Rahmenvereinbarung Veranstaltungs- und Versandlogistik

Engagement Global gGmbH

Gegenstand der Vergabe ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über Leistungen der Veranstaltungs- und Versandlogistik. Die Logistik betrifft im weiteren Sinne die Lagerung, den Transport und das Abwickeln weiterer Value Added Services in Bezug auf Print-, Werbe- und Messematerialien, die deutschlandweit für diverse Veranstaltungen von Engagement Global bzw. Messen benötigt werden. Die Transportprozesse umfassen den Speditionsversand, den Paketversand und auch den Briefversand. Die Auftragsabwicklung zwischen Engagement Global und dem Auftragnehmer bezogen auf die Auslieferungsprozesse soll über ein vom Auftragnehmer zur Verfügung zu stellendes und zu betreibendes Online-Bestell- und Logistikportal erfolgen. Speditions-, Paket- und Briefversendungen werden im Bestellportal von Engagement Global angekündigt und über dieses Portal abgewickelt. Die Lagerung der Veranstaltungsmaterialien (Print-, Werbe- und Messematerialien) hat in einem vom Auftragnehmer zu stellenden zentralen Lager in einem Umkreis von 120 Kilometern vom Standort von Engagement Global in Bonn (Deutschland) zu erfolgen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-09-27. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-08-23.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• DHL Trade Fairs & Events GmbH
• Open Text Software GmbH

Wer?

• Engagement Global gGmbH

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-08-23	Auftragsbekanntmachung
2021-12-29	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2025-01-07	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-08-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Transport- und Beförderungsdienstleistungen (außer Abfalltransport)
Referenznummer: EG-2021-1309
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Transport- und Beförderungsdienstleistungen (außer Abfalltransport) 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Straßentransport/-beförderung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Engagement Global gGmbH
Postanschrift: Friedrich-Ebert-Allee 40
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: https://www.engagement-global.de/ 🌏
E-Mail: vergabestelle@engagement-global.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXU9YYDYHSQ/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXU9YYDYHSQ 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-08-23 📅
Einreichungsfrist: 2021-09-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-08-27 📅
Datum des Beginns: 2021-10-29 📅
Datum des Endes: 2023-12-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 166-434591
ABl. S-Ausgabe: 166
Zusätzliche Informationen

Rückfragen zu den Vergabeunterlagen oder zum Vergabeverfahren können bis spätestens zum 15.09.2021, 12:00 Uhr ausschließlich per Nachricht über den Menüpunkt "Kommunikation" des Projektraums des Deutschen Vergabeportals zum vorliegenden Vergabeverfahren gestellt werden. Hierfür ist eine kostenlose Registrierung unter dem Menüpunkt "Teilnehmen" erforderlich. Nach dem genannten Datum eingehende Fragen müssen nicht mehr beantwortet werden. Antworten auf eingegangene Bieterfragen werden im Projektraum im Bereich "Kommunikation" zur Einsichtnahme bereitgestellt. Bieter, die sich registriert haben, werden über Antworten auf Bieterfragen automatisch per E-Mail informiert. Bekanntmachungs-ID: CXU9YYDYHSQ

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das Leistungsspektrum der Rahmenvereinbarung umfasst die Übernahme der Logistik, Organisation und Bewerkstelligung des zeitgerechten Versands und Transports von Print-, Werbe- und Messematerialien von Engagement Global aus einem vom Auftragnehmer zu stellenden Lager (ca. 100 Quadratmeter Freifläche, 40 Fachbodenregale und 38 Palettenstellplätze mit Erweiterungsoption) im Umkreis von 120 Kilometern um Bonn zu diversen Veranstaltungen/Messen deutschlandweit.

Zu Beginn der Rahmenvereinbarung hat der Auftragnehmer alle Materialien von Engagement Global, die sich derzeit in dem Lager des bisherigen Auftragnehmers in Köln befinden, in das von ihm zur Verfügung zu stellende Lager einzulagern. Der Transport der Print-, Werbe- und Messematerialien zu dem neuen Lager des Auftragnehmers erfolgt durch den bisherigen Auftragnehmer. Zudem hat der Auftragnehmer vor Beginn des Regelbetriebes, der ab dem 16.12.2021 aufgenommen werden soll, ein internetfähiges Bestell- und Logistikportal nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung funktionsfähig und betriebsbereit zur Verfügung zu stellen, über das die Logistik, Organisation und Bewerkstelligung für alle Print-, Werbe- und Messematerialien abgewickelt wird.

Zu den transportorientierten Aufgaben des Auftragnehmers gehören insbesondere die fristgerechte Lieferung, Übergabe, Abholung und Überprüfung bundesweit an die Veranstaltungsorte von Engagement Global (maximal 231 bis maximal 321 Veranstaltungen abhängig vom jeweiligen Vertragsjahr). Zu den lagerorientierten Aufgaben gehören insbesondere die Einlagerung, Lagerhaltung, Kommissionierung, Verpackung und Versendung der Materialien von Engagement Global.

Ferner umfasst das Leistungsspektrum des Auftragnehmers die Logistik, Organisation und Bewerkstelligung des zeitgerechten Versands und Transports von nationalen Paketversendungen von Print- und Werbematerial über 2 Kg bis 31,5 Kg (maximal 700 bis maximal 850 Pakete abhängig vom jeweiligen Vertragsjahr) sowie Briefversendungen (Maxibrief plus bis 2 Kg - maximal 1500 Briefversendungen pro Vertragsjahr).

Darüber hinaus leistet der Auftragnehmer weitere Aufgaben im Bereich Value Added Services, wie beispielsweise die Reklamationsbearbeitung und die Reparatur ausgewählter Messeartikel.

Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung soll mit Zuschlagserteilung (voraussichtlich 29.10.2021) beginnen und zunächst mit Ablauf des 15.12.2023 - nach zwei Vertragsjahren im Regelbetrieb - enden. Engagement Global hat das einseitige Recht (die Option), die Rahmenvereinbarung zwei Mal jeweils um 12 Monate zu verlängern. Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung endet somit spätestens am 15.12.2025.

Beschreibung der Verlängerungen:

Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beginnt mit Zuschlagserteilung (voraussichtlich 29.10.2021) und endet zunächst mit Ablauf des 15.12.2023. Engagement Global hat das einseitige Recht (die Option), die Rahmenvereinbarung zwei Mal jeweils um 12 Monate zu verlängern. Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung endet somit spätestens am 15.12.2025. Engagement Global wird dem Auftragnehmer spätestens bis zum 15. Oktober des ablaufenden Vertragsjahres mitteilen, ob von der Verlängerungsoption Gebrauch gemacht wird.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Engagement Global gGmbH Friedrich-Ebert-Allee 40 53113 Bonn Das Lager des Auftragnehmers soll sich in einem Umkreis von 120 Kilometern vom Standort von Engagement Global in Bonn (Deutschland) befinden.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

III.1.1.1) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe i.S.d. §§ 123, 124 GWB (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft abzugeben).

III.1.1.2) Aktueller Nachweis über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist. Der Auszug/Ausdruck (eingescannte Kopie ist ausreichend) darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als sechs Monate sein. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert vorzulegen.)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

III.1.2.1) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (Speditionsversand) in den letzten drei Geschäftsjahren (soweit verfügbar). Der Mindestjahresumsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags muss mindestens 150.000,00 Euro in einem der letzten drei Geschäftsjahre betragen. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft bezieht sich die Anforderung des Mindestjahresumsatzes auf die einschlägigen Umsätze der der Mitglieder der Bietergemeinschaft insgesamt.)

III.1.2.2) Eigenerklärung, dass der Bieter über eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen verfügt bzw. eine solche im Fall der Zuschlagserteilung schließen wird: Personenschäden: 2.000.000,00 Euro, Sachschäden: 1.000.000,00 Euro und Vermögensschäden: 100.000,00 Euro. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert vorzulegen. Es ist auch ausreichend, wenn eine auf die Bietergemeinschaft bzw. Arbeitsgemeinschaft selbst lautende Betriebshaftpflichtversicherung geschlossen wird.)

Technische und berufliche Fähigkeiten:

III.1.3.1) Angabe von Referenzaufträgen aus den letzten fünf Jahren (gerechnet von dem Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung), bei denen Leistungen erbracht wurden, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind.

Dabei sind mindestens drei Referenzaufträge anzuführen, deren Leistungsspektrum Folgendes umfasst:

-- Einlagerung von Gütern des Auftraggebers (auch kleinteilige Güter, vergleichbar mit Messegegenständen)

-- den Versand der Güter an Bestimmungsorte des Auftraggebers per Speditionsfahrt und per Paketversand und/oder Briefversand (einschließlich Kommissionierung und Verpackung)

-- das verantwortliche Management der Versand- und Lagerungsprozesse durch den Auftragnehmer

Zudem ist ein Referenzauftrag anzuführen, bei dem eingelagerte Güter durch den Auftraggeber mittels einer Softwarelösung (beispielsweise Shopsystem) bestellt und die Versandaufträge abgewickelt wurden. Dies kann ein gegenüber den zuvor beschriebenen Referenzaufträgen separater Auftrag sein. Es ist aber auch ausreichend, wenn die Bestellung der eingelagerten Güter und Abwicklung der Versandaufträge mittels einer Softwarelösung Bestandteil des Leistungsspektrums eines der zuvor dargestellten Referenzaufträge war.

Die Referenzaufträge sind unter Angabe des Auftraggebers, des Leistungszeitraums, des Auftragswerts in Euro sowie einer aussagekräftigen Beschreibung der erbrachten Leistungen, die Ausführungen zu den zuvor angeführten Punkten und auch zur Art und Anzahl der eingelagerten Güter sowie zur Anzahl der durchgeführten Speditionsfahrten und Paket-/Briefversendungen enthält, anzuführen. Engagement Global behält sich vor - sofern erforderlich - sich von den Bietern auch Ansprechpartner des jeweiligen Auftraggebers mit Kontaktdaten benennen zu lassen.

III.1.3.2) Eigenerklärung zu der bei Leistungserbringung verfügbaren technischen Ausrüstung (Angaben zur Anzahl und Art der für den Speditionsversand verfügbaren Fahrzeuge)

III.1.3.3) Eigenerklärung zu dem bei Leistungserbringung verfügbaren Fachpersonal (Angaben zur Anzahl, gegliedert nach Aufgaben/Funktionen)

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-11-08 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2021-09-27 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 13:00

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: gemeinnützige GmbH der Bundesrepublik Deutschland
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle, Stabsstelle Recht
Adresse des Käuferprofils: https://www.engagement-global.de/ausschreibungen.html 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXU9YYDYHSQ/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXU9YYDYHSQ

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2289499-0 📞
Fax: +49 2289499-163 📠
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de/DE/Vergaberecht/vergaberecht_node.html 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es sind die Rügeobliegenheiten des § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB und insbesondere die Frist in § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB zu beachten. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB lautet wie folgt:

"Der Antrag ist unzulässig, soweit

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt;

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind."

Quelle: OJS 2021/S 166-434591 (2021-08-23)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-12-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Vergabe war der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über Leistungen der Veranstaltungs- und Versandlogistik. Die Logistik betrifft im weiteren Sinne die Lagerung, den Transport und das Abwickeln weiterer Value Added Services in Bezug auf Print-, Werbe- und Messematerialien, die deutschlandweit für diverse Veranstaltungen von Engagement Global bzw. Messen benötigt werden. Die Transportprozesse umfassen den Speditionsversand, den Paketversand und auch den Briefversand. Die Auftragsabwicklung zwischen Engagement Global und dem Auftragnehmer bezogen auf die Auslieferungsprozesse soll über ein vom Auftragnehmer zur Verfügung zu stellendes und zu betreibendes Online-Bestell- und Logistikportal erfolgen. Speditions-, Paket- und Briefversendungen werden im Bestellportal von Engagement Global angekündigt und über dieses Portal abgewickelt. Die Lagerung der Veranstaltungsmaterialien (Print-, Werbe- und Messematerialien) hat in einem vom Auftragnehmer zu stellenden zentralen Lager in einem Umkreis von 120 Kilometern vom Standort von Engagement Global in Bonn (Deutschland) zu erfolgen.

Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-12-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-01-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 001-001431
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 166-434591
ABl. S-Ausgabe: 1
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXU9YYDY5QF

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Durchführungskonzeptes
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Grobkonzepts zur Gewährleistung der Ausfallsicherheit bei Personal- und Fahrzeugengpässen/ -ausfällen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Preis (Gewichtung): 60.00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-11-03 📅
Name: DHL Trade Fairs & Events GmbH
Postanschrift: Welserstr. 10d
Postort: Köln
Postleitzahl: 51149
Land: Deutschland 🇩🇪
Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Quelle: OJS 2022/S 001-001431 (2021-12-29)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2025-01-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Verlängerung und Erweiterung des bestehenden Auftrags über Dienstleistungen (Optimize Assist Programm).
Referenznummer: 2021-2024
Kurze Beschreibung:

Erweiterung und Verlängerung der Dienstleistungen im Rahmen eines Premier Supportvertrages für die bestehende DOMEA-Anwendung; im Einzelnen -Service Management; -Pflege und Weiterentwicklung der DOMEA- und Archiv-Instanzen; -Beratung und Unterstützung für die Produkte DOMEA, Archiv und xECM/ xGOV.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 2021-2024
Titel: Erweiterung und Verlängerung der benötigten Dienstleistungen gemäß vorgesehener Optionen im Vertrag.
Beschreibung der Beschaffung:

Dienstleistungen im Rahmen eines Premier Supportvertrages für die bestehende DOMEA-Anwendung; im Einzelnen -Service Management; -Pflege und Weiterentwicklung der DOMEA- und Archiv-Instanzen; -Beratung und Unterstützung für die Produkte DOMEA, Archiv und xECM/ xGOV. Es werden weitere Pakete für den Zeitraum bis 22.12.2026 benötigt und der Vertrag entsprechend der Option verlängert.

Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Wiesbaden, Kreisfreie Stadt 🏙️
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
§ 132 Absatz 2 Satz 1 Nr. 1 GWB
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Auftragsvergabe
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Vertragsnummer: 2021-2024
Datum des Vertragsabschlusses: 2024-12-30 📅
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 1 326 732 EUR 💰
Kennung des Angebots: 2021-2024
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Informationen über Ausschreibungen
Name der anbietenden Partei: Open Text Software GmbH
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Open Text Software GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE 118 656 356
Postleitzahl: 85630
Postort: Grasbrunn
Region: München, Landkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle@hzd.hessen.de 📧
Telefon: 000 📞

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Nationale Registrierungsnummer: 06-25153000-14
Postleitzahl: 65185
Postort: Wiesbaden
Region: Wiesbaden, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle@hzd.hessen.de 📧
Telefon: 000 📞

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen bei dem Regierungspräsidium Darmstadt
Nationale Registrierungsnummer: 06151 12-6603
Postleitzahl: 64283
Postort: Darmstadt
Region: Darmstadt, Kreisfreie Stadt 🏙️
E-Mail: vergabekammer@rpda.hessen.de 📧
Telefon: 000 📞
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-01-07+01:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

Es werden weitere Dienstleistungen in Form von Unterstützungs- und Beratungsleistungen für die genutzte Software benötigt. Aufgrund des zukünftigen Austauschs der Software werden die Leistungen auch bis zu diesem Zeitpunkt benötigt.

Hauptgrund für die Änderung: Änderungen aufgrund von Überprüfungsklauseln oder Optionen.
Neuer Wert
Text: Erweiterung und Verlängerung
Quelle: OJS 2025/S 005-010022 (2025-01-07)

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