Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
— Umsetzungskonzept (mit dem Angebot vorzulegen): Mit dem Angebot ist dem Auftraggeber ein schriftlich formuliertes Umsetzungskonzept einzureichen, das aus verschiedenen Bestandteilen zu bestehen hat. Das Umsetzungskonzept hat in transparenter, nachvollziehbarer und überzeugender Weise schriftliche Ausführungen zu folgenden Aspekten zu enthalten, welche Gegenstand des Wertungsprozesses sein werden. Die Ausführungen müssen nachstehende Aspekte (Unterkriterien) umfassen:
— Verfügbare Ressourcen/Vertretungsmanagement,
— Projektmanagement/Steuerung,
— Qualitätssicherung & Berichtswesen,
— Schulung/ Einarbeitung der Mitarbeiter.
a) Verfügbare Ressourcen/Vertretungsmanagement (UK 1)
Es sind Ausführungen zu den geplanten und zur Verfügung stehenden Personalressourcen für das Projektteam einschließlich vorliegender Erfahrungen zu machen. Eine namentliche Nennung der Teammitglieder einschließlich deren Qualifikationen ist (mit Ausnahme der Teamleitung) zwar im Angebot nicht erforderlich, wird jedoch positiv bewertet, soweit diese bereits mit dem Angebot zumindest in Teilen erfolgt.
Darüber hinaus ist darzustellen, wie die Verfügbarkeit der erforderlichen Personalkapazitäten – insbesondere durch ein geeignetes Vertretungsmanagement – sichergestellt werden soll.
b) Projektmanagement/Steuerung (UK 2)
Das Umsetzungskonzept hat unter dem vorgenannten Unterkriterium Ausführungen zu folgenden Punkten zu enthalten:
Es wird vom späteren Auftragnehmer erwartet, eine Projektstruktur aufzusetzen, die auf Arbeits- und Entscheidungsebene wirksame Kommunikations-, Entscheidungs- und Eskalationswege ermöglicht.
Es wird erwartet, dass auf Teamleitungsebene des Auftragnehmers versierte und in der Thematik erfahrene feste Ansprechpartner während der Projektdauer zur Verfügung stehen. Es wird erwartet, dass die Projektleitung Auskunft zur Gesamtschau der Leistung sowie dem weiteren Projektvorgehen geben kann. Die Erreichbarkeit der Projektleitung in den Geschäftszeiten des Auftraggebers (6.30 Uhr-19.00 Uhr) ist zu gewährleisten.
Ein fortlaufender gemeinsamer Austausch mit der Teamleitung des Auftragnehmers über Qualitätssicherung, Leistungsmessung und Ursachendiagnose zur Ermöglichung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses wird ebenfalls ausdrücklich erwartet.
c) Qualitätssicherung & Berichtswesen (UK 3)
Die Bieter haben zu erläutern, wie sie folgende Anforderungen sicherstellen:
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber durch Qualitätssicherungsmaßnahmen.
Er erhebt auf Anforderung durch den Auftraggeber Statistiken über den Umfang und die Qualität der eingegangenen sowie der bearbeiteten Anträge, u.a.:
— durch Messung der Bearbeitungsquantität und -qualität sowie Liegezeiten,
— Klassifizierung von Problemstellungen und Auswertung der zeitlichen Entwicklung,
— durch Transparenzmachung und Clusterung von delinquenten Fällen,
— durch Problemerforschung mit qualitätsbezogenen Fragestellungen, z. B. in Form von Beobachtungsstudien, Interviews, Befragungen vom Auftragnehmer wird erwartet, im Rahmen der erbrachten Arbeitsraten eine wirksame und risikoorientierte Kontrollumgebung aufzubauen und diese im operativen Tagesgeschäft zu etablieren.
Der Auftragnehmer kann Anwendung eines Reporting-Tools anbieten.
d) Schulungskonzept (UK 4)
Der Auftragnehmer hat durch ein flexibel anpassbares Schulungskonzept dafür zu sorgen, dass das von ihm eingesetzte Personal in der Lage ist, die gemäß Leistungsbeschreibung geforderten Aktivitäten in der notwendigen Art, Umfang und Güte durchzuführen.
— Formular technische und berufliche Leistungsfähigkeit (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Benennung von Referenzen aus den letzten 3 Jahren, die die Erbringung mit dem Auftragsgegenstand vergleichbarer Leistungen zum Gegenstand hatten (Mindestanforderung: Mindestens eine Referenz zu Unterstützungsleistungen im Rahmen der Prüfung und Bearbeitung von Anträgen zu Corona-Unterstützungsprogrammen)