Markentracking für das AOK-System

Kurze Beschreibung

Um den Erfolg der Umsetzung des Markenleitbildes im Vergleich zu den wichtigsten Wettbewerbern kontinuierlich verfolgen zu können, hat der AOK-BV mit den elf AOKs ein bundesweites Markentracking entwickelt. Mit regelmäßigen Befragungen seit 2018 wird die Markenwahrnehmung der AOK relevanter Wettbewerber sowie ergänzende KPIs bei Privatkunden, Firmenkunden und Gesundheitspartnern regelmäßig erhoben und analysiert.
Das Messinstrument hat einen modularen Aufbau und zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität aus.
Über den AOK-BV erfolgt eine bundesweite Basismessung. Diese weist einen zeitlich konstanten Basisteil auf. Ergänzend können dauerhaft oder temporär zusätzliche Inhalte aufgenommen bzw. vertieft werden.

Beschreibung der Beschaffung

Ziel der Ausschreibung ist
— zum einen die Sicherstellung der nahtlosen Fortführung des Markentrackings in seiner heutigen Ausgestaltung mit den definierten hohen Qualitätsansprüchen und etablierten Prozessen und
— zum anderen die Entwicklung von Ansätzen für die strategische Weiterentwicklung und Optimierung des Instrumentes.
Konkret geht es um die Abstimmung, Planung, Datenerhebung, Analyse, Auswertung und Beratung im Rahmen des bundesweiten und regionalspezifischen Markentrackings.

Zusätzliche Informationen

Vor Beginn des eigentlichen Leistungszeitraumes (1.2.2022) hat der Auftragnehmer 3 Monate Zeit (1.11.2021 bis 31.1.2022), alle internen Vorbereitungen zu treffen und Abstimmungen mit dem AOK-Bundesverband und den einzelnen AOKs vorzunehmen, um einen reibungslosen Start der Befragungen zu gewährleisten. Der reine Leistungszeitraum beträgt 48 Monate.
Die Leistungspflichten des Auftragnehmers beginnen am 1.2.2022.
Die Laufzeit dieses Vertrags beträgt 4 Jahre und 3 Monate ab Vertragsbeginn.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Sofern vorhanden oder zur Eintragung verpflichtet:
Aktueller Nachweis zur Eintragung in das einschlägige Berufs- oder Handelsregister des Niederlassungsstaats des Bieters/des Mitglieds der Bietergemeinschaft (nicht älter als 12 Monate vom Tag der Angebotsfrist gerechnet). Bieter mit Firmensitz außerhalb Deutschlands haben den Nachweis der Eintragung in ein vergleichbares Register von Stellen des Herkunftslandes in deutscher beglaubigter Übersetzung einzureichen;
2. Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt.
(a) Hinweis Bietergemeinschaften:
Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft sind die zuvor genannten Unterlagen von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Zusätzlich ist die Erklärung einer Bietergemeinschaft einzureichen.
(b) Hinweis Eignungsleihe:
Im Fall der Eignungsleihe ist die „Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt“ für jedes Drittunternehmen zu erbringen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen für jedes Drittunternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, mit dem Angebot einzureichen:
— Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer,
— Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter.
(c) Hinweis Nachunternehmer:
Im Fall des Einsatzes von Nachunternehmern ist die „Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt“ für jeden Nachunternehmer, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, einzureichen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen je Nachunternehmer einzureichen:
— Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer,
— Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter (Ist spätestens vor Zuschlagserteilung einzureichen!).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Der Auftragnehmer weist spätestens 8 (acht) Wochen nach Zuschlag den Auftraggeberinnen nach, dass er über eine Berufs- und/oder Betriebshaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verfügt, welche Sach-, Personenschäden in Höhe von mindestens 3 Millionen EUR pro Kalenderjahr und Vermögensschäden (einschließlich Schäden wegen datenschutzrechtlicher Verstöße) in Höhe von mindestens 500 000 EUR pro Kalenderjahr abdeckt.
Der Auftragnehmer wird diesen Versicherungsschutz bis zum Ende dieses Vertrags und Abwicklung aller Einzelverträge / Einzelabrufe aufrechterhalten. Auf Nachfrage der Auftraggeberin ist dies durch Vorlage geeigneter Dokumente nachzuweisen.
2. Angaben zum Gesamtumsatz der letzten 3 Kalenderjahre des Unternehmens. Zusätzlich sind Angaben zum:
(a) Umsatz im Krankenversicherungssektor (GKV und PKV) für die letzten 3 Kalenderjahre (aufgeschlüsselt jeweils nach 2018, 2019 und 2020),
(b) Umsatz im Bereich Image-/Markenmessungen im Dienstleistungssektor b2c und b2b für die letzten 3 Kalenderjahre (aufgeschlüsselt jeweils nach 2018, 2019 und 2020)
Zu machen.
(a) Hinweis Bietergemeinschaft:
Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft ist die zuvor genannte Versicherungsbescheinigung (1) von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft den Auftraggeberinnen binnen acht Wochen nach Zuschlagserteilung vorzulegen. Die Angaben zum Umsatz (2) können durch die Bietergemeinschaft gemeinsam erbracht werden. Dabei sind die Erklärungen jeweils auf den Leistungsteil zu beziehen, den das jeweilige Mitglied der Bietergemeinschaft übernommen hat. Diese Erklärungen sind datiert, unterschrieben und mit dem Unternehmensstempel versehen vom jeweiligen Mitglied der Bietergemeinschaft mit dem Angebot einzureichen.
(b) Hinweis Eignungsleihe:
Im Fall der Eignungsleihe sind die Angaben zum Umsatz (2) für jedes Drittunternehmen insoweit zu erbringen, wie der Gegenstand der Eignungsleihe betroffen ist. Diese Erklärungen sind datiert, unterschrieben und mit dem Unternehmensstempel versehen vom jeweiligen Eignungsleiher mit dem Angebot einzureichen.

Zu (2) – Umsatz:
Der Umsatz des Unternehmens in Bezug auf die Pkt. (2a) und (2b) muss insgesamt mindestens 500 000 EUR kumuliert in den letzten 3 Jahren betragen. Dabei muss eine Verteilung dieses Umsatzes auf (2a) und (2b) vorliegen. Der Umsatz muss zu mindestens 1/3 im Bereich Image-/Markenmessung (2b) und zu mindestens 1/3 im Krankenversicherungssektor (2a) erzielt werden, wobei sich die Umsätze aus unterschiedlichen Projekten/Aufträgen ergeben müssen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Es sind Referenzen, deren Dienstleistungsaufträge – innerhalb der letzten 3 Jahre, nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar sind, anzugeben. Dabei müssen die Referenzen folgenden Leistungen beinhalten.
Bitte reichen Sie insgesamt mindestens 2 Referenzen zu Tracking-/Monitoring-Projekten ab dem Jahr 2018 ein, die die Inhalte (a)-(c) insgesamt abdecken:
(a) repräsentative Telefonbefragung (CATI) aus dem Gesundheits- oder Versicherungswesen, vorzugsweise in der gesetzlichen oder in der privaten Krankenversicherung, mit einem Auftragsvolumen von mindestens 150 000 EUR und dem Schwerpunkt auf quantitativer Analyse.
(b) repräsentative Onlinebefragung (CAWI) aus dem Gesundheits- oder Versicherungswesen, vorzugsweise in der gesetzlichen oder in der privaten Krankenversicherung, mit einem Auftragsvolumen von mindestens 30 000 EUR und dem Schwerpunkt auf quantitativer Analyse.
(c) repräsentative Befragung zum Thema Marken- & Image-Messung in mindestens 2 der folgenden 3 Zielgruppen – Konsumenten, Firmen, Akteure im Gesundheitswesen (wie z. B. Ärzte, Apotheker, Pflegedienste, Sanitätshäuser, Physiotherapeuten, Krankenhäuser). Dabei können 2 Zielgruppen in einem Referenzprojekt berücksichtigt sein.
Zur Darstellung der einzelnen Referenzen wird eine detaillierte Beschreibung über die Durchführung einer Tracking-/Monitoring-Studie erwartet mit:
— Angabe des Auftraggebers (inkl. Angabe Ansprechpartner, Telefon, E-Mail) für Rückfragen,
— Angabe des Auftragswertes (Angabe erfolgt freiwillig),
— Angaben zum verantwortlichen Projektteam und den eingesetzten Interviewern
— Beschreibung und Erläuterung der Leistungen und des Umfangs des Auftrages (unter Berücksichtigung von Ausgangssituation/Ziel, konzeptioneller Ansatz, Methodik, Datensampling/Stichprobe/ Repräsentativität, Qualitätssicherung, strategische Ableitungen und Handlungsempfehlungen, Ergebnisaufbereitung/Präsentation)
— Angabe des Leistungszeitraums (Start und Ende)
— Angabe des Vertragszeitraums (Beginn und Ende)
2. Angabe von Eckdaten zum Unternehmen, insbesondere zur Gesellschaftsform, Geschäftstätigkeit, Standorte, verbundene Unternehmen, technischen Ausstattung;
3. Angabe der Zahl der Mitarbeitenden des Unternehmens (aufgeschlüsselt nach Jahren 2018 / 2019 / 2020) und gegliedert nach Bereichen:
a) Strategie/Projektmanagement Marktforschung
b) Datensampling
c) Interviewer
d) Anteil der sozialversicherungspflichtigen Mitarbeitenden
e) andere Aufgabenbereiche
4. Namentliche Benennung und Vorstellung der für die Projektleitung (Projektleitender sowie deren Stellvertreter/in) verantwortlichen Personen
a) für den AOK-Bundesverband und
b) für die beteiligten AOKs
Mit in einem Kurzlebenslauf unter Angabe von Ausbildung, Referenzen/Erfahrungen und Qualifikationen.
Wenn für die AOKs abweichende Projektverantwortliche eingesetzt werden, sind diese ebenfalls nach obigen Anforderungen zu benennen und aufzuführen.
5. Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder Zertifizierung nach DIN ISO 20252
6. Nachweis der Mitgliedschaft in einem der folgenden Fachverbänden:
— European Society for Opinion and Market Research (ESOMAR) oder
— ADM-Mitgliedschaft ADM (Arbeitskreis Deutscher Markt- und Sozialforschungsinstitute e.V.) oder
— BVM-Mitgliedschaft (Berufsverband Deutscher Markt- und Sozialforscher)
7. Angaben zum Datenschutz und zur Datensicherheit:
7a. Eigenerklärung, dass die beiliegenden Regelungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit sowie deren Inhalte zur Kenntnis genommen wurden und die Anforderungen entsprechend beachtet werden.
7b. Angaben des Datenschutzbeauftragten, IT-Verantwortlichen und
IT-Sicherheitsbeauftragten des Bieters/Auftragsverarbeiters
7c. Angaben zu den Standorten der Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters
7d. Angaben zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art.32 DSGVO für die Auftragsverarbeitung (Vorlage von geeigneten Unterlagen zur Organisation und zur Sicherstellung des Datenschutzes, wie beispielsweise eines bestehenden Datenschutzkonzeptes/IT-Sicherheitskonzeptes oder des Datenschutzhandbuches oder der Richtlinien zur Datenschutzorganisation (je nach Bezeichnung) des Unternehmens und – soweit vorhanden – der Datenschutz Auditierungen (Zertifikate)).
7e. Übersicht über die Unterauftragnehmer
7f. Übersicht über die Wartungsfirmen
7g. Vorlage eines vom Bieter verwendeten Musters „Verpflichtungserklärung zur Wahrung der Vertraulichkeit“.
(a) Hinweis Bietergemeinschaft:
Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft können die zuvor genannten Nachweise und Erklärungen gemeinsam erbracht werden. Dabei sind die Nachweise und Erklärungen jeweils auf den Leistungsteil zu beziehen, den das jeweilige Mitglied der Bietergemeinschaft übernommen hat. Diese Nachweise und Erklärungen sind, soweit vorgesehen, datiert, unterschrieben und mit dem Unternehmensstempel versehen vom jeweiligen Mitglied der Bietergemeinschaft mit dem Angebot einzureichen.
(b) Hinweis Eignungsleihe:
Im Fall der Eignungsleihe sind/ist die zuvor genannten Nachweise und Erklärungen für jedes Drittunternehmen insoweit zu erbringen, wie der Gegenstand der Eignungsleihe betroffen ist. Diese Nachweise und Erklärungen sind, soweit vorgesehen, datiert, unterschrieben und mit dem Unternehmensstempel versehen vom jeweiligen Eignungsleiher mit dem Angebot einzureichen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu 3 – Personal:
a) Strategie/Projektmanagement Marktforschung:
Ausschlusskriterium: Zahl der Beschäftigten im Bereich Strategie/Projektmanagement, die mindestens ein Jahr im Unternehmen fest beschäftigt sind (Stichtag 1.3.2021), muss mindestens 80 Prozent betragen.
b) Datensampling:
Ausschlusskriterium: Zahl der Beschäftigten im Bereich Datensampling, die mindestens ein Jahr Berufserfahrung haben und Projektreferenzen in den relevanten Zielgruppen aufweisen können (Stichtag 1.3.2021), muss mindestens 80 Prozent betragen.
c) Interviewer insgesamt und zusätzlich die Anzahl der Interviewer, die zum Stichtag 1.3.2021 mindestens ein Jahr im Unternehmen beschäftigt sind:
Ausschlusskriterium: Zahl der Telefon-Interviewer, die mindestens ein Jahr im Unternehmen als Interviewer fest beschäftigt sind (Stichtag 1.3.2021), muss mindestens 50 Prozent betragen.
d) Anteil der sozialversicherungspflichtigen Mitarbeitenden an der Gesamtmitarbeiterzahl in den Bereichen a), b) und c) zum Stichtag 1.3.2021.
Ausschlusskriterium: Der Anteil muss mindestens 80 % betragen.
e) andere Aufgabenbereiche
Zu 4 – Projektleitung:
Der Projektleitende muss über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einem Marktforschungsinstitut verfügen, davon mindestens 3 Jahre als Projektleiter.
Sein Stellvertreter muss über 3 Jahre Berufserfahrung in einem Marktforschungsinstitut verfügen, davon mindestens 2 Jahre als Projektleiter oder -Stellvertreter.
Darüber hinaus muss der Projektleitende über Kompetenzen in der Steuerung von Projekten vergleichbarer Komplexität und Größenordnung verfügen. Vergleichbar sind Projekte, wie sie als Referenz gefordert werden. Diese sind ebenfalls anzugeben.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Vor Beginn des eigentlichen Leistungszeitraumes (1.2.2022) hat der Auftragnehmer drei Monate Zeit (1.11.2021 bis 31.1.2022), alle internen Vorbereitungen zu treffen und Abstimmungen mit dem AOK-BV und den einzelnen AOKs vorzunehmen, um einen reibungslosen Start der Befragungen gewährleisten. Der reine Leistungszeitraum beträgt 48 Monate.

(I) Das Vergabeverfahren wird im Auftrag der Auftraggeberinnen vom AOK-Bundesverband durchgeführt.
(II) Das Vergabeverfahrens wird mit Hilfe der E-Vergabelösung www.dtvp.de durchgeführt.
Die für die Angebotserstellung zwingend zu verwendenden Vergabeunterlagen sind unter dem o.g. Link dort
Abzurufen. Für Angaben und Erklärungen sind die Formulare der Vergabeunterlagen zu verwenden, soweit diese entsprechende Vordrucke enthalten.
Bitte beachten Sie, dass die Angebotsabgabe elektronisch über dieses Vergabeportal zu erfolgen hat. Weitere Hinweise zur elektronischen Angebotsabgabe finden Sie in den Vergabeunterlagen (Bewerbungsbedingungen).
Bekanntmachungs-ID: CXP4YDKRDRH.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 134 GWB Informations- und Wartepflicht.
„(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist...“
§ 135 GWB Unwirksamkeit.
„(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
1. gegen § 134 verstoßen hat...“
§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
Zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“
§ 168 GWB Entscheidung der Vergabekammer.
„(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden...“.