Mitwirkung bei der Konzeption eines künftigen „Logistikzentrums Polizei Bayern“ der Bay. Polizei

Kurze Beschreibung

Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Erbringung von Beratungsdienstleistungen bei der Konzeption eines künftigen „Logistikzentrums Polizei Bayern“ (LZPB) der Bayerischen Polizei.

Beschreibung der Beschaffung

Das Beschaffungswesen der Bayerischen Polizei ist derzeit in Form eines auf Mittelbehördenebene zentrierten, aber dislozierten Beschaffungssystems aufgebaut. Grundsätzlich werden Beschaffungen innerhalb der Bayerischen Polizei dezentral durchgeführt (dezentrale Beschaffung).
Abweichend hiervon wurde teilweise ein Alleinbeschaffungsrecht vergeben (zentrale Beschaffungsfelder). Die bestehenden Beschaffungsstrukturen sollen im Zuge der Schaffung eines neuen Logistikzentrums (LZ) zentral überführt und hierbei optimiert werden.

Beginnend mit dem Jahr 2017 wurden die Beamten der Bayerischen Polizei und der Bayerischen Justiz mit neuer Dienstkleidung ausgestattet. Die Umsetzung dieses Vorhabens endete planmäßig zur Jahresmitte 2018.
Seitdem wurden die dazu erforderlichen logistischen Maßnahmen der Entwicklung, Weiterentwicklung, Beschaffung und Auslieferung bezüglich der Dienstkleidung auf Grundlage eines Verwaltungsabkommens mit dem Land Niedersachsen auf das Logistikzentrum Niedersachsen (LZN) übertragen.
Aktuell existieren im Bereich der Bayerischen Polizei 27.500 und im Bereich der Bayerischen Justiz 5.000 Dienstkleidungsträger, die teilweise auch mit Sonderbekleidung ausgestattet werden. 1.000 Angehörigen der Bayerischen Sicherheitswacht werden ebenfalls mit Sonderbekleidung ausgestattet.

Im Auftrag des Bayerischen Staatsministeriums des Innern, für Sport und Integration (StMI) wurde eine Projektgruppe (PG) eingerichtet, die mit der Konzeptionierung und späteren Umsetzung eines neuen „Logistikzentrums Polizei Bayern“ (LZPB) beauftragt werden soll.
Das Aufgabenspektrum des LZPB soll dabei folgende Bereiche umfassen:
- Dienstkleidung
In dem zu schaffenden LZPB sind die Aufgaben, die bislang vom LZN für Bayern erledigt werden (Bedarfserhebung, Beschaffung, Qualitätssicherung, Lagerhaltung, Verteilungsmanagement, etc. von Dienstkleidung) abzubilden.
- Schutz- und Sonderbekleidung
Ferner sollen dort auch die entsprechenden Aufgaben, die bisher vom Präsidium der Bayerischen Bereitschaftspolizei (BPP) wahrgenommen werden (Bedarfserhebung, Beschaffung, Qualitätssicherung, Lagerhaltung, Verteilungsmanagement, etc. von Schutz- und Sonderbekleidung) zentralisiert werden.
- Zusammenführung aller anderen vorhandenen zentralen und dezentralen Beschaffungsfelder der Polizei in Bayern
Der Arbeitsauftrag der Projektgruppe umfasst das Erstellen eines schriftlich ausgearbeiteten und ausformulierten Vorschlags zur Zentralisierung des Beschaffungswesens der Bayerischen Polizei sowie zur künftigen Gestaltung der Qualitätssicherung im Bereich Beschaffung der Bayerischen Polizei.

Zusammenfassung:
Der Aufgabenumfang des künftigen LZPB, der zurzeit noch nicht abschließend definiert ist, soll folgende Leistungen enthalten:
- Durchführung von Beschaffungsvorgängen inklusive Vergabeverfahren
- Qualitätssicherung
- Unterhaltung von Lagerstätten für Dienst-, Schutz und Sonderbekleidung
- Unterhaltung von Lagerstätten für sonstigen Artikel (ggf. auch Desinfektionsmittel)
- Disposition/ Lagerführung
- Distribution/ Versand
- Vertragsdurchführung inklusive Problemmanagement/ Störungsmanagement/ Umtausch und Retouren
- Entwicklung sowie Weiterentwicklung (z. B. Dienstbekleidung und Einsatzmittel)
inklusive aller administrativen Vorgänge.
Das künftige LZPB soll einerseits die Versorgung der Bayerischen Polizeivollzugs- und Justizbeamten mit Dienst-, Schutz- und Sonderbekleidung übernehmen. Hierbei muss die nahtlose Versorgung der Bayerischen Polizei und Bayerischen Justiz mit Dienstkleidung in der Übergangsphase (LZN zu LZPB) zu jeder Zeit sichergestellt sein.
Andererseits sollen dezentrale sowie zentrale Beschaffungsfelder der Bayerischen Polizei im LZPB zentralisiert werden, wobei die Vergabe von Bauleistungen ausgenommen, also nicht Bestandteil ist.
Der Auftragnehmer unterstützt die PG LZPB durch die Erbringung von Beratungsleistungen bei der Erfüllung ihres o.g. Auftrages.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag verlängert sich um jeweils 12 weitere Monate, sofern nicht eine der Vertragsparteien mit einer Frist von 6 Monaten vor Ablauf den Vertrag kündigt. Der Vertrag endet spätestens mit Ablauf von 48 Monaten seit der Zuschlagserteilung.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die oben genannte Vergabestelle fordert eine unbeschränkte Anzahl von Wirtschaftsteilnehmern im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Jeder interessierte Wirtschaftsteilnehmer kann einen Teilnahmeantrag unter Angabe einer eindeutigen Unternehmensbezeichnung und einer gültigen elektronischen Adresse abgeben. Der Auftraggeber prüft die Eignung des Wirtschaftsteilnehmers anhand der übersandten Unterlagen.
Nur diejenigen Wirtschaftsteilnehmer, die vom Auftraggeber nach Prüfung der Eignung dazu aufgefordert werden, können ein Angebot einreichen.
Nach § 16 Abs. 4 i.V.m. § 51 Abs. 1 Satz 1 VgV wird die Zahl der geeigneten Wirtschaftsteilnehmer, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, auf acht beschränkt.
Die acht Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, werden anhand der beigefügten Bewertungsmatrix ermittelt (Anlage 2 der Bewerbungsbedingungen Teilnahmewettbewerb). Hierzu erfolgt nach Wertung der B-Kriterien und der dort ermittelten Punktzahl ein Ranking.
Die nach dem Ranking bestplatzierten acht Bewerber werden im Anschluss an den Teilnahmewettbewerb zur Angebotsabgabe aufgefordert (ab hier Bewerber=Bieter). Bei Gleichstand von Bewerbern entscheidet auch bei Punktegleichheit die absolut höchste Gesamtzahl der angegebenen Referenzen im Bereich Bekleidung im öffentlichen Bereich (Punkt 2.2 der Bewertungsmatrix). Bei einem weiteren Gleichstand entscheidet die absolut höchste Gesamtzahl der angegebenen Referenzen im öffentlichen Bereich (Punkt 2.3 der Bewertungsmatrix).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Erklärung zum Teilnahmeantrag einer Bewerbergemeinschaft
- Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 123 GWB
- Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 124 GWB
- Erklärung Eignungsrelevante Unternehmen
- Verzeichnis der Unterauftragnehmerleistungen
- Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer / eignungsrelevante Unternehmen
- Auflistung Referenzen
- Erklärung zur polizeilichen Überprüfung und Verschwiegenheit
- Einverständniserklärung der Mitarbeiter für eine polizeiliche Überprüfung
- Scientology-Schutzerklärung

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Referenzen
Darstellung von mindestens 2 vergleichbaren Referenzen innerhalb der letzten 5 (fünf) Jahre (Stichtag: Ablauf der Frist für die Abgabe der Teilnahmeanträge) über Beratungsleistungen zur Konzeptionierung eines Logistikzentrums oder vergleichbare Beratungstätigkeiten.

Als vergleichbar gelten Beratungsleistungen ab einem Auftragswert von 40.000 € netto zur Erbringung von Beratungsleistung im Bereich der Prozessmodellierung und -optimierung

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.