Beschreibung der Beschaffung
1. Darstellung des Bundesamtes für die Sicherheit der nuklearen Entsorgung
Das BASE nimmt Regulierungs-, Genehmigungs- und Aufsichtsaufgaben des Bundes in der Endlagerung, Zwischenlagerung sowie für den Umgang und Transport von hochradioaktiven Abfällen wahr. Es prüft, ob die gesetzlich festgelegten Sicherheitsanforderungen zum Transport sowie zur Zwischen- und Endlagerung von hochradioaktiven Abfällen erfüllt sind. Das BASE betreibt Forschung und berät die Bundesregierung zu Fragen der nuklearen Sicherheit. Es führt die atomrechtliche Aufsicht über Endlager sowie die Endlagerprojekte wie die Schachtanlage Asse, Konrad und Morsleben. Das BASE führt die atomrechtliche Aufsicht über die Durchführung der Standortsuche durch. Bei diesem Verfahren ist das BASE laut Gesetz Träger der Öffentlichkeitsbeteiligung und verantwortlich für die breite und umfassende Information der Bevölkerung über das Verfahren. Der Hauptsitz des BASE ist in Berlin. Ein weiterer Standort befindet sich in Salzgitter.
2. Gegenstand dieser Ausschreibung
Von 2017 bis 2019 setzte das BASE im Rahmen der mobilen Endlagerausstellung Überseecontainer ein, um über das Thema Endlagerung radioaktiver Abfälle zu informieren. Die Ausstellung bestand aus multimedialen Informationsangeboten. Darüber hinaus konnten sich die Bürger*innen mit ihren Fragen und Anregungen direkt an die Mitarbeiter*innen des BASE wenden.
Am 28. September 2020 hat die Bundesgesellschaft für Endlagerung mbH ihren Zwischenbericht Teilgebiete veröffentlicht. Darin hat sie 90 Teilgebiete ermittelt, die grundsätzlich für die Endlagerung radioaktiver Abfälle geeignet sind. Die Teilgebiete machen 54 Prozent des Bundesgebietes aus. Um die Bürger*innen insbesondere in den Teilgebieten aber auch bundesweit flexibler und kurzfristiger vor Ort über das Standortauswahlverfahren und die Beteiligungsmöglichkeiten informieren zu können, soll ein Informationsanhänger die bisher eingesetzten Überseecontainer ersetzen und den Anforderungen an Transparenz und Flexibilität in höherem Maß genügen. Der Informationsanhänger wird für Einsätze in den im Zwischenbericht der Bundesgesellschaft für Endlagerung (BGE) mbH ermittelten Teilgebieten auf öffentlichen Plätzen, z. B. auf Marktplätzen oder in Fußgängerzonen, vorgesehen. Darüber hinaus wird er z. B. auf Großveranstaltungen mit Informationscharakter, zum Einsatz kommen, die meistens am Wochenende und teilweise an Feiertagen stattfinden. Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Logistik, der Transport und die Betreuung dieses Informationsanhängers der einen standortflexiblen Einsatz im gesamten Bundesgebiet ermöglicht.
3. Umfang
Der Umfang der zu erbringenden Leistungen im Rahmen der Ausschreibung ist die Logistik, der Transport und die Betreuung des Informationsanhängers bei 60 Einsätzen im gesamten Bundesgebiet mit Schwerpunkt der Teilgebiete laut Zwischenbericht während der dreijährigen Laufzeit.
4. Ausschlusskriterien
Bei allen folgenden Punkten handelt es sich um Angaben, die erbracht werden müssen. Im Folgenden sind Eigenerklärungen bzw. Formblätter, Datenblätter o. ä. zu den geforderten Angaben abzugeben, sofern nichts anderes gefordert wird.
4.1. Wartung
Bei Bedarf müssen einzelne Objekte und Einbauten nach den Anforderungen des BASE aktualisiert werden. Dazu sind handwerkliche und technische Arbeiten notwendig. Gegebenenfalls muss der Auftragnehmer mit anderen Auftragnehmern des BASE (z. B. Grafikdienstleister) zusammenarbeiten. Alle Arbeiten und Änderungen sind in einer technischen Dokumentation festzuhalten, die fortlaufend aktualisiert wird. Ersatz-/Verschleißteile werden zu marktüblichen Lieferzeiten geliefert.
4.2. Vorbereitung der Ausstellung
In Vorbereitung eines jeden Einsatzes sind die örtlichen Gegebenheiten am Veranstaltungsort zu prüfen. Dazu zählen die räumlichen, statischen und baurechtlichen Bedingungen. Es ist eine enge Abstimmung mit den Behörden und der Polizei notwendig, um alle notwendigen Genehmigungen einzuholen und dadurch einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltungen zu gewährleisten. Des Weiteren sind die Bodenverhältnisse zu prüfen und gegebenenfalls Maßnahmen zur Sicherung zu planen und umzusetzen. Es sind alle notwendigen Genehmigungen einzuholen.
4.3. Beschaffung und Logistik des Begleitmaterials
Es sind neben der räumlichen Einrichtung auch mobile Ausstellungsgegenstände zu beschaffen, die die Veranstaltungen begleiten und vervollständigen. Dazu gehören z. B. Faltpavillons, Bistrotische, Stühle und Prospektständer. Diese Ausstellungsgegenstände sind beim Auftragnehmer zu deponieren. Vor Veranstaltungsbeginn ist der Aufbau dieser und ggf. weiterer Ausstellungsgegenstände sicherzustellen. Die Informationsmaterialien des BASE (z. B. Broschüren) befinden sich an den Standorten Berlin und Salzgitter. Sie müssen dort abgeholt und beim Auftragnehmer deponiert werden.
4.4. Transport und Positionierung
Der Informationsanhänger ist zu Veranstaltungsorten innerhalb Deutschlands zu transportieren und nach Vorgaben der genehmigenden Behörde und der Polizei zu positionieren (vgl. 4.2.2). Im Anschluss daran folgt die Abnahme durch die zuständige Behörde. Das Transportfahrzeug ist vom Auftragnehmer zu stellen und in den dafür vorgesehenen Zonen zu parken.
4.5. Aufbau/Montage
Die vom Veranstalter vorgegebenen Montagezeiten sind einzuhalten. Sie sind meist kurz und umfassen in der Regel wenige Stunden. Am Veranstaltungsort ist die Betriebssicherheit zu gewährleisten, die u. a. die Windsicherheit sowie Absperrungen beim Auf- und Abbau umfasst. Das gilt auch außerhalb der Veranstaltungszeiten bzw. der Öffnungszeiten der Ausstellung und unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten.
4.6. Technik
Es ist die elektrische Versorgung des Informationsanhängers sicherzustellen. Hierzu sind Regelungen zu Stromanschlüssen in Absprache mit dem Veranstalter bzw. bei der genehmigenden Behörde oder den zuständigen Stadtwerken bzw. Versorgern zu treffen. Die technischen Einbauten und Geräte im Informationsanhänger sind zu überprüfen und ein Probelauf ist durchzuführen, um zu gewährleisten, dass zu Beginn der Veranstaltung alle technischen Geräte genutzt werden können. Auftretende technische Probleme an den Geräten sind (ggf. in Absprache mit dem BASE) durch den Auftragnehmer zu beseitigen. An den Veranstaltungstagen ist Ein- und Ausschaltservice zu gewährleisten.
4.7. Übergabe
Der Informationsanhänger ist vor Veranstaltungsbeginn an das betreuende BASE-Personal vor Ort zu übergeben. Nach Veranstaltungsende erfolgt die Übernahme des Informationsanhängers vom betreuenden BASE-Personal.
4.8. Betreuung und Ansprechpartner*innen
Es ist eine Person bereitzustellen, die sich während der Laufzeit der jeweiligen Veranstaltung um Technik, Einbauten und Geräte kümmert und eine Bespielung der digitalen Medien sowie ggf. eine eigenständige Fehlerbehebung bei den technischen Geräten sicherstellt. Die Betreuungsperson muss jeweils permanent am Veranstaltungsort zur Verfügung stehen. Es muss eine ständige Erreichbarkeit gewährleistet sein, die während der Öffnungszeiten sowie 2 Stunden vor und nach den Öffnungszeiten auch eine schnelle Einsatzfähigkeit umfasst, um technische und nichttechnische Probleme zügig zu lösen und die Veranstaltung nicht zu beeinträchtigen. Der Informationsanhänger ist ggf. mehrmals täglich mit Ausstellungsmaterial (z. B. Broschüren) zu versorgen, das im Transportfahrzeug des Auftragnehmers gelagert werden sollte.
4.9. Abtransport und Lagerung
Nach Ende der Veranstaltung ist der Informationsanhänger abzubauen und abzutransportieren. Das Begleitmaterial ist sachgerecht zu verstauen und zu sichern, damit keine Schäden entstehen. Die Lagerung des Informationsanhängers und des Begleitmaterials bis zur nächsten Veranstaltung ist sicherzustellen. Die Lagerung erfolgt an einem geeigneten, trockenen und sicheren Standort.
4.10. Reinigung
Eine Grundreinigung des Informationsanhängers ist sicherzustellen. Die Reinigung umfasst das Wischen der Böden und der Verglasung, die Reinigung der Ausstellungsgegenstände und der Bildschirme. Die Sauberkeit der Ausstellung inklusive des Bodens ist jeweils nach dem Aufbau sowie morgens vor Eröffnung zu gewährleisten. Bei Bedarf, z. B. aufgrund besonderer Hygienebestimmungen oder bei schlechtem Wetter, ist auf Eigeninitiative auch zwischendurch zu reinigen. Auch die Außenflächen sind sauber zu halten und bei Bedarf zu reinigen.
4.11. Bewachung
Falls der Veranstalter kein Wachpersonal zur Verfügung stellt, ist der Informationsanhänger durch geeignetes Personal (Sachkundeprüfung nach § 34a GewO oder gleichwertig) außerhalb der Öffnungszeiten durch eine Person in firmeneigener Bekleidung und neutraler Erscheinung zu bewachen. Das Personal soll als Wachpersonal erkennbar sein. Am Veranstaltungsort hat sich das Personal vor Veranstaltungsbeginn bei dem BASE-Verantwortlichen zu melden. Es wird darauf hingewiesen, dass die örtlichen Gegebenheiten nur selten eine öffentliche Toilette, insbesondere zur Nachtzeit, bieten. Dieser Umstand ist vom Auftragnehmer zu berücksichtigen.
5. Allgemeine Anforderungen
5.1. Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen.
5.2. Besprechungen mit dem BASE
Nach der Zuschlagserteilung wird ein Kick-Off-Gespräch in den Räumlichkeiten des/der Auftragnehmers stattfinden. Sollte dies aufgrund der aktuellen Regelungen zur Eindämmung der Covid-19-Pandemie nicht möglich sein, findet das Gespräch als Videokonferenz statt. Anschließend übernimmt der Auftragnehmer den Informationsanhänger vom bisherigen Auftragnehmer und überführt diesen in die eigenen Örtlichkeiten. Parallel dazu hat der Auftragnehmer alle weiteren relevanten Arbeitsschritte mit dem BASE abzustimmen, ggf. in weiteren Besprechungen. Alle Besprechungen sind vom Auftragnehmer vor- und nachzubereiten. Die Vorbereitung umfasst die Abstimmung und den Versand einer Tagesordnung, die Nachbereitung, das Erstellen und die Abstimmung eines Protokolls.