Rahmenvertrag Fahrradleasing für die Mitarbeitenden des UKD

Kurze Beschreibung

Das Universitätsklinikum Carl Gustav Carus Dresden an der Technischen Universität Dresden möchte seinen Beschäftigten im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung, zur Stärkung der Position als attraktiver Arbeitgeber sowie als Beitrag zur Nachhaltigkeit und zum Umweltschutz das Leasing eines Dienstfahrrades (Fahrradleasingmodell) anbieten.
Hierfür strebt der Auftraggeber den Abschluss eines Rahmenvertrages über die Nutzung eines Dienstfahrrad-Leasing an.

Beschreibung der Beschaffung

Das Universitätsklinikum Carl Gustav Carus Dresden an der Technischen Universität Dresden möchte seinen Beschäftigten im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung, zur Stärkung der Position als attraktiver Arbeitgeber sowie als Beitrag zur Nachhaltigkeit und zum Umweltschutz das Leasing eines Dienstfahrrades (Fahrradleasingmodell) anbieten.
Hierfür strebt das UKD den Abschluss eines Rahmenvertrages über die Nutzung eines Dienstfahrrad-Leasing an.
Es wird eine Abrufmenge von maximal 5.000 Fahrrädern bzw. Einzelleasingverträgen festgelegt.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftraggeber ist berechtigt, den Rahmendienstleistungsvertrag und den Rahmenleasingvertrag einseitig um jeweils 12 Monate zu verlängern, indem er jeweils die Verlängerung schriftlich erklärt und diese Erklärung jeweils dem Auftragnehmer und - sofern zutreffend - der vom Aufttragnehmer bestimmten Leasinggesellschaft bis spätestens drei Monate vor dem jeweiligen Ende der Vertragslaufzeit zugeht. Einer gesonderten Kündigung bedarf es jeweils nicht. (Vertragsverlängerungsoptionen) Der Rahmendienstleistungsvertrag und der Rahmenleasingvertrag enden jedoch spätestens nach Ablauf von 180 Monaten nach Zuschlagserteilung. Einer gesonderten Kündigung bedarf es jeweils nicht.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Auflistung / Beschreibung der Eignungskriterien und geforderten Eignungsnachweise:
- Nachweis, dass der Bieter nach den Rechtsvorschriften des Landes, in dem er niedergelassen ist, im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist; hierzu ist dem Angebot ein aktueller Berufs- oder Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) beizufügen

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Auflistung / Beschreibung der Eignungskriterien und geforderten Eignungsnachweise:
- Angaben zum Bieter (insb. Angaben zur Firmenbezeichnung, zur Rechtsform, zu verbundenen Unternehmen, zur Firmenanschrift, zur Anzahl der während der letzten drei Jahre durchschnittlich beschäftigten Mitarbeitenden und Führungskräfte, zu den Umsätzen der letzten drei Geschäftsjahre (in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags)) gemäß Formblatt F1-A
- Erklärung, dass derzeit eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Versicherungs- / Deckungssumme von mindestens 5.000.000,00 EUR je Schadensfall für Personenschäden und Sachschäden und von mindestens 500.000,00 EUR je Schadensfall für Vermögensschäden (d.h. unechte Vermögensschäden / Vermögensfolgeschäden, die Folge eines Personen- oder Sachschadens sind) besteht inklusive Angabe des Versicherungsunternehmens und Angabe des Versicherungsdeckungsumfangs sowie der Versicherungssummen je Versicherungsfall und Zusicherung, dass die Betriebshaftpflichtversicherung mit den in den Vergabeunterlagen geforderten Deckungssummen während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten wird, gemäß Formblatt F5

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Auflistung / Beschreibung der Eignungskriterien und geforderten Eignungsnachweise:
- Referenzen zu den in den letzten drei Kalenderjahren erbrachten Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind (Referenzliste gemäß Formblatt F4-A)
Angaben über die Ausführung von Leistungen in den letzten drei Kalenderjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind (insbes. Angabe von Auftraggeber, Anschrift, Telefonnummer und Ansprechpartner*in des Auftraggebers, Durchführungszeitraum, Angabe der ausgeführten Leistungen / Angaben zum Auftragsinhalt, Angabe des jährlichen Auftragsvolumens brutto in Euro) gemäß beiliegendem Formblatt F4-A / Referenzliste gemäß Formblatt F4-A
Der Auftraggeber legt insbesondere Wert auf den Nachweis umfassender Erfahrungen bei der Ausführung der zu beschaffenden bzw. zu erbringenden Leistungen. Dabei wird es für erforderlich gehalten, dass ein geeigneter Bieter bzw. der Auftragnehmer bereits über ausreichende Erfahrungen in der durch den Auftrag vorgegebenen finanziellen und technischen Größenordnung verfügt. Dies ist nachzuweisen anhand von Referenzprojekten / Referenzaufträgen, deren Inhalt vergleichbar mit den zu beschaffenden Leistungen ist.
Es sind mindestens zwei vergleichbare Referenzprojekte / Referenzaufträge bzw. Referenzkunden anzugeben.
Dabei sieht der Auftraggeber Referenzprojekte / Referenzaufträge als vergleichbar mit der ausgeschriebenen Leistung an, soweit Inhalt der angegebenen Referenzprojekte / Referenzaufträge die Beschaffung eines vergleichbaren Leistungsgegenstandes bzw. die Erbringung vergleichbarer Leistungen gewesen ist.
Die Referenzprojekte / Referenzaufträge müssen zudem für einen vergleichbaren Auftraggeber - d.h. für ein Unternehmen mit einer Anzahl von ca. 2.000 Mitarbeitenden- erbracht worden sein.

Beschleunigtes Verfahren

Eine Verkürzung der gemäß § 15 Abs. 2 VgV für den Eingang der Angebote im Offenen Verfahren bestehenden Mindestfrist von 35 Tagen auf 30 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung, ist gemäß § 15 Abs. 4 VgV zulässig, da die elektronische Übermittlung der Angebote durch den Auftraggeber zugelassen wird.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Die maximale Vertragslaufzeit von 180 Monaten ist mit Blick auf die Grundsätze des Wettbewerbs und der Wirtschaftlichkeit zulässig und gerechtfertigt. Im Zuge der gegenständlichen Ausschreibung wird der Abschluss eines Rahmenvertrages über die Nutzung eines Dienstfahrrad-Leasing angestrebt. Die Finanzierung erfolgt u.a im Rahmen einer Entgeltumwandlung. Hierbei ist eine umfassende Unterrichtung und Einbeziehung der Gewerkschaft (insb. Anhörung vor der Durchführung der Ausschreibung, Abstimmung der Ausschreibungsinhalte, Einsicht in Angebote, Verständigung bei der Auswahl des Unternehmens) erforderlich, welche mit hohen personellen und zeitlichen Aufwänden auf Seiten des UKD verbunden ist. Eine längere, über die Regelhöchstlaufzeit von 4 Jahren hinausgehende vertragliche Bindung des Leistungserbringers ist bereits vor diesem Hintergrund angezeigt und verhältnismäßig, um entsprechende Aufwände zu vermeiden. Für gewöhnlich ist im Hinblick darauf, dass Fahrräder durchschnittlich acht bis zehn Jahre genutzt werden können, davon auszugehen, dass die Mitarbeitenden ihre geleasten Fahrräder auch über den Leasingzeitraum von 36 Monaten hinaus nutzen werden wollen und dementsprechend die Möglichkeit des Kaufs des Dienstfahrrades nutzen. Demzufolge ist es grundsätzlich schwer abschätzbar, in welchem Zeitraum die maximale Abrufmenge von 5.000 Fahrrädern bzw. Einzelleasingverträgen erreicht werden wird; es kann jedoch wohl davon ausgegangen werden, dass dies nicht innerhalb von 10 Jahren nach der Zuschlagserteilung erfolgen wird, weswegen eine längere Vertragslaufzeit angezeigt ist. Der bei einer kürzeren Vertragslaufzeit (als 15 Jahre) erforderliche Wechsel des Leistungserbringers ist zu vermeiden, weil eine etappenweise vertragliche Bindung von verschiedenen Leistungserbringern im Ergebnis dazu führen würde, dass für die Mitarbeiter*innen jeweils verschiedene Leistungserbringer "zuständig" wären. [FORTSETZUNG UNTER VI.3) Zusätzliche Angaben]

1. Der Auftraggeber kann oder muss den Bieter ausschließen, wenn einer der Ausschlusstatbestände des § 123 oder des § 124 GWB vorliegt bzw. gegeben ist oder andere, spezialgesetzliche Ausschlussgründe vorliegen / gegeben sind. Diesbezüglich hat der Bieter mit seinem Angebot eine Erklärung im Formblatt Angebot / gemäß dem Formblatt Angebot einzureichen.
Zudem hat der Bieter zu erklären, dass er bei der Ausführung der Leistungen als Auftragnehmer seinen Beschäftigten (mit Ausnahme der Auszubildenden) den gesetzlichen Regelungen entsprechend den jeweilig gültigen Mindestlohn pro Stunde zahlt gemäß dem beiliegenden Formblatt F7.
Um die Übersendung eines Auszuges aus dem Gewerbezentralregister (nicht älter als 3 Monate) wird gebeten. Ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister ist demgemäß dem Angebot nicht zwingend beizulegen.
2. Die Einreichung / Abgabe der Angebote hat mithilfe elektronischer Mittel über die E-Vergabeplattform "Deutsches Vergabeportal" zu erfolgen (Art der akzeptierten elektronischen Angebote: Elektronisch in Textform, Elektronisch mit fortgeschrittener elektronischer Signatur, Elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur). In diesem Zusammenhang ist das den Vergabeunterlagen beiliegende Dokument "Information nach § 11 Abs. 3 VgV zum Einsatz elektronischer Mittel im Vergabeverfahren" zu beachten. Es wird weiterhin darauf hingewiesen, dass ein elektronisch übermitteltes Angebot alle geforderten Dokumente, Anlagen, Formblätter, Nachweise, Prospekte etc. enthalten muss (siehe u.a. Ziffer 3.1.1. der Angebots- und Bewerbungsbedingungen).
3. Bietergemeinschaften haben in ihrem Angebot (im Formblatt F2) sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft sind zudem hinsichtlich der in diesem Fall einzureichenden Eignungsnachweise und sonstigen Nachweise die Festlegungen unter Ziffer 5. und 6. der "Hinweise zum Vergabeverfahren" zu beachten.
4. Eine Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer ist nicht ausgeschlossen. Der Bieter hat jedoch mit der Abgabe des Angebotes Art und Umfang der Leistungen bzw. die Teile des Auftrags anzugeben, die er an Unterauftragnehmer zu übertragen beabsichtigt und - sofern für den Bieter im Rahmen der Angebotsabgabe zumutbar, d.h. nicht zwingend - die vorgesehenen Unterauftragnehmer zu benennen (Formblatt F3-A). Darüber hinaus hat der Bieter erst nach einer vor der Zuschlagserteilung ggf. erfolgenden, diesbezüglichen Aufforderung des Auftraggebers, unter Einhaltung der mitgeteilten Frist zum einen die Unterauftragnehmer verbindlich zu benennen und zum anderen nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Mittel der benannten Unterauftragnehmer tatsächlich zur Verfügung stehen (beispielsweise durch Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers gegenüber dem Bieter); Vgl. § 36 Abs. 1 S. 2 VgV. Des Weiteren hat der Bieter auf Anforderung des Auftraggebers nachzuweisen, dass keine Gründe für den Ausschluss des Unterauftragnehmers / der Unterauftragnehmer vorliegen; dazu hat der Bieter für den / die Unterauftragnehmer die in Ziffer 5. und 6. der "Hinweise zum Vergabeverfahren" aufgeführten Formblätter und Nachweise (mit Ausnahme der Formblätter F2 und F3-A; anstatt dem "Formblatt Angebot" ist das Formblatt F6 zu verwenden, mit dem die Eigenerklärung zu den §§ 123, 124 GWB und weiteren spezialgesetzliche Ausschlussgründen zu erbringen ist) nachzureichen. Hierbei gilt im Hinblick auf die unter Ziffer 5. der "Hinweise zum Vergabeverfahren" geforderten Nachweise zur Eignungsprüfung, dass die Eignung eines Unterauftragnehmers lediglich im Hinblick auf den durch den konkreten Unterauftragnehmer zu übernehmenden / zu erbringenden Leistungsteil nachzuweisen ist. Weitere spezifische Festlegungen zum Vergabeverfahren VGS # 18/2021 zum Nachweis der Eignung von Unterauftragnehmern sind der Vergabeunterlage "Angebots- und Bewerbungsbedingungen", Ziffer 3.9. "Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer / Eignungsleihe" zu entnehmen.Weitere Hinweise und Anforderungen für den Fall, dass der Bieter für den Nachweis seiner Eignung (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nimmt (Eignungsleihe, § 47 VgV), sind ebenso unter Ziffer 3.9 der "Angebots- und Bewerbungsbedingungen" aufgeführt.
5. Weitere Hinweise zum Nachweis der Eignung / zum Abschnitt III. 1) Teilnahmebedingungen: Für ausländische Bieter ist der Nachweis der Eignung auch durch amtliche Bescheinigungen gleichwertiger Art
möglich. Nachweise in anderer als in deutscher Sprache sind mit einer beglaubigten Übersetzung abzugeben.
Sofern der Bieter für einzelne Leistungen Unterauftragnehmer beauftragt, hat er mit seinem Angebot bzw. nach einer vor der Zuschlagserteilung ggf. erfolgenden entsprechenden Aufforderung des Auftraggebers ebenfalls für diese entsprechende Nachweise einzureichen, dies abhängig vom jeweils zu erbringenden Leistungsanteil (siehe diesbezügliche Hinweise unter Ziffer 3.9 der Angebots- und Bewerbungsbedingungen). Hinweise zum Nachweis der Eignung für Teilnehmer einer Bietergemeinschaft sind der Vergabeunterlage "Hinweise zum Vergabeverfahren", Punkt 5. "Nachweise zur Eignungsprüfung" zu entnehmen.
[FORTSETZUNG von IV.1.3) Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem]
Hierbei sei auch darauf hingewiesen, dass die Etablierung eines entsprechenden Fahrradleasing-Angebotes und dessen interne Kommunikation an die Mitarbeitenden einen hohen Aufwand für den Auftraggeber darstellt. Das bestehende Ziel, dass möglichst viele der mehr als 5.000 Mitarbeitenden am UKD auf das Angebot und die daraus resultierenden Vorteile aufmerksam gemacht und über alle notwendigen Informationen, Aufgaben und die Bedingung informiert werden, kann dabei nur über einen langfristigen Zeitraum erreicht werden. Vor diesem Hintergrund ist es zwingend erforderlich, dass das Angebot über einen möglichst langfristigen Zeitraum zu gleichbleibenden Konditionen und mit unverändertem Lesingprozess zur Verfügung steht. Andernfalls würde bei einem Wechsel des Auftragnehmers stets wieder umfassende Kommunikationsmaßnahme notwendig werden, was nicht akzeptabel ist.
Hinsichtlich des wohl langfristigen Nutzungszeitraums eines Fahrrads ist sicherzustellen, dass den Mitarbeitenden auch nach der länger andauernden Nutzung eines (vormals geleasten) Fahrrads die Möglichkeit offensteht, das gewohnte Fahrradleasing-Angebot - bspw. nach acht oder zehn Jahren - erneut zu nutzen, was eine entsprechend lange maximale Vertragslaufzeit unumgänglich macht.
Zu berücksichtigen ist zudem, dass aufgrund einer längerfristigen vertraglichen Bindung eine günstige Preisgestaltung zu erwarten ist bzw. dass eine entsprechend längerfristige Vertragslaufzeit es den Unternehmen zugleich gestattet, möglichst wirtschaftliche Angebote abzugeben.
Zugleich wird durch eine maximale Vertragslaufzeit von fünfzehn Jahren gewährleistet, dass die gegenständliche Leistung nach diesem begrenzten Zeitraum (wieder) dem Wettbewerb zugeführt werden kann und somit andere Unternehmen nicht dauerhaft oder über einen weitaus längeren Zeitraum (bspw. 25 Jahre oder unbefristet) von der Leistung und dem Wettbewerb ausgeschlossen sind. Es ist auch nicht unwahrscheinlich, dass der Vertrag aufgrund des Erreichens der Höchstmenge schon nach Ablauf von vier Jahren endet und der Auftragsgegenstand schon zu einem früheren Zeitpunkt wieder dem Wettbewerb zugeführt wird.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YBWRMNQ

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Zur Überprüfung des Vergabeverfahrens kann ein Nachprüfungsantrag bei der unter Ziffer VI.4.1) genannten Vergabekammer gestellt werden, solange ein wirksamer Zuschlag noch nicht erteilt worden ist.
Der Antrag ist unzulässig, soweit
(1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn
Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
(4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind,
(Das Vorstehende gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.)
Bezüglich aller verspätet oder überhaupt nicht gerügten Verstöße ist der Bieter präkludiert.