RV Konferenzdienstleister

Kurze Beschreibung

Rahmenvertrag über die Leistungen eines technischen Konferenzdienstleisters, der das Auswärtige Amt, seiner nachgeordneten Behörden und andere Ressorts und die in seine protokollarische Zuständigkeit fallende Bereiche bei der Konzeption, Vorbereitung und Durchführung von internationalen bzw. multilateralen Konferenzen, sowie Gipfeltreffen, Regierungskonsultationen und Großveranstaltungen (auch bei virtuellen Formaten) unterstützt.

Beschreibung der Beschaffung

Leistungsgegenstand ist die Unterstützung der Auftraggeberin (Bundesrepublik Deutschland) in allen Leistungsphasen der Organisation von internationalen Konferenzen.
Es wird ein Rahmenvertrag mit einer festen Vertragslaufzeit von 2 Jahren mit einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils ein Jahr ausgeschrieben. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt somit 4 Jahre.
Das Auftragsvolumen wurde aus einer Abfrage des Bedarfs der beteiligten Ressorts sowie Erfahrungswerten des Auswärtigen Amtes ermittelt. Unter Berücksichtigung dieses zu erwartenden Bedarfs für die nun angestrebte Vertragslaufzeit ergibt sich ein Schätzwert von ca. 91,7 Mio. EUR brutto (bei einer Laufzeit von 2 Jahren). Bei mit einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils 1 Jahr steigert sich der zu erwartende Bedarf auf ca. 144,4 Mio. EUR brutto).
Mit eingeflossen in die Berechnung ist der Umstand, dass eine Gastgeberschaft der Bundesrepublik Deutschland für internationale Großereignisse zum Zeitpunkt der Ausschreibung nach Erfahrungswerten mit großer Wahrscheinlichkeit zwar zu erwarten, aber noch nicht hinreichend konkretisiert ist. Diese Gastgeberschaft betrifft neben dem Auswärtigen Amt auch andere Ressorts.
Ein längeres Andauern der SARS-CoV-2-Pandemie und damit ein Verbleib des internationalen Konferenzaufkommens auf dem außergewöhnlich niedrigen Niveau des Jahres 2020 ist ebenfalls „nicht“ in die Kalkulation mit eingeflossen. Sollten sich die Erwartungen an die Gastgeberschaft der Bundesrepublik Deutschland nicht erfüllen bzw. sollte die Pandemie während der Vertragslaufzeit noch länger als erwartet andauern, ist mit einer erheblichen Reduktion des Auftragsvolumens auf ggf. wenige Millionen EUR zu rechnen.
Zu beachten ist, dass vor dem Hintergrund der oben beschriebenen geschuldeten Leistung diese Schätzwerte aus Sicht des Rahmenvertragspartners zu einem erheblichen Teil (je nach dessen Unternehmensstruktur ggf. sogar bis zu 90-95 Prozent) Fremdleistungen widerspiegeln können, die Nachunternehmer / Unterauftragnehmer für ihn erbringen.
Weitere Details zum Leistungsumfang ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.

Zusätzliche Informationen

In Ergänzung zu I.2:
Folgende öffentliche Auftraggeber sind berechtigt, auf diese Rahmenvereinbarung zuzugreifen: BPrA, BKAmt, Bundestag, BMF, BMI, BMWi, BMJV, BMAS, BMVg, BMEL, BMFSFJ, BMG, BMVI, BMU, BMBF, BMZ, BKM, BPA, BfAA und DAI.
Die alleinige Verantwortung für die Durchführung dieses Vergabeverfahrens liegt beim Auswärtigen Amt.
In Ergänzung zu II.2.3:
Es können Aufträge erteilt werden, die in ganz Deutschland auszuführen sind. Die Ausführung beschränkt sich ausdrücklich nicht auf Aufträge im Großraum Berlin oder das Auswärtige Amt in Berlin.
In Ergänzung zu II.1.5 und II.2.6:
Die Schätzwertermittlung ergab einen Betrag von 144,4 Mio EUR inkl. MwSt. Daraus errechnet sich der in den o.g. Punkten angegebene geschätze Wert ohne MwSt.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Ausschlusskriterien im Rahmen der Eignungsprüfung (Zusammenfassender Überblick):
— Nachweis von mindestens 5 durchgeführten Konferenzen mit jeweils mindestens 500 akkreditierten Teilnehmern (inkl. Medienvertretern, die bei den 500 Teilnehmern mitgezählt werden) seit dem 1.1.2017,
— Nachweis von mindestens 3 durchgeführten Konferenzen mit besonders hohen Sicherheitsanforderungen, d.h. mit Durchführung einer Akkreditierung der Teilnehmer gem. § 6 Bundeskriminalamtgesetz (BKAG) unter Berücksichtigung einer Sicherheitsstufe mit mindestens 300 akkreditierten Teilnehmern (inkl. Medienvertretern, die bei den 300 Teilnehmern mitgezählt werden) seit dem 1.1.2017,
— Nachweis von mindestens 5 professionellen virtuellen Konferenzen (zur Spezifikation dieser Konferenzart siehe Anlage „Erläuterung Eignungskriterien“ unter Ziffer 2.) mit mindestens 100 Teilnehmerzugängen seit dem 1.1.2017, davon mind. eine Konferenz inkl. eines Streamings (ggf. nur von Teilen des Konferenzprogramms) ,über eine Social-Media-Plattform und eine weitere inkl. eines Streamings (ggf. nur von Teilen des Konferenzprogramms) über eine eingerichtete Konferenz-Webseite
— erfahrenes, geschultes, ausreichendes und qualifiziertes Personal in fest definierten Positionen des Unternehmens, auch deutsche und ggf. englische Sprachkenntnisse,
— Bereitschaft zur Sicherheitsüberprüfung des eingesetzten Personals sowie Vorlage einfacher Führungszeugnisse,
— Personal mit dem Befähigungszeugnis als „Verantwortlicher für Veranstaltungstechnik“ nach Maßgabe der Berliner Betriebsverordnung (§ 33 BetrVo) oder vergleichbares Befähigungszeugnis anderer Bundesländer,
— Bereitschaft zur Einrichtung eines festen Büros in Berlin mit ständiger Erreichbarkeit (kein Call Center),
— Einhaltung der Bestimmungen der DSGVO,
— Gesamtumsätze des Bewerbers der letzten 4 Jahre (1.1.2017-31.12.2020, kumuliert) beträgt insgesamt mind. 40 Mio. Euro,
— Summe der Umsätze des Bewerbers in Bezug auf Planung, Vorbereitung und Durchführung sicherheitssensibler, politischer oder politiknaher Großkonferenzen mit internationalem Bezug in der Bundesrepublik Deutschland im Auftrag von obersten Bundesbehörden beträgt in den letzten 4 Jahre (1.1.2017-31.12.2020, kumuliert) mind. 12 Mio. Euro,
— Fähigkeit zur Vorfinanzierung einer Veranstaltung von bis zu 1 Mio. Euro, Nachweis durch Bestätigung einer europäischen Bank in deutscher Sprache,
— Bonitätsindex der Creditreform als „gut“, d.h. mit höchstens 249 Punkten bewertet,
— Handelsregisterauszug (Ausstellungsdatum liegt nicht länger als 3 Monate vor der Einreichung des Teilnahmean-trags), Gewerbezentralregisterauszug (Ausstellungsdatum liegt nicht länger als 3 Monate vor der Einreichung des Teilnahmean-trags), Eigenerklärung zur von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung,
— Vorlage einer Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Deckungssummen: 5 Mio. Euro Deckungssumme für Sachschäden, 10 Mio. Euro Deckungssumme für Personenschäden und 5 Mio. Euro für Vermögensschäden Sofern die aktuelle Betriebshaftpflichtversicherung des Unternehmens diese Deckungssummen nicht aufweist, muss es sich in Form einer Eigenerklärung dazu verpflichten, seine Betriebshaftpflichtversicherung im Falle der Auftragserteilung unverzüglich auf die nachgenannten Deckungssummen zu erhöhen und dies dem Auftraggeber unaufgefordert nachzuweisen,
— Nichterfüllung der gesetzlichen Ausschlussgründe,
— Eigenerklärung zur Verschwiegenheit und Vertraulichkeit sowohl während des Vergabeverfahrens als auch während der Vertragsausführung.
Bewertungskriterien im Rahmen der Eignungsprüfung (Zusammenfassender Überblick):
— Nachweis von weiteren seit dem 1.1.2017 durchgeführten Konferenzen mit mindestens je 300 akkreditierten Teilnehmern,
— Nachweis von weiteren seit dem 1.1.2017 durchgeführten Konferenzen mit einer obersten Bundesbehörde als Auftraggeber mit mindestens je 300 akkreditierten Teilnehmern,
— Nachweis von weiteren seit dem 1.1.2017 durchgeführten Konferenzen mit hohen Sicherheitsanforderungen mit mindestens je 100 akkreditierten Teilnehmern,
— Nachweis von weiteren in den letzten 4 Jahren (1.1.2017-31.12.2020) durchgeführten Konferenzen mit hohen Sicherheitsanforderungen in denkmalgeschützten Gebäuden mit mindestens je 100 akkreditierten Teilnehmern,
— Nachweis von weiteren in den letzten 4 Jahren (1.1.2017-31.12.2020) durchgeführten professionellen virtuellen Konferenzen (zur Spezifikation dieser Konferenzart siehe Anlage „Erläuterung Eignungskriterien“ unter Ziffer 2.) mit mindestens 50 Teilnehmerzugängen,
— Nachweis von weiteren seit dem 1.1.2017 durchgeführten professionellen virtuellen Konferenzen (zur Spezifikation dieser Konferenzart siehe Anlage „Erläuterung Eignungskriterien“ unter Ziffer 2.) mit einer obersten Bundesbehörde als Auftraggeber mit mindestens je 20 Teilnehmerzugängen,
— Nachweis von weiteren seit dem 1.1.2017 durchgeführten professionellen virtuellen Konferenzen (zur Spezifikation dieser Konferenzart siehe Anlage „Erläuterung Eignungskriterien“ unter Ziffer 2.), bei denen Dolmetschung technisch eingebunden wurde und Teilnehmer ihre gewünschte Sprache aus verschiedenen Kanälen auswählen konnten, mit mindestens je 20 Teilnehmernzugängen,
— festangestelltes Personal in definierten Positionen des Unternehmens,
— Umwelt- und Qualitätsmanagementsysteme, System der unternehmerischen Selbstverantwortung.
Weitere Details zu den Eignungskriterien ergeben sich aus der Anlage Bewertungsmatrix der Vergabeunterlagen.
Es ist vorgesehen, die eingegangenen Teilnahmeanträge anhand der Kriterien des Katalogs der Ausschluss- und Bewertungskriterien für den Teilnahmewettbewerb (Anlage „Bewertungsmatrix“) zu werten und eine Rangliste der eingegangenen Teilnahmeanträge zu erstellen. Bei gleicher Punktzahl entscheidet das Los über den höherrangigen Platz auf der Rangliste. Die 3 bestplatzierten Bewerber erhalten eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots.

Hauptmerkmale des Vergabeverfahrens

Vorgesehen ist die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem öffentlichen Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 3 Nr. 2 und 3 VgV in Verbindung mit §§ 17, 64 VgV (EU-Verfahren).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, dem Auswärtigen Amt. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich beim Auswärtigem Amt zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB) Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder im Vergabeverfahren zugänglich gemachten Unterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Auswärtigen Amt geltend gemacht werden. Verstöße, die aufgrund der Vergabeunterlagen für die Angebotsphase erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auswärtigem Amt geltend gemacht werden. Teilt das Auswärtige Amt dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so kann das Unternehmen nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Rügeerwiderung einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 bis 4 GWB). Bieter, deren Angebote nicht bezuschlagt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage (bzw. bei elektronischer Übermittlung 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information durch das Auswärtige Amt geschlossen werden. Diese Frist beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das Auswärtige Amt. Die Unwirksamkeit gem. § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Information der Bewerber und Bieter durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 Abs. 2 GWB).