Rahmenvereinbarung über konzeptionelle, redaktionelle und grafische Leistungen für die ZfA

Beschreibung der Beschaffung

Mit der Auftragnehmerin wird eine Rahmenvereinbarung über konzeptionelle, redaktionelle und grafische Leistungen für Publikationen der Zentralstelle für das Auslandsschulwesen (ZfA) geschlossen.
Gegenstand dieser Rahmenvereinbarung sind die konzeptionelle Beratung, die redaktionelle (journalistische) Erstellung und Bearbeitung von Texten, die grafische Gestaltung von Print- und Onlineprodukten bis zur (Druck-)Vorlagenherstellung unter Berücksichtigung des bestehenden Corporate-Designs sowie die Druckabwicklung für verschiedene Publikationen der ZfA wie bei Bedarf auch Foto-, Film- und Videoaufnahmen.
Für die maximale Vertragslaufzeit gilt ein geschätztes Gesamtvolumen von 350 000,00 EUR. Es besteht keine Verpflichtung zur Beauftragung des geschätzten Gesamtauftragsvolumen seitens der Auftraggeberin.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Angaben zur technischen Ausstattung
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit fügen Sie Ihrem Angebot bitte eine Erklärung bei, die nähere Informationen über die technische Ausstattung (z. B.: Hard- und Software) Ihres Unternehmens enthält. Es muss nachgewiesen werden, dass die technischen Voraussetzungen für die geforderte Leistung grundsätzlich erfüllt werden.
Die geforderten Angaben zur technischen Ausstattung sind formlos auf einer gesonderten Anlage mit dem Angebot einzureichen. Die Erklärung soll einen Umfang von maximal einer DIN A4 Seite haben.
b) Referenzen
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte in der Vorlage „07_Vordruck_Referenzen“ mindestens 4 gleichwertige Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.
Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
Referenzobjekt 1 (Nachweis für gestalterische Kompetenz)
Vom Bieter ist eine mit dem Ausschreibungsgegenstand gleichwertige Referenz als Nachweis für gestalterische Leistungen zu benennen. Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale ausweisen:
— Die Referenz muss mindestens folgende Publikationen (Zeitschrift, Jahresbericht oder Tätigkeitsbericht) mit Gestaltung auf Basis bestehender Gestaltungsrichtlinien (bzw. Corporate Designs) umfassen.
— Die Publikation ist periodisch mindestens zweimal jährlich erschienen.
— Die Referenz muss in deutscher Ausführung erstellt sein.
— Die Referenz muss einen Seitenumfang von mindestens 48 Seiten haben.
Referenzobjekt 2 (Nachweis für redaktionelle Kompetenz)
Vom Bieter ist eine mit dem Ausschreibungsgegenstand gleichwertige Referenz als Nachweis für redaktionelle Leistungen zu benennen. Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale ausweisen:
— Bei der Referenz handelt es sich um einen Text oder Textauszug zu einem Thema aus den Bereichen Bildung oder Internationale Zusammenarbeit oder (auswärtige) Kulturpolitik.
— Die Referenz muss hinsichtlich des Schreib- und Formulierungsstils die Bereiche Bildung, Wissenschaft, Politik oder Kultur als Zielgruppe berücksichtigt haben.
— Die Referenz muss in deutscher Ausführung erstellt sein.
— Die Thematik und der Inhalt müssen auch für fachfremde Leser verständlich aufbereitet worden sein, auch wenn der Fokus auf Personen mit hohen Bildungsabschlüssen, Hochschulabsolventen mit starker Affinität zur Schriftsprache liegt.
Referenzobjekt 3 (Nachweis für Kompetenz Fotoherstellung)
Vom Bieter ist eine mit dem Ausschreibungsgegenstand gleichwertige Referenz als Nachweis für selbst erstellte Fotos zu benennen. Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale ausweisen:
— Es handelt sich um eine Fotostrecke (mindestens 2 thematisch zusammenhängende Bilder) mit selbst hergestellten Fotos aus Unterricht oder Veranstaltungen aus dem Bereich der schulischen bzw. außerschulischen Jugendlichen- oder Erwachsenen-Bildung.
Referenzobjekt 4 (Nachweis für Kompetenz barrierefreie Online-PDFs)
Vom Bieter ist eine Referenz für barrierefreie Online-PDFs zu benennen. Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale ausweisen:
— Die barrierefreie PDF-Datei hat einen Umfang von mindestens 40 Seiten und enthält Bildmaterial, Grafiken und Tabellen.
— Die barrierefreie PDF-Datei muss den Anforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen.
Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
— Beschreibung der ausgeführten Leistungen (z. B. Beratung, Beschaffung und Bearbeitung von Bildmaterial, redaktionelle Bearbeitung, grafische Gestaltung, Druckvorlagenherstellung, Druckabwicklung, etc.)
— Zeitraum der Leistungserbringung
— Angabe der zuständigen Kontaktstelle beim Auftraggeber der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
— Die Referenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung – gerechnet bis Ablauf der Angebots- oder Teilnahmefrist).
— Die genannten Referenzprojekte müssen abgeschlossen sein.
Für die Referenzen ist zwingend die Vorlage „07_Vordruck_Referenzen“ zu verwenden. Nutzen Sie die Vorlage bitte mehrfach (1x je Referenz). Es sind nur 4 Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.

a) Entwurfserstellung im Rahmen des Vergabeverfahrens
Zusammen mit dem Angebot sind Gestaltungsentwürfe (in digitaler Form (als PDF-Datei) über die eVergabe) einzureichen.
Die Entwürfe dienen zur Feststellung, in welchem Grad auftragsbezogene technische/qualitative und ästhetische Anforderungen erfüllt werden können. Es werden jeweils ein Gestaltungsentwurf und eine redaktionelle Arbeitsprobe gefordert, deren Bewertung über eine Bepunktung erfolgt.
Die Aufgabenstellung sowie die zugehörige Bewertungsmatrix zur Entwurfserstellung sind im Dokument „08_Aufgabenstellung_Entwürfe.pdf“ beschrieben. Bitte reichen Sie nur eine Variante der Entwürfe ein. Weitere Varianten der Entwürfe sowie Entwürfe, die nicht innerhalb der Angebotsfrist elektronisch eingegangen sind, werden nicht berücksichtigt.
b) Bewertung der Entwürfe
Die anonymisierten Entwürfe (d.h. Angaben die Rückschlüsse auf die Bieter in Form von Personen, Namen, Firmenangaben o.ä. geben, werden von der Vergabestelle geschwärzt, sofern nicht bereits durch den Bieter erfolgt) der Bieter, werden vom Beschaffungsamt an den 1. und 2. Bewerter der ZfA vorgelegt und von diesen in Bezug auf die Erfüllung des im Dokument „08_Aufgabenstellung_Entwürfe.pdf“ genannten Erwartungshorizonts (Erfüllungsgrad der Aufgabenstellung) geprüft.
Beide Bewerter finden dann ein gemeinsames Bewertungsergebnis. Das Beschaffungsamt prüft anschließend neben den fachlichen Aspekten insbesondere den bei der Bewertung angesetzten Maßstab im Hinblick auf Transparenz, Gleichmäßigkeit und Proportionalität auf Richtigkeit. Auf Basis dieser Ergebnisse wird die Prüfungs- und Wertungsdokumentation erstellt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabe-vorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.