Beschreibung der Beschaffung
Beratung über effiziente und wirtschaftliche Reise- und Übernachtungs-Möglichkeiten
- Persönliche Erreichbarkeit von 24 Stunden an 7 Tagen der Woche dringend erforderlich (Keine Bandansage, kein Callcenter)
- Bereitstellung einer eigenen IBE (= Internet Booking Engine)
- Der DRV muss auf der IBE die Möglichkeit besitzen eigenverantwortlich Buchungen vorzunehmen
- Ein/e erfahrene/r, hauptverantwortliche/r Ansprechpartner/in muss dem Auftraggeber benannt werden. Dieser Austausch ist zwingend in deutscher Sprache erforderlich
- Beratung über Tarife, Kundenrabatte und sonstige Vergünstigungen der ausgewählten Leistungserbringer
- Souveränität im Umgang mit extrem großem Gepäckvolumen durch z.B. Boote, Physioliegen etc. (Übergepäckmanagement)
- Frühzeitige Buchung ohne konkrete Namensauflistung
- Flexible nationale Zubringeränderungen
- Beratung über Reisegruppen-Management
- Airport-Services durch persönliche Betreuung am Flughafen bei Gruppenreisen (Unterstützung beim Check-In etc.)
- Einholung von mindestens drei Angeboten vor der Buchung für jede Reiseleistung
- Buchung von Flugtickets für Dienstreisen
- Buchung von Bahnfahrkarten für Dienstreisen
- Beschaffung von Bahncards
- Hotelbuchungen (z.B. für Übernachtungen, Tagungen, etc.) für die Belange des DRV:
- Berücksichtigung der Lage des Hotels nach Wünschen des DRV (speziell hinsichtlich Anfahrtszeit zur Trainings- oder Wettkampfstätte, Lage des Hotels hinsichtlich der Lärmbelastung,
- Möglichkeit der Nutzung von Räumlichkeiten für die Unterbringung von Booten und für die Arbeit von Mechanikern
- Möglichkeit für Reinigung von Booten
- Flexibilität der Küche hinsichtlich Essenszeiten und Möglichkeit der leistungssportgerechten Verpflegung
- Mietwagenbuchungen
- Umbuchungen (inklusive Name Change) und Stornierungen für die vorgenannten Sachverhalte
- Kostengünstige Umbuchungsmöglichkeiten
- Flexible Namensänderungen bei Buchungen
- Hotel-Konferenzraumbuchungen
- Organisation von Trainingslagern mit den entsprechenden Trainingsmöglichkeiten
- Organisation der gewünschten Freizeiteinrichtungen zur Erholung
- Organisation von Flughafentransfer
- Ausstellung von Flug- und Bahntickets sowie sonstigen Reisedokumenten
- Responsezeit zu aktiver Hilfestellung von maximal 5 Minuten
- Erbringung Visa-Service
- Monatliche Abrechnung aller erbrachter Leistungen unter Sicherstellung der Nachprüfbarkeit durch zugehörigen Einzelbelegnachweis.