Messebau

Kurze Beschreibung

Lieferung, Montage, Demontage eines Messebausystems, das zum jährlich stattfindenden European Film Market im Martin Gropius Bau zur Verfügung gestellt wird.
Das Messebausystem soll zur Miete angeboten werden. Vereinzelt müssen Module, die sich im Eigentum der Auftraggeberin befinden, eingelagert werden. Es muss jeweils für die Dauer der Internationalen Filmfestspiele aufgebaut und exklusiv bereitgestellt werden. Das Messebausystem muss aufgrund der besonderen Anforderungen des EFM sowie der besonderen baulichen Gegebenheiten im Martin Gropius Bau (MGB) gestalterisch, funktional und technisch hohen Anforderungen genügen.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Leistung ist die Lieferung, Montage und Demontage eines Messebausystems, das zum jährlich stattfindenden European Film Market im Martin Gropius Bau zur Verfügung gestellt wird. Es muss jeweils für die Dauer der Internationalen Filmfestspiele aufgebaut und exklusiv bereitgestellt werden.
Das Messebausystem soll zur Miete angeboten werden. Das Messebausystem muss aufgrund der besonderen Anforderungen des EFM sowie der besonderen baulichen Gegebenheiten im Martin Gropius Bau (MGB) gestalterisch, funktional und technisch hohen Anforderungen genügen. Das einmalige und elegante äußere Erscheinungsbild des European Film Market, das vor allem durch sein Messebausystem geschaffen wird, soll weiter erhalten bleiben. Als Business-Zentrum der Internationalen Filmfestspiele Berlin muss das Messebausystem eine erstklassige Infrastruktur zur komfortablen und effizienten Vorbereitung und Abwicklung von Geschäftsabschlüssen bieten.
Den Ausstellern ist u.a. eine praktische und zu gleich qualitativ hochwertige Möglichkeit zu bieten, ihre Filmproduktionen zu präsentieren. Das kann durch in die Messestände integrierte Flachbildschirme, Monitorständer, Zuspieler, wie DVD oder BlueRay und Kopfhörer oder modernste Informations- und Kommunikationstechnik (-anschlüsse) geschehen.
Da die Messestände an die Aussteller vermietet werden, werden hierdurch Einnahmen erzielt, die in der Vergangenheit dazu beigetragen haben, dass der EFM den Filmmarkt wirtschaftlich erfolgreich abschließen konnte. Durch geplante Änderungen bzw. Erweiterungen (Kinofilme und TV-Produktionen) sowie aufgrund der großen Nachfrage hat sich der Umfang der Ausstellungsflächen stetig erweitert. Durch die Begrenzung der Flächen im Martin Gropius Bau kann die Erweiterung jedoch nur durch die Einbeziehung zusätzlicher Standorte (Marriott) erreicht werden.
Darüber hinaus kann aufgrund der örtlichen Besonderheiten und Gestaltungsvorgaben (z.B. freistehende Wandelemente, Verzicht auf Deckenzargen und besondere Berücksichtigung des Denkmalschutzes) im Martin Gropius Bau nicht jedes Messebausystem zum Einsatz kommen. Die beauftragte Firma ist für die bauliche Sicherheit verantwortlich und gewährleistet diese ggf. durch Bereitstellung eines Messebauers und/oder technischen Personals über die gesamte Mietdauer.
Der EFM hat einige Messebauelemente anfertigen lassen und gekauft. Diese sollen gffls. vom Dienstleister verwendet und für zukünftige Editionen eingelagert werden.
Auch vom Dienstleister neu angefertigte Elemente, die der EFM ggfls. kauft, müssen für künftige Editionen vom Dienstleister eingelagert werden.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag soll sich auf die Dauer von drei Jahren erstrecken und kann durch mehrere optionale jährliche Vertragsverlängerungen in den Jahren 2025, 2026, 2027 und 2028 bis maximal vier Jahre verlängert werden. Der Vertrag soll maximal bis zum 31.08.2029 verlängert werden können.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Sollte die Eignungsprüfung ergeben, dass mehr als 3 Bewerber die Eignungsanforderungen erfüllen, so wird der Auftraggeber die zur Abgabe eines Angebots aufzufordernden Bewerber beschränken. Die Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt auf der Grundlage der zum Nachweis der Eignung gemachten Angaben. Die mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Nachweise und Angaben müssen die Prognose erlauben, dass das Unternehmen in der Lage ist, die dargestellten Leistungsanforderungen erfüllen zu können. Die Prognoseentscheidung wird sich, nach Feststellung der Vollständigkeit der Unterlagen und/oder Angaben, daran orientieren, ob die von dem Bewerber eingereichten Unterlagen und Angaben die Erwartung zulassen, in der zweiten Phase des Vergabeverfahrens Angebote zu erhalten, die der Aufgabenstellung gerecht werden.
Sollten die geforderten Erklärungen und Nachweise des Teilnehmers nicht vorliegen, behält sich die Vergabestelle vor, fehlende Erklärungen und Nachweise gem. § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern.
Die gem. Ziff. III.1.1) Nr. 1) bis 4), Ziff. III.1.2) Nr. 1) bis 2) der Bekanntmachung erbetenen Angaben, Nachweise und Erklärungen werden nur in Bezug auf ihr Vorliegen und auf Vollständigkeit der Angaben geprüft, jedoch keiner inhaltlichen bzw. qualitativen (Punkte-) Bewertung unterzogen.
Die gem. Ziff. III.1.3) Nr. 1), 2), 3) erbetenen Angaben, Nachweise und Erklärungen werden einer inhaltlich qualitativen (Punkte-) Wertung unterzogen. Die maximal erreichbare Punktzahl beträgt 10 für jedes Kriterium.
I. Wertebereich: 8 bis 10 Punkte:
Anhand des Angaben zur beruflichen Qualifikationen und Erfahrung aus Projekten der vorgesehenene/n hauptverantwortliche/n Leiter/in und des sonstigen für die Durchführung der Leistungen zur Verfügung stehenden Personals, aufgrund der eingereichten Referenzen zu durchgeführten Projekten, sowie durch die geforderten Angaben und Erläuterungen zur Probeplanung, ist von einem hohen Erfüllungsgrad in Bezug auf die Leistungsanforderungen des Teils C Entwurf Leistungsbeschreibung auszugehen. Insbesondere wegen der eingereichten Probeplanung, der Referenzen und der Angaben zur Qualifikation des Hauptansprechpartners, ist davon auszugehen, dass weitreichende Kenntnisse und Erfahrungen bei der Ausführung der geforderten Leistungen im Bereich Messebau bestehen. Der Grad der zu erwartenden Abdeckung des Leistungskatalogs in Bezug auf die benannten Personen und die Probeplanung ist hoch.
Wertebereich: 4 bis 7 Punkte:
Anhand des Angaben zur beruflichen Qualifikationen und Erfahrung aus Projekten der vorgesehenene/n hauptverantwortliche/n Leiter/in und des sonstigen für die Durchführung der Leistungen zur Verfügung stehenden Personals, aufgrund der eingereichten Referenzen zu durchgeführten Projekten, sowie durch die geforderten Angaben und Erläuterungen zur Probeplanung, ist von einem durchschnittlichen Erfüllungsgrad in Bezug auf die des Teils C Entwurf Leistungsbeschreibung auszugehen. Durch die Angaben zur eingereichten Probeplanung, die Referenzen und die Angaben zur Qualifikation des Hauptansprechpartners, konnte nur teilweise belegt werden, dass ausreichend Erfahrungen und Kenntnisse bei der Durchführung der geforderten Leistungen im Bereich Messebau bestehen. Der Grad der zu erwartenden Abdeckung des Leistungskatalogs in Bezug auf die benannten Personen und die Probeplanung ist im mittleren Bereich. Es konnten nur teilweise belegt werden, dass alle Anforderungen des Leistungskatalogs erfüllt werden.
II. Wertebereich: 0 bis 3 Punkte:
Anhand des Angaben zur beruflichen Qualifikationen und Erfahrung aus Projekten der vorgesehenene/n hauptverantwortliche/n Leiter/in und des sonstigen für die Durchführung der Leistungen zur Verfügung stehenden Personals, aufgrund der eingereichten Referenzen zu durchgeführten Projekten, sowie durch die geforderten Angaben und Erläuterungen zur Probeplanung, ist von einem geringen Erfüllungsgrad in Bezug auf die Leistungsanforderungen des Teils C Entwurf Leistungsbeschreibung auszugehen. Durch die Angaben konnte nicht oder nur teilweise belegt werden, dass Erfahrungen im Messebau bestehen. Es bestehen Zweifel, ob die angebotenen Mitarbeiter*innen und das Unternehmen in der Lage sind, alle geforderten Leistungen durchzuführen.
Der Auftraggeber wird auf der Grundlage der beschriebenen Bewertung eine Rangfolge der Bewerber bilden. Der Auftraggeber wird die Bewerber auf den Rängen 1 bis 3 in jedem Fall zum Verhandlungsverfahren zulassen. Die Bewerber auf den Rängen 4 und 5 werden nur dann zum Verhandlungsverfahren zugelassen, wenn kein erheblicher Punktabstand (20 %) zum nächsthöheren Rang besteht. Bei Punktegleichheit zwischen Rang 5 und 6 ff. entscheidet das Los.
Die Wertung erfolgt durch ein Zweiergremium. Gewertet wird der Mittelwert der Punkte der Eignungskriterien Ziff. III.1.3) Nr. 1), 2) und 3). Die Probeplanung geht zu 50 %, sowie die Referenzen und die Angaben Qualifikation des Personals gehen mit jeweils mit 25 % in die Gesamtwertung ein.

Zusätzliche Informationen

Die in der EU-Bekanntmachung unter Ziff. III.1.1. bis III.1.3. der EU-Bekanntmachung geforderten Angabender Befähigung zur Berufsausübung einschließlich der geforderten Angaben zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister, und/oder der zu Ziff. III.1.2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit, sowie der zu Ziff.III.1.3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit geforderten Angaben, können in dem der Vergabe- und Vertragsunterlagen beigefügten Muster Eigenerkläung Eigung gemacht werden. Falls der Platz in den vorgesehenen Feldern nicht ausreichen sollte, können die geforderten Angaben auch auf einem separatem Blatt gemacht werden.
Nebenangebote sind zugelassen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Angabe zur Gewerbeanmeldung und ggf. Gewerbeummeldung des Unternehmens des Bieters bzw. zum Berufs- oder Handelsregister, soweit die Eintragung nach Maßgabe der jeweiligen Rechtsvorschriften am Sitz der Niederlassung erforderlich ist, bzw. bei ausländischen Bietern eine gleichwertige Bescheinigung;
2) Angabe dazu, ob eine Handwerks- bzw. Gewerbekarte der zuständigen Handwerkskammer oder Zugehörigkeit zur zuständigen Industrie- und Handelskammer vorliegt bzw. gegeben ist, soweit die Eintragung nach Maßgabe der jeweiligen Rechtsvorschriften am Sitz der Niederlassung erforderlich ist, bzw. bei ausländischen Bietern eine gleichwertige Bescheinigung;
3) Darstellung des Unternehmens mit Angaben zum Namen, Haupt- und Nebensitze, Rechtsform, Beteiligungsverhältnissen, inklusive Beschreibung der von dem Unternehmen angebotenen Produkte und Dienstleistungen zu den wesentlichen Leistungsbereichen des Unternehmens, um die Konzeptions-, Entwurfs- Planungs-, Fertigungs- und Montagefähigkeiten beurteilen zu können.
4) Verbindliche Erklärung dazu, dass keiner der in §§ 123, 124 GWB in der Fassung vom 17.2.2016 (BGBl.IS.203) aufgelisteten Ausschlussgründe vorliegt (die den Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb beigefügte Anlage „05021IFB EFM Teil B Anlage 2 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" kann als verbindliche Erklärung genutzt werden).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Angaben zum Umsatz des Unternehmens aus den letzten 3 Geschäftsjahren, der in Bezug auf den Umsatzanteil der aus den durchzuführenden Leistungen resultiert, getrennt nach Messe- und Ausstellungsaufbau resultiert,
2) Bestätigung, dass für den Fall des Zuschlags eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestversicherungssummen pro Schadensfall besteht bzw. abgeschlossen wird:
Personenschäden bis zu: 3.000.000,00 € Sachschäden bis zu: 3.000.000,00 € Vermögensschäden: 100.000,00 €

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Angaben zum Personal, dass zur Durchführung des Auftrags zur Verfügung stehen würde. Die Angaben umfassen die beruflichen Qualifikationen, Abschlüsse, berufliche Erfahrungen und den aktuellen Aufgaben- und Funktionsbereich.
Für die/den vorgesehenene/n hauptverantwortliche/n Leiter/in, die namentlich zu benennen sind, sind Studiennachweise und/oder Bescheinigungen über die berufliche Qualifikation (Aus- und Weiterbildung) beizufügen. Die Angaben sind um eine Aufstellung zu den wesentlichen und relevanten Projekten mit Angabe des Zeitraums und der ausgeübten Funktion zu ergänzen.
2) Probeplanung Messebau Zur Feststellung der Eignung werden die Teilnehmer des Wettbewerbes aufgefordert, mit den übrigen Unterlagen eine Probeplanung für die beiden unten im Grundriss abgebildeten Räume einzureichen. Die Planungsvorgaben hierfür sind:
1. Je Raum sind 2 bis 4 Messestände einzuplanen, ausgestattet mit Messebauten und Möblierung inklusive Audiovisuelle Ausstattung.
2. In der Gesamtplanung für beide Räume ist insgesamt je ein Stand mit folgenden Eigenschaften vorzusehen:
i. Standvariante 1: Größe ca. 12 m², ohne Backoffice ii. Standvariante 2: Größe ca. 20 m², mit einem Backoffice und Empfangsbereich iii. Standvariante 3: Größe ca. 35 m², mit zwei Backoffices und Empfangsbereich 3. Die Flächen sollen optimal genutzt werden und das Verhältnis von Nutz- zu Verkehrsfläche ausgerechnet und als konkrete Zahl angegeben werden,
4. Allgemein für derartige Veranstaltungen geltende Brandschutzauflagen sind zu berücksichtigen, z.B. Entrauchung durchs Fenster und Zugänglichkeit für die Feuerwehr gewährleisten.
5. Die Funktionalität der vorhanden Heizungs- und Klimaanlage muss bei der Probeplanung berücksichtigt werden: unterhalb der Fenster befindet sich eine Umluftklimaanlage.
Mit dem Teilnahmeantrag separat einzureichende Unterlagen zur Probeplanung sind:
a) Kurze Beschreibung der konzeptionellen Überlegungen (Eine A4-Seite!) b) Grundrisse und geeignete Schnitte mit Messebauten und Möblierung mit grafischer Darstellung der Verkehrswege. Höhe der Messebauwände zwischen 2,40 m und 3,00 m (Format: A3-Seite!) c) Beschreibung des der Planung zugrundeliegenden Messebausystems bzw. Angaben zur - Bauweise (Konstruktion und Statik),
- mit Angaben zu den Maßen (Höhe, Breite, Wandstärken, etc.)
- Angaben zu Emissionswerten der geplanten Materialien (Holzwerkstoffe, Lacke, Teppiche etc.)
d) Angaben zu den Auf- bzw. Abbauzeiten und Personalbedarf für Planung beider Räume e) Vorschlag für ein Farbkonzept (Messebauten, Boden), bei weißen Gebäudewänden Visualisierungen, räumliche Darstellung mit entsprechende Farbgestaltung, mindestens zwei geeignet Perspektiven (eine Zentrale und eine Vogelperspektive (Siehe auch Grundriss für die Probeplanung ind der Anlage 05021IFB EFM Teil B Anlage 1 Eigenerklärung Eignung 3) Referenzliste:
Auflistung von (mind. 3, max. 6) mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren 36 Monate alten Referenzen zu erbrachten Projekten oder Leistungen, mit Projektkurzbeschreibung aus der hervorgeht, in welcher Funktion, für welchen Auftraggeber und für welche Zwecke die Leistungen erbracht wurden bei den referenzierten Unternehmen (auf jeweils maximal einer Seite A4).

1. Die insbesondere in Ziffer III.1.1 bis III.1.3 geforderten Erklärungen und Angaben sollen unter Verwendung der vom Auftraggeber gestellten Formblätter gemacht werden. Bei den Formblättern handelt es sich um interaktive PDF-Dateien zum maschinellen Ausfüllen, die heruntergeladen werden können. Die Formblätter sind – in deutscher Sprache gut lesbar – vollständig auszufüllen.
Eine Unterschrift ist bei elektronischer Bewerbung nicht erforderlich. Der Name des Erklärenden/der bevollmächtigten Person sowie der Name der vertretenen Gesellschaft/Bewerbergemeinschaft sind anzugeben. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft sind die Angaben für die Bewerbergemeinschaft vorzunehmen, sofern nicht individuelle Angaben/Erklärungen von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft gefordert sind. Je Bewerbung ist nur ein Teilnahmeantrag zugelassen. Bewerbergemeinschaften benennen einen bevollmächtigten Vertreter als zentralen Ansprechpartner.
2. Die Bewerbungsunterlagen (Teilnahmeantrag) sind elektronisch unter Nutzung des sog. Bietertools auf der Vergabeplattform subreport (siehe Ziff. I.3) bis zu der in Ziff. IV.2.2 genannten Frist einzureichen. Nicht form- und fristgerecht eingereichte Bewerbungen werden ausgeschlossen. Der ausgefüllte Teilnahmeantrag nebst Anlagen ist im PDF-Format hochzuladen. Da Formularmuster in einem bearbeitbaren PDF-Format vom AG zur Verfügung gestellt werden, sind die ausgefüllten Formulare zunächst in ein nicht mehr bearbeitbares PDF umzuwandeln, um die Eintragungen zu schützen. Soweit separate Anlagen beigefügt werden, sind diese einzuscannen und ebenfalls im PDF-Format beizufügen.
3. Die Nichtvorlage bzw. die Vorlage nicht vollständiger Unterlagen, Erklärungen und Nachweise hat den Ausschluss vom weiteren Verfahren zur Folge. Es bleibt vorbehalten, fehlende, unvollständige Erklärungen, Angaben, Bescheinigungen etc. nachzufordern, vgl. § 56 Abs. 2 VgV. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht.
4. Die Bewerbungsunterlagen verbleiben beim Auftraggeber. Ein Anspruch auf Kostenerstattung besteht nicht.
5. Sofern der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) einreichen möchte, muss er/sie sicherstellen, dass die EEE sämtliche zuvor genannten Angaben/Erklärungen/Nachweise enthält. Die EEE muss nicht verwendet werden, wenn der Teilnahmeantrag einschließlich der Anlagen ausgefüllt eingereicht wird.
6. Unter der in Ziff. I.3 genannten Internetadresse können alle Vergabeunterlagen, die im Laufe des Verfahrens sukzessive zur Verfügung gestellt werden, unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden. Dies gilt ebenso für etwaige Änderungen/ Ergänzungen zur Bekanntmachung und ähnliches, wie auch die weiteren Auskünfte. Bewerber sind verpflichtet, sich eigenständig die Informationen dort zu verschaffen.
7. Bieterfragen zum Teilnahmewettbewerb sind möglichst bis zum 17.01.2022 zu stellen. Der Auftraggeber behält sich vor, danach gestellte Fragen im Teilnahmewettbewerb nicht mehr zu beantworten. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform Supreport (siehe Ziff. I.3). Die Fragen sind so zu formulieren, dass eine klare Antwort möglich ist.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Ein Antrag auf Nachprüfung ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 1 bis 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in der Fassung der Bekanntmachung vom 26.6.2013 (BGB l.IS.1750, 3245), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 17.2.2016 (BGBl. I S. 203) ist nur zulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb von 10 Kalendertagen gerügt hat,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt worden sind,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, und,
4) nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.