Mediaagenturleistungen

Kurze Beschreibung

Die AOK Rheinland-Pfalz/ Saarland sucht eine ausgeprägt strategisch denkende, handelnde und planende, sehr kreative und versierte Fullservice Media-Agentur, die sie bei ihren komplexen Anforderungen auf den Märkten Rheinland-Pfalz und Saarland unterstützt und umfassend berät.
Umfangreiche Erfahrung in der B2C-Kommunikation ist dabei ebenso erforderlich wie umfangreiche Erfahrung mit komplexen und schwer erklärbaren Produkten und Dienstleistungen, bei der Branchenerfahrung mit gesetzlichen Krankenkassen und im Bereich der Gesundheitskommunikation hilfreich ist.

Beschreibung der Beschaffung

Zielsetzung der AOK Rheinland-Pfalz/ Saarland ist es, die Effizienz der kommunikativen und werblichen Maßnahmen insgesamt deutlich zu steigern und den Marktanteil an Versicherten bis 2025 deutlich anzuheben.
Dazu sollen Versicherte und Neukunden zukünftig über alle Kanäle zuverlässig erreicht werden - insbesondere durch eine deutlich stärkere Berücksichtigung digitaler Kanäle.
Wesentliche Rollen werden dabei der Dokumentation von Medialeistungen und Medialeistungen auf Basis von definierten KPIs, der Erstellung von regelmäßigen Performance-Reportings sowie klaren Handlungsempfehlungen zur Optimierung des Mediaeinsatzes hinsichtlich der Zielerreichung von Maßnahmen zukommen.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung. Die Laufzeit beträgt zwei Jahre. Die Vertragslaufzeit kann bis zu zwei Mal durch die Auftraggeberin um jeweils ein Jahr verlängert werden. Eine Vertragslaufzeit von vier Jahren wird nicht überschritten. Die Vertragslaufzeit endet automatisch, wenn die Verlängerungsoption nicht spätestens drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit schriftlich durch die Auftraggeberin ausgeübt worden ist.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Auftraggeberin behält sich vor, bei Punktegleichstand auf dem letzten Platz, den Bieterkreis zu erweitern und mehr als drei Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern.
Die Wertung der Teilnahmeanträge erfolgt anhand der nachfolgenden Wertungskriterien. Bei den zu wertenden Kriterien können insgesamt 280 Punkte erreicht werden.
Die Teilnahmeanträge der Bewerber/Bewerbergemeinschaften werden vergleichend bewertet. Werden bei den Wertungskriterien keine Angaben gemacht, so erhält der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft 0 Punkte.
1. Referenzprojekte (max. 180 Punkte)
Für die Darstellung der Referenzprojekte können insgesamt 180 Punkte erreicht werden.
Für jedes eingereichte Referenzprojekt können 60 Punkte erreicht werden.
Jedes eingereichte Referenzprojekt wird vergleichend dahingehend bewertet, wie stark der Bezug des Referenzprojektes zum ausgeschriebenen Leistungsgegenstand ist.
Bei mehr als 3 eingereichten Referenzprojekten werden nur die bestbewerteten 3 Referenzprojekte gewertet.
1.1 Beschreibung der erbrachten Leistung (max. 24 Punkte)
24 Punkte: Das Referenzprojekt ist in allen Punkten voll überzeugend und nachvollziehbar dargestellt worden. Die einzelnen Bestandteile der Referenzprojekt-Darstellung wurden voll-ständig ausgearbeitet und geben einen sehr guten Eindruck von der Leistungsfähigkeit des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft. Die Abdeckung der geforderten Kompetenz- und Aufgabenbereiche ist vollständig (zu 100%).
16 Punkte: Das Referenzprojekt ist in den meisten Punkten überzeugend und nachvollzieh-bar dargestellt worden. Die einzelnen Bestandteile der Referenzprojekt-Darstellung wurden zum größten Teil ausgearbeitet und geben einen guten Eindruck von der Leistungsfähigkeit des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft. Die Abdeckung der geforderten Kompetenz- und Aufgabenbereiche ist gut (mindestens 75%).
8 Punkte: Das Referenzprojekt ist nur teilweise überzeugend und nachvollziehbar dargestellt worden. Die einzelnen Bestandteile der Referenzprojekt-Darstellung wurden nur teilweise o-der unvollständig ausgearbeitet und geben nur einen teilweise zufriedenstellenden Eindruck von der Leistungsfähigkeit des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft. Die Abdeckung der geforderten Kompetenz- und Aufgabenbereiche ist nur zufriedenstellend (mindestens 50%).
0 Punkte werden vergeben, wenn keine Angaben gemacht werden.
1.2 Sonstige Leistungen und Spezifika des Referenzprojekts (max. 36 Punkte)
Ein Bewerber/eine Bewerbergemeinschaft kann bis zu 36 zusätzliche Punkte erzielen, wenn in dem benannten Referenzprojekt zusätzlich zu den Mindestanforderungen eine oder mehrere der folgenden Voraussetzungen erfüllt sind bzw. das Referenzprojekt folgenden Spezifika entsprochen hat. Hierbei handelt es sich um ja/nein-Kriterien.
1.2.1 Krankenkassenmarkt/Gesundheitswesen (6 Punkte)
Das Referenzprojekt zeigt die erfolgreiche Umsetzung eines vergleichbaren Projekts aus dem Krankenkassenmarkt und/oder dem Gesundheitswesen und/oder aus einem stark regulierten Umfeld und/oder im Bereich komplexe, hoch erklärungsbedürftige und -intensive Produkte und Dienstleistungen.
1.2.2 Online/Online-Performance und Leadgenerierung (6 Punkte)
Das Referenzprojekt zeigt besonderes Verständnis für und Erfahrung im Bereich Online/Online-Performance und Leadgenerierung.
1.2.3 Erfolgsmessungs-Konzepte für Offline- und/oder Online-Maßnahmen (6 Punkte)
Das Referenzprojekt zeigt Verständnis für und die Umsetzung von Erfolgsmessungs-Konzepten für Offline- und/oder Online-Maßnahmen.
1.2.4 Transparenz in Bezug auf Mediaplanung, Kosten und Ergebnisse (6 Punkte)
Das Referenzprojekt zeigt Transparenz in Bezug auf Mediaplanung, Kosten und Ergebnisse.
1.2.5 Ungewöhnliche, kreative Mediabespielung (6 Punkte)
Das Referenzprojekt zeigt eine ungewöhnliche, kreative Mediabespielung, die unter Berücksichtigung des Umgangs mit kleineren Budgets auch neue Wege abseits der klassischen Medien aufzeigt.
1.2.6 Schilderungen des Prozess- und Projekt-Managements sowie der Qualitätssicherung (6 Punkte)
Das Referenzprojekt zeigt nachvollziehbare Schilderungen des Prozess- und Projekt-Managements sowie der Qualitätssicherung.
2. Kernteam (max. 100 Punkte)
Für die Darstellung des Kernteams (Teambewertung) können max. 100 Punkte erreicht werden.
100 Punkte: Das geforderte Kernteam ist vollständig dargestellt worden; die in den Profilen geforderten Komp. werden in vollem Umfang abgebildet. Die berufliche Befähigung aller Mitglieder des Kernteams ist in vollem Umfang und voll überzeugend dargestellt worden. Das Team deckt insgesamt in sehr hohem Maße die geforderten Komp. und Aufgabenbereiche ab (bei mindestens 3 Teammitgl. kumulativ, ansonsten innerhalb des Teams). Das Team lässt eine sehr hohe Deckung (im Sinne einer relevanten Mitarbeit) mit der vorgestellten Projektreferenz erkennen (durch mindestens 4 Mitgl. des Kernteams).
70 Punkte: Das geforderte Kernteam ist weitgehend vollständig dargestellt worden; die in den Profilen geforderten Komp. werden in gutem Umfang abgebildet. Die berufliche Befähigung aller Mitgl. des Kernteams ist weitgehend und gut dargestellt worden. Das Team deckt insgesamt in hohem Maße die geforderten Komp. und Aufgabenbereiche ab (bei mindestens 2 Teammitgl. kumulativ, ansonsten innerhalb des Teams). Das Team lässt eine hohe Deckung (im Sinne einer relevanten Mitarbeit) mit der vorgestellten Projektreferenz erkennen (durch mindestens 3 Mitgl. des Kernteams).
35 Punkte: Das geforderte Kernteam ist nur teilweise vollständig dargestellt worden; die in den Profilen geforderten Komp. werden nur teilweise abgebildet. Die berufliche Befähigung aller Mitgl. des Kernteams ist nicht in allen Punkten zufriedenstellend dargestellt worden. Das Team deckt insgesamt nur in zufriedenstellendem Maße die geforderten Komp. und Aufgabenbereiche ab (innerhalb des Teams). Das Team lässt eine zufriedenstellende Deckung (im Sinne einer relevanten Mitarbeit) mit der vorgestellten Projektreferenz erkennen (durch mindestens 2 Mitgl. des Kernteams).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1.) Sofern vorhanden oder zur Eintragung verpflichtet:
Aktueller Nachweis zur Eintragung in das einschlägige Berufs- oder Handelsregister des Niederlassungsstaats des Bieters/des Mitglieds der Bietergemeinschaft (nicht älter als 6 Monate vom Tag der Teilnahmefrist gerechnet). Bieter mit Firmensitz außerhalb Deutschlands haben den Nachweis der Eintragung in ein vergleichbares Register von Stellen des Herkunftslandes in deutscher beglaubigter Übersetzung einzureichen;
2.) Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt.
(a) Hinweis Bietergemeinschaften:
Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft sind die zuvor genannten Unterlagen von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Zusätzlich ist die Erklärung einer Bietergemeinschaft einzureichen.
(b) Hinweis Eignungsleihe:
Im Fall der Eignungsleihe ist die "Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt" für jedes Drittunternehmen zu erbringen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen für jedes Drittunternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, mit dem Angebot einzureichen:
- Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer,
- Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter .
- Erklärung nach § 4 Abs. 2 des rheinland-pfälzischen Landesgesetzes zur Gewährleistung von Tariftreue und Mindestentgelt bei öffentlichen Auftragsvergaben (Landestariftreuegesetz - LTTG)
(c) Hinweis Nachunternehmer:
Im Fall des Einsatzes von Nachunternehmern ist die "Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt" für jeden Nachunternehmer, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, einzureichen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen je Nachunternehmer einzureichen:
- Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer,
- Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter (Ist spätestens vor Zuschlagserteilung einzureichen!).
- Erklärung nach § 4 Abs. 2 des rheinland-pfälzischen Landesgesetzes zur Gewährleistung von Tariftreue und Mindestentgelt bei öffentlichen Auftragsvergaben (Landestariftreuegesetz - LTTG)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1.) Erklärung zum Sprachniveau
Erklärung, ob der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft und die für die Auftragsdurchführung vorgesehenen Mitarbeiter das folgende Sprachniveau erfüllen (ja/nein):
- Deutsch als Muttersprache oder
- Deutsch als Niveaustufe C2 gemäß dem "Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen"
2.) Angabe von prüfbaren Referenzen
Es sind mindestens drei Referenzprojekte aus den letzten vier Jahren (2017, 2018, 2019, 2020) in Form umfassender Fallbeispiele (keine Einzelmaßnahmen) vorzulegen.
Mit den Referenzprojekten ist zwingend nachzuweisen, dass an ihnen mindestens zwei der unter im Kernteam benannten Personen in maßgeblicher Funktion mitgearbeitet haben.
Ein Referenzprojekt ist grundsätzlich nur wertungsfähig, wenn es die nachfolgenden Mindestanforderungen an die Vergleichbarkeit erfüllt:
- Ausführliche und nachvollziehbare Referenzprojekt-Darstellung mit folgenden Bestandteilen:
- Hintergrund/Problem/Herausforderung
- Aufgabe/Zielsetzung
- Strategische und prozessuale Herangehensweise
- Umsetzung
- Abdeckung der geforderten Kompetenz- und Aufgabenbereiche (vgl. Ziffer 4.2 der Leistungsbeschreibung)
- Angabe des Auftraggebers mit Adresse
- Angabe des Ansprechpartners beim Auftraggeber (mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse)
- Zeitraum der Erbringung der erbrachten Leistung (MM/JJ bis MM/JJ, Abschluss nicht
vor 2017)
3.) Kernteam
Es ist ein Kernteam zu benennen, welches über alle notwendigen Kompetenzen und Kenntnisse bezüglich des Auftraggebers, seiner Produkte, seiner Anforderungen, des Marktumfeldes und der Kommunikationsstrategie verfügt, und welches nur mit Zustimmung der Auftraggeberin gewechselt werden darf.
Für folgende Positionen sind dabei namentlich die jeweiligen festen Ansprechpartner zu benennen. Dabei sind nicht die expliziten Benennungen einzelner Profile maßgebend, sondern die darin beschriebenen Kompetenzen. In einzelnen Fällen - wo sinnvoll und möglich - kann auch eine Abdeckung von Kompetenzen in Personalunion erfolgen.
- Group Account Director/Head of Media - übergeordneter Hauptansprechpartner
- Head of Media Buying
- Head of Planning/Head of Performance
- Director Programmatic
- Senior SEO/Paid Search Consultant
- Project Director/Campaign Manager - Projektleiter und Hauptansprechpartner im Ta-gesgeschäft
Mit dem Teilnahmeantrag ist nachzuweisen/darzustellen, dass das Kernteam die Kompetenzen und Aufgabenbereiche gemäß Ziffer 4.2 der Leistungsbeschreibung abdeckt.
Mit der Darstellung des Kernteams ist darzulegen, dass es sich überwiegend um festangestellte Mitarbeiter des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft handelt. Darüber hinaus können einzelne Mitglieder des Kernteams langjährige und in der erfolgreichen Zusammenarbeit auf gemeinsamen Projekten erprobte fest-freie Mitarbeiter des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft sein.
Dies gilt nicht für die Hauptansprechpartner; diese müssen festangestellte Mitarbeiter des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft sein.
Anhand von Lebensläufen ist die berufliche Befähigung der Mitglieder des Kernteams darzustellen. Die Lebensläufe sollen so verfasst sein, dass aus Ihnen nachvollziehbar hervorgeht:
- berufliche Qualifikation (inkl. Kopien der Zeugnisse, aus denen die berufliche Qualifikation hervorgeht)
- Ausbildung und/oder
- Studium und/oder
- Volontariat und/oder
- Trainee und/oder
- vergleichbare Aus- oder Weiterbildung
- Berufs- und Projekterfahrung (inkl. Nennung von Kunde/Auftraggeber und Aufgaben), vorzugsweise in
- der gesetzlichen Krankenversicherung und/oder
- im Gesundheitswesen und/oder
- in der privaten Versicherungswirtschaft
- Mitarbeit an den vorgestellten Referenzen
- sonstige Kompetenzen (Schwerpunkte, besondere Fähigkeiten und Erfahrungen)
Die Darstellung des Kernteams sollte drei einseitig beschriebene DIN A4-Seiten pro Mitarbeiter nicht übersteigen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

1.) Der Auftragnehmer schließt vor Aufnahme ihrer Tätigkeiten für die gesamte Vertragslaufzeit eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer branchenüblich angemessenen Mindestdeckungssumme für Personenschäden sowie für Sach- und Vermögensschäden, inklusive Verletzungen von Datenschutzbestimmungen in Höhe von 2 Mio. Euro ab. Diese ist der Auftraggeberin spätestens acht Wochen nach Zuschlagserteilung vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist der Fortbestand dieser jederzeit nachzuweisen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 134 GWB Informations- und Wartepflicht.
"(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist..."
§ 135 GWB Unwirksamkeit.
"(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
1. gegen § 134 verstoßen hat..."
§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."
§ 168 GWB Entscheidung der Vergabekammer.
"(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden...".