Provision of Travel Services

European Central Bank

The ECB intends to award a service contract to one provider for the provision of travel services. Work packages to be delivered include:
1) Resources for travel service delivery;
2) Travel services offline/online booking;
3) VIP services;
4) 24/7 services;
5) Hotel direct payment;
6) Visa services; and
7) Group bookings.
The scope of the contract may be subject to change, subject to the ECB’s business needs, in line with the main scope, objectives and the spirit of the contract. The services may be offered partially at the ECB premises in form of an onsite travel agency. The contract is envisaged to start on 15 November 2021 and shall remain in force for a period of 3 years. The ECB may request an extension of the contract, but the total duration of the contract shall not exceed 4 years. Since an implementation and handover period from the current service provider to the new contractor is foreseen, the actual service provision is envisaged to start 22 January 2022.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-04-06. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-02-25.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• GBT Deutschland GmbH

Wer?

• European Central Bank

Wie?

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-02-25	Auftragsbekanntmachung
2022-01-18	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-02-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Reisedienstleistungen
Referenznummer: PRO-006374
Kurze Beschreibung:

ECB agter at tildele en tjenesteydelseskontrakt til én tjenesteyder vedrørende levering af rejsetjenester. Arbejdspakker der skal leveres, omfatter: 1) ressourcer til levering af rejsetjenester 2) offline-/onlinereservation af rejsetjenester 3) VIP-tjenester 4) døgnservice 5) direkte hotelbetaling 6) visumtjenester 7) gruppebestillinger. Kontraktens omfang kan ændres, med forbehold for ECB's forretningsmæssige behov, i overensstemmelse med kontraktens hovedformål, målsætninger og ånd. Tjenesteydelserne kan delvist tilbydes i ECB's lokaler i form af et rejsebureau på stedet. Kontrakten forventes at begynde den 15.11.2021 og vil forblive i kraft i en periode på tre år. ECB kan anmode om en forlængelse af kontrakten, men kontraktens samlede varighed må ikke overstige fire år. Da der er planlagt en gennemførelses- og overdragelsesperiode fra den nuværende tjenesteyder til den nye kontrahent, forventes den faktiske levering af tjenesteydelser at starte den 22.01.2022.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Englisch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Reisedienste 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dienstleistungen für Geschäftsreisen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Name des öffentlichen Auftraggebers: Den Europæiske Centralbank
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Postleitzahl: 60314
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.ecb.europa.eu 🌏
E-Mail: procurement@ecb.europa.eu 📧
Telefon: +49 69/13440 📞
Fax: +49 69/13447110 📠
URL der Dokumente: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html 🌏
URL der Teilnahme: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-02-25 📅
Einreichungsfrist: 2021-04-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-03-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 047-116895
ABl. S-Ausgabe: 47
Zusätzliche Informationen

Denne udbudsprocedure gennemføres via ECB’s elektroniske udbudssystem (»e-tendering«), der kan findes via følgende internetadresse: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html Hvis De ikke tidligere har anvendt ECB's nye elektroniske udbudssystem, skal De registrere Dem via ovenstående link (klik på »Register«). Efter registreringen modtager De en automatisk meddelelse med det bruger-id, der skal benyttes til at logge på (klik på »Login«) og oprette adgang til udbudsmaterialet. Bemærk venligst følgende: — Registrering i ovenstående system kræves kun én gang, og De kan genbruge Deres bruger-id ved alle ECB's fremtidige udbudsprocedurer, som gennemføres via ovennævnte system. De bedes derfor beholde Deres bruger-id til fremtidig brug, — Hvis De allerede på et tidligere tidspunkt har deltaget i udbudsprocedurer fra ECB, som blev gennemført via ECB's foregående onlinesystem, skal De stadig registreres i ECB's elektroniske udbudssystem én gang via ovenstående adresse, — Registrering alene udgør ikke en ansøgning/et bud. Ansøgningen/buddet skal indgives via ECB's elektroniske udbudssystem i henhold til de yderligere anvisninger i ansøgnings-/udbudsmaterialet. Systemreferencenummeret for ovennævnte udbud er: RFX-PT-2021-000017: PRO-006374-R1-Travel Services Udbudsdokumenterne downloades ved at logge på ECB's elektroniske udbudssystem med login-oplysninger og password. Udvid feltet »Public Tenders — Upcoming Events«. Klik på »Click to request an invitation to this event« for ovennævnte udbudsprocedure, og luk det ny vindue, som åbnes. Når anmodningen er udført (det kan tage et par minutter), ændres status for anmodningen om deltagelse til »Invited«, og RFx-dokumentationen er tilgængelig via RFx-fanebladet. Via ovennævnte link finder De ligeledes brugervejledninger med detaljerede oplysninger, om hvordan systemet anvendes, og kontaktoplysninger vedrørende teknisk support. Hvis De har brug for teknisk hjælp til at bruge systemet, bedes De kontakte ECB's tekniske supportteam på sourcing.support@ecb.europa.eu og oplyse referencenummer og det pågældende problem. Alle andre forespørgsler vedrørende denne udbudsprocedure og indholdet af udbudsmaterialet skal sendes som en meddelelse via ECB's e-udbudssystem (under fanebladet »Discussion«). ECB bestræber sig på at besvare alle spørgsmål hurtigst muligt, men kan ikke garantere en minimumssvartid. ECB er ikke forpligtet til at besvare spørgsmål, der modtages mindre end syv kalenderdage før sidste frist for afgivelse af bud. Udbudsproceduren er åben på lige vilkår for alle fysiske eller juridiske personer, der er bosiddende eller beliggende i Den Europæiske Union, og for alle fysiske og juridiske personer, som er bosiddende eller beliggende i et land, der har ratificeret Verdenshandelsorganisationens aftale om offentlige indkøb, eller som med Den Europæiske Union har indgået en bilateral aftale om indkøb i henhold til de bestemmelser, der er fastsat i disse aftaler. Udbudsproceduren gennemføres i overensstemmelse med ECB's beslutning 2016/2 om fastsættelse af regler om offentligt udbud (som ændret), der er tilgængelig på ECB's websted http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/tenders/html/index.en.html.

Zusätzliche Informationen

Denne udbudsprocedure gennemføres via ECB’s elektroniske udbudssystem (»e-tendering«), der kan findes via følgende internetadresse:

http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html

Hvis De ikke tidligere har anvendt ECB's nye elektroniske udbudssystem, skal De registrere Dem via ovenstående link (klik på »Register«). Efter registreringen modtager De en automatisk meddelelse med det bruger-id, der skal benyttes til at logge på (klik på »Login«) og oprette adgang til udbudsmaterialet. Bemærk venligst følgende:

— Registrering i ovenstående system kræves kun én gang, og De kan genbruge Deres bruger-id ved alle ECB's fremtidige udbudsprocedurer, som gennemføres via ovennævnte system. De bedes derfor beholde Deres bruger-id til fremtidig brug,

— Hvis De allerede på et tidligere tidspunkt har deltaget i udbudsprocedurer fra ECB, som blev gennemført via ECB's foregående onlinesystem, skal De stadig registreres i ECB's elektroniske udbudssystem én gang via ovenstående adresse,

— Registrering alene udgør ikke en ansøgning/et bud. Ansøgningen/buddet skal indgives via ECB's elektroniske udbudssystem i henhold til de yderligere anvisninger i ansøgnings-/udbudsmaterialet.

Systemreferencenummeret for ovennævnte udbud er: RFX-PT-2021-000017: PRO-006374-R1-Travel Services

Udbudsdokumenterne downloades ved at logge på ECB's elektroniske udbudssystem med login-oplysninger og password. Udvid feltet »Public Tenders — Upcoming Events«. Klik på »Click to request an invitation to this event« for ovennævnte udbudsprocedure, og luk det ny vindue, som åbnes. Når anmodningen er udført (det kan tage et par minutter), ændres status for anmodningen om deltagelse til »Invited«, og RFx-dokumentationen er tilgængelig via RFx-fanebladet.

Via ovennævnte link finder De ligeledes brugervejledninger med detaljerede oplysninger, om hvordan systemet anvendes, og kontaktoplysninger vedrørende teknisk support.

Hvis De har brug for teknisk hjælp til at bruge systemet, bedes De kontakte ECB's tekniske supportteam på sourcing.support@ecb.europa.eu og oplyse referencenummer og det pågældende problem.

Alle andre forespørgsler vedrørende denne udbudsprocedure og indholdet af udbudsmaterialet skal sendes som en meddelelse via ECB's e-udbudssystem (under fanebladet »Discussion«).

ECB bestræber sig på at besvare alle spørgsmål hurtigst muligt, men kan ikke garantere en minimumssvartid. ECB er ikke forpligtet til at besvare spørgsmål, der modtages mindre end syv kalenderdage før sidste frist for afgivelse af bud.

Udbudsproceduren er åben på lige vilkår for alle fysiske eller juridiske personer, der er bosiddende eller beliggende i Den Europæiske Union, og for alle fysiske og juridiske personer, som er bosiddende eller beliggende i et land, der har ratificeret Verdenshandelsorganisationens aftale om offentlige indkøb, eller som med Den Europæiske Union har indgået en bilateral aftale om indkøb i henhold til de bestemmelser, der er fastsat i disse aftaler.

Udbudsproceduren gennemføres i overensstemmelse med ECB's beslutning 2016/2 om fastsættelse af regler om offentligt udbud (som ændret), der er tilgængelig på ECB's websted http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/tenders/html/index.en.html.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

ECB agter at tildele en tjenesteydelseskontrakt til én tjenesteyder vedrørende levering af rejsetjenester. Arbejdspakker der skal leveres, omfatter:

1) ressourcer til levering af rejsetjenester

2) offline-/onlinereservation af rejsetjenester

3) VIP-tjenester

4) døgnservice

5) direkte hotelbetaling

6) visumtjenester

7) gruppebestillinger.

Kontraktens omfang kan ændres, med forbehold for ECB's forretningsmæssige behov, i overensstemmelse med kontraktens hovedformål, målsætninger og ånd. Tjenesteydelserne kan delvist tilbydes i ECB's lokaler i form af et rejsebureau på stedet. Kontrakten forventes at begynde den 15.11.2021 og vil forblive i kraft i en periode på tre år. ECB kan anmode om en forlængelse af kontrakten, men kontraktens samlede varighed må ikke overstige fire år. Da der er planlagt en gennemførelses- og overdragelsesperiode fra den nuværende tjenesteyder til den nye kontrahent, forventes den faktiske levering af tjenesteydelser at starte den 22.01.2022.

Se venligst punkt II.1.4) i denne udbudsbekendtgørelse.

Dauer: 36 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

ECB kan anmode om en forlængelse af kontrakten, men kontraktens samlede varighed må ikke overstige fire år.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Der er mulighed for hovedsageligt at udføre tjenesteydelserne i kontrahentens lokaler.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: Som angivet i udbudsdokumenterne.
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

I overensstemmelse med vilkår og betingelser i kontraktudkastet. Se oplysninger i udbudsdokumenterne.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern: Som angivet i udbudsdokumenterne.
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2021-06-04 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 6 Monate

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Central Procurement Office
Dokumente URL: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Denne udbudsprocedure gennemføres via ECB’s elektroniske udbudssystem (»e-tendering«), der kan findes via følgende internetadresse:

http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html

Hvis De ikke tidligere har anvendt ECB's nye elektroniske udbudssystem, skal De registrere Dem via ovenstående link (klik på »Register«). Efter registreringen modtager De en automatisk meddelelse med det bruger-id, der skal benyttes til at logge på (klik på »Login«) og oprette adgang til udbudsmaterialet. Bemærk venligst følgende:

— Registrering i ovenstående system kræves kun én gang, og De kan genbruge Deres bruger-id ved alle ECB's fremtidige udbudsprocedurer, som gennemføres via ovennævnte system. De bedes derfor beholde Deres bruger-id til fremtidig brug,

— Hvis De allerede på et tidligere tidspunkt har deltaget i udbudsprocedurer fra ECB, som blev gennemført via ECB's foregående onlinesystem, skal De stadig registreres i ECB's elektroniske udbudssystem én gang via ovenstående adresse,

— Registrering alene udgør ikke en ansøgning/et bud. Ansøgningen/buddet skal indgives via ECB's elektroniske udbudssystem i henhold til de yderligere anvisninger i ansøgnings-/udbudsmaterialet.

Systemreferencenummeret for ovennævnte udbud er: RFX-PT-2021-000017: PRO-006374-R1-Travel Services

Udbudsdokumenterne downloades ved at logge på ECB's elektroniske udbudssystem med login-oplysninger og password. Udvid feltet »Public Tenders — Upcoming Events«. Klik på »Click to request an invitation to this event« for ovennævnte udbudsprocedure, og luk det ny vindue, som åbnes. Når anmodningen er udført (det kan tage et par minutter), ændres status for anmodningen om deltagelse til »Invited«, og RFx-dokumentationen er tilgængelig via RFx-fanebladet.

Via ovennævnte link finder De ligeledes brugervejledninger med detaljerede oplysninger, om hvordan systemet anvendes, og kontaktoplysninger vedrørende teknisk support.

Hvis De har brug for teknisk hjælp til at bruge systemet, bedes De kontakte ECB's tekniske supportteam på sourcing.support@ecb.europa.eu og oplyse referencenummer og det pågældende problem.

Alle andre forespørgsler vedrørende denne udbudsprocedure og indholdet af udbudsmaterialet skal sendes som en meddelelse via ECB's e-udbudssystem (under fanebladet »Discussion«).

ECB bestræber sig på at besvare alle spørgsmål hurtigst muligt, men kan ikke garantere en minimumssvartid. ECB er ikke forpligtet til at besvare spørgsmål, der modtages mindre end syv kalenderdage før sidste frist for afgivelse af bud.

Udbudsproceduren er åben på lige vilkår for alle fysiske eller juridiske personer, der er bosiddende eller beliggende i Den Europæiske Union, og for alle fysiske og juridiske personer, som er bosiddende eller beliggende i et land, der har ratificeret Verdenshandelsorganisationens aftale om offentlige indkøb, eller som med Den Europæiske Union har indgået en bilateral aftale om indkøb i henhold til de bestemmelser, der er fastsat i disse aftaler.

Udbudsproceduren gennemføres i overensstemmelse med ECB's beslutning 2016/2 om fastsættelse af regler om offentligt udbud (som ændret), der er tilgængelig på ECB's websted http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/tenders/html/index.en.html.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Den Europæiske Centralbank, Procurement Review Body, c/o Legal Advice Team
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60314
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6913440 📞
Fax: +49 6913446886 📠
Internetadresse: http://www.ecb.europa.eu 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Senest ti dage efter modtagelsen af meddelelsen i overensstemmelse med artikel 34, stk. 1, eller artikel 34, stk. 3, første punktum, i afgørelse ECB/2016/2 om regler for offentligt udbud, som ændret. Yderligere krav er anført i artikel 39 i denne afgørelse. En klage til Den Europæiske Ombudsmand medfører ikke, at fristen for indgivelse af en klage forlænges.

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Den Europæiske Ombudsmand
Postanschrift: 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403
Postort: Strasbourg
Postleitzahl: 67001
Land: Frankreich 🇫🇷
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Den Europæiske Centralbank, Central Procurement Office, c/o Legal Advice Team
E-Mail: procurement@ecb.europa.eu 📧
Fax: +49 6913447110 📠
Quelle: OJS 2021/S 047-116895 (2021-02-25)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-01-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

ECB tildelte én tjenesteyder en tjenesteydelseskontrakt vedrørende levering af rejsetjenester. Arbejdspakker der skal leveres, omfatter: 1. ressourcer til levering af rejsetjenester 2. offline-/onlinereservation af rejsetjenester 3. VIP-tjenester 4. døgnservice 5. direkte hotelbetaling 6. visumtjenester 7. gruppebestillinger. Kontraktens omfang kan ændres, med forbehold for ECB's forretningsmæssige behov, i overensstemmelse med kontraktens hovedformål, målsætninger og ånd. Tjenesteydelserne kan delvist tilbydes i ECB's lokaler i form af et rejsebureau på stedet.

Gesamtwert des Auftrags: 1 250 560 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-01-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-01-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 017-039601
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 047-116895
ABl. S-Ausgabe: 17
Zusätzliche Informationen

Udbudsproceduren er udført i overensstemmelse med afgørelse ECB/2016/2 af 9.februar 2016 om fastsættelse af udbudsregler, EUT L 45, 20.2.2016, s. 15, som ændret, der er tilgængelig på ECB's websted: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/tenders/html/index.en.html

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

ECB tildelte én tjenesteyder en tjenesteydelseskontrakt vedrørende levering af rejsetjenester. Arbejdspakker der skal leveres, omfatter:

1. ressourcer til levering af rejsetjenester

2. offline-/onlinereservation af rejsetjenester

3. VIP-tjenester

4. døgnservice

5. direkte hotelbetaling

6. visumtjenester

7. gruppebestillinger.

Se venligst afsnit II.1.4) i denne bekendtgørelse om kontrakttildeling.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Ressourcer til levering af rejsetjenester: ressourceforvaltningskoncept og foreslået central administrator og leder af serviceteamet.
Qualitätskriterium (Gewichtung): 7 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bestillingstjenester: processer og teknologier til booking af de mest økonomiske flypriser og inkorporering af ECB's direkte hotelbetaling i forbindelse med offlinereservationer.
Qualitätskriterium (Gewichtung): 9%
Qualitätskriterium (Bezeichnung): VIP-tjenester: koncept for levering af VIP-tjenester i overensstemmelse med udbudsmaterialet.
Visum og pasbistand: ordninger for indsamling af data, ansøgninger og fremsendelse.
Qualitätskriterium (Gewichtung): 6 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Rapportering: stikprøver af nøgleindikatorrapporter og tilpasset dashboard.
Kvalitetssikring: Tilgang til SLA-forslag og rundspørger blandt rejsende.
Qualitätskriterium (Gewichtung): 8 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Miljøbeskyttelseskoncept.
Overgangsfase og overdragelse: gennemførelsesplan, herunder tidsplan og RACI-matrix.
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5 %
Preis (Gewichtung): 40 %

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-12-21 📅
Name: GBT Deutschland GmbH
Nationale Registrierungsnummer: HR B 31502
Postanschrift: Solmsstrasse 73
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60486
Land: Deutschland 🇩🇪
Köln 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 250 560 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
E-Mail: generalcourt.registry@curia.europa.eu 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Senest ti dage efter modtagelsen af meddelelsen i overensstemmelse med artikel 34, stk. 1, eller artikel 34, stk. 3, første punktum, i ECB's afgørelse 2016/2 om regler for offentlige indkøb. Yderligere krav er anført i artikel 39 i denne afgørelse. En klage til Den Europæiske Ombudsmand medfører ikke, at fristen for indgivelse af en klage forlænges.

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Postort: Strasbourg Cedex
Quelle: OJS 2022/S 017-039601 (2022-01-18)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Hilfs- und Nebentätigkeiten im Bereich Verkehr; Reisebürodienste (18 neue Beschaffungen)

Dienstleistungen von Reisebüros und Reiseveranstaltern sowie Hilfstätigkeiten für Touristen (2)

Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste (1)