Scannen Bauarchiv

Kurze Beschreibung

Das Bauaktenarchiv mit Bauakten und Baustatikakten der Freien Hansestadt Bremen soll digitalisiert und als OCR-Volltext durchsuchbare PDF/A-2u-Datei (MRC-Komprimierung mit dem LuraTech PDF Compressor) gespeichert werden. Damit wurde bereits in 2014 durch einen externen Dienstleister begonnen. Etwa 1 700 Kartons mit insgesamt etwa 20 000 Bauakten sind noch zu digitalisieren. Hinzu kommen bis zur vollständigen Umstellung auf eine digitale Bauaktenführung jährlich ca. weitere 150 Kartons mit 2 500 Bauakten. Die Digitalisierung der restlichen Bauakten soll über einen Zeitraum von 2 Jahren verwirklicht werden. Daher sind schrittweise jedes Jahr anteilig 1/2 des Aktenbestandes von ca. 25 000 Akten zu digitalisieren. Dieser Aktenbestand muss ab Vertragsbeginn, den 1.9.2021 auch verwahrt werden.

Beschreibung der Beschaffung

Das Bauaktenarchiv mit Bauakten und Baustatikakten der Freien Hansestadt Bremen soll digitalisiert und als OCR-Volltext durchsuchbare PDF/A-2u-Datei gespeichert werden. Damit wurde bereits in 2014 durch einen externen Dienstleister begonnen. Etwa 1 700 Kartons mit insgesamt etwa 20 000 Bauakten sind noch zu digitalisieren. Hinzu kommen bis zur vollständigen Umstellung auf eine digitale Bauaktenführung jährlich ca. weitere 150 Kartons mit 2 500 Bauakten. Die Lagerung der Akten ist zu übernehmen. Der Rahmenvertrag wird für 2 Jahre geschlossen.

Zusätzliche Informationen

Die Bewertung der Angebote richtet sich nach der einfachen Richtwertmethode.
Bezüglich der Leistung wird mit Angebotsabgabe ein durch den Bieter einzureichender Probescan abgefordert.
Der Bieter hat sein Interesse an der Ausschreibung dem Auftraggeber über die Bieterkommunikation bis zum 14.6.2021 anzuzeigen, damit ihm die Testakte zum Scannen zeitgerecht übersandt werden kann. Hierbei hat er die erforderlichen Angaben zu machen, damit die Testakte an den richtigen Ansprechpartner übermittelt werden kann (z. B. Firma, Ansprechpartner, Adresse, ggf. Firmenzusatz).
Der Probescan ist gemäß dem Leistungsverzeichnis zu scannen und mit Angebotsabgabe im Zielformat der Leistungsbeschreibung (vgl. die dortigen Ziffern 5.4 und 5.5 der Leistungsbeschreibung) einzureichen.
Die Zeit für die postalische Übermittlung, die der Auftraggeber benötigt, hat der Bieter mit in die Erstellung der Angebotsunterlagen einzukalkulieren.
Mit Angebotsabgabe sind die zur Verfügung gestellten Testakten zurück zu übersenden an.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter muss über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügen.
Mit Angebotsabgabe erklärt der Bieter, dass er insoweit über die erforderlichen Kapazitäten verfügt.
Dies wird u.a. anhand des Umsatzes in den letzten drei Geschäftsjahren ermittelt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Folgende Anforderungen (Anforderungsblöcke) werden bei der Referenzen gewertet und gewichtet:
1. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern 10 %,
2. Erfahrung mit der Digitalisierung vergleichbarer Aktenbestände 45 %,
3. Erfahrungen mit der Lagerung/ Verwahrung vergleichbarer großer Aktenbestände 10 %,
4. Erfahrungen mit vergleichbaren Vorgehensweisen bei der Digitalisierung 35 %.
Referenzen:
1.) Erfahrung in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern
Der erste Anforderungsblock wird positiv bewertet, wenn Referenzprojekte innerhalb der öffentlichen Verwaltung erbracht wurden; hierzu zählen alle öffentlichen Auftraggeber, insbesondere werden hier Referenzprojekte für dem Auftraggeber vergleichbare Referenzauftraggeber (Bauverwaltungen) positiv bewertet.
— 0 Punkte: Der Bieter hat kein Referenzprojekt für einen öffentlichen Auftraggeber erbracht,
— 100 Punkte: Der Bieter hat ein Referenzprojekt für einen öffentlichen Auftraggeber erbracht,
— 300 Punkte: Der Bieter hat mehrere Referenzprojekte für öffentliche Auftraggeber erbracht,
— 500 Punkte: Der Bieter hat mehrere Referenzprojekte für öffentliche Auftraggeber erbracht, darunter mindestens eine Bauverwaltung.
2.) Erfahrung mit der Digitalisierung vergleichbarer Aktenbestände
Der Anforderungsblock wird positiv bewertet, wenn der digitalisierte Aktenbestand des Referenzkunden in Art (d.h. Heterogenität des Aktenbestandes hinsichtlich der Seitenformate, des Alters sowie der Bindung der Akten, s. Teil B, 1.d) und Umfang dem Aktenbestand des Auftraggebers im Wesentlichen entspricht.
— 100 Punkte: Die Aktenbestände entsprachen hinsichtlich der Heterogenität der Seitenformate oder des Aktenalters der Art des Aktenbestandes des Auftraggebers und die Anzahl der digitalisierten Seiten betrug mindestens 250 000 p. a.,
— 300 Punkte: Die Aktenbestände entsprachen hinsichtlich der Heterogenität der Seitenformate sowie des Aktenalters der Art des Aktenbestandes des Auftraggebers und die Anzahl der digitalisierten Seiten betrug mindestens 500 000 p. a.,
— 500 Punkte: Die Aktenbestände entsprachen in allen Aspekten der Art des Aktenbestandes des Auftraggebers (Heterogenität hinsichtlich Seitenformaten, Alter und Bindung der Akten) und die Anzahl der digitalisierten Seiten betrug mindestens 2 Mio. p. a.
3.) Erfahrung mit der Lagerung/Verwahrung vergleichbar großer Aktenbestände
Der Anforderungsblock wird positiv bewertet, wenn Referenzprojekte zeigen, dass der Bieter Erfahrung in der Lagerung/Verfahrung mindestens vergleichbar großer Aktenbestände hat.
— 100 Punkte: In mindestens einem Referenzauftrag wurden zeitgleich mindestens 2 000 Akten (bei Vertragsbeginn) gelagert,
— 300 Punkte: In mindestens einem Referenzauftrag wurden zeitgleich mindestens 5 000 Akten (bei Vertragsbeginn) gelagert,
— 500 Punkte: In mindestens einem Referenzauftrag wurden zeitgleich mindestens 15 000 Akten (bei Vertragsbeginn) gelagert.
4.) Erfahrung mit vergleichbaren Vorgehensweisen bei der Digitalisierung
Der Anforderungsblock wird positiv bewertet, wenn Referenzprojekte zeigen, dass der Bieter Erfahrung mit einer vergleichbaren Vorgehensweise bei der Digitalisierung (Scan-on-Demand, Eilfälle) hat.
— 300 Punkte: In mindestens einem Referenzauftrag wurde ein Scan-on-Demand-Verfahren (Abrufverfahren) angewendet,
— 500 Punkte: In mindestens einem Referenzauftrag wurde ein Scan-on-Demand-Verfahren (Abrufverfahren) und in mindestens einem Referenzauftrag ein Eilverfahren angeboten.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Referenzen:
1. Bei der Bewertung der Referenzen muss der Bieter nach dem unten bei den Bewertungskriterien beschriebenen Prüfungsschema mindestens eine Punktzahl von 250 der maximal erreichbaren 500 Punkte erreichen.
2. Erfahrung mit Digitalisierung vergleichbarer Aktenbestände:
Der Bieter muss mindestens 100 Punkte erreichen, d. h. die Aktenbestände entsprachen hinsichtlich der Heterogenität der Seitenformate oder des Aktenalters der Art des Aktenbestandes des Auftraggebers und die Anzahl der digitalisierten Seiten betrug mindestens 250 000 p. a.
3. Erfahrung mit der Lagerung/Verwahrung vergleichbar großer Aktenbestände:
Mindestens 100 Punkte muss der Bieter in diesem Anforderungsblock erreichen, d.h. in mindestens einem Referenzauftrag wurden zeitgleich mindestens 2 000 Akten (bei Vertragsbeginn) gelagert.
4. Erfahrung mit vergleichbaren Vorgehensweisen bei der Digitalisierung:
Mindestens 300 Punkte müssen erreicht werden, d.h. in mindestens einem Referenzauftrag wurde ein Scan-on-Demand-Verfahren (Abrufverfahren) angewendet.
Qualitätssicherung: Der Bewerber hat nachzuweisen, dass er ein Qualitätsmanagement-System führt, das nach ISO 9001 oder gleichwertig zertifiziert ist. Es wird überprüft, ob das Unternehmen ein gültiges Zertifikat gemäß DIN EN ISO 9001:2008 oder ISO 9001:2015 oder gleichwertig besitzt.
Informationssicherheit: Der Bewerber hat nachzuweisen, dass er ein Informationssicherheits-Managementsystem führt, das nach ISO 27001 zertifiziert ist. Es wird überprüft, ob das Unternehmen ein gültiges Zertifikat gemäß ISO 27001:2013 oder gleichwertig besitzt.
Gerätepark: Der Dienstleister muss erklären, dass ihm zur Ausführung des Auftrags 1. Farb-Durchlaufscanner bis Durchlaufbreite 137 cm (54“) oder größer und 2. neben Durchlaufscannern auch ein Farb-Flachbett-Scanner bis DIN A0 zur Verfügung stehen wird. Dies ist notwendig für großformatige Pläne oberhalb DIN A0 (1.) bzw. das Einscannen geschädigter oder brüchiger großer Planunterlagen (2.).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Folgende zusätzliche Anforderungen an Auftragnehmer werden gestellt:
— deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung,
— keine Anwendung der „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung,
— dem Auftragnehmer ist untersagt, personenbezogene Daten, welche der Auftraggeber für eigene Zwecke oder als Auftragsverarbeiter für Dritte verarbeitet, auf der Basis von US Privacy Shield in die USA zu übertragen. Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung dieser Bedingung auch mit Wirkung für seine Unterauftragnehmer,
— Erklärungen zu Tariftreue- und Vergabegesetz Bremen (TtVG),
— Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung,
— Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung,
— Einhaltung BDSG und BremDSGVOAG.

Die Vergabestelle stellt die Vergabeunterlagen auf ihrer Portalseite (https://vergabeverfahren.dataport.de) zum Download zur Verfügung. Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portalseite mit seinen Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Die weitere Bearbeitung der Vergabeunterlagen erfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe eines Angebotes möglich und sicher gestellt, dass von der Vergabestelle ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekanntgemacht werden können (siehe dazu weitere Hinweise unter Ziffer 4.1.3.).
Erkennt ein Bieter Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o.ä. in den Vergabeunterlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.
Bieterfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Projektinformation als „Schluss Frageforum“ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Das Einreichen von Fragen durch Beifügung von Anlagen mit einer Zusammenstellung von Fragen ist zu unterlassen. Die Vergabestelle bittet ferner jede Frage im Freitext eingangs mit einem Hinweis zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht (z. B. Teil B – Leistungsbeschreibung).
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bietern unaufgefordert an dem in der Projektinformation genannten Termin „Fragen und Antworten an alle Bieter“ (7.7.2021) über den Abschnitt Nachrichten zur Kenntnis gegeben. Voraussetzung dafür ist, dass Unternehmen im Bieterassistenten entweder Nachrichten zum Vergabeverfahren bestellt oder die Angebotsbearbeitung aufgenommen haben. Darüber hinaus erhält jedes interessierte Unternehmen mit dem Download der Vergabeunterlagen alle bis zu diesem Zeitpunkt bereits versandten öffentlichen Nachrichten der Vergabestelle zur Kenntnis.
Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Vergabestelle Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird die Vergabestelle Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen.
Ebenso wird die Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzelfall, ob sie Antworten versendet.
Nach Abschluss des Fragen- und Antwortenforums eingehende Bieterfragen wird die Vergabestelle beantworten, soweit dies unter Berücksichtigung des Inhalts und der Komplexität der Frage sowie des Zeitplanes möglich und geboten ist.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet:
㤠160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“
Darüber hinaus bittet die Vergabestelle darum, Rügen über den Bieterassistenten zu senden.

Text

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/6e6eef18-48a6-436a-b126-c0357e184190

Text

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/44729d18-75f6-48c8-9124-7f7494abd6d5