Rahmenvertrag Tagungshotel

Beschreibung der Beschaffung

Im Rahmen des gemeinsamen Betriebs der fachlichen IT-Standards der Innenverwaltung ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards beim Senator für Finanzen der Freien Hansestadt Bremen (KoSIT) beauftragt, regelmäßige 1-, 2- und 3-tägige Veranstaltungen mit Experten durchzuführen. Diese Veranstaltungen müssen in einem Tagungshotel durchgeführt werden, in dem die Teilnehmenden ihre Gremiensitzungen durchführen, übernachten und verpflegt werden. Ziel dieser Ausschreibung ist ein Rahmenvertrag mit einem Auftragnehmer über die entsprechende Leistung abzuschließen.
Leistungsumfang:
Die Veranstaltungen finden werktags (in Einzelfällen kann eine Voranreise und die damit verbundene Übernachtungsmöglichkeit bereits an einem Sonntag erforderlich sein) und in regelmäßigen Abständen verteilt über das Jahr statt. Im Rahmen einer Veranstaltung tagen regelhaft 2 Unterarbeitsgruppen parallel (AG Modellierung und AG Test). Jede Unterarbeitsgruppe besteht aus ca. 13 Personen. Die Unterarbeitsgruppen müssen zeitweilig als Gesamtplenum zusammenarbeiten können.
Entsprechend muss pro Veranstaltung ein großer Sitzungsraum für das Gesamtplenum (ca. 26 Personen) und ein kleiner Sitzungsraum (ca. 13 Personen) zur Verfügung gestellt werden.
Die von der KoSIT durchgeführten Veranstaltungen lassen sich anhand der Sitzungsdauer in 3 Typen unterteilen.
Typ A:
Diese 2-tägigen Sitzungen beginnen am ersten Tag am Vormittag und enden am zweiten Tag mittags. Sie beinhalten neben der Bereitstellung der Tagungsräume/-technik (s. Abschnitt 4.4) und der Übernachtung (s. Abschnitt 3) der Teilnehmer folgende Leistungen aus Abschnitt 0:
— Tag 1: Kaffeepause am Vormittag, Mittagessen, Kaffeepause am Nachmittag, Abendessen,
— Tag 2: Frühstücksbuffet, Kaffeepause am Vormittag, Mittagessen bzw. Reiseverpflegung.
Typ B:
Diese 2-tägigen Sitzungen beginnen am ersten Tag am Vormittag und enden am zweiten Tag am Nachmittag. Sie beinhalten neben der Bereitstellung der Tagungsräume/-technik (s. Abschnitt 4.4) und der Übernachtung (s. Abschnitt 3) der Teilnehmer folgende Leistungen aus Abschnitt 0:
— Tag 1: Kaffeepause am Vormittag, Mittagessen, Kaffeepause am Nachmittag und Abendessen,
— Tag 2: Frühstücksbuffet, Kaffeepause am Vormittag, Mittagessen und Kaffeepause am Nachmittag.
Typ C:
Diese 1-tägigen Sitzungen beginnen am Vormittag und enden am Nachmittag, Sie beinhalten neben der Bereitstellung der Tagungsräume/-technik (s. Abschnitt 4.4) folgende Leistungen aus Abschnitt 0:
— Tag 1: Kaffeepause am Vormittag, Mittagessen, Kaffeepause am Nachmittag.
Pro Jahr ist von ca. 42 Sitzungen auszugehen:
Sitzungstypen Sitzungen pro Jahr
Typ A – AG Modellierung 6
Typ A – AG Test Modellierung 4
Typ B – AG Modellierung 16
Typ B – AG Test 14
Typ C – AG Modellierung 2
Ein Anspruch des Auftragnehmers auf eine Mindestbelegung bzw. eine Mindestanzahl an Unterkunfts- und Verpflegungsleistungen besteht nicht. Die Zimmerbelegung ist in Einzelzimmern oder in einem Doppelzimmer mit preisgleicher Einzelnutzung mit Dusche/WC (Nichtraucherzimmer) erforderlich.
Anforderungen an Lage und Erreichbarkeit
Die Teilnehmenden der Veranstaltungen reisen aus der gesamten Bundesrepublik überwiegend per Bahn an. Um für die Teilnehmer eine Anreise am Vorabend der Veranstaltung zu vermeiden, muss das Tagungshotel in einem zentral in Deutschland gelegenen Ort liegen. Um auch den Mitarbeitern der KoSIT die Gelegenheit zu geben, zur Vorbereitung der Sitzung vor Ort mit ausreichend Vorlauf vor den restlichen Teilnehmern einzutreffen, wird als Tagungsort Göttingen festgelegt. Das Tagungshotel muss mindestens die Anforderungen der DEHOGA-Klassifizierung von 3 Sternen Superior erfüllen (Kriterienkatalog 2020-2025; HOTELSTARS.EU; abrufbar unter:
https://www.hotelstars.eu/de/deutschland/kriterien/kriterienkatalog).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Für die erforderliche Überprüfung Ihrer Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit ist es erforderlich, dass Sie die „Anlage 1 – Eigenerklärungen zur Eignung“ sowie -falls
Zutreffend- die entsprechenden Formblätter ausgefüllt mit dem Angebot einreichen. Die Auftrag-geberin behält sich vor, Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise Dritter belegen zu lassen. Die gilt auch für Nachweise gemäß Ziffer III.1.2) und III.1.3).
Angaben zum Firmenprofil/Unternehmensdarstellung (Formblatt 1)
Eigenerklärung, dass für Ihr Unternehmen keine Ausschlussgründe nach den §§ 123 und 124 GWB vorliegen. (Formblatt 2)
Eigenerklärung, dass Ihr Unternehmen in den letzten 2 Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften, der zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 6 Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen
Oder einer Geldbuße von mehr als 2.500,00 EUR belegt worden ist. (Formblatt 2)
Eigenerklärung, dass Ihr Unternehmen über den Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister verfügt. (Formblatt 2)
Eigenerklärung, dass das Unternehmen Mitglied der Berufsgenossenschaft ist (Formblatt 2)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Für die erforderliche Überprüfung Ihrer Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit ist es erforderlich, dass Sie die „Anlage 1 – Eigenerklärungen zur Eignung“ sowie -fallszutreffend- die entsprechenden Formblätter ausgefüllt mit dem Angebot einreichen.
Eigenerklärung, dass Ihr Unternehmen ist den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2019, 2018, 2017), soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen (Formblatt 2)
Eigenerklärung, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet (Formblatt 2)
Eigenerklärung, dass das Unternehmen seine Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. (Formblatt 2)
Eigenerklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohns (Formblatt 6)
Eigenerklärung, dass Ihr Unternehmen über eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung verfügt, die folgende Mindestdeckungssummen abdeckt: 1 000 000 EUO Personen- und Sachschäden pro Schadensfall und Person, 500 000 EUR für Vermögensschäden pro Schadensfall, 250 000 EUR für Verletzungen von Vorschriften zum Datenschutz (einschließlich Sozialdaten) pro Schadensfall und 1 000 000 EUR für sonstige Schäden (Formblatt 2)
Eigenerklärung, dass das absehbare jährlichen Rechnungsvolumen des vorgesehenen Angebotes nicht mehr als 1/3 des Geschäftsumsatzes des Unternehmens ausmacht (Formblatt 5)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Für die erforderliche Überprüfung Ihrer Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit ist es erforderlich, dass Sie die „Anlage 1 – Eigenerklärungen zur Eignung“ sowie -falls
Zutreffend- die entsprechenden Formblätter ausgefüllt mit dem Angebot einreichen.
Eigenerklärung, dass Ihr Unternehmen über die erforderlichen Arbeitskräfte verfügt, die für die Ausführung der ausgeschriebenen Leistungen erforderlich sind (Formblatt 2)
Eigenerklärung, dass das Tagungshotel den gehobenen Ansprüchen gemäß der Deutschen Hotel-klassifizierung (Kriterienkatalog 2020-2025; HOTELSTARS.EU) entspricht und erfüllt (Formblatt 3)
Der Bieter hat mit dem Angebot 3 Referenzen über Aufträge, die mit dem Anforderungsprofil der Auftraggeberin vergleichbar sind, aus den letzten 3 Geschäftsjahren (2017, 2018, 2019) einzureichen (Formblatt 4).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die Ausschreibung richtet sich unmittelbar an Tagungshotels. Eine Angebotsabgabe im Wege der Eignungsleihe ist nicht zulässig. Das Tagungshotel muss alle geforderten MUSS-Anforderungen gemäß Leistungsbeschreibung erfüllen. Als Tagungsort wird Göttingen festgelegt.

1. Rügen sind ausschließlich an den unter I.1) genannten Auftraggeber zu senden.
2. Im bzw. in den Vergabeverfahren werden nur Email als Kommunikationsmittel zugelassen. Geben Sie dazu bitte immer die Vergabenummer: V0021/2021 an.
3. Werden im Vergabeverfahren Bescheinigungen von Auftraggebern oder amtlichen Stellen gefordert, sind sie – soweit sie nicht in Deutsch verfasst wurden – inklusive einer beglaubigten deutschsprachigen Übersetzung einzureichen.
4. In den Vergaben ist Transparency International eingebunden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

a) Ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht, kann ein Nachprüfungsverfahren gemäß der §§ 160 ff GWB bei der unter IV.4.1) genannte Stelle einleiten.
b) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
— der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften in dem Vergabeverfahren vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Vergabebekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Anagebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— Mehr als 15 Tage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
c) Die Ausführungen zur Unzulässigkeit (vorstehend unter lit. B) gelten nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Satz 2 GWB.
§ 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.