PPP-Neubauprojekt IV. Bereitschaftspolizeiabteilung Kassel Raumschießanlage (BePo Kassel RSA)

Kurze Beschreibung

Im Wege eines PPP-Auftrags soll für die IV. Bereitschaftspolizeiabteilung und für die Hochschule für Polizei und Verwaltung ein Neubau für eine Raumschießanlage nebst Trainingsbereich geplant, errichtet, finanziert und anschließend bis zum 31.12.2049 betrieben werden. Das Projektgrundstück liegt in unmittelbarer Nachbarschaft zum Grundstück des Gesamtstandorts der BePo Kassel. Der benachbarte Gesamtstandort ist bereits Gegenstand eines erteilten PPP-Auftrags, bei dem in den Jahren 2020-2024 die Liegenschaft saniert und bis Ende 2049 betrieben und ans Land Hessen vermietet wird. Der zu errichtende Neubau der Raumschießanlage nebst Trainingsbereich und dessen Betrieb sollen sich möglichst weitreichend in den Gesamtstandort der BePo Kassel einfügen.
Das auf der zu bebauenden Fläche vorhandene Bestandsgebäude ist abzubrechen. Der Flächenbedarf umfasst ca. 5000 qm BGF, wobei ca. 3900 qm der Raumschießanlage (ca. 2500 qm Nutzfläche + 1000 qm Verkehrsfläche) und ca. 670 qm dem Trainingsbereich (ca. 500 qm Nutzfläche und ca. 170 qm Verkehrsfläche) zuzuordnen sind.
Auf den Vergütungsanteil, der zur Refinanzierung der Bauinvestition dient, erklärt das Land einen Einredeverzicht nach Baufertigstellung.

Beschreibung der Beschaffung

Die Vergabe erfolgt mittels eines Angebots- u. Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Die Teilnahmefrist endet im November 2021. Die durch den Teilnahmewettbewerb ausgewählten 3 Teilnehmer werden voraussichtlich im Januar 2022 aufgefordert, ein Angebot zu erarbeiten und abzugeben. Auf Grundlage des 1. Angebots wird auf 2 Bieter reduziert. Mit diesen 2 erfolgen dann Verhandlungs- u. Überarbeitungsrunden bis zu einem ausgearbeiteten, zuschlagsfähigen Angebot, damit voraussichtlich Mitte 2023 die Vergabeentscheidung u. Auftragserteilung erfolgen kann.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Auftraggeber prüfen den Teilnahmeantrag wie folgt:
1. Prüfung auf Vorliegen der abgefragten Nachweise und Erklärungen,
2. Prüfung von Ausschlussgründen und Einhaltung der Mindestanforderungen. Fehlende oder unvollständige Erklärungen oder Nachweise sind gem. § 16a EU VOB/A spätestens innerhalb von 6 Kalendertragen nach Aufforderung durch den Auftraggeber vorzulegen,
3. Bei mehr als 3 geeigneten Bewerbern erfolgt die Auswahl der nach
Einschätzung des Auftraggebers am besten geeigneten Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Maßgeblich für die Auswahl sind nachfolgende gleich gewichtete Kriterien. Zur Auswahl werden die Bewerbungen in einem relativen Vergleich, zunächst für jedes Einzelkriterium und daraus folgend insgesamt, zueinander bewertet.
a) Bewerber
Beurteilt wird in diesem Kriterium das Management bisheriger Projektrealisierungen auf Ihre Leistungsfähigkeit bezogen auf Einhaltung der Termine, Kosten und Qualität. Maßgeblich hierbei sind die aus der Auswertung der Referenzen (unter Berücksichtigung der Angaben in der Tabelle zu den Referenzen im Teilnahmebogen zum Leistungsteil Bewerber) gewonnenen Erkenntnisse zu den erbrachten Leistungen des Realisierungs-/Projektmanagements bei den in Nutzung, Größe und Komplexität mit der anstehenden Aufgabe vergleichbaren
Referenzprojekten und die Auskünfte im Teilnahmeantrag im Übrigen. Die Vergabestelle trifft dabei die prognostische Einschätzung, welche Qualität der Managementleistungen zur Realisierung des Projektes zu erwarten ist.
b) Planung
Beurteilt wird in diesem Kriterium, welche planerische Fähigkeit (insb. Kreativität) zur Erzielung einer städtebaulich und architektonisch ansprechenden und wirtschaftlichen Umsetzung der Aufgabenstellung zu erwarten ist. Maßgeblich für die von der Vergabestelle zu treffende Prognose sind die aus der Auswertung der Referenzen (unter Berücksichtigung der Angaben in der Tabelle zu den Referenzen im Teilnahmebogen zum Leistungsteil Planung) gewonnenen Erkenntnisse über die Qualität der Baukörperanordnungen und -gestaltung im städtebaulichen Kontext und der architektonischen Formensprache der in
Nutzung, Größe und Komplexität sowie hinsichtlich energieeffizientem Planen und Bauen mit der anstehenden Aufgabe vergleichbaren Referenzobjekten.
c) Bau
Beurteilt wird in diesem Kriterium, wie leistungsstark die Fähigkeiten auf Bieterseite im Hinblick auf die Baudurchführung aufgestellt sind.
Maßgeblich hierzu sind die aus der Auswertung der Referenzen (unter
Berücksichtigung der Angaben in der Tabelle zu den Referenzen im Teilnahmebogen zum Leistungsteil Bau) gewonnenen Erkenntnisse zu den erbrachten Leistungen bei der Erstellung der in Größe und Komplexität mit der anstehenden Aufgabe vergleichbaren Referenzprojekte und die Auskünfte im Teilnahmeantrag im Übrigen. Die Vergabestelle trifft dabei die prognostische Einschätzung, welche Qualität der Baudurchführung bei der Realisierung des Projekts zu erwarten ist.
d) Betrieb / Bewirtschaftung
Beurteilt wird in diesem Kriterium, wie leistungsstark die Fähigkeiten auf
Bieterseite im Hinblick auf die Durchführung des 30-jährigen Betriebs /
Bewirtschaftung aufgestellt sind. Maßgeblich hierbei sind die aus der Auswertung der Referenzen (unter Berücksichtigung der Angaben in der Tabelle zu den Referenzen im Teilnahmebogen zum Leistungsteil Betrieb/Bewirtschaftung) gewonnenen Erkenntnisse hinsichtlich der Bewirtschaftung der in Nutzung, Größe und Komplexität mir der anstehenden Aufgabe vergleichbaren Referenzprojekte und die Auskünfte im Teilnahmeantrag im Übrigen. Die Vergabestelle trifft dabei die prognostische Einschätzung, welche Qualität des Betriebs / Bewirtschaftung zu erwarten ist.
Gelangt der Auftraggeber nach dem zuvor beschriebenen
Auswahlverfahren zu der Einschätzung, dass mehrere Bewerber gleich gut geeignet erscheinen, die für den letzten zur Angebotsaufforderung berechtigen Platz (Platz 3) in Betracht kommen, ermittelt der Auftraggeber den aus diesen zur Angebotsabgabe auszuwählenden Bewerber mittels Losverfahren.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bewerber hat die geforderten Nachweise zu erbringen.
Bei Bewerbergemeinschaften sind die Bewerbergemeinschaftsmitglieder zu benennen und die geforderten Nachweise - soweit einschlägig - grundsätzlich von allen Mitgliedern der Gemeinschaft einzureichen. Im Fall des geplanten Einsatzes von Nachunternehmern für wesentliche Leistungsanteile (Planung, Bau, Betrieb) sind die vorgesehenen Nachunternehmer gemäß den Anforderungen im Bewerbungsbogen zu benennen und die verlangten Angaben, Erklärungen und Unterlagen sinngemäß (soweit einschlägig und bezogen auf die zu erbringende Teilleistung) auch von den Nachunternehmern einzureichen.
Geforderte Eignungsnachweise (auf Grundlage von § 6aEU, 6b EU VOB/A), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u.a. HPQR) vorliegen, sind im Rahmen ihres Erklärungsumfangs zulässig.
Zur Erhöhung der Übersichtlichkeit und zur Arbeitserleichterung sind die geforderten Angaben in dem Bewerbungsbogen zusammengefasst. Dieser ist vom Bewerber vollständig mit allen geforderten Angaben auszufüllen, in der vorgegebenen Gliederung mit den geforderten Anlagen zu versehen und rechtsverbindlich zu unter-schreiben und schriftlich einzureichen. Der Bewerbungsbogen kann kostenfrei unter https://vergabe.hessen.de heruntergeladen werden.
— Angabe der Handelsregisternummer bzw. Vorlage einer der Eintragung in das Handelsregister vergleichbaren Angabe des Sitzstaates. Der Auftraggeber behält sich vor, als Nachweis ein begründendes Dokument (nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Bewerbungsabgabe) vom Bewerber anzufordern.
— Der Auftraggeber wird für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister beim Bundesamt für Justiz anfordern; bzw. für Bieter, die ihren Sitz nicht in der Bundesrepublik Deutschland haben, eine Vergleichbare Angabe, sofern diese von den Behörden des Sitzstaates ausgestellt wird.
— Angabe für die Eintragung in das Berufsregister am Sitz des Unternehmens oder Wohnsitz des Bewerbers bzw. für Bewerber, die ihren Sitz nicht in der Bundesrepublik Deutschland haben; bzw. für Bieter, die ihren Sitz nicht in der Bundesrepublik Deutschland haben, eine vergleichbare Angabe, sofern diese von den Behörden des Sitzstaates ausgestellt wird. Der Auftraggeber behält sich vor, als Nachweis ein begründendes Dokument vom Bewerber anzufordern.
Des Weiteren sind vorzulegen Bescheinigungen der zuständigen Stellen bzw. Erklärungen der Bewerber darüber, dass
— sie nachweislich keine schweren Verfehlungen begangen haben, die ihre
Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt;
— über ihr Vermögen das Insolvenzverfahren oder ein Vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren nicht eröffnet oder Eröffnung beantragt oder der Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist;
— sich das Unternehmen des Bewerbers nicht in Liquidation befindet; — sie ihre Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nachgekommen sind; Sowie eine Erklärung, dass sie im Vergabeverfahren nicht vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf ihre Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben haben.
Falls mein/unser Angebot/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, werde ich/werden wir gemäß § 5 des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes eine gültige Bescheinigung der zuständigen Sozialkasse im Sinne des § 2 Abs. 4 Satz 1 Nr. 20 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes vom 23. Juli 2004 (BGBl. I S. 1842); soweit der Betrieb nicht in den Geltungsbereich der Tarifverträge fällt, die für eine gemeinsame Einrichtung im Sinne des § 4 Abs.2 des Tarifvertragsgesetzes gelten, eine gültige Bescheinigung der Krankenkasse über die ordnungsgemäße Abführung seiner Sozialversicherungsbeiträge. Die Bescheinigung darf nicht älter als drei Monate sein. (War der Bieter in den vergangenen sechs Monaten nicht im Inland ansässig und nicht verpflichtet, an einem Sozialkassenverfahren teilzunehmen, muss er eine Eigenerklärung vorlegen, wonach er in diesem Zeitraum nicht gegen Verpflichtungen über die Entrichtung der Beiträge zur sozialen Sicherheit nach den Rechtsvorschriften des betreffenden Sitzstaates verstoßen hat.)
Falls mein/unser Angebot/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, werde ich/werden wir eine unterzeichnete Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentgelt gemäß § 5 des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes abgeben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber hat die geforderten Nachweise zu erbringen. Bei Bewerbergemeinschaften sind die Bewerbergemeinschaftsmitglieder zu benennen und die geforderten Nachweise - soweit einschlägig - grundsätzlich von allen Mitgliedern der Gemeinschaft bezogen auf die jeweilige Teilleistung einzureichen.
Geforderte Eignungsnachweise (auf Grundlage von § 6a EU, 6b EU VOB/A), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u.a. HPQR) vorliegen, sind im Rahmen ihres Erklärungsumfanges zulässig.
Zur Erhöhung der Übersichtlichkeit und zur Arbeitserleichterung sind die geforderten Angaben in dem Bewerbungsbogen zusammengefasst. Dieser ist vom Bewerber vollständig mit allen geforderten Angaben auszufüllen, in der vorgegebenen Gliederung mit den geforderten Anlagen zu versehen und Rechtsverbindlich zu unterschreiben und schriftlich einzureichen. Der Bewerbungsbogen kann kostenfrei unter https://vergabe.hessen.de heruntergeladen werden.
— Angaben über den Gesamtumsatz des Bewerbers und seines Umsatzes für Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, einschließlich des Anteils von gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Aufträgen.
— Die Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen und Geschäftsberichten des Bewerbers, falls deren Veröffentlichung nach dem Gesellschaftsrecht des Staates, in dem der Bewerber Ansässig ist, gesetzlich vorgeschrieben ist, wird vorbehalten.
— Einzelbewerber und Bewerbergemeinschaften haben darüber hinaus auch den Partner für die Finanzierung zu benennen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber hat die geforderten Nachweise zu erbringen. Bei Bewerbergemeinschaften sind die Bewerbergemeinschaftsmitglieder zu benennen und die geforderten Nachweise - soweit einschlägig - grundsätzlich von allen Mitgliedern der Gemeinschaft bezogen auf die jeweilige Teilleistung einzureichen. Im Fall des geplanten Einsatzes von Nachunternehmern für wesentlichen Leistungsanteile (Planung, Bau, Betrieb - konkretisiert im Anschreiben -) sind die Vorgesehenen Nachunternehmer zu benennen und die verlangten Angaben, Erklärungen und Unterlagen sinngemäß (soweit einschlägig und bezogen auf die zu erbringende Teilleistung) auch von den Nachunternehmern einzureichen.
Geforderte Eignungsnachweise (auf Grundlage von § 6a EU, 6b EU VOB/A), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u.a.HPQR) vorliegen, sind im Rahmen ihres Erklärungsumfangs zulässig.
Zur Erhöhung der Übersichtlichkeit und zur Arbeitserleichterung sind die geforderten Angaben in dem Bewer-bungsbogen zusammengefasst. Dieser ist vom Bewerber vollständig mit allen geforderten Angaben auszufüllen, in der vorgegebenen Gliederung mit den geforderten Anlagen zu versehen und rechtsverbindlich zu Unterschreiben und schriftlich einzureichen. Der Bewerbungsbogen kann kostenfrei unter https://vergabe.hessen.de
heruntergeladen werden.
— Angaben über die Ausführung von Leistungen in den letzten 5 abgeschlossenen Geschäftsjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Beifügung von Referenzlisten zu den Auswahlkriterien Bewerber, Planung, Bau und Betrieb. Unberührt der Bewertung der Vergleichbarkeit von Referenzprojekten, werden Referenzprojekte nicht berücksichtigt, deren Gesamtbaukosten unter 30 Mio. EUR liegen und bei denen die Planungsleistungen lediglich der Honorarzone I bis III (im Sinne von § 5 Abs. 1 HOAI) zuzuordnen sind. Hinsichtlich der Planung ist für die Vergleichbarkeit zudem von Bedeutung, dass sowohl Architekt als auch TGA-Planer mittels der Referenzprojekte ihre Erfahrung mit Raumschießanlagen bzw. Gebäuden für Raumschießanlagen aufzeigen.
Die Referenzen sollten sich möglichst auf sicherheitsrelevante Immobilien (vorzugshalber der Polizei oder Bundeswehr) beziehen.
— Angaben über die Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, gegliedert nach Berufsgruppen
— Erklärung, dass für die Auftragsdauer ein qualifizierter, Vertretungsberechtigter, deutschsprachiger Ansprechpartner vor Ort anwesend ist.
— Im Fall des geplanten Einsatzes von Nachunternehmern:
Erklärung, dass der Auftragnehmer über die technischen und personellen Ressourcen seiner Nachunternehmer wie über seine eigenen tatsächlich verfügen kann.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

1. Geforderte Kautionen und Sicherheiten:
— Finanzierungsbestätigung des finanzierenden Kreditinstitutes,
— Vertragserfüllungsbürgschaft bzgl. Bauphase
— alternativ: Rücklagenkonto Instandhaltung oder Bürgschaft in der Betriebsphase.
2. Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen bzw. Verweis auf die maßgeblichen Vorschriften:
Finanzierungsbedingungen: Forfaitierung mit Einredeverzicht, wobei das Land Hessen den Einredeverzicht nach Baufertigstellung nur auf den Vergütungsanteil erklärt, der zur Refinanzierung der Bauinvestition dient.
3. Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Erforderliche Rechtsform bei Auftragserteilung:
— Gesamtschuldnerisch haftende Arbeitsgemeinschaft mit bevollmächtigtem Vertreter,
— auch zulässig: Auftragsausführung durch eine Projektgesellschaft, die der Bieter gründet und an der der Bieter Gesellschaftsanteile über die gesamte Vertragslaufzeit hält (vorbehaltlich § 132 Abs. 2 Nr. 4 GWB), die zudem eine ausreichende Kapitalausstattung aufweist und mit einer Arbeitsgemeinschaft vergleichbaren oder sonst angemessenen Haftung der Konsortialpartner bzw. Gesellschafter zugunsten des Aufraggebers aufgestellt ist.
Die Bewerbergemeinschaft hat zu erklären, dass sie im Auftragsfalle eine Erklärung abgeben wird, in der
— die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
— alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des
Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet wird, der die einzelnen Mitglieder gegenüber dem Auftrag-geber rechtsverbindlich vertritt,
— erklärt wird, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Mehrfachbewerbungen, d.h. parallele Beteiligungen als Einzelbewerber und gleichzeitig als Gesellschafter einer Bietergemeinschaft sind unzulässig. Weitere besondere Bedingungen an die Auftragsausführung siehe auch VI.3.2).

VI.3.1) Hinweis zum Teilnahmewettbewerb
— Teilnahmeanträge sind unter Berücksichtigung der in dieser Bekanntmachung enthaltenen Anforderungen zu erstellen und einzureichen,
— Etwaige Fragen der Interessenten im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes sind rechtzeitig, spätestens aber bis zum 26.11.2021, 12.00 Uhr ausschließlich in Textform an die unter I.1 angegebene Stelle zu richten,
— Bei der Eröffnung der Teilnahmeanträge und der Angebote ist die
Anwesenheit der Bewerber/Bieter nicht gestattet,
— Zur Wahrung der schutzwürdigen Interessen des Auftraggebers werden mit dieser Bekanntmachung alle für die Interessenten relevanten Informationen übermittelt, die für eine Entscheidung zur Bewerbung nötig sind.
Die kompletten Vergabeunterlagen werden nach erfolgter
Teilnehmerauswahl an die als zuverlässig eingestuften Bewerber nach Abgabe einer zusätzlichen Verschwiegenheitserklärung überlassen im Sinne von § 5 Abs. 3 VgV (siehe auch VI.3.2).
VI.3.2) Darlegung der besonderen Bedingungen an die Auftragsausführung:
Die Vergabeunterlage wird unter anderem sicherheitsrelevante Informationen enthalten.
Den Bewerbern, die zur Angebotserstellung ausgewählt werden, wird die Vergabeunterlage daher nur unter folgenden kumulativen Voraussetzungen zur Verfügung gestellt:
1. Der Bewerber hat sich gegenüber dem Aufraggeber dazu verpflichtet, die Vergabeunterlage vertraulich zu behandeln und die Unterlage bzw. Kopien u.ä. davon nicht an Dritte weiterzugeben. Er verpflichtet sich, das ebenso sicher zu stellen, soweit er weitere Personen im Rahmen des Angebots- und Verhandlungsprozesses einsetzt.
2. Der Bewerber bzw. der geschäftsführende Vertreter des Bewerbers wird nach Verpflichtungsgesetz förmlich durch den Auftraggeber verpflichtet. Der Bewerber übernimmt gegenüber dem Auftraggeber die Verpflichtung, nur noch Personen im Rahmen des Angebots- und Verhandlungsprozesses einzusetzen, die nach dem Verpflichtungsgesetz verpflichtet sind. Nachdem er selbst verpflichtet wurde, hat er daher diese Personen unter Verwendung des Formulars zur "Niederschrift über die förmliche Verpflichtung" (Formularvorlage liegt den Teilnahmewettbewerbsunterlagen bei).
3. Der Bewerber bzw. der geschäftsführende Vertreter des Bewerbers willigt in eine Zuverlässigkeitsüberprüfung seiner Person durch die die
Polizei unter Einreichung des A ausgefüllten Formulars
"Einwilligungserklärung zur Durchführung einer
Zuverlässigkeitsüberprüfung" (Formularvorlage liegt den
Teilnahmewettbewerbsunterlagen bei) ein. Dem Bewerber wird die
Vergabeunterlage erst ausgehändigt, wenn aus der erfolgten
Zuverlässigkeitsüberprüfung keine Einwände bestehen. Der Bewerber darf nur solche Personen einsetzen, die zuverlässigkeitsüberprüft sind und bei denen aus der Überprüfung keine Erkenntnisse vorliegen, die deren Zuverlässigkeit in Frage stellen. Zu diesem Zwecke hat er alle zum Einsatz vorgesehenen Personen jeweils unter Vorlage der ausgefüllten "Einwilligungserklärung zur Durchführung einer
Zuverlässigkeitsüberprüfung" beim Auftraggeber zur Zuverlässigkeitsüberprüfung anzumelden und deren jeweiligen Einsatzes zu unterlassen, bis ihm mitgeteilt wurde, dass aus der erfolgten Zuverlässigkeitsüberprüfung keine Einwände bestehen.
4. Der Bewerber hat sich gegenüber dem Auftraggeber dazu verpflichtet, die ihm vom Auftraggeber ausgehändigten Unterlagen einschließlich aller etwaig angefertigten Vervielfältigungen unverzüglich an den Auftraggeber zurückzugeben, wenn er nicht mehr beabsichtigt ein Angebot abzugeben oder ihm vom Auftraggeber im Rahmen des Verfahrens mitgeteilt wird, dass er aus dem weiteren Verfahren ausgeschlossen wird bzw. nicht für den Zuschlag ausgewählt wird.
WICHTIG: Angesichts des zuvor Aufgeführten kann die Aushändigung der Vergabeunterlage an den jeweiligen ausgewählten Bewerber nur unter folgendem kumulativen Voraus-setzungen erfolgen:
a) Im Rahmen einer Videokonferenz wird der/die verantwortliche Vertreter/-in des Bewerbers durch den LBIH förmlich verpflichtet. Die Videokonferenz findet zu einem abgestimmten Termin, rechtzeitig vor dem Termin zur Übergabe der Vergabeunterlage statt. Die erfolgte Belehrung wird durch die Niederschrift Anlage D.3 dokumentiert. Die Anlage D.3 ist vom/von der verantwortlichen Vertreter/-in des Bewerbers im Nachgang der förmlichen Verpflichtung auszufertigen und zu unterschreiben. Zum Zeitpunkt, zu dem die Übergabe der Vergabeunterlage erfolgen soll, muss der Vergabestelle die Niederschrift zur förmlichen Verpflichtung der/die verantwortliche Vertreter/-in des Bewerbers vorliegen.
b) Zum Zeitpunkt, zu dem die Übergabe der Vergabeunterlage erfolgen soll, muss die polizeiliche Zuverlässigkeitsüberprüfung des/der verantwortlichen Vertreters/-in des Bewerbers erfolgreich absolviert sein. Zu diesem Zweck ist das vom/von der verantwortlichen Vertreter/-in des Bewerbers ausgefüllte und unterschriebene Formular "Einwilligungserklä-rung zur Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung" (Anlage C.2) mit einem Vorlauf von mindestens 14 Tage vor dem Termin zur Übergabe der Vergabeunterlage bei der Vergabestelle vorzulegen. Die Vergabestelle veranlasst dann die Durchführung der Zuverlässigkeitsüberprüfung. Die Vergabestelle kann nicht zusichern, dass innerhalb der zuvor beschriebenen 14 Tage das Ergebnis der Zuverlässigkeitsüberprüfung vorliegen wird. Verzögerungen machen die Abstimmung eines neuen Übergabetermins erforderlich.
c) Sollte zum vereinbarten Übergabetermin anstelle des/der verantwortlichen Vertreters/-in des Bewerbers eine andere Person zur Abholung der Vergabeunterlage erscheinen, ist zusätzlich zu den Anforderungen aus a) und b) erforderlich, dass die erschiene Person eine konkrete auf sie ausgestellte Ermächtigung bei der Vergabestelle vorlegt, mit der sie vom/von der verantwortlichen Vertreter/-in des Bewerbers ermächtigt wurde, die Vergabeunterlage in Empfang zu nehmen und sie dazu verpflichtet ist, die Vergabeunterlage ausschließlich dem/der verantwortlichen Vertreter/-in des Bewerbers zu überbringen. Zudem ist in dem Ermächtigungsschreiben vom/von der verantwortlichen Vertreter/-in des Bewerbers ausdrücklich zu versichern, dass geeignete Vorkehrungen getroffen wurden, um sicherzustellen, dass die konkret zur Abholung eingesetzte Person die Vergabeunterlagen vertraulich behandeln wird.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB: Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.