A. Formale Vorgaben an die Bewerbung
1. Die Bewerbung ist ausschließlich in beschriebener Form und in deutscher Sprache elektronisch ausschließlich unter:
https://root.deutsche-evergabe.de/portal/ einzureichen.
Die Nutzung des Portals deutsche-evergabe.de ist für Bewerber und Bieter der Vattenfall-Projekte kostenfrei. Teilnahmeanträge müssen dort hochgeladen werden.
Teilnahmeanträge per Post, Fax oder E-Mail werden nicht akzeptiert.
Hinweis: Es liegt in der Verantwortung der Bewerber die vollständigen Unterlagen rechtzeitig in dem angegebenen Portal hochzuladen. Mögliche Verzögerungen, z. B. aufgrund von Internetunterbrechungen, Viren usw. sind von den Bewerbern in ihrer Zeitplanung einzurechnen und gehen zu ihren Lasten.
Die Unterlagen des Bewerbers sind gemäß den Registern zu ordnen. Dateien dürfen in der Bezeichnung nicht mehr als über 15 Zeichen verfügen. Sonst sind die Unterlagen nicht aus dem Verzeichnis für die Vergabestelle zu entnehmen.
2. Die Bewerbung ist entsprechend der Nummerierung in Ziffer III.1. zu gliedern und hat die nachgefragten Informationen in den jeweiligen Rubriken zu enthalten. Die Vergabestelle behält sich vor, nicht in den sachlich dafür vorgesehenen Rubriken enthaltene Informationen nicht zu berücksichtigen. Hinweise auf frühere Bewerbungen reichen zur Nachweisführung nicht aus.
3. Unter „aktuell“ in Ziffer III.1. wird verstanden, dass das Ausstelldatum der jeweiligen Drittbescheinigung nicht älter als 6 Monate gerechnet vom Tag der Veröffentlichung im Amtsblatt der EU sein darf.
4. Die Verpflichtung zur Vorlage von Drittbescheinigungen entfällt, wenn und sofern ein vergleichbares Register nicht geführt wird bzw. eine Registrierung nicht erforderlich ist. Der Bewerber hat dies nachzuweisen und zu erläutern.
5. Im Sinne der vorherigen Ziffer 4 sind ausländische Bewerber angehalten, vergleichbare Drittbescheinigungen vorzulegen. Deren Gleichwertigkeit ist nachzuweisen. Es wird dahingehend eine erschöpfende Darstellung erwartet. In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass die gesamte Bewerbung in deutscher Sprache zu fassen ist, also auch die jeweiligen Nachweise und Anlagen. Sollte ein amtliches Dokument oder Referenzangaben etc. nicht in deutscher Sprache gefasst sein, so muss eine wörtliche Übersetzung eines vereidigten Dolmetschers vorgelegt werden.
6. Ein Bewerber kann sich – auch als Mitglied einer Bewerbergemeinschaft – beim Nachweis seiner Eignung auf die Fähigkeiten anderer Unternehmen beziehen:.
a) Bewerber, die von der Eignungsleihe Gebrauch machen möchten (nicht möglich für die Zuverlässigkeit gemäß Ziffer III.1.1.), müssen die Nachunternehmer, deren Eignung sie leihen, sofort benennen und haben die betreffenden Nachweise der Ziffern III.1.1) bis III.1.3) der Nachunternehmer mit dem Teilnahmeantrag einzureichen, wobei sich die Vorlagepflicht auf den Leistungsteil beschränkt, für den der Nachunternehmer einstehen soll. Der Bewerber hat in diesem Fall nachzuweisen, dass ihm der Nachunternehmer die erforderlichen Mittel zur Verfügung stellt (z. B. durch Verpflichtungserklärung).
b) Etwaige weitere Nachunternehmer (solche, die nicht zur Eignungsleihe genutzt werden) müssen im Teilnahmeantrag zunächst nicht namentlich benannt werden und die Nachweise gemäß Ziffern III.1.1) bis III.1.3) für die Nachunternehmer zunächst nicht eingereicht werden. Es muss nur der Fremdleistungsanteil angegeben werden.
Die Vergabestelle behält sich allerdings vor, die sonstigen Bewerber/Bieter, die in die engere Wahl zur Teilnahme am weiteren Verfahren kommen und den Einsatz von Nachunternehmern vorsehen, vor Abschluss des Teilnahmewettbewerbs oder während des gesamten, weiteren Verfahrens aufzufordern, diese Nachunternehmer namentlich zu benennen und für deren Leistungsanteil die vorstehenden Nachweise vorzulegen.
7. Die Vergabestelle behält sich vor – ohne hierzu verpflichtet zu sein, Erklärungen und Nachweise (auch im Bereich der Mindestbedingungen) nachzufordern. Außerdem wird sich vorbehalten, eine persönliche Vorstellung eines Bewerbers oder eine Besichtigung des Unternehmens des Bewerbers oder eines Referenzprojekts zu fordern, z. B. um die Eigenerklärungen auf deren Stichhaltigkeit zu überprüfen. Ein Anspruch des Bewerbers auf eine Nachforderung oder eine persönliche Vorstellung besteht nicht.
8. Die Vergabestelle behält sich vor – ohne hierzu verpflichtet zu sein – nach Bewerberauswahl und Abgabe der Angebote bei begründetem Anlass bei einzelnen Bietern ein Audit im Rahmen eines sog. „sustainability risk assessments“ durchzuführen. Ein begründeter Anlass liegt insbesondere vor, wenn der Bieter seinen Sitz in einem CSR-Hoch-Risiko Land hat bzw. sich dort seine Produktionsstätten befinden. Eine Liste der Hoch-Risikoländer findet sich unter:
„CSR Risikoländer“
http://corporate.vattenfall.de/uber-uns/beziehungen-zu-lieferanten/
Sollte bei einem solchen Audit festgestellt werden, dass im Vergabeverfahren abgegebene Eigenerklärungen des Bieters nicht zutreffen, ist die Vergabestelle berechtigt, den Bieter vom weiteren Wettbewerb auszuschließen.
9. Der Auftraggeber behält sich vor, Bewerbungen, die die Mindestbedingungen und/oder Ausschlussfristen nicht einhalten, ohne weitere Prüfung vom weiteren Verfahren auszuschließen.
10. Mit Abgabe des Teilnahmeantrags erklärt der Bewerber zugleich das Einverständnis mit einem Wechsel des Auftraggebers. Es ist nicht auszuschließen, dass im Laufe des Vergabeverfahrens ein anderes Unternehmen Auftraggeber wird.
11. Fragen sind ausschließlich über das Fragen-und-Antworten-Tool der eVergabe zu stellen. Die Vergabestelle wird sich bemühen, zeitnah zu antworten.
12. Wenn und soweit gesetzlich zugelassen, können Eignungskriterien auch durch Verwendung einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung nachgewiesen werden.
13. Die Bewerber – bei Bewerbergemeinschaften jedes Mitglied einzeln – ist verpflichtet, eine Vertraulichkeitserklärung zu unterzeichnen; dazu hat der Bewerber das bei der Kontaktstelle (vgl. Ziffer I.1. der Bekanntmachung) bereitgestellte Formular zu nutzen.
B) Abschichtung
Ermittlung der Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.
Die zur Angebotsabgabe aufzufordernden Unternehmen werden in einem dreistufigen Verfahren ermittelt:
1. Formale Prüfung,
2. Eignungsprüfung,
3. Abschichtung.
Für den Fall, dass die Anzahl an geeigneten Bewerbern in einem Los die Zahl 10 überschreitet, erfolgt die Auswahl derjenigen 10 Bieter des Loses, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, nach folgendem Bewertungsschema:
Diejenigen max. 10 Bewerber mit der höchsten Gesamtanzahl an gültigen eingereichten Referenzen (Register K) werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die Vergabestelle behält sich vor, die Anzahl von 10 Bewerber nach oben oder nach unten anzupassen, ohne jedoch hierzu verpflichtet zu sein. Bei Punktgleichheit von mehr als 10 Bewerbern erfolgt die Auswahl unter den punktgleichen Bewerbern anhand der Abfrage nach der Einführung und Umsetzung eines zertifizierten Umweltmanagement-Systems (z. B. EMAS, ISO14001).
C. Angebotsverfahren und Vorgaben an die Auftragsvergabe
Die konkreten Verfahrensbestimmungen des Angebotsverfahrens ergeben sich aus der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Aus Gründen größtmöglicher Transparenz gibt die Vergabestelle gleichwohl vorab einige generelle Regelungen bekannt, auf deren Einhaltung allerdings kein Anspruch besteht und deshalb im Rahmen der Angebotsaufforderung durchaus Konkretisierungen und Änderungen erfolgen können:
1. Die für das Verhandlungsverfahren je Los ausgewählten, maximal 10 Bewerber werden gesondert zur Angebotsabgabe aufgefordert.
2. Für die Ausarbeitung der Bewerbungsunterlagen sowie des Angebotes erfolgt keine Kostenerstattung.
3. Es erfolgt keine Rückgabe der Bewerbungs- und Angebotsunterlagen.
4. Bei den später abzugebenden Angeboten, die sich – unter Zugrundelegung der Zuschlagskriterien – wirtschaftlich wesentlich schlechter als der Wettbewerb darstellen, kann sich der Auftraggeber bereits nach Angebotsabgabe dazu entschließen, den jeweiligen Bieter von weiteren Verhandlungen auszuschließen (Abschichtung). Es ist beabsichtigt, mit den nach Anwendung der Zuschlagskriterien auf die Erstangebote 3 bestplatzierten Bietern in Verhandlungen zu treten. Im Falle von die wirtschaftlichen Erwartungen des AG bereits erfüllenden Erstangeboten behält sich der Auftraggeber vor, den Auftrag auf Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen zu treten.
5. Die Auftragsvergabe steht unter dem Vorbehalt der Zustimmung der Gremien auf Seiten des Auftraggebers.
6. Die Auftragsvergabe steht unter dem Vorbehalt der Zustimmung der Gremien auf Seiten des Auftraggebers.
7. Die Auftragsvergabe steht unter dem Vorbehalt vorhandener öffentlich-rechtlicher Genehmigungen.
8. Die Auftragsvergabe steht unter dem Vorbehalt einer von der Vergabestelle festzustellenden, wirtschaftlich vertretbaren Ausführung der Leistungen.