aufzugsanlagen gem. BetrSichV, Anhang 1, Pkt. 4.1 (Aufzugswärter) mit Berechtigung zur Personenbefreiung bzw. mit der Erklärung, diese unverzüglich einzuholen
- Schaltberechtigung für MS-Schaltanlagen (nur Elektrotechniker)
- Anlagenverantwortlicher nach DIN VDE 0105-100 EN 50110-1 bezogen auf die ausgeschriebene Leistung
- Arbeitsverantwortlicher nach DIN VDE 0105-100 EN 50110-1 bezogen auf die ausgeschriebene Leistung
- Fachkraft für Feststellanlagen
- Bereitschaft zu Sicherheitsüberprüfung nach SÜG
Die wesentlichen Aufgaben und Pflichten von OL und HT sind in der Leistungsbeschreibung benannt.
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Vertragsauslaufphase
Die Rückgabe umfasst die im Leistungsverzeichnis aufgeführten und ggf. im Vertragszeitraum installierten Anlagen, technischen Systeme bzw. Baugruppen, welche mittels Übergabeprotokoll an die AG oder den ggf. neuen Dienstleister übergeben werden müssen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bieter hat zum Nachweis seiner Fachkunde und Leistungsfähigkeit, der Erfüllung der festgelegten Eignungskriterien und zum Beleg, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen, die als Anhang II beigefügte „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ zu verwenden und mit Angebot einzureichen.
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In der "Bieterauskunft mit Eigenerklärungen" sind anzugeben:
1. Angebotsabgabe als Einzelbieter oder Bietergemeinschaft
2.1.Angaben zum Unternehmen (Name, Anschriften, Rechtsform, Gegenstand d. Unternehmens, öffentl. Registereintragsnummer/Geschäftsnummer Genehmigungsbehörde, Registergericht/Genehmigungsbehörde, gesetzlicher Vertreter, Ansprechperson, Kontaktdaten, Niederlassung bzw. Standort
2.2. Bei Einzelunternehmen/Freiberufler erforderliche zusätzliche Angaben
3. Eigenerklärung zu zwingenden und fakultativen Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB
- Eigenerklärung nach § 123 Abs. 1 GWB über Straftaten und Ordnungswidrigkeiten
- Eigenerklärung nach § 123 Abs. 4 Nr. 1 GWB über die ordnungsgemäße Zahlung von Steuern und Abgaben und von Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) für Arbeitnehmer an die uständigen Institutionen sowie an die zuständige Berufsgenossenschaft unter Benennung dieser
- Eigenerklärung nach § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB zu Insolvenzverfahren und Liquidation
- Eigenerklärung zu weiteren fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 Abs. 1 GWB wie z.B. Verstößen gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen bei früherer Ausführung öffentlicher Aufträge und zu Verfehlungen, die die Unternehmensintegrität infrage stellen, sowie Fehlverhalten im Zusammenhang mit dem gegenständlichen Vergabeverfahren
- Eigenerklärung nach § 124 Abs. 2 GWB zu Verstößen gegen weitere Gesetze wie gegen das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG), das Aufenthaltsgesetz (AufenthG), das Mindestlohngesetz (MiLoG) und das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG)
- Eigenerklärung zu Gründen für den Nichtausschluss und zu Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 Abs. 2 GWB
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Kann ein Bieter aus berechtigtem Grund geforderte Urkunden oder Bescheinigungen nicht beibringen, genügt die Vorlage anderer Dokumente, sofern sie ebenso geeignet sind, die Eignung des Bieters und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen zu belegen.
Bei ausländischen Bietern genügen gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslandes. Werden solche Bescheinigungen in dem betreffenden Land nicht ausgestellt, können sie durch eine Versicherung an Eides statt ersetzt werden. In Staaten, in denen es keine Versicherung an Eides statt gibt, kann diese durch eine förmliche Erklärung ersetzt werden. Nicht in deutscher Sprache verfassten Dokumenten ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizufügen.
Der Nachweis der Eignung/des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen kann ganz oder teilweise durch Präqualifikation erbracht werden.
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Vorlage eines aktuellen Handelsregisterauszuges (nicht älter als drei Monate) oder gleichwertig oder eines anderen Nachweises des Eintrages in einem öffentlichen Register oder bei einer Genehmigungsbehörde (Handwerkskammer, Gewerberegister oder gleichwertig) nach Aufforderung durch die Vergabestelle

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

weiter im Vordruck "Bieterauskunft mit Eigenerklärungen" (Anhang II) enthalten
4. Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung.
Die Betriebshaftpflichtversicherung hat mindestens folgende Deckungssummen (bei mindestens zweifacher Maximierung je Versicherungsjahr) pro Schadensfall aufzuweisen: Personenschäden 5,0 Mio. €, Sachschäden 5,0 Mio. €, Vermögensschäden 1,0 Mio € und Schlüsselschäden 0,1 Mio €. Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung die vorgenannten Deckungssummen derzeit nicht erreichen oder noch keine Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen sein, so ist der Bieter verpflichtet, im Falle der Zuschlagserteilung die Deckungssummen entsprechend zu erhöhen bzw. abzuschließen
-Vorlage der Kopie des Nachweises über den Abschluss einer aktuellen Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung nach Aufforderung durch die Vergabestelle.
5. Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des Unternehmens sowie zum Umsatz bezüglich der ausgeschriebenen Leistungsart - Technisches Gebäudemanagement- jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

weiter im Vordruck "Bieterauskunft mit Eigenerklärungen" (Anhang II) enthalten
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6. Eigenerklärungen zur Leistungserbringung, dass
a) sämtliche für den Leistungsumfang notwendigen Fachbetriebszulassungen nach Aufforderung der AG jederzeit vorgelegt werden
b) zum Beginn der Start-up-Phase ausreichend Personal bereitgehalten wird, welches bereit ist, sich einer einfachen Sicherheitsüberprüfung gem. § 8 Abs. 1 SÜG (sog. Ü1), als auch einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 9 Abs. 1 Nr. 3 SÜG (vorbeugender personeller Sabotageschutz, sog. Ü2 Sabschutz) zu unterziehen (mindestens ein Objektleiter und zwei Haustechniker verschiedener Gewerke, vorzugsweise 1x HLS + 1x Elektrotechnik). Das Personal ist im Unternehmen tätig und wird vollumfänglich für die 2-monatige Übernahmephase und den anschließenden Regelbetrieb zur Verfügung stehen.
c) für den 24h/365-Tage-Regelbetrieb der Liegenschaften ausreichend qualifizierte und Mitarbeiter bereit gehalten werden, welche bereit sind, sich einer einfachen Sicherheitsüberprüfung gem. § 8 Abs. 1 SÜG (sog. Ü1) als auch einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 9 Abs. 1 Nr. 3 SÜG (Ü2 Sabschutz) zu unterziehen.
d) dem künftigen Objektteam eine der ausgeschriebenen Leistung entsprechende technische Ausstattung (Maschinen, Werkzeuge, Materialien usw.) zu Verfügung steht
e) zur Leistungserbringung nur Beschäftigte eingesetzt werden, die erfolgreich sicherheitsüberprüft sind gem. § 8 Abs. 1 SÜG (sog. Ü1), als auch nach § 9 Abs. 1 Nr. 3 SÜG (sog. Ü2 Sab-schutz)
f) für die zur Leistungserbringung einzusetzenden Beschäftigten, die bereits erfolgreich sicherheitsüberprüft sind gemäß Ü1 bzw. Ü2Sabschutz oder höher, die entsprechenden Nachweise innerhalb einer Woche nach Zuschlagserteilung vorgelegt werden
g) hinsichtlich der zur Leistungserbringung einzusetzenden Beschäftigten, die noch nicht sicherheitsüberprüft sind, unmittelbar nach Zuschlagserteilung für eine kurzfristige Beibringung der für die Sicherheitsüberprüfung (Ü1 bzw. Ü2Sabschutz oder höher) notwendigen Angaben und Auskünfte Sorge getragen wird
h) das in den Liegenschaften eingesetzte Personal in der Lage ist, die Gebäudeleittechnik- und die eingesetzten CAFM-Programme der Auftragnehmerin fachgerecht nutzen und bedienen kann, das Personal ist entsprechend geschult
i) das Unternehmen über ausreichend qualifiziertes Personal zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistung verfügt
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Eigenerklärungen zur Qualifikation des zum Einsatz vorgesehenen Personals
Der Objektleiter muss mindestens über einen Abschluss als Diplomingenieur (FH), Bachelor, staatlich geprüfter Techniker, Meister (DQR/EQR mindestens Niveau 6) in einer dem technischen Gebäudebetrieb entsprechenden Fachrichtung: Elektrotechnik, TGA bzw. Versorgungstechnik, Gebäudetechnik oder vergleichbar verfügen. Gleiches gilt für die Vertretung.
Eine vergleichbare Qualifikation muss benannt werden.
Der Objektleiter muss mind. über 5 Jahre Berufserfahrung mit vergleichbaren Aufgaben und Verantwortungsbereich verfügen (ggf. ist ein Nachweis über einen Projektlebenslauf, der auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin vor Zuschlagserteilung angefordert wird, vorzulegen). Gleiches gilt für dessen Vertretung.
Haustechniker 1: Nachweis eines Abschlusses nach mindestens 3-jähriger Berufsausbildung (DQR/EQR mindestens Niveau 4) in der Elektrotechnik
Haustechniker 2: Nachweis eines Abschlusses nach mindestens 3-jähriger Berufsausbildung (DQR/EQR mindestens Niveau 4) in einem Gewerk der Versorgungstechnik/Technischer Gebäudeausrüstung (Installations-/Sanitär-/Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik).
Alle Haustechniker müssen über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position verfügen. Ein Projektlebenslauf, aus dem bisher betreute Objekte, Funktionen und Aufgaben hervorgehen, ist ggf. nach Aufforderung der AG (vor Zuschlagserteilung) vorzulegen
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Eigenerklärung zur Vorlage folgender Zertifikate und Nachweise auf Aufforderung der Vergabestelle:
a) von allen Haustechnikern: als Beauftragte Person f. Aufzugsanlagen gem. BetrSichV, Anhang 1, Pkt. 4.1 (Aufzugswärter) mit Berechtigung zur Personenbefreiung bzw. - Erklärung, diese Berechtigung bei Zuschlagserteilung unverzüglich einzuholen
b) von einem Haustechniker als Unterwiesener eines Betriebsangehörigen zur Schaltberechtigung für MS-Schaltanlagen
c) des Anlagenverantwortlichen nach DIN VDE 0105-100 EN 50110-1 bezogen auf die ausgeschriebene Leistung
d) des Arbeitsverantwortlichen nach DIN VDE 0105-100 EN 50110-1 bezogen auf die ausgeschriebene Leistung
e) der Elektrofachkraft nach DIN VDE 0105-100 EN 50110-1
f) Zertifikat gem. ISO 27001 oder gleichwertig
g) Eintrag in die Installationsverzeichnisse der Berliner Grundversorgungsunternehmen Energie/Wasser/Abwasser
oder
h) Erklärung, dass die Eintragung in die Installationsverzeichnisse der Berliner Grundversorgungsunternehmen Energie/Wasser/Abwasser bis zu Leistungsbeginn erfolgen wird
i) alle o.g. Nachweise und Zertifikate, die sich aus einer Erklärung unter Ziffer 6, ergeben.
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7. Leistungsbezogene Erklärungen und Angaben:
- Seit wann ist das Unternehmen in der ausgeschriebenen Leistungsart (Technisches Gebäudemanagement) tätig?
- Beschäftigtenzahl des gesamten Unternehmens
- Beschäftigtenzahl des gesamten Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (Technisches Gebäudemanagement)
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8. Angaben zu Referenzen
- Benennung von mindestens drei vergleichbaren Referenzen der ausgeschriebenen Leistungsart (Technisches Gebäudemanagement) von mindestens zwei verschiedenen Referenzgebern aus dem Zeitraum der letzten drei Jahre mit Angabe von
- Art des Referenzobjektes
- Ausführungsort (Anschrift) des Referenzobjektes
- Jährlicher Leistungsumfang (Angabe der Kostengruppen nach DIN 276 )
- Leistungszeitraum
- Leistungsart
- Auftragswert in € (netto) pro Jahr
- Zahl der durchschnittlich eingesetzten Arbeitnehmer und entsprechender Auftragswert bzgl. der ausgeschriebenen Leistungen - Technisches Gebäudemanagement
- Name/Adresse/Tel-Nr. des Referenzgebers
Vergleichbar sind Referenzen, die im technischen oder organisatorischen Bereich einen gleich hohen oder höheren Schwierigkeitsgrad aufweisen und einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung ermöglichen. Erreicht die umfangreichste der drei genannten Referenzen nicht 75% des ausgeschriebenen Leistungsvolumens oder mindestens eine der beiden weiteren Referenzen nicht 50% des ausgeschriebenen Volumens, wird der Bieter aufgefordert, die Vergleichbarkeit näher zu erläutern.
Der Bieter ist verpflichtet, die Referenzgeber(Ansprechpersonen) vor Angebotsabgabe auf die Datenschutzerklärung der Auftraggeberin unter http://www.bundesimmobilien.de/datenschutz hinzuweisen.
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9. Angaben zu Bietergemeinschaften und Inanspruchnahme fremder Ressourcen
Bietergemeinschaften sind bereits bei Angebotsabgabe verpflichtet, alle Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie Art und Umfang des Leistungsteils des jeweiligen Mitglieds sowie ein Mitglied als bevollmächtigten Vertreter zu benennen. Bietergemeinschaften müssen sich verpflichten, im Falle der Auftragserteilung die Vertragsleistung mit den namentlich benannten weiteren Mitgliedern der Bietergemeinschaft als Arbeitsgemeinschaft auszuführen und für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten gesamtschuldnerisch zu haften. Für die Abgabe der vorgenannten Erklärungen ist die Bietergemeinschaftserklärung (Vordruck Anhang III) zu verwenden und mit dem Angebot einzureichen.
Erst auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin sind von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft die „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ (Vordruck Anhang II) mit Eigenerklärungen zu den Ziff. 2.1. Allgemeine Angaben zum Unternehmen, 2.2. zusätzliche Angabe bei Einzelunternehmen, 3. Zwingende und fakultative Ausschlussgründe, 4. Betriebshaftpflichtversicherung, 6. Eigenerklärung über die Leistungserbringung und 7. Leistungsbezogene Angaben zum Unternehmen und ggf. weiteren Eigenerklärungen und Nachweise vorzulegen. Von dem bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft ist hingegen eine vollumfänglich ausgefüllte „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ (Vordruck Anhang II) einzureichen.
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10. Beim Einsatz von Unterauftragnehmern sind die Teilleistungen mit Umfang, für die der Einsatz von Unterauftragnehmer geplant ist (im Vordruck Anhang II enthalten) anzugeben.
Erst auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin ist der Bieter verpflichtet, die zur Auftragsdurchführung vorgesehenen Unterauftragnehmer zu benennen und Verpflichtungserklärungen der Unterauftragnehmer vorzulegen (Vordruck Anhang IV). Der Bieter hat dann für jeden der zu beauftragenden Unterauftragnehmer die „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ mit Eigenerklärungen zu den Ziff. 2.1. Allgemeine Angaben zum Unternehmen, 2.2. zusätzliche Angabe bei Einzelunternehmen, 3. Zwingende und fakultative Ausschlussgründe und etwaige Nachweise vorzulegen.
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11. Bezeichnung der Eignungskriterien, auf die sich die Eignungsleihe bezieht, und der Mittel und Kapazitäten, die von dritter Seite zur Verfügung gestellt werden. Erst auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin ist der Bieter verpflichtet, die Unternehmen zu benennen, deren Kapazitäten in Anspruch genommen werden sollen, und Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen vorzulegen (Vordruck Anhang IV). Der Bieter hat für jedes Unternehmen, auf dessen Kapazitäten zurückgegriffen werden soll, die „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen" zu den Ziff. 2.1. Allgemeine Angaben zum Unternehmen, 2.2. zusätzliche Angabe bei Einzelunternehmen, 3. Zwingende und fakultative Ausschlussgründe und ggf. weitere Eigenerklärungen und etwaige Nachweise vorzulegen.
Ein aktueller Handelsregisterauszug (nicht älter als 3 Monate) oder ein anderer vorliegender Registerauszug sind der Bietererklärung von Bietergemeinschaftsmitgliedern, Unterauftragnehmern oder Eignungsleihern mit Einreichung dieser Bieterauskunft beizulegen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Das einzusetzende Personal muss gem. § 8 Abs. 1 SÜG (sog. Ü1), als auch eine erweiterte Sicherheitsüberprüfung nach § 9 Abs. 1 Nr. 3 SÜG (vorbeugender personeller Sabotageschutz, sog. Ü2 Sab) sicherheitsüberprüft sein.
Das Personal des AN ist von diesem vor Leistungsbeginn zur Verschwiegenheit über alle im Zusammenhang mit den Tätigkeiten in der Liegenschaft bekannt gewordenen Vorgänge zu den Objekten, den Bediensteten der Liegenschaft, Arbeitsabläufen, usw. während und außerhalb der Arbeitszeit gegenüber jedermann zu strengster Verschwiegenheit zu verpflichten. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung des Vertrages weiter (Anhang I.2.5).

Mit Angebot sind folgende vollständig ausgefüllte Unterlagen einzureichen:
- Angebotsschreiben (Anhang 0)
- Bieterauskunft mit Eigenerklärungen (Anhang II)
- Bietergemeinschaftserklärung (Anhang III)
- Leistungsverzeichnis (pdf- und GAEB-Format -Anhang I.3)
- Eigenes schriftliches Konzept der Leistungserbringung
- Formblatt Preisgleitklausel Objektleiter/Haustechniker (Anhang I.1.1 und I.1.2)
- Angaben zum verwendeten CAFM-System des AN (Anhang I.6)
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Auf Anforderung der Vergabestelle sind vollständig ausgefüllt vorzulegen:
- die Bieterauskünfte mit Eigenerklärungen der Bietergemeinschaftsmitglieder (Anhang II)
- die Erklärungen und Verpflichtungserklärungen von Unterauftragnehmern bzw. Unternehmen, die einer Eignungsleihe zustimmen (Anhang IV)
- die entsprechend dem Hinweis im Vorwort ausgefüllte Bieterauskunft mit Eigenerklärung (Anhang II) für Unterauftragnehmer und Eignungsleiher
- alle Nachweise und Zertifikate, die unter Ziffer III.1 Ziffer 6 benannt sind
- Vorlage eines aktuellen Handelsregisterauszuges (nicht älter als drei Monate) oder gleichwertig oder eines anderen Nachweises des Eintrages in einem öffentlichen Register oder bei einer Genehmigungsbehörde (Handwerkskammer, Gewerberegister oder gleichwertig)
- Vorlage der Kopie des Nachweises über den Abschluss einer aktuellen Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung.
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Im Leistungsverzeichnis (LV) müssen alle Preise und sonstigen geforderten Angaben und Erklärungen enthalten sein. Gemäß den konkreten Ausfüllvorschriften in der Leistungsbeschreibung (LB) und im LV, sind Positionen, deren Preise nach Vorgabe bereits in einer anderen Position erfasst sind, mit „0“ als Einheitspreis zu versehen. Fehlende oder unzutreffende Preisangaben oder Änderungen und Ergänzungen im LV führen grundsätzlich zum Ausschluss des Angebots.
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Zuschlagskriterien sind 1. der Angebotspreis des LV in Euro ohne Bedarfs-und Zusatzleistungen und 2. das schriftliche eigene Konzept zur Leistungserbringung, mit der Gewichtung 60% Angebotspreis, 40% Konzept.
Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl (der Summe aus erreichter Punktzahl aus Angebotspreis - max. 60 Punkte - und aus der Konzeptbewertung - max. 40 Punkte).
1. Punktzahl Wertungskriterium Preis Angebot XY = Preis niedrigstes Angebot x 60 Pkt. / Preis Angebot XY
2. Punktzahl Wertungskriterium schriftliches Konzept wird aus der Bewertung der Teilkonzepte und deren Gewichtung ermittelt:
- Teilkonzept Wartungs-, Inspektions- und Prüfmanagement , Gewichtung: 15%
- Teilkonzept Störungsmanagement, Gewichtung: 15%
- Teilkonzept Qualitätsmanagement, Gewichtung: 5%
- Konzept zur Start-Up-Phase und Vertragsauslauf- und Übergangsphase, Gewichtung: 5 %
Die Teilkonzepte sind anhand vorgegebener Schwerpunkte zu erläutern, diese sind den Ausschreibungsunterlagen zu entnehmen.
Es sind entsprechend maximal 40 Punkte erreichbar.
Die Bewertung erfolgt im Wege der Punktevergabe von 0 Punkten (ungenügend) bis 10 Punkten (sehr gut) je Teilkonzept. Die je Teilkonzept vergebene Punktzahl wird mit dem jeweils angegebenen Teilgewichtungsprozentsatz multipliziert und durch 10 dividiert. Die auf dieser Grundlage ermittelten Werte für die einzelnen Teilkonzepte werden abschließend addiert.
Das Gesamtkonzept ist auf maximal 6 DIN A4 Seiten (ohne Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und Anlagen, wie z. B. Material- und Werkzeuglisten) zu erläutern (Schriftart Arial, Schriftgröße 6, Zeilenabstand 1,5). Übersteigt die Seitenzahl des eingereichten Gesamtkonzeptes die geforderten 6 Seiten, fließen diese nicht mehr in die Bewertung ein.
Weitere Details sind der Aufforderung zur Angebotsabgabe zu entnehmen.
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Bei Inanspruchnahme Kapazitäten anderer Unternehmen (Unterauftragnehmer, Eignungsleihe) sind diesen Unternehmen die Informationsquelle zur Datenschutzerklärung der Auftraggeberin „www.bundesimmobilien.de/datenschutz“ vor Angebotsabgabe durch den Bieter zu übermitteln. In gleicher Weise sind die Ansprechpersonen der Referenzgeber vom Bieter vorab zu informieren. Referenzen müssen alle geforderten Angaben enthalten.
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Ortsbesichtigungen werden nicht angeboten
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Es gelangen nur vollständige und fristgerecht eingegangene Angebote in die Wertung. Die Nachforderung, Vervollständigung oder Korrektur von Unterlagen, Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und Nachweisen richten sich nach dem § 56 VgV. Hierbei setzt die Auftraggeberin eine angemessene Frist von mindestens drei Werktagen und übt ihr Ermessen unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes aus. Einen Anspruch auf Nachforderung haben die Bieter nicht.
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Angebote, die eines der Ausschlusskriterien des § 57 Abs. 1 VgV erfüllen, werden nicht gewertet.
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Die Auftraggeberin prüft die Auskömmlichkeit der Angebote gem. § 60 VgV und verlangt vom Bieter Aufklärung, wenn der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrig sind. Vom Bieter sind in den Vergabeunterlagen geforderte Angaben zur ggf. tariflichen Bindung und zu Grundlagen der Angebotskalkulation vorzunehmen, die für eine erste Prüfung herangezogen werden. Bei weiterem Aufklärungsbedarf fordert die Auftraggeberin den Bieter unter Setzung einer angemessenen Frist von mindestens drei Werktagen auf, die Auskömmlichkeit des Angebots eingehend zu erläutern. Wenn der Bieter die Zweifel an der Auskömmlichkeit nicht oder nicht fristgerecht ausräumt, darf sein Angebot ausgeschlossen werden.
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Fragen zu den Vergabeunterlagen sind nur über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) einzureichen. Telefonische Auskünfte werden nicht geteilt. Fragen zu den Vergabeunterlagen werden beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 07.09.2021, 12:00 Uhr, bei der e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) eingehen. Die Bieter haben sich zudem selbstständig und regelmäßig über Änderungen der Vergabeunterlagen sowie die Beantwortung von Fragen durch die Vergabestelle zu informieren und diese im Rahmen ihrer Angebotserstellung zu berücksichtigen. Auf der e-Vergabe-Plattform registrierte Bieter werden automatisch informiert. Eine Nichtberücksichtigung von Änderungen kann zum Ausschluss des Angebotes führen.
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Nach den Nutzungsbedingungen der e-Vergabe-Plattform muss der Bieter, der ein Angebot abgibt, mit der korrekten Bezeichnung seines Unternehmens registriert sein.
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Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform wenden Sie sich bitte an e-Vergabe HelpDesk:
Telefon: +49 (0) 22899 - 610 - 1234
E-Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten:
Montag bis Donnerstag: 08:00 bis 16:00 Uhr
Freitag: 08:00 bis 14:00 Uhr

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es gelten die Regelungen der §§ 155 ff. GWB. Insbesondere ist § 160 Abs. 3 GWB zu beachten: Verstöße gegen das Vergaberecht, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen hervorgehen, müssen bis zum Ablauf der Angebotsfrist gemäß Ziffer IV.2.2) gerügt werden. Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens muss innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingereicht werden (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).