Beschreibung der Beschaffung
Leistungs- und Aufgabenbeschreibung
Das MKW beabsichtigt im Rahmen dieses Dienstleistungsvertrages die Beauftragung eines Projektträgers, der auf der Grundlage der neuen generellen Ausrichtung konkret folgende wesentliche Leistungen zu erbringen hat:
1. Vorbereitung:
1.1. Mitwirkung bei der Erstellung der Wettbewerbsunterlagen des Förderinstruments:
a) Mitwirkung bei der Entwicklung der Bekanntmachungsunterlagen,
b) Erstellung der Bewerbungsunterlagen und Formulare, inklusive der Erarbeitung entsprechender Bewertungsbögen,
c) Zusätzliche Distribution der Unterlagen über entsprechende Verteiler.
1.2. Information und Beratung der Bewerberinnen und Bewerber bei Nachfragen zu dem Verfahren und den Bedingungen.
2. Organisation und Durchführung des Begutachtungsverfahrens für die Antragsskizzen,
2.1. Vorsortierung, inhaltliche Einordnung und Vorbewertung der Antragsskizzen,
2.2. Identifizierung, Auswahl und Ansprache (in Absprache mit dem Auftraggeber) von Jurymitgliedern,
2.3. Organisation, Begleitung und Durchführung des Juryverfahrens zur Bewertung der Antragsskizzen. Ansprechpartner für die Jurymitglieder in allen fachlichen Belangen im Zusammenhang mit dem Begutachtungsverfahren. Auf der Grundlage der Juryempfehlungen sollen in Abstimmung mit dem MKW die Bewerberinnen und Bewerber zur Einreichung von Vollanträgen aufgefordert werden,
2.4. Information der Bewerberinnen und Bewerber über die Bewertungsergebnisse in Verbindung mit einer Absage oder Aufforderung zur Einreichung eines Vollantrages,
3. Organisation und Durchführung des Begutachtungsverfahrens für die Vollanträge:
3.1. Identifizierung, Auswahl und Ansprache (in Absprache mit dem Auftraggeber) von Gutachterinnen und Gutachtern für die Vor-Ort-Begutachtungen,
3.2. Sammlung der Vollanträge. Aufbereitung und Versand der Begutachtungsunterlagen für und an die Gutachterinnen und Gutachter. Ansprechpartner für die Gutachterinnen und Gutachter in allen fachlichen Belangen im Zusammenhang mit dem Begutachtungsverfahren. Vorbereitung, Organisation und Durchführung der Vor-Ort-Begutachtungen, Ergebsnisicherungen des Begutachtungsverfahrens,
3.3. Organisation und Durchführung der Jurysitzung und Teilnahme an der Jurysitzung,
3.4. Erstellung des Juryprotokolls mit den entscheidungsrelevanten Argumenten und der vorgeschlagenen Rangfolge,
3.5. Abwicklung finanzieller Belange der Gutachter und Gutachterinnen und der Jury (Abrechnungen, Aufwandsentschädigungen),
3.6. Information der Bewerberinnen und Bewerber über die Förderentscheidung,
4. Administrative Abwicklung (Projektträger):
4.1. Antragsberatung bzw. Unterstützung der Antragstellenden bei der Erörterung der potentiellen Bewilligungs- und Abrechnungsbedingungen,
4.2. Antragsbearbeitung, Antragsprüfung, Antragsbewilligung, Administration der Förderprojekte,
4.3. Laufende Projektbetreuung und Projektabschluss:
a) Prüfung und Bewertung von beantragten Änderungen,
b) Prüfung und Bewertung von Mittelanforderungen und Verwendungsnachweisen (Zwischennachweise und Schlussverwendungsnachweise),
c) Prüfung von Berichten und Dokumentation der Prüfungsergebnisse in Prüfvermerken/-berichten etc.,
d) Entscheidung über Mittelauszahlungen, Vereinnahmung von eingehenden Rückzahlungen und Erstattungen, weitergehende Prüfungen bei Verstößen gegen Nebenbestimmungen der Zuwendungsbescheide,
e) Enge Projektbegleitung auch mit Blick auf die programmspezifische Wirkungsanalyse,
f) Unterstützung der konsortialführenden Einrichtung bei der Weiterleitung von Fördermitteln.
4.4. Zuwendungsrechtliche Sonderprozesse, insbesondere Geltendmachung und Durchsetzung von Forderungen gegen Zuwendungsempfänger,
4.5. Bearbeitung von Anfragen und Anträgen auf der Grundlage des Informationsfreiheitsgesetzes,
5. Fachliche Unterstützung der Projekte:
5.1. Fachliche Begleitung der Projekte während der Förderphase,
5.2. Entwicklung eines Konzepts zur Unterstützung der Projekte für die erfolgreiche Einwerbung von Anschlussformaten,
5.3. Entwicklung, Organisation und Durchführung geeigneter Evaluierungsinstrumente zur Nachsteuerung der Projekte vor Ablauf der ersten Förderperiode.
5.4. Projektbegleitende Erfolgsmessung auf der Grundlage mit den Netzwerken entwickelter und von diesen erfasster bibliometrischer Auswertungen und weiterer strukturrelevanter Indikatoren,
5.5. Unterstützung bei einer möglichen Nachsteuerung zur Projektzielerreichung,
5.6. Unterstützung der Projekte bei der Entwicklung von konkreten Strategien der Verstetigung (z. B. nach Ablauf der ersten Förderphase),
6. Abschlussevaluierung des Förderinstruments:
Evaluierung des Förderinstruments nach Abschluss der Projektförderungen und Entwicklung von Empfehlungen für eine mögliche Weiterentwicklung und Fortschreibung des Förderinstruments,
7. Berichterstattung gegenüber dem MKW:
Kontinuierliche und umfassende Berichterstattung gegenüber dem Auftraggeber, auch anlassbezogen. Dies umfasst auch einen halbjährlichen schriftlichen Sachstandsbericht über den laufenden Stand der Arbeiten. Zum Ende eines jeden Kalenderjahres legt die Auftragnehmerin dem Auftraggeber bis Ende Februar des Folgejahres zudem einen schriftlichen zusammenfassenden Ergebnisbericht der Aktivitäten des vorangegangenen Jahres vor. Darüber hinaus sind erfolgte Arbeitsfortschritte in einem jährlich stattfindenden Treffen dem Auftraggeber zu präsentieren. Nach Abschluss der Fördermaßnahme soll ein schriftlicher Abschlussbericht über die gesamten vom Projektträger während der Vertragslaufzeit entfalteten Tätigkeiten erstellt werden. Bei diesem Abschlussbericht handelt es sich um einen fachlichen Bericht über die durchgeführten Tätigkeiten und ihre Wirkungen (Fachbericht).
Als Grundlage für die Kalkulation in der Skizzenphase kann auf Basis der Hochschul- und außeruniversitären Forschungslandschaft in NRW mit maximal 25 Antragsskizzen kalkuliert werden. Für die Antragsphase (Vollanträge) wird vom Bieter erwartet, auf Basis seiner fachlichen Erfahrung zu kalkulieren. Diese Anzahl ist in der Angebotskalkulation vom Bieter offenzulegen.