Lieferung, Installation, Anpassung und Pflege eines Terminmanagement-Systems

Lecos GmbH – Ausschreibungsstelle

Die Stadt Leipzig beabsichtigt, ein neues Termin-Managementsystem (TMS) zu implementieren. Dieses soll den Bürgerinnen und Bürgern die elektronische Vereinbarung von Terminen für alle Behördenkontakte ermöglichen, bei denen ein persönliches Erscheinen in der Stadtverwaltung notwendig ist. Darüber hinaus soll es auch den Publikumsverkehr in den verschiedenen Ämtern berücksichtigen und Bürgerinnen und Bürgern ohne Termin (Spontanbesucher) den Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen ermöglichen. Hierzu ist die Ausgabe sog. Wartemarken vorgesehen, anhand derer die Besucherströme in der jeweiligen Verwaltungseinrichtung gesteuert werden können. Der Aufruf der Kunden sowie die transparente Steuerung des Besucherverkehrs in den Verwaltungsgebäuden soll dabei durch elektronische Aufrufsysteme erfolgen. Mit Hilfe des Systems sollen somit die gebuchten Termine sowie die Anliegen der Spontanbesucher zusammengeführt und gesteuert werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-03-31. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-03-01.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Smart CJM GmbH

Wer?

• Lecos GmbH – Ausschreibungsstelle

Wie?

• Softwarepaket für das Facility-Management und Softwarepaketreihe › Softwarepaket für das Facility-Management

Wo?

• Leipzig › Leipzig

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-03-01	Auftragsbekanntmachung
2021-06-01	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-03-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für das Facility-Management
Referenznummer: VG003_2021Lecos
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Facility-Management 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Leipzig 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Lecos GmbH – Ausschreibungsstelle
Postanschrift: Prager Str. 8
Postleitzahl: 04103
Postort: Leipzig
Kontakt
Internetadresse: http://www.lecos.de 🌏
E-Mail: ausschreibungsstelle@lecos.de 📧
Telefon: +49 3412538-0 📞
Fax: +49 3412538-111 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe.de/unterlagen/54321-Tender-177d36e87a2-4efaa52da38ff65e 🌏
URL der Teilnahme: http://www.evergabe.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-03-01 📅
Einreichungsfrist: 2021-03-31 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-03-05 📅
Datum des Beginns: 2021-05-14 📅
Datum des Endes: 2021-09-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 045-110165
ABl. S-Ausgabe: 45
Zusätzliche Informationen
Entfällt

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Im Rahmen des TMS werden folgende Funktionalitäten/Komponenten eingeführt:

Online-Terminvergabe:

Komponente zur Integration in den Webauftritt der Stadt Leipzig

— Darstellung der Verwaltungsleistungen der Stadt Leipzig,

— detaillierte Beschreibung der Leistungen,

— Möglichkeit für Bürgerinnen und Bürger, einen Termin zur gewünschten Leistung vorab zu vereinbaren,

— perspektivisch Zahlungsabwicklung für kostenpflichtige Leistungen (Vorkasse).

Komponente zur Terminverwaltung durch die Stadt Leipzig

— Pflege und Verwaltung der angebotenen Dienstleistungen und Termine,

— Buchung von Terminen für Bürgerinnen, Bürger, Unternehmen und Institutionen,

— Planung und Verwaltung der Termine zur Steuerung der Verwaltungsabläufe.

Wartemarken:

— Gestaltung und Bereitstellung von Wartemarken in physischer Form (optional zusätzlich auch in elektronischer Form),

— Bereitstellung geeigneter Hardware zur Auswahl und Generierung physischer Wartemarken.

Aufrufanlage:

— übergreifende Steuerung der Termine für Termin- und Spontankunden,

— Aufruf der Bürgerinnen und Bürger in den Ämtern je nach Wartekreis, Raum, Schalter o. ä.

Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung ist die Lieferung, Installation und Einrichtung der benötigten Software- und Hardware-Komponenten. Es obliegt dem Bieter, für die Bereitstellung der Lösung entweder ausschließlich eigene Komponenten oder die eines Drittanbieters einzusetzen. Kommen Produkte oder Lösungen von Drittanbietern zum Einsatz, ist dies jeweils zu benennen.

Im ersten Schritt kann davon ausgegangen werden, dass die Lösung von ca. 750 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern innerhalb der Stadtverwaltung Leipzig genutzt wird. Eine eventuelle Erhöhung der Nutzerzahlen (Skalierbarkeit) muss seitens des Bieters kurzfristig gewährleistet werden können (Dauer ca. eine Woche). Bzgl. der zu erwartenden Zugriffe auf die Webkomponente wird auf den Anforderungskatalog verwiesen.

Die Lösung sowie die dazugehörigen Komponenten müssen den Anforderungen der Barrierefreiheit genügen, wie sie für die Stadt Leipzig bestehen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Lecos GmbH

Prager Straße 8

04103 Leipzig

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: Lt. Abschließende Nachweisliste

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 23:59
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-05-14 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2021-04-01 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 09:00
Zusätzliche Informationen: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: kommunales Wirtschaftsunternehmen
Kontakt
Kontaktperson: Ausschreibungsstelle
Internetadresse: www.lecos.de 🌏
Dokumente URL: https://www.evergabe.de/unterlagen/54321-Tender-177d36e87a2-4efaa52da38ff65e 🌏
URL der Teilnahme: www.evergabe.de 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen, DS Leipzig
Postanschrift: Braustraße 2
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland 🇩🇪
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Leipzig
Telefon: +49 341977-1404 📞
Fax: +49 341977-1049 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Quelle: OJS 2021/S 045-110165 (2021-03-01)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-06-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 211510.20 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-06-01 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-06-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 107-280261
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 045-110165
ABl. S-Ausgabe: 107

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Im Rahmen des TMS werden folgende Funktionalitäten/Komponenten eingeführt: Online-Terminvergabe: Komponente zur Integration in den Webauftritt der Stadt Leipzig

— perspektivisch Zahlungsabwicklung für kostenpflichtige Leistungen (Vorkasse) Komponente zur Terminverwaltung durch die Stadt Leipzig,

— Planung und Verwaltung der Termine zur Steuerung der Verwaltungsabläufe Wartemarken:

—— Gestaltung und Bereitstellung von Wartemarken in physischer Form (optional zusätzlich auch in elektronischer Form),

—— Bereitstellung geeigneter Hardware zur Auswahl und Generierung physischer Wartemarken

—— übergreifende Steuerung der Termine für Termin- und Spontankunden,

—— Aufruf der Bürgerinnen und Bürger in den Ämtern je nach Wartekreis, Raum, Schalter o. ä. Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung ist die Lieferung, Installation und Einrichtung der benötigten Software- und Hardware-Komponenten. Es obliegt dem Bieter, für die Bereitstellung der Lösung entweder ausschließlich eigene Komponenten oder die eines Drittanbieters einzusetzen. Kommen Produkte oder Lösungen von Drittanbietern zum Einsatz, ist dies jeweils zu benennen. Im ersten Schritt kann davon ausgegangen werden, dass die Lösung von ca. 750 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern innerhalb der Stadtverwaltung Leipzig genutzt wird. Eine eventuelle Erhöhung der Nutzerzahlen (Skalierbarkeit) muss seitens des Bieters kurzfristig gewährleistet werden können (Dauer ca. eine Woche). Bzgl. der zu erwartenden Zugriffe auf die Webkomponente wird auf den Anforderungskatalog verwiesen. Die Lösung sowie die dazugehörigen Komponenten müssen den Anforderungen der Barrierefreiheit genügen, wie sie für die Stadt Leipzig bestehen.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-05-10 📅
Name: Smart CJM GmbH
Postanschrift: Heyenbaumstr. 139-141
Postort: Krefeld
Postleitzahl: 47802
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 21514474701 📞
E-Mail: sales@smart-cjm.com 📧
Land: Düsseldorf 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 211510.20 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Quelle: OJS 2021/S 107-280261 (2021-06-01)

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