Rahmenvertrag Fahrradleasing für die Mitarbeitenden des UKD

Kurze Beschreibung

Das Universitätsklinikum Carl Gustav Carus Dresden an der Technischen Universität Dresden möchte seinen Beschäftigten im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung, zur Stärkung der Position als attraktiver Arbeitgeber sowie als Beitrag zur Nachhaltigkeit und zum Umweltschutz das Leasing eines Dienstfahrrades (Fahrradleasingmodell) anbieten.

Hierfür strebt der Auftraggeber den Abschluss eines Rahmenvertrages über die Nutzung eines Dienstfahrrad-Leasing an.

Zusätzliche Informationen

1. Der Auftraggeber kann oder muss den Bieter ausschließen, wenn einer der Ausschlusstatbestände des § 123 oder des § 124 GWB vorliegt bzw. gegeben ist oder andere, spezialgesetzliche Ausschlussgründe vorliegen / gegeben sind. Diesbezüglich hat der Bieter mit seinem Angebot eine Erklärung im Formblatt Angebot / gemäß dem Formblatt Angebot einzureichen.

Zudem hat der Bieter zu erklären, dass er bei der Ausführung der Leistungen als Auftragnehmer seinen Beschäftigten (mit Ausnahme der Auszubildenden) den gesetzlichen Regelungen entsprechend den jeweilig gültigen Mindestlohn pro Stunde zahlt gemäß dem beiliegenden Formblatt F7.

Um die Übersendung eines Auszuges aus dem Gewerbezentralregister (nicht älter als 3 Monate) wird gebeten. Ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister ist demgemäß dem Angebot nicht zwingend beizulegen.

2. Die Einreichung / Abgabe der Angebote hat mithilfe elektronischer Mittel über die E-Vergabeplattform "Deutsches Vergabeportal" zu erfolgen (Art der akzeptierten elektronischen Angebote: Elektronisch in Textform, Elektronisch mit fortgeschrittener elektronischer Signatur, Elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur). In diesem Zusammenhang ist das den Vergabeunterlagen beiliegende Dokument "Information nach § 11 Abs. 3 VgV zum Einsatz elektronischer Mittel im Vergabeverfahren" zu beachten. Es wird weiterhin darauf hingewiesen, dass ein elektronisch übermitteltes Angebot alle geforderten Dokumente, Anlagen, Formblätter, Nachweise, Prospekte etc. enthalten muss (siehe u.a. Ziffer 3.1.1. der Angebots- und Bewerbungsbedingungen).

3. Bietergemeinschaften haben in ihrem Angebot (im Formblatt F2) sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft sind zudem hinsichtlich der in diesem Fall einzureichenden Eignungsnachweise und sonstigen Nachweise die Festlegungen unter Ziffer 5. und 6. der "Hinweise zum Vergabeverfahren" zu beachten.

4. Eine Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer ist nicht ausgeschlossen. Der Bieter hat jedoch mit der Abgabe des Angebotes Art und Umfang der Leistungen bzw. die Teile des Auftrags anzugeben, die er an Unterauftragnehmer zu übertragen beabsichtigt und - sofern für den Bieter im Rahmen der Angebotsabgabe zumutbar, d.h. nicht zwingend - die vorgesehenen Unterauftragnehmer zu benennen (Formblatt F3-A). Darüber hinaus hat der Bieter erst nach einer vor der Zuschlagserteilung ggf. erfolgenden, diesbezüglichen Aufforderung des Auftraggebers, unter Einhaltung der mitgeteilten Frist zum einen die Unterauftragnehmer verbindlich zu benennen und zum anderen nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Mittel der benannten Unterauftragnehmer tatsächlich zur Verfügung stehen (beispielsweise durch Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers gegenüber dem Bieter); Vgl. § 36 Abs. 1 S. 2 VgV. Des Weiteren hat der Bieter auf Anforderung des Auftraggebers nachzuweisen, dass keine Gründe für den Ausschluss des Unterauftragnehmers / der Unterauftragnehmer vorliegen; dazu hat der Bieter für den / die Unterauftragnehmer die in Ziffer 5. und 6. der "Hinweise zum Vergabeverfahren" aufgeführten Formblätter und Nachweise (mit Ausnahme der Formblätter F2 und F3-A; anstatt dem "Formblatt Angebot" ist das Formblatt F6 zu verwenden, mit dem die Eigenerklärung zu den §§ 123, 124 GWB und weiteren spezialgesetzliche Ausschlussgründen zu erbringen ist) nachzureichen. Hierbei gilt im Hinblick auf die unter Ziffer 5. der "Hinweise zum Vergabeverfahren" geforderten Nachweise zur Eignungsprüfung, dass die Eignung eines Unterauftragnehmers lediglich im Hinblick auf den durch den konkreten Unterauftragnehmer zu übernehmenden / zu erbringenden Leistungsteil nachzuweisen ist. Weitere spezifische Festlegungen zum Vergabeverfahren VGS # 18/2021 zum Nachweis der Eignung von Unterauftragnehmern sind der Vergabeunterlage "Angebots- und Bewerbungsbedingungen", Ziffer 3.9. "Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer / Eignungsleihe" zu entnehmen.Weitere Hinweise und Anforderungen für den Fall, dass der Bieter für den Nachweis seiner Eignung (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nimmt (Eignungsleihe, § 47 VgV), sind ebenso unter Ziffer 3.9 der "Angebots- und Bewerbungsbedingungen" aufgeführt.

5. Weitere Hinweise zum Nachweis der Eignung / zum Abschnitt III. 1) Teilnahmebedingungen: Für ausländische Bieter ist der Nachweis der Eignung auch durch amtliche Bescheinigungen gleichwertiger Art

möglich. Nachweise in anderer als in deutscher Sprache sind mit einer beglaubigten Übersetzung abzugeben.

Sofern der Bieter für einzelne Leistungen Unterauftragnehmer beauftragt, hat er mit seinem Angebot bzw. nach einer vor der Zuschlagserteilung ggf. erfolgenden entsprechenden Aufforderung des Auftraggebers ebenfalls für diese entsprechende Nachweise einzureichen, dies abhängig vom jeweils zu erbringenden Leistungsanteil (siehe diesbezügliche Hinweise unter Ziffer 3.9 der Angebots- und Bewerbungsbedingungen). Hinweise zum Nachweis der Eignung für Teilnehmer einer Bietergemeinschaft sind der Vergabeunterlage "Hinweise zum Vergabeverfahren", Punkt 5. "Nachweise zur Eignungsprüfung" zu entnehmen.

[FORTSETZUNG von IV.1.3) Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem]

Hierbei sei auch darauf hingewiesen, dass die Etablierung eines entsprechenden Fahrradleasing-Angebotes und dessen interne Kommunikation an die Mitarbeitenden einen hohen Aufwand für den Auftraggeber darstellt. Das bestehende Ziel, dass möglichst viele der mehr als 5.000 Mitarbeitenden am UKD auf das Angebot und die daraus resultierenden Vorteile aufmerksam gemacht und über alle notwendigen Informationen, Aufgaben und die Bedingung informiert werden, kann dabei nur über einen langfristigen Zeitraum erreicht werden. Vor diesem Hintergrund ist es zwingend erforderlich, dass das Angebot über einen möglichst langfristigen Zeitraum zu gleichbleibenden Konditionen und mit unverändertem Lesingprozess zur Verfügung steht. Andernfalls würde bei einem Wechsel des Auftragnehmers stets wieder umfassende Kommunikationsmaßnahme notwendig werden, was nicht akzeptabel ist.

Hinsichtlich des wohl langfristigen Nutzungszeitraums eines Fahrrads ist sicherzustellen, dass den Mitarbeitenden auch nach der länger andauernden Nutzung eines (vormals geleasten) Fahrrads die Möglichkeit offensteht, das gewohnte Fahrradleasing-Angebot - bspw. nach acht oder zehn Jahren - erneut zu nutzen, was eine entsprechend lange maximale Vertragslaufzeit unumgänglich macht.

Zu berücksichtigen ist zudem, dass aufgrund einer längerfristigen vertraglichen Bindung eine günstige Preisgestaltung zu erwarten ist bzw. dass eine entsprechend längerfristige Vertragslaufzeit es den Unternehmen zugleich gestattet, möglichst wirtschaftliche Angebote abzugeben.

Zugleich wird durch eine maximale Vertragslaufzeit von fünfzehn Jahren gewährleistet, dass die gegenständliche Leistung nach diesem begrenzten Zeitraum (wieder) dem Wettbewerb zugeführt werden kann und somit andere Unternehmen nicht dauerhaft oder über einen weitaus längeren Zeitraum (bspw. 25 Jahre oder unbefristet) von der Leistung und dem Wettbewerb ausgeschlossen sind. Es ist auch nicht unwahrscheinlich, dass der Vertrag aufgrund des Erreichens der Höchstmenge schon nach Ablauf von vier Jahren endet und der Auftragsgegenstand schon zu einem früheren Zeitpunkt wieder dem Wettbewerb zugeführt wird.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YBWRMNQ

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftraggeber ist berechtigt, den Rahmendienstleistungsvertrag und den Rahmenleasingvertrag einseitig um jeweils 12 Monate zu verlängern, indem er jeweils die Verlängerung schriftlich erklärt und diese Erklärung jeweils dem Auftragnehmer und - sofern zutreffend - der vom Aufttragnehmer bestimmten Leasinggesellschaft bis spätestens drei Monate vor dem jeweiligen Ende der Vertragslaufzeit zugeht. Einer gesonderten Kündigung bedarf es jeweils nicht. (Vertragsverlängerungsoptionen) Der Rahmendienstleistungsvertrag und der Rahmenleasingvertrag enden jedoch spätestens nach Ablauf von 180 Monaten nach Zuschlagserteilung. Einer gesonderten Kündigung bedarf es jeweils nicht.

Beschleunigtes Verfahren

Eine Verkürzung der gemäß § 15 Abs. 2 VgV für den Eingang der Angebote im Offenen Verfahren bestehenden Mindestfrist von 35 Tagen auf 30 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung, ist gemäß § 15 Abs. 4 VgV zulässig, da die elektronische Übermittlung der Angebote durch den Auftraggeber zugelassen wird.

Begründung für die Rahmenvereinbarung

Die maximale Vertragslaufzeit von 180 Monaten ist mit Blick auf die Grundsätze des Wettbewerbs und der Wirtschaftlichkeit zulässig und gerechtfertigt. Im Zuge der gegenständlichen Ausschreibung wird der Abschluss eines Rahmenvertrages über die Nutzung eines Dienstfahrrad-Leasing angestrebt. Die Finanzierung erfolgt u.a im Rahmen einer Entgeltumwandlung. Hierbei ist eine umfassende Unterrichtung und Einbeziehung der Gewerkschaft (insb. Anhörung vor der Durchführung der Ausschreibung, Abstimmung der Ausschreibungsinhalte, Einsicht in Angebote, Verständigung bei der Auswahl des Unternehmens) erforderlich, welche mit hohen personellen und zeitlichen Aufwänden auf Seiten des UKD verbunden ist. Eine längere, über die Regelhöchstlaufzeit von 4 Jahren hinausgehende vertragliche Bindung des Leistungserbringers ist bereits vor diesem Hintergrund angezeigt und verhältnismäßig, um entsprechende Aufwände zu vermeiden. Für gewöhnlich ist im Hinblick darauf, dass Fahrräder durchschnittlich acht bis zehn Jahre genutzt werden können, davon auszugehen, dass die Mitarbeitenden ihre geleasten Fahrräder auch über den Leasingzeitraum von 36 Monaten hinaus nutzen werden wollen und dementsprechend die Möglichkeit des Kaufs des Dienstfahrrades nutzen. Demzufolge ist es grundsätzlich schwer abschätzbar, in welchem Zeitraum die maximale Abrufmenge von 5.000 Fahrrädern bzw. Einzelleasingverträgen erreicht werden wird; es kann jedoch wohl davon ausgegangen werden, dass dies nicht innerhalb von 10 Jahren nach der Zuschlagserteilung erfolgen wird, weswegen eine längere Vertragslaufzeit angezeigt ist. Der bei einer kürzeren Vertragslaufzeit (als 15 Jahre) erforderliche Wechsel des Leistungserbringers ist zu vermeiden, weil eine etappenweise vertragliche Bindung von verschiedenen Leistungserbringern im Ergebnis dazu führen würde, dass für die Mitarbeiter*innen jeweils verschiedene Leistungserbringer "zuständig" wären. [FORTSETZUNG UNTER VI.3) Zusätzliche Angaben]

Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren

Die maximale Vertragslaufzeit von 180 Monaten ist mit Blick auf die Grundsätze des Wettbewerbs und der Wirtschaftlichkeit zulässig und gerechtfertigt. Im Zuge der gegenständlichen Ausschreibung wird der Abschluss eines Rahmenvertrages über die Nutzung eines Dienstfahrrad-Leasing angestrebt. Die Finanzierung erfolgt u.a im Rahmen einer Entgeltumwandlung. Hierbei ist eine umfassende Unterrichtung und Einbeziehung der Gewerkschaft (insb. Anhörung vor der Durchführung der Ausschreibung, Abstimmung der Ausschreibungsinhalte, Einsicht in Angebote, Verständigung bei der Auswahl des Unternehmens) erforderlich, welche mit hohen personellen und zeitlichen Aufwänden auf Seiten des UKD verbunden ist. Eine längere, über die Regelhöchstlaufzeit von 4 Jahren hinausgehende vertragliche Bindung des Leistungserbringers ist bereits vor diesem Hintergrund angezeigt und verhältnismäßig, um entsprechende Aufwände zu vermeiden. Für gewöhnlich ist im Hinblick darauf, dass Fahrräder durchschnittlich acht bis zehn Jahre genutzt werden können, davon auszugehen, dass die Mitarbeitenden ihre geleasten Fahrräder auch über den Leasingzeitraum von 36 Monaten hinaus nutzen werden wollen und dementsprechend die Möglichkeit des Kaufs des Dienstfahrrades nutzen. Demzufolge ist es grundsätzlich schwer abschätzbar, in welchem Zeitraum die maximale Abrufmenge von 5.000 Fahrrädern bzw. Einzelleasingverträgen erreicht werden wird; es kann jedoch wohl davon ausgegangen werden, dass dies nicht innerhalb von 10 Jahren nach der Zuschlagserteilung erfolgen wird, weswegen eine längere Vertragslaufzeit angezeigt ist. Der bei einer kürzeren Vertragslaufzeit (als 15 Jahre) erforderliche Wechsel des Leistungserbringers ist zu vermeiden, weil eine etappenweise vertragliche Bindung von verschiedenen Leistungserbringern im Ergebnis dazu führen würde, dass für die Mitarbeiter*innen jeweils verschiedene Leistungserbringer "zuständig" wären. [FORTSETZUNG UNTER VI.3) Zusätzliche Angaben]