Neubeschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Landkreis Uckermark, Rechtsamt

Gegenstand der Ausschreibung ist Lieferung, Installation, Betrieb, Pflege und Support eines Enterprise Content Managementsystems (ECM) bzw. eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Kreisverwaltung des Landkreises Uckermark mit ca. 900 Beschäftigten. Über das System sollen die digitalen Aktenstrukturen abgebildet und sämtliche Dokumente revisionssicher verwaltet werden können.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-07-27. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-06-23.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• d.velop AG
• d.velop public sector GmbH

Wer?

• Landkreis Uckermark, Rechtsamt

Wie?

• Dokumentenverwaltungssoftwarepaket › Dokumentenverwaltungssystem

Wo?

• Brandenburg › Uckermark

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-06-23	Auftragsbekanntmachung
2021-12-14	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-06-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Referenznummer: 120-EU-3-21-1-VgV
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Uckermark 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landkreis Uckermark, Rechtsamt
Postanschrift: Karl-Marx-Straße 1
Postleitzahl: 17291
Postort: Prenzlau
Kontakt
Internetadresse: http://www.uckermark.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@uckermark.de 📧
Fax: +49 3984-703099 📠
URL der Dokumente: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YH1RBS2/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YH1RBS2 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-06-23 📅
Einreichungsfrist: 2021-07-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-06-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 122-322789
ABl. S-Ausgabe: 122
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP9YH1RBS2

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Folgende Leistungen sollen gem. der Leistungsbeschreibung mit dieser Ausschreibung beschafft werden:

Im Rahmen eines Liefer- und Dienstleistungsvertrags:

I) ECM- bzw. DMS-Software mit expliziten Anforderung gem. Leis-tungsbeschreibung als On-Premise-Variante,

II) Ein Konzept zur Installation und Begleitung der Inbetriebnahme, sowie dessen Umsetzung,

III) Migration der Daten aus dem bestehenden DMS,

IV) Schulung und Unterstützung der ECM- bzw. DMS-Nutzer*innen und IT- Administrator*innen bei der Einführung,

V) Eine Lizenz für ein paralleles, vollumfängliches Testsystem zum Hauptsystem.

Im Rahmen eines Software-Wartungsvertrags (Laufzeit 4 Jahre):

VI) Technische Betreuung des Systems während des Betriebs,

VII) VI) Projektdienstleistungen.

Bei Beauftragung sollen die EVB-IT Musterverträge inkl. AGB`s zum Abschluss kommen:

— EVB IT Pflegevertrag S Langfassung,

— EVB-IT Projektleistungsvertrag,

— Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO,

— Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Dauer: 48 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Landkreis Uckermark

Karl-Marx-Straße 1

17291 Prenzlau

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Umsatz 2019-2020
Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Anzahl Programmentwickler,

— Anzahl Supportmitarbeiter,

— Speicherung und Verarbeitung auf Servern der Kreisverwaltung (On Premise),

— Beratungsangebote (Hotline),

— Schulungen, Durchführung vor Ort und Bereitstellung eines Schulungsportals,

— Datenübernahme unter Berücksichtigung interner Abhängigkeiten aus bestehendem System (WINYARD DMS der Fa. LCS),

— Wie lange dauert Umstellungsprozess auf neues System,

— Wie lange dauert z. B. Einführung des Vertragsregisters,

— Lauffähig auf Terminal-Server/Citrix (Integration in die bestehende Systemumgebung).

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Die besten 3 Bieter werden für die Angebotsphase zugelassen. Es gilt der Punkthöchstwert der Reihenfolge nach absteigend.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2021-08-27 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-12-03 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.uckermark.de 🌏
Dokumente URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YH1RBS2/documents 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie (MWE)
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach GWB § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüberdem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen,vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2.

§ 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2021/S 122-322789 (2021-06-23)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-12-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist Lieferung, Installation, Betrieb, Pflege und Support eines Enterprise Content Managementsystems (ECM) bzw. eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Kreisverwaltung des Landkreises Uckermark mit ca. 900 Be-schäftigten. Über das System sollen die digitalen Aktenstrukturen abgebildet und sämtliche Dokumente revisionssicher verwaltet werden können.

Gesamtwert des Auftrags: 359247.59 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Zusätzlicher CPV-Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Fax: +49 03984-703099 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-12-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-12-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 245-645097
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 122-322789
ABl. S-Ausgabe: 245
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP9YH1RJ4K

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

I) ECM- bzw. DMS-Software mit expliziten Anforderung gem. Leis-tungsbeschreibung als On-Premise-Variante

II) Ein Konzept zur Installation und Begleitung der Inbetriebnahme, sowie dessen Umsetzung

III) Migration der Daten aus dem bestehenden DMS

IV) Schulung und Unterstützung der ECM- bzw. DMS-Nutzer*innen und IT- Administrator*innen bei der Einführung

VI) Technische Betreuung des Systems während des Betriebs

VII) VI) Projektdienstleistungen

- EVB IT Pflegevertrag S Langfassung

- EVB-IT Projektleistungsvertrag

- Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO

- Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Landkreis Uckermark Karl-Marx-Straße 1 17291 Prenzlau

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Funktionalität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Zeitrahmen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10 %
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 30 %

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-12-01 📅
Name: d.velop public sector GmbH
Postort: Meppen
Land: Deutschland 🇩🇪
Emsland 🏙️
Name: d.velop AG
Postort: Gescher
Land: Borken 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 359247.59 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der Antrag ist unzulässig, soweit

der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach GWB § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüberdem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen,vergangen sind.

Quelle: OJS 2021/S 245-645097 (2021-12-14)

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