Beschreibung der Beschaffung
Ort der Leistung Direktionen
— M 5, 7 68161 Mannheim,
— Herrmann-Milde-Str.1, 53129 Bonn Regionaldirektionen,
— Große Elbstraße 134, 22767 Hamburg,
— Falkenstraße 7, 28195 Bremen,
— Bundesallee 57/58, 10715 Berlin,
— Bahnhofstraße 22, 07545 Gera,
— N 4, 18-20, 68161 Mannheim,
— Arnulfstraße 283, 80639 München,
— Haifa-Allee 36, 55128 Mainz,
— Langwartweg 103-105, 53129 Bonn,
— Kurt-Jooss-Straße 11, 45127 Essen.
In Einzelfällen kann darüber hinaus eine Anlieferung auch an weitere hier nicht aufgeführte Anschriften innerhalb der Bundesrepublik Deutschland erforderlich sein (z.B. Telearbeits-/Heimarbeitsplätze/Außenbüros). Die Anlieferung an diese Standorte gilt mit dem Rahmen-vertrag ebenfalls als vereinbart.
Die entsprechenden Bedarfe der BGHW sind in den Mengenangaben der Anlage D berücksichtigt. Die tatsächliche Umsetzung der Geschäftsbeziehung erfolgt in eigener Zuständigkeit und Verantwortung der BGHW.
Der Bedarf an Büroverbrauchsmaterial liegt bei ca. 85 000 EUR netto pro Jahr.
Ausführung der Leistung Die Auswahl der zu liefernden Produkte erfolgt ausschließlich durch die Auftraggeberin Änderungen dürfen nur nach schriftlicher Zustimmung durch den Auftraggeber vorgenommen werden.
Zwingend einzuhaltende Anforderungen, Normen und Vorschriften sind der Stand der Technik, der Arbeitsmedizin und der Hygiene sowie sonstige gesicherte arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse (§ 4 Abs. 3 ArbSchG). Insbesondere ist die Gefahrstoff- sowie Chemikalienverordnung zwingend zu beachten. Das Vorhandensein des Umweltzeichens „Blauer Engel“ oder gleichwertiger Zeichen ist nachzuweisen. Das Vorhandensein des CE-Zeichens ist ebenfalls nachzuweisen. Das Zeichens für „Geprüfte Sicherheit“ (GS-Zeichen) ist im individuellen Einzelfall erforderlich.
Die gelieferten Produkte müssen den vereinbarten Normen in der jeweils aktuellen Fassung entsprechen. Bei der Lieferung ist insbesondere die Einhaltung folgender Qualitätsvorschriften und Normen zu beachten und einzuhalten:
— Richtlinie des Rates der Europäischen Gemeinschaft vom 30. September 1989 übe die Mindestvorschriften für die Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Nutzung von Arbeitsmitteln, Richtlinie 2009/104/EG – auch genannt EG-Arbeitsmittelrichtlinie,
— das Gesetz über technische Arbeitsmittel (Gerätesicherheitsgesetz),
— GS-Zeichen.
Auf Anforderung der Auftraggeberin hat der Auftragnehmer den Nachweis über die Einhaltung der Vorschriften und Normen zu erbringen und ggf. Kopien der entsprechenden Zertifikate vorzulegen.
Lieferung Die Lieferung der Produkte erfolgt kostenlos mit Angabe der SAP-Bestellnummer frei Haus an den jeweils vom Auftraggeber genannten Lieferort. Bei mehr als einem Artikel darf das Gesamtgewicht 13 kg nicht übersteigen. Ansonsten ist die Bestellung in mehrere Chargen aufzuteilen.
Verzug/Nichtlieferung Soweit sich der Auftragnehmer mit seiner Lieferung des Büromaterials in Verzug befindet oder die Lieferung nicht ausführen kann, ist der Auftraggeber berechtigt, sich das Produkt bei einem anderen Unternehmen zu beschaffen. Eventuelle Mehrkosten sind von dem Auftragnehmer zu übernehmen. Eine separate Anzeige des Verzugs ist dabei nicht notwendig.
Mängelansprüche Der Auftragnehmer sichert zu, nur Produkte mit einwandfreier Beschaffenheit und Funktionalität zu liefern, die sich durch hohe Belastbarkeit, Haltbarkeit und maximale Lebensdauer auszeichnen.
Die Mängelansprüche und deren Verjährung richten sich nach den gesetzlichen Vorschriften.
Im Weiteren gewährleistet der Auftragnehmer auf Aufforderung des Auftraggebers inner-halb von 2 Wochen nach Erkennen des Mangels, Fehl-, Falsch- oder Mangellieferungen unverzüglich zurückzunehmen und durch ordnungsgemäße Produkte auszutauschen. Kosten entstehen dem Auftraggeber hierdurch nicht.
Retouren/ Stornierungen Die Rücknahme ordnungsgemäß gelieferter Ware kann innerhalb des Rahmenvertrags nicht ausgeschlossen werden.
Dies betrifft Falschlieferungen oder beschädigte Anlieferungen, die innerhalb von 3 Werk-tagen nach Wareneingang zu reklamieren und zu retournieren sind. Unter Falschlieferungen sind ebenfalls Bestellungen der Auftraggeberin zu zählen, die durch Angaben von Mengenfehlern oder aufgrund von inhaltlichen Falschbestellungen zustande gekommen sind. Ware aus Falschlieferungen wird durch den Auftragnehmer/ die Auftragnehmerin kostenlos zu-rückgenommen.
Eine Retoure ist gutzuschreiben, wenn die Ware unbeschädigt und vollständig ist, es sich nicht um Fremdware handelt und die Ware verkehrsfähig ist. Die Gutschrift erfolgt auf der Basis des ursprünglichen Kaufpreises abzüglich gewährter Rabatte und Skonti. Der Betrag wird dem Konto der Auftraggeberin gutgeschrieben.
Stornierungen von Bestellungen sind bis zur Auslieferung der Ware möglich.
Vertragsdauer Der Rahmenvertrag läuft über einen Zeitraum von 24 Monaten und endet vollautomatisch. Vertragsbeginn ist der 1.11.2021 Vertragsende ist der 31.10.2023. Es besteht eine zweimalige Verlängerungsoption seitens des Auftraggebers um jeweils ein Jahr zu den gleichen Konditionen.
Gegenstand der Ausschreibung Beschaffung von Büroverbrauchsmaterial für den Zeitraum vom 1. November 2021 bis 31. Oktober 2023.
Lieferzeit/Bestellplattform Der Auftragnehmer/ die Auftragnehmerin stellt sicher, dass die Bestellungen zur Belieferung der einzelnen Standorte ab dem 1. November 2021 über eine kostenlose Internetplattform erfolgen.
Sämtliche Bestellungen werden seitens des Auftragnehmers/ der Auftragnehmerin innerhalb von 36 Stunden bearbeitet (ab Bestellung über Internetplattform bis Auslieferung am Standort = 36 Stunden).
Leistungen des Auftragnehmers/ der Auftragnehmerin Gegenüber der Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik:
— Dezentrale Standortbelieferung
Die Beschaffungsanforderungen werden dezentral von den einzelnen Standorten so-wie von der Direktion in Mannheim durchgeführt, d. h. der jeweilige Beschaffungs-vorgang wird nicht zentral von der Vergabestelle der Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik ausgelöst, sondern von den einzelnen Standorten. Es ist daher erforderlich, eine Internetbestellplattform mit SAP-MM-OCI-Schnittstelle seitens des Lieferanten vorzuhalten. Dieser muss vom Lieferanten kostenlos zur Verfügung ge-stellt werden. Darüber hinaus muss der Lieferant sicherstellen, dass der Katalogeinkauf für das vorgegebene Warensortiment (siehe Anlage D) mit EDI (iDoc) gewähr-leistet ist. Das interne BGHW-Mapping ist auf eClass 6.1 aufgebaut. Das Mapping des Lieferanten muss mindestens eClass Vers. 5.1.4 oder höher entsprechen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass das Nichterfüllen dieses Kriteriums zum Ausschluss am Vergabeverfahren führt (KO-Kriterium). Der Bedarf ist frei Besteller (Lieferorte Mannheim, Bonn, Gera, Berlin, Hamburg, Bremen, Mainz, München, Essen, sowie in Einzelfällen auch an weitere hier nicht aufgeführte Anschriften inner-halb der Bundesrepublik Deutschland z.B. Telearbeits-/ Heimarbeitsplätze/ Außenbüros zu liefern.
Die Anlieferung erfolgt versand- und verpackungskostenfrei. Es sind auch Kleinst-mengen zu liefern. Eine Beschränkung auf Verpackungseinheiten ist nicht zulässig. Ein Mindermengenzuschlag darf nicht erhoben werden. Die Standortbelieferung durch einen eng begrenzten festen Personalstamm wird hierbei auf Grund der Erfahrungen der vergangenen Jahre als wünschenswert erachtet.
— Nach jedem Vertragsjahr ist eine Warenstatistik bereitzustellen und auf Anforderung Auskunft an die Auftraggeberin über die während dieses Vertragszeitraums gelieferten Artikel (Menge und Standort) zu geben,
— Verpackungen sind auf das unbedingt Notwendige zu beschränken. Sie sollen wieder verwertbar sein.