Lieferung von Papier, Büromaterial und Bürokleingeräten

Kurze Beschreibung

Vergeben wird ein Vertrag über die Lieferung von Papier, Büromaterialien und Bürokleingeräten für einen festen Zeitraum von 2 Jahren mit der Option auf Verrtagsverlängerungen um maximal 6 weitere Jahre.

Beschreibung der Beschaffung

Die Berliner Verkehrsbetriebe, Anstalt des öffentlichen Rechts, (BVG), sind der federführende Anbieter von ÖPNV-Dienstleistungen im Ballungsraum Berlin.
Auf der Grundlage dieser Ausschreibung soll ein Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer abgeschlossen werden, auf deren Grundlage der Bedarf der BVG an Papier, Büromaterial und Bürokleingeräte gedeckt wird.
Diese Ausschreibung wird teilweise als Warenkorbausschreibung durchgeführt, d.h. ein vom Auftraggeber definierter Warenkorb ist zu bepreisen. Darüber hinaus wird das Produktsortiment des AN gemäß der Basis der e-class 7.1 beauftragt. Das maximale Auftragsvolumen für alle Einzelabrufe beträgt p. a. 1 000 000,00 EUR (netto); dies entspricht dem zweifachen des prognostizierten Auftragsvolumens.
Die detaillierte Beschreibung der zu liefernden Materialien ergibt sich aus den weiteren Vergabeunterlagen, insbesondere aus dem Leistungsverzeichnis. Die weiteren Details zum Verfahren entnehmen Sie den übrigen Vergabeunterlagen u. a. dem Vertragsleitfaden.
Der Vertrag soll für den Zeitraum ab 3.1.2022 bis zum 2.1.2024 geschlossen werden, mit einer Fortführungsoption bis maximal 2.1.2030.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Vertragslaufzeit kann durch einseitige schriftliche Erklärung des Auftraggebers gegenüber dem Auftragnehmer insgesamt um bis zu 72 Monate verlängert werden. Die Verlängerungen müssen jeweils bis spätestens 6 Monate vor dem ursprünglichen Vertragsende schriftlich erfolgen.
Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Verlängerung der Vertragslaufzeit. Im Falle einer nicht erfolgten Verlängerung kann er hieraus keinerlei Ansprüche (insbesondere auf Schadensersatz oder Vergütung) herleiten.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Jedes Unternehmen, das als Bewerber, Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder Eignungsleihgeber an der Ausschreibung teilnimmt, hat folgende Unterlagen / Erklärungen vorzulegen:
1. Handelsregisterauszug oder einen vergleichbaren Nachweis (z.B. Vereinsregister, Partnerschaftsregister), der zum Datum des Abgabetermins für den Teilnahmeantrag nicht älter als 3 Monate ist.
2. Darstellung des Unternehmens mit Angaben zum Namen, Haupt- und Nebensitze, Rechtsform, Beteiligungsverhältnissen des Unternehmens.
3. Eigenerklärung dazu, dass keiner der in §§ 123, 124 GWB in der aktuellen Fassung aufgelisteten Ausschlussgründe vorliegt.
4. Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss gemäß § 21 Abs. 1 Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) nicht vorliegen.
5. Eigenerklärung des Bewerbers, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss gemäß § 21 Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) nicht
Vorliegen.
6. Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss gemäß § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) nicht vorliegen.
7. Eigenerklärung, dass keine Eintragung im Berliner Korruptionsregister vorliegt.
8. Nachweis einer DIN EN ISO 9001 Zertifizierung (oder gleichwertiger Nachweis)
9. Nachweis einer EN ISO 14001 Zertifizierung (Umweltmanagementsystem) (oder gleichwertig)
Ein Verweis auf frühere Bewerbungen/ Angebote ist nicht ausreichend. Ausländischen Bewerbern wird die Vorlage vergleichbarer Nachweise gestattet. Soweit Eigenerklärungen verlangt werden, hat der Bewerber auf Verlangen weitere Nachweise vorzulegen.
Hinweise: Für die Angaben ist grundsätzlich das Formblatt "Eigenerklärungen zur Eignung" zu verwenden.
Bei Vorliegen von Ausschlussgründen wird der AG Angaben der Bewerber zur Selbstreinigung nach § 125 GWB sowie den zulässigen Zeitraum für Ausschlüsse nach § 126 GWB berücksichtigen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
1. Eigenerklärung zum Gesamtumsatz (in EURO netto) aufgeteilt für die Abgeschlossenen Geschäftsjahre 2018, 2019 und 2020.
2. Eigenerklärung zum Umsatz des Bewerbers (in EURO netto), der auf Leistungen entfällt, die mit den vorliegend ausgeschriebenen Leistungen Vergleichbar sind, aufgeteilt für die abgeschlossenen Geschäftsjahre 2018, 2019 und 2020. Vergleichbare Leistungen sind hierbei das Tätigkeitsfeld gemäß III.1.3 (Lieferung von Papier, Büromaterial und Bürokleingeräte) in den Jahren 2018 bis 2020.
Der AG stellt für o. g. Eigenerklärungen ein Formblatt zur Verfügung.

Zu 2) Durchschnittlicher Jahresumsatz für die Jahre 2018, 2019, 2020 für vergleichbare Leistungen (vergleichbare Leistungen sind Lieferung von Papier, Büromaterial und Bürokleingeräte) von mindestens EUR 500 000,00 netto.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber hat folgende Referenzen in der EU aus den letzten 3 Jahren (2018, 2019, 2020) vorzulegen.
A) Der Bewerber hat mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzen vorzulegen.
1) Lieferung von Papier, Büromaterial und Bürokleingeräte die Darstellung der Anforderungen kann durch ein oder mehrere Projekte erfolgen.
Zu jeder Referenz sind folgende Informationen anzugeben:
a) Name und Adresse des Auftraggebers; eine Aufforderung zur Benennung eines Ansprechpartners beim Auftraggeber mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse bleibt vorbehalten;
b) Zeitraum der Leistungserbringung
c) Kurzbeschreibung der Art der erbrachten Leistungen insb. unter o. g. Angabe (III.1.3 Vergleichbarkeit der Projekte), um die Vergleichbarkeit mit den Vorliegend ausgeschriebenen Leistungen beurteilen zu können,
d) Angabe, ob die Leistungen als vollständige Eigenleistung, mit Nachunternehmern oder in Kooperation mit anderen Unternehmen erbracht wurden, sowie ggf. Angabe des Eigenleistungsanteils. Wurden die Leistungen nicht vollständig als Eigenleistung erbracht, so ist anzugeben, welche Leistungen als Eigenleistung erbracht wurden. Nur diese werden bei der Eignungsprüfung berücksichtigt.
Der AG stellt hierzu ein Formblatt zur Verfügung.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Mindestens 3 Unternehmensreferenzen, die mit der ausgeschriebenen Leistung in Art und Umfang vergleichbar sind. Diese dürfen nicht älter als 3 Jahre sein. Vergleichbare Leistungen sind die Lieferung von Papier, Büromaterial und Bürokleingeräten mit einem jährlichen Bestellvolumen von mindestens 100 000,00 EUR für einen Zeitraum von mindestens 2 Jahren.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Der Auftraggeber behält sich nach § 51 Abs. 2 SektVO unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung vor, die Bewerber aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen oder sonstige Nachweise nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren.
Der Auftraggeber wird anschließend die vollständigen und fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge inhaltlich prüfen. Die Nichterfüllung der Mindeststandards führt in jedem Fall zum Ausschluss.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

— Jegliche Kommunikation sowie alle Dokumentationen sind in deutscher Sprache zu erstellen, ggf. durch zertifizierte Übersetzung
— Der Auftragnehmer hat gem. Frauenförderverordnung während des Auftrags maßnahmen zur Frauenförderung durchzuführen oder einzuleiten. Hierzu hat der Bieter mit der Angebotsabgabe eine Erklärung zur Frauenförderung i. S. d. Frauenförderverordnung abzugeben.
Die BVG stellt hierzu ebenfalls ein Formular zur Verfügung.
— die Vorgaben nach dem BerlAVG, insbesondere zum vergaberechtlichen Mindestlohn, sind zu berücksichtigen.
— Die zu liefernden Büroartikel müssen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe den gültigen EN-Normen, Unfallverhütungs- und Arbeitsschutzvorschriften, Sicherheitsbestimmungen sowie den allgemein anerkannten Sicherheitstechnischen und arbeitsmedizinischen Regeln entsprechen.
— Alle aus Recyclingpapier angebotenen Büromaterialien haben den Kriterien des Umweltzeichens "Blauer Engel" für Recyclingpapiere und Fertigerzeugnisse zu erfüllen.
— Verwaltungsvorschrift für die Anwendung von Umweltanforderungen bei der Beschaffung von Liefer- Bau- und Dienstleistungen (Verwaltungsvorschrift Beschaffung und Umwelt – VwVBU) vom 8.1.2019, für die in Abschnitt 1. Nr.4 aufgeführten Beschaffungsbeschränkungen und Anwendung von Anhang 1 der VwVBU vom 8.1.2019 (Hinweis: insbesondere sind danach Transportverpackungen aus Karton aus Mindestens 70 Prozent (Masse) recyceltes Material zu verwenden).
— "Allgemeingültiges Vorgehen und Vorgaben bei der Bestellung von Gefahrstoffen bei der BVG".

1. Der Auftraggeber ist Sektorenauftraggeber nach § 100 Abs. 1 Nr. 1 GWB und unterliegt neben dem GWB und der SektVO insbesondere dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz.
2. Durch diese Bekanntmachung wird der Teilnahmewettbewerb (TNW) des Verhandlungsverfahrens begonnen, in dem sich die interessierten Unternehmen mit den in dieser Bekanntmachung angegebenen Angaben, Erklärungen u. Nachweisen um die Teilnahme am Verhandlungsverfahren FEM2-0131-2020 bewerben. Das ausgefüllte Leistungsverzeichnis ist erst mit dem Angebot (Angebotsfrist: 27.9.2021, 12.00) einzureichen.
3. Die Übermittlung von Bewerberfragen hat ausschließlich unter Nutzung der Funktionalität der Vergabeplattform AI (vgl. Ziff.I.3) unter Angabe der Bezeichnung der Maßnahme (vgl. Ziff. II.1.1)) u. des Aktenzeichens FEM2-0131-2020 zu erfolgen. Die Bewerber sollen das hierfür vom AG zur Verfügung gestellte Formular verwenden und über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform dem AG übermitteln. Auskünfte werden grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt, die bis zum 27.8.2021 an die unter Ziffer I.1) bezeichnete Stelle unter Nutzung der Funktionalität der Vergabeplattform (vgl. Ziff. I.3) eingegangen sind. Der Auftraggeber behält sich vor, verspätete Anfragen nicht zu beantworten. Mündliche Bewerberfragen werden nicht beantwortet. Der AG wird etwaige Informationen (auch die Formulare) u. Beantwortung von Fragen von Bewerbern zum TNW sowie sonstige Klarstellungen des AG, die das Vergabeverfahren betreffen, auf der Plattform AI veröffentlichen.
Der AG empfiehlt daher allen Bewerbern, täglich den vorbenannten Link zum abruf von aktuellen Informationen u. Klarstellungen des AG sowie Antworten von Bewerberanfragen zum Vergabeverfahren zu nutzen. Die Bewerber sollen die vom AG zur Verfügung gestellten Formulare verwenden, ausfüllen und durch die geforderten Angaben, Erklärungen u. Nachweise ergänzen. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen/Angebote ist nicht ausreichend.
4. Mit der Benennung der Referenzen stimmt der Bewerber/ BewGe der Kontaktaufnahme durch den AG zu den jeweiligen Referenzgebern zu.
5. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass allein der Inhalt der vorliegenden EU-weiten Bekanntmachung maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlicht wird u. der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig oder verändert wiedergegeben wird.
6. Zu Kooperationsformen im vorliegenden Vergabeverfahren (s. auch III.1):
Sofern eine Bewerbung als BewGe erfolgt, ist mit dem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern der BewGe ausgefüllte Erklärung einzureichen, aus der sich auch die gesamtschuldnerische Haftung (vgl. Ziff. III.1.8) dieser Bekanntmachung) im Zuschlagsfall, die Namen sämtlicher Mitglieder der BewGe, ein bevollmächtigter Vertreter und die Absicht, sich im Fall der erfolgreichen Bewerberauswahl zur Bietergemeinschaft und im Zuschlagsfall zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammenzuschließen, ergibt. BewGe dürfen nur einen Teilnahmeantrag einreichen. Die unter Ziffer III.1.1) bis Ziffer III.1.3) benannten Unterlagen sind bei Vorliegen einer Bewerbergemeinschaft für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft in einem gesonderten Formular vorzulegen.
BewGe haben darüber hinaus eine Erklärung folgenden Inhalts abzugeben:
Sämtliche Mitglieder der BewGe bzw. der Vertreter der BewGe haben/hat zu erklären, dass die Bildung keinen Verstoß gegen § 1 GWB darstellt. Darüber Hinaus ist von den Mitgliedern der BewGe bzw. dem Vertreter dieser zu erklären, inwiefern für das jeweilige beteiligte Unternehmen wirtschaftlich Zweckmäßige und kaufmännische Gründe vorliegen, sich nicht allein um die Auftragsvergabe zu bewerben.
Der AG stellt hierzu ein Formblatt zur Verfügung. Es können zusätzlich zu den Formblättern selbst erstellte Anlagen verwendet werden.
7. Beabsichtigt der Bewerber oder ein Mitglied einer Bewerbergemeinschaft, sich Hinsichtlich der wirtschaftlichen und finanziellen oder technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf andere Unternehmen (Dritter / Nachunternehmer /konzernverbundener Unternehmen) zu berufen (Eignungsleihe), so sind die unter Ziffer III.1.1 genannten Unterlagen auch für den Eignungsverleiher mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Die Angaben des Eignungsverleihers zu den in Ziffer III.1.2) bis III.1.3) benannten Anforderungen sind in einem separaten Formblatt auszuweisen, soweit auf diese Angaben für den Nachweis Leistungsfähigkeit Bezug genommen werden soll. Zusätzlich hat der Bewerber gesondert mit dem Teilnahmeantrag die Verpflichtungserklärung der Eignungsverleiher vorzulegen, nach deren Inhalt die rechtlich und tatsächlich abgesicherte Verfügbarkeit über die Entsprechenden Ressourcen der Dritten nachgewiesen wird.
Bei einer Bezugnahme auf Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit ist durch dieses Ausdrücklich zu bestätigen, dass es mit dem Bewerber im Auftragsfall gemeinsam für die Auftragsdurchführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe haftet.
Beabsichtigt der Bewerber, im Hinblick auf vorzulegende Nachweise/Angaben /Erklärungen für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- oder Befähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche Erfahrung (Referenzen) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen, so ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es die Leistungen als Subunternehmer im Auftragsfall erbringen wird, für die diese Kapazitäten benötigt werden.
8. Der Auftraggeber hat für die Einreichung der Teilnahmeanträge Formulare erstellt. Diese sind für die Einreichung der Teilnahmeanträge zu verwenden und über die Vergabeplattform gem. I.1 herunterzuladen. Eine vorherige Registrierung auf v. g. Vergabeplattform ist erforderlich.
Die Teilnahmeanträge müssen bis zum Schlusstermin (s. Ziffer IV.2.2) über die Vergabeplattform in Textform eingereicht werden.
Mit dem Teilnahmeantrag müssen alle notwendigen Unterlagen/ Nachweise (s. Ziffer III.1) eingereicht werden.
9. Voraussichtliche Angebotseinreichungsfrist: 27.9.2021, 12.00 Uhr der Bieter hat als Teil seines Angebots das ausgefüllte Leistungsverzeichnis einzureichen. In diesem hat er auszuweisen, wie er die Leistungsanforderungen erfüllt; ggf. ist dies durch entsprechende Erläuterungen zu ergänzen, soweit dies im Leistungsverzeichnis vorgesehen ist.
Erfüllt der Bieter die Leistungsbeschreibung (Mindestanforderungen der BVG) nicht, wird er vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Die BVG behält sich vor, den Zuschlag auch ohne Verhandlungen auf das Erstangebot zu erteilen.
Verhandlungsgespräche finden voraussichtlich in der Zeit vom 4.10.2021 bis 8.10.2021 statt.
Nach Abschluss der Verhandlungen werden die verbliebenen Bieter aufgefordert, ihre überarbeiteten verbindlichen Angebote abzugeben. Diese werden dann gemäß der bekanntgemachten Zuschlagskriterien ausgewertet.
10. Datenschutz: Der Bewerber hat die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes sowie anderer geltender Gesetze zum Schutz personenbezogenen Daten einzuhalten. Für die Übermittlung personenbezogener Daten an den Auftraggeber trägt der Bewerber die datenschutzrechtliche Verantwortung und hat entsprechend die Rechtmäßigkeit sicherzustellen (z.B. durch Einholung von Einwilligungen bei Angaben natürlicher Personen).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht.
Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.