Outputmanagement

Kurze Beschreibung

Indem der aktuelle Bestandsanbieter dessen Leistungen für den Auftraggeber nicht fortsetzen kann, muss ein neuer Anbieter eine Schnittstelle zwischen diesem und dem Rechenzentrum des Auftraggebers in Wilhelmshaven bereitstellen, sowie fortlaufend zu pflegen, zu warten und verfügbar zu halten. Über diese Schnittstelle sind werktäglich ca. 10.000 Sendungen mit ca. 15.000 Druckseiten maschinenlesbar unter Berücksichtigung der Layout-Vorgaben des Auftraggebers auszudrucken, porto-technisch optimiert zu kuvertieren und anschließend zu versenden. Hinzu kommen Sonderaktionen mit jeweils ca. 200.000 Briefsendungen in ca. 6 Sonderaktionen im jährlich. Die Einstellung der Schnittstelle sowie prozess- und ablauforganisatorische Vorbereitung zur Erbringung der Druck- und Versandleistungen sind Gegenstand eines Transitions- und Übernahmeprojekts in Verantwortung des Auftragnehmers.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Unfallversicherung Bund und bahn - Künstlerzozialkasse Weserstraße 47 26384 Wilhelmshaven Weitere Anschrift:
Unfallversicherung Bund und Bahn
Gökerstraße 14
26384 Wilhelmshaven

Beschreibung der Beschaffung

Die Unfallversicherung Bund und Bahn (UVB) ist eine rechtsfähige bundesunmittelbare Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Selbstverwaltung. Sie besitzt Dienstherrenfähigkeit. Hauptstandorte der UVB sind Wilhelmshaven und Frankfurt am Main. Ein Geschäftsbereich der UVB ist die Künstlersozialkasse (KSK). Das am 01.01.1983 in Kraft getretene Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG) bietet selbständigen Künstlern und Publizisten in der Bundesrepublik Deutschland sozialen Schutz in der gesetzlichen Renten-, Kranken- und der sozialen Pflegeversicherung.
Ausschreibungsgegenständlich sind umfassende Leistungen des Druckens der von der UVB / KSK bereitgestellten Druckdateien (Druckformate PDF, AFP und in Ausnahmefällen TXT), die Kuvertierung der Schreiben / Dokumente unter Berücksichtigung einer größt- / bestmöglichen Portooptimierung (z.B. durch Versendung mehrerer Dokumente in einer Sendung bei identischen Adressaten, Empfangsbevollmächtigten etc.) und deren anschließende Versendung und Zustellung. In einem untergeordneten Umfang sind zudem Auslandssendungen vorzunehmen. Die Bereitstellung der Dateien ebenso wie der zu verwendenden Layouts und jeweiligen Druckanforderungen erfolgt durch die UVB / KSK über eine Schnittstelle zu einem sicheren Übertragungsserver des Auftragnehmers, wobei die Schnittstelle durch den Auftragnehmer einzurichten, zu betreiben und zu pflegen ist. Für die weiteren Anforderungen wird auf die Inhalte der Ausschreibungsunterlagen insb. die Leistungsbeschreibung Bezug genommen.
Den laufenden Druck- und Versandleistungen nebst Portoptimierung vorgelagert ist ein so genanntes Transitions- und Übernahmeprojekt innerhalb dessen der Auftragnehmer die Voraussetzungen dafür schafft, dass die Schnittstellenfunktion sichergestellt und eine anforderungsgerechte Leistungserbringung gewährleistet ist.
Da auftrags- und bearbeitungsgegenständlich (auch) Sozialdaten und personenbezogene Daten (auch besonderer Kategorien) sind, ist die Einhaltung sämtlicher gesetzlichen und vertraglichen datenschutz- und sicherheitstechnischen Vorgaben von besonderer Bedeutung.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Wenn mehr als 5 (fünf) Bewerber unter Einhaltung der definierten Teilnahmeregeln die genannten Nachweise und Erklärungen vollständig, frist- und formgerecht einreichen und die dargestellten Mindestanforderungen (vgl. Bewerbungsbogen) erfüllen, werden auf Basis der nachfolgend definierten Eignungskriterien maximal 5 (fünf) Bewerber für die Teilnahme an der folgenden Angebotsphase ausgewählt werden.
Die für die Durchführung des Teilnahmewettbewerbs definierten bewertungsrelevanten Eignungskriterien im Falle von mehr als 5 tauglichen Bewerbern beziehen sich ausschließlich auf die in Kapitel V. des Bewerbungsbogen genannten Zertifizierungen / technischen Normen
1. Zertifizierung DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig
2. Zertifizierung DIN EN ISO 27001 oder gleichwertig
3. Bescheinigung Einhaltung Technische Richtlinie BSI TR-03153
Für jede der genannten Zertifizierungen erhält ein Bewerber im Falle des Nachweises der Zertifizierung / der Bescheinigung zur Einhaltung der technischen Richtlinie 5 Eignungsbewertungspunkte. Die maximal erreichbare Bewertung eines Teilnahmeantrags beträgt damit 15 Bewertungspunkte. Die fünf Bewerber mit den höchsten Bewertungspunkten für die vorgenannten Eignungskriterien werden für die Angebotsphase ausgewählt. Belegen mehrere Bewerber nach der Eignungsbewertung den fünften Platz (Punktgleichheit) werden sämtliche Fünftplatzierten zur Angebotsagabe aufgefordert.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Eigenerklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
a) Eigenerklärung zu § 123 GWB
b) Eigenerklärung zu § 124 GWB
c) Erklärung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes
2. Eigenerklärung zur Eintragung in das Handelsregister gem. § 44 Abs. 1 VgV
Es ist die Erklärung über die Eintragung in das Handelsregister (Bei Bewerbung eine Kapitalgesellschaft) abzugeben. Mit dem Antrag auf Teilnahme ist eine aktuelle Kopie (nicht älter als 12 Monate) des Auszugs aus dem Handelsregister vorzulegen. Nachweis der Eintragung in das Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in welchem das Unternehmen ansässig ist.
3. Eigenerklärung zur Erlaubnis zur Berufsausübung nach § 44 Abs. 1, 2 VgV
Es ist die Erklärung über das Vorhandensein einer Lizenz der Bundesnetzagentur nach § 5 Abs. 1 Postgesetz abzugeben. Mit dem Antrag auf Teilnahme ist eine aktuelle Kopie / ein aktueller Nachweis zu der Lizenz vorzulegen.
Wenn die Eigenerklärungen zu 1. lit. a) und b) nicht uneingeschränkt vorgelegt werden können, ist der Grund hierfür im Einzelnen in Form einer vom Bieter eigenständig zu erstellenden Eigenerklärung näher darzulegen. Es erfolgt in diesem Fall kein Ausschluss von der Teilnahme am Verfahren, wenn eine ausreichende Selbstreinigung im Sinne des § 125 GWB nachgewiesen wird oder der zulässige Zeitraum für Ausschlüsse nach§ 126 GWB abgelaufen ist. Bei Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 124 GWB wird über einen Ausschlussnach pflichtgemäßen Ermessen entschieden.
Das Eignungskriterium ist erfüllt, wenn die Eigenerklärungen und Unterlagen wie gefordert vollständig vorliegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Unternehmensdarstellung
2. Im Auftragsfall ist der Abschluss einer Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmen mit den nachfolgend genannten Mindestdeckungssummen, welche über den Zeitraum der Vertragsausführung uneingeschränkt bestehen bleiben müssen, nachzuweisen:
- 500.000,00 EUR pauschal für Personenschäden bei einer 2-fachen Jahresmaximierung und
- 1.000.000,00 EUR für sonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden) bei einer 2-fachenJahresmaximierung.
3. Eigenerklärung zur Umsatzstruktur, § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV
a) Anzugeben ist der Gesamtjahresumsatz des Bewerbers (in EUR) bezogen auf die jeweils letzten dreiabgeschlossenen Geschäftsjahre.
b) Anzugeben ist der Umsatz (EUR) des Bewerbers der jeweils letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit er Leistungen im Tätigkeitsbereich Erbringung von Druckleistungen für externe Auftraggeber / Dritte betrifft.
c) Anzugeben ist der Umsatz (EUR) des Bewerbers der jeweils letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit er Leistungen im Tätigkeitsbereich Erbringung von Versandleistungen für externe Auftraggeber / Dritte betrifft.

zu 1) Mindestanforderung erfüllt, wenn Unternehmensdarstellung wie gefordert eingereicht.
zu 2) Mindestanforderung erfüllt, wenn Erklärung/Nachweis wie gefordert eingereicht.
zu 3a) Mindestanforderung ist ein Gesamtjahresumsatz in den letzten drei Jahren i. H. v. durchschnittlich 1.050.000,00 EUR.
zu 3b) Mindestanforderung ist ein Gesamtjahresumsatz im Tätigkeitsbereich Druckleistungen in den letzten drei Jahren i.H.v. durchschnittlich 230.000,00 EUR.
zu 3c) Mindestforderung ist ein Gesamtjahresumsatz im Tätigkeitsbereich Versandleistungen in den letzten drei Jahren i.H.v. durchschnittlich 812.000,00 EUR.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Mitarbeiteranzahl
a) durchschnittliche Zahl der fest angestellten Beschäftigten insgesamt im Unternehmen der letzten 3 Jahre
b) durchschnittliche Zahl der fest angestellten Beschäftigten im Bereich Druckleistungen im Unternehmen der letzten 3 Jahre
c) durchschnittliche Zahl der fest angestellten Beschäftigten im Bereich Versandleistungen im Unternehmen der letzten 3 Jahre
2. Referenzen
Zum Beleg der Erfahrungen des Bewerbers werden Referenzen über (früher) ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge gefordert. Es sind Referenzleistungen zugelassen, die in den letzten drei Jahren erbracht wurden (inkl. etwaiger in den letzten drei Jahren begonnener und noch laufender Liefer- und Dienstleistungsaufträge).
a) Referenzgruppe 1
Erbringung von Druckleistungen inkl. Erzeugung der Druckwaren aus bereitgestellten Druckdateien im AFP- und/oder TXT-Format.
Die Vergleichbarkeit richtet sich vor allem danach, ob die Leistungen für einen öffentlichen oder privaten Auftraggeber mit einer vergleichbaren Anzahl von Einzeladressaten, Einzeldokumenten, Druckqualität und Maschinenlesbarkeit umgesetzt wurden.
b) Referenzgruppe 2
Erbringung von Versandleistungen bei gleichzeitiger Portoptimierung in einem Umfang von wenigstens 5.000 täglichen Briefsendungen. Die Vergleichbarkeit richtet sich vor allem danach, ob die Leistungen für einen öffentlichen oder privaten Auftraggeber mit einer vergleichbaren Anzahl von Einzeladressaten sowie Einzeldokumenten und unter Anwendung einer Portoptimierung umgesetzt wurden.
Angabe und Nachweise zum Vorliegen von Zertifizierungen DIN EN ISO 9001 und DIN EN ISO 2700 oder vergleichbar, sowie Bescheinigung zur Einhaltung der Technischen Richtlinie BSI TR-03153 oder vergleichbar sind keine Mindestforderung, sondern Eignungsbewertungskriterien bei mehr als 5 vollständig eingereichten, die Mindestkriterien erfüllenden Teilnahmeanträgen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
zu 1a) Mindestanforderung durchschnittlich 30 Mitarbeiter je Jahr
zu 1b) Mindestanforderung durchschnittlich 10 Mitarbeiter je Jahr
zu 1c) Mindestanforderung durchschnittlich 20 Mitarbeiter je Jahr
zu 2) Es sind mindestens drei Referenzen insgesamt, wobei jeweils mindestens eine Referenz aus jeder Referenzgruppe vorliegen muss, d.h. jede Referenzgruppe muss mit wenigstens einer Referenz abgedeckt sein. Umfasst ein Referenzprojekt den Vergleichsinhalt mehrerer Referenzgruppen, kann es als Referenzprojekt für mehrere Referenzgruppen angegeben werden. Eine solche Referenz wird gleichwohl lediglich als eine einzelne Referenz gewertet / betrachtet.
Die Referenzprojekte haben mindestens die nachfolgenden Angaben zu umfassen:
(1) Referenzname,
(2) Name, Branche und Standort des Auftraggebers,
(3) Ansprechpartner mit Name, Telefon und E-Mailadresse,
(4) Projekt- und/oder Vertragslaufzeit,
(5) Kurzbeschreibung des Projektes (Fachliche Aufgabenstellung, Technologie, Methodik, etwaige besondere Herausforderungen/Vorgaben, Beschreibungen insbesondere bzgl. der Vergleichbarkeit zur ausgeschriebenen Leistung) - maximal 1,5 DIN-A4 Seiten Schriftgröße 10, Zeilenabstand 1,5, Schrifttyp Arial.
Allgemeine Mindestanforderung:
1. Bestätigung Einhaltung des Mindestlohngesetztes und des AEntG
2. Bestätigung Zusammenarbeit Projekt (Bereitschaft zur Akzeptanz der nachfolgenden Rahmenbedingungen):- Deutsche Sprache für Konzepte, Dokumentationen, Kommunikation (schriftlich und persönlich)
- Deutsche Sprache im Projekt
- Namentliche Nennung der Mitarbeiter insb. Projektleitung sowie in leitenden Positionen
- Austausch von Mitarbeitern der Projektleitung nur im Einvernehmen mit dem Auftraggeber
- Austausch von Mitarbeitern auf Auftraggeberwunsch
- Benennung eines entscheidungsbefugten Vertreters für die Projektleitung
- Ausschluss der Datenweitergabe an Stellen außerhalb der europäischen Union und Einhaltung der in den Vergabeunterlagen genannten Datenschutz- und Datensicherheitsstandards
3. Bestätigung Standards, Qualitäten und Werkzeuge:
- Gewährleistung der Einhaltung der vorgegebenen Standards und Qualitäten
- Gewährleistung zur Nutzung der vorgegebenen Datenformate (Druckdateien)
- Bereitschaft zur Überprüfung (Auditierung)
4. Bestätigung Datenschutz und Datensicherheit:
- Unterlagen kommen außerhalb des AG nur Befugten nach Freigabe durch den AG zur Kenntnis
- Mitarbeiter werden auf die Datenschutzrichtlinien des AG verpflichtet

Beschleunigtes Verfahren

Der bisherige Anbieter, der selbst öffentlicher Auftraggeber ist, steht ab dem 01.04.2022 aus steuerlichen Gründen nicht mehr zur Verfügung, was erst kurzfristig mitgeteilt wurde. Unter Berücksichtigung der nach Erfahrung des Auftraggebers mindestens einzuplanenden Vorbereitungszeit für den ausgewählten Auftragnehmer und die anschließende Durchführung des Übernahme- und Transitionsprojektes inkl. Testphase ist eine Einhaltung des avisierten Projektabschlusses für die Zeit März 2022 ohne Verkürzung der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge konkret gefährdet. Die rechtzeitige Projektumsetzung und Aufnahme der Leistungserbringung ist von zentraler Bedeutung und Wichtigkeit dafür, dass der Auftraggeber dessen gesetzlichen (Tätigkeits-) Verpflichtungen gesichert und zeitgerecht nachkommen kann. Dabei hat der Auftraggeber eine Frist zur Teilnahme festgesetzt die deutlich über der Mindestfrist des § 16 Abs. 2 VgV liegt und demgemäß eine Interessenabwägung durchgeführt.

1. Teilnahmeantrag
Es sind die unter abrufbaren Vordrucke (Bewerbungsbogen und Teilnahmeantrag, Bietergemeinschaftserklärung (soweit notwendig), Erklärung zum Einsatz anderer Unternehmen (soweit notwendig)) zu verwenden. Die Teilnahmebedingungen sind in der Bewerberinformation und Teilnahmebedingungen und dem Bewerbungsbogen und Teilnahmeantrag konkretisiert. Der vollständige Teilnahmeantrag ist in Textform unterzeichnet inkl. sämtlicher geforderter Nachweise, Erklärungen und Dokumente in deutscher Sprache über die in der EU-Bekanntmachung spezifizierte Vergabeplattform elektronisch einzureichen.
2. Fehlende, fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen
Die Vergabestelle behält sich vor, nach eigenem Ermessen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern oder aufzuklären (§ 56 Abs. 2 VgV). Ein Anspruch des Bewerbers auf Nachforderung oder Aufklärung wird hierdurch nicht begründet.
3. Eignungsleihe
Beruft sich der Bewerber auf die Eignung eines dritten Unternehmen, sind in dem Umfang bereits mit Einreichung des Teilnahmeantrags Erklärungen und Nachweise für dieses dritte Unternehmen vorzulegen, in welchem sich der Bewerber auf die Fähigkeiten des Unterauftragnehmers oder eignungsleihenden Unternehmens zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und/oder Fachkunde (Eignung) beruft. Dies betrifft die unter III.1.1, III.1.2 und III.1.3 bezeichneten Unterlagen sowie die Erklärung, dass die für den Auftrag erforderlichen Mittel der anderen Unternehmen tatsächlich zur Verfügung stehen. Erfüllt das jeweils vorgesehene dritte Unternehmen die auf diesen zutreffenden Eignungskriterien nicht oder besteht ein Ausschlussgrund nach § 123 oder § 124 GWB zu Lasten dieses Unternehmens, so hat der Bewerber dieses zu ersetzen.
4. Nachunternehmer
Beabsichtigt der Bewerber Dritte als Nachunternehmer im Falle einer Zuschlagserteilung bezogen auf wesentliche Teile der auszuführenden Leistungen einzusetzen, sind in dem Teilnahmeantrag mindestens bereits die Leistungen zu bezeichnen, die durch Nachunternehmer erbracht werden sollen. Spätestens im Falle einer Aufforderung zur Angebotsabgabe sind diese Nachunternehmer durch den Bewerber / Bieter namentlich zu benennen, sowie die unter Ziffer III.1.1 1.) a), b) und c) geforderten Erklärungen und die Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (als Teil der Vergabeunterlagen bereitgestellt) abzugeben.
5. Bewerber-/Bietergemeinschaft
Bei Eingehung einer Bewerber-/Bietergemeinschaft
- ist eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung abzugeben, in der alle Mitglieder aufgeführt sind, der Vertreter der Bewerber-/Bietergemeinschaft benannt und die gesamtschuldnerische Haftung erklärt wird. Daneben sind alle unter III.1.1 aufgeführten Erklärungen/Unterlagen für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und die unter III.1.2 und III.1.3 bezeichneten Unterlagen für jedes Mitglied in dem Umfang, in dem die Bewerber-/Bietergemeinschaft sich auf die Fähigkeiten des Mitglieds zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und/oder Fachkunde beruft, vorzulegen.
6. Mindestanforderungen/Bewertung
Eignungskriterium: Wird ein Eignungskriterium nicht erfüllt, wird der Bewerber vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
7. Bewerberfragen
Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich unter Verwendung des in der EU-Bekanntmachung bezeichneten elektronischen Vergabeportals bis spätestens 28.09.2021, 12:00 Uhr zu richten. Die Vergabestelle behält sich vor, Fragen, die später eingehen, nicht zu beantworten.
8. Kosten
Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen für die Erstellung des Angebots und die Teilnahme am Vergabeverfahren erfolgt nicht.
9. Bezugnahme
Im Übrigen wird auf die vollständigen Inhalte der ausgegebenen Vergabeunterlagen, insbesondere die Bewerberinformationen und Teilnahmebedingungen, sowie (für den Fall einer Aufforderung zur Angebotsabgabe) die Informationen zur Angebotsabgabe und Angebotsbedingungen Bezug genommen.
10. Zuschlagskriterien
Die im Falle einer Aufforderung zur Angebotsabgabe zu beachtenden und maßgeblichen Zuschlagskriterien sind in den Informationen zur Angebotsabgabe und Angebotsbedingungen im Sinne einer frühestmöglichen Transparenz bereits umfassend dargestellt.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y2LREUE

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Der Antrag auf Nachprüfung ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.