Software, Pflege und Consulting für DMS-Scanbetrieb im Land Hessen

Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

Beschaffung von Software, Pflege und Consulting für den DMS-Scanbetrieb im Land Hessen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-08-31. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-07-27.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• softgate GmbH

Wer?

• Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme

Wo?

• Deutschland › Hessen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-07-27	Auftragsbekanntmachung
2021-10-19	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-07-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Referenznummer: VG-3000-2021-0066
Kurze Beschreibung:

Beschaffung von Software, Pflege und Consulting für den DMS-Scanbetrieb im Land Hessen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hessen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Postanschrift: Mainzer Straße 29
Postleitzahl: 65185
Postort: Wiesbaden
Kontakt
Internetadresse: https://vergabe.hessen.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@hzd.hessen.de 📧
Telefon: +49 611 / 340-0 📞
Fax: +49 611 / 340-1150 📠
URL der Dokumente: https://vergabe.hessen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-17a5bb201fb-58edef9d176e837e 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabe.hessen.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-07-27 📅
Einreichungsfrist: 2021-08-31 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-07-30 📅
Datum des Beginns: 2021-11-01 📅
Datum des Endes: 2023-10-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 146-385734
ABl. S-Ausgabe: 146
Zusätzliche Informationen

Die Leistungen aus dieser Rahmenvereinbarung können bis zu einem Höchstwert von 2 396 962,98 EUR (netto) bei einer maximalen Laufzeit von 4 Jahren abgerufen werden. Ist dieser Höchstwert erreicht, endet diese Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 1997469.15 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

In den Dienststellen erfolgt die Vorbereitung des Papiers, der Scanvorgang beziehungsweise das Erstellen der Stapel und die Versendung an die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung. Zentral erfolgt dann die Standard-Batchverarbeitung, also Erkennung, Barcodeprüfung, OCR-Verarbeitung, PDF-Erzeugung und die Übergabe an das Zielsystem.

Die Dienststellen befinden sich alle im Landesintranet. In der Zentrale empfangen hinter einem Hardware-Loadbalancer 2 Kofax Netzwerkserver (Webserver IIS) die eingehenden Stapel und geben sie an den zentralen Kofax Server weiter, der sie nach der Batchverarbeitung an die Zielsysteme übergibt. Die Konvertierung zur Langzeitarchivierung kann zentral für die einzelnen Verfahren konfiguriert und angepasst werden (z. B. verschiedene Zielformate).

Für die Aufrechterhaltung dieses Betriebs ist die Beschaffung von:

— Wartung, 3rd Level Support,

— Volumenlizenzen,

— Neubeschaffungen,

— Consulting, Schulung, Inbetriebnahme, Beratung, Dienstleistung,

— neue Produkte notwendig.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 1997469.15 EUR 💰
Beschreibung der Verlängerungen:

Es ist beabsichtigt, einen Rahmenvertrag mit einer Mindestvertragslaufzeit von 24 Monate und einer 2-maligen automatischen Verlängerungsoption von je einem Jahr für die aufgeführten Leistungen abzuschließen. Der Vertrag endet spätestens nach Ablauf von 48 Monaten nach Zuschlagserteilung.

Zusätzliche Informationen:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

Mainzer Straße 29

65185 Wiesbaden

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Siehe Ausschreibungsbestimmungen (der Verweis auf die Ausschreibungsbestimmungen lässt sich systembedingt nicht löschen. Der Auftraggeber verlangt in diesem Vergabeverfahren keine Nachweise über die Befähigung zur Berufsausübung.)

Technische und berufliche Fähigkeiten:

In technischer und beruflicher Hinsicht wird von den Bietern zum Nachweis ihrer Leistungsfähigkeit Folgendes verlangt:

Darstellung von insgesamt mindestens 4 geeigneten Referenzen (Datei „Referenzen“) aus den letzten 3 Jahren (Stichtag „Ablauf der Angebotsfrist“), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entsprechen.

I) Darstellung von mindestens 2 geeigneten Referenzen aus den letzten 3 Jahren (Stichtag „Ablauf der Angebotsfrist“), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entsprechen.

Art: Support für eine laufende Kofax-Capture-Umgebung mit einem zentralen Standort und mehr als 20 externen Standorten.

Umfang: Leistungszeitraum mindestens 2 Jahre.

II) Darstellung von mindestens 1 geeigneten Referenz aus den letzten 3 Jahren (Stichtag „Ablauf der Angebotsfrist“), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entspricht.

Art: Einführungsunterstützung, Beratung, Support zu dem Produkt „Kofax Total Agility“.

III) Darstellung von mindestens 1 geeigneten Referenz aus den letzten 3 Jahren (Stichtag „Ablauf der Angebotsfrist“), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entspricht.

Art: Software-Entwicklung und Implementierung von Custom Modules und Export-Connectoren für das Produkt Kofax Capture.

Umfang: Leistungszeitraum mindestens 3 Monate.

(Datei „Referenzen“ auf der Vergabeplattform).

In der Referenzvorlage ist abschließend die Person des Erklärenden namentlich anzugeben.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei „Verpflichtungserklaerung_oeff_AG“) zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe-und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 19.12.2014, (GVBl. S. 354) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-10-15 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2021-08-31 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00
Zusätzliche Informationen: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://vergabe.hessen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-17a5bb201fb-58edef9d176e837e 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.

Erklärung Vergabesperre

Der Bieter hat die Eigenerklärung nach dem Gemeinsamen Runderlass über den „Ausschluss von Bewerbern und Bietern wegen schwerer Verfehlungen, die ihre Zuverlässigkeit in Frage stellen“ in der Fassung vom 23. Oktober 2020 (StAnz 48/2020 S. 1216) oder nach § 18 Abs. 3 HVTG (in der aktuell gültigen Fassung) ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.

Bei elektronischem Versand ist die Eigenerklärung auch ohne Unterschrift rechtsgültig. Der Name der erklärenden Person ist zu nennen.

Zusätzlich weist die Vergabestelle an dieser Stelle bereits darauf hin, dass für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter eine Abfrage bei Korruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der zentralen Melde- und Informationsstelle für Vergabesperren (MIS) bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vorgenommen wird. Ebenso wird von dem für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung angefordert.

(Datei „Erklaerung_Vergabesperre.pdf“)

Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB

Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen. Der Name der erklärenden Person ist zu nennen.

(Datei „Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_123_GWB.pdf“)

Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB

Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen. Der Name der erklärenden Person ist zu nennen.

Sollten ein oder mehrere Gründe bejaht werden, wird der Bieter gebeten, diesen Grund bzw. diese Gründe unter präziser Darstellung des relevanten Sachverhalts sowie die unternommenen Selbstreinigungsmaßnahmen (§ 125 GWB) auf einem gesonderten Blatt zu erläutern. Die Vergabestelle wird dann nach pflichtgemäßem Ermessen entscheiden, ob die Teilnahme des Bieters am Vergabeverfahren zulässig ist oder der Bieter vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden muss.

(Datei „Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_124_GWB.pdf“).

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6151/126603 📞
Fax: +49 6151/125816 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

§ 160 GWB (Einleitung, Antrag)

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen-über dem Auftraggeber gerügt werden,

4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2021/S 146-385734 (2021-07-27)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-10-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Beschaffung von Software, Pflege und Consulting für den DMS-Scanbetrieb im Land Hessen

Gesamtwert des Auftrags: 2033894.19 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Telefon: +49 611/340-0 📞
Fax: +49 611/340-1150 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-10-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-10-22 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 206-536722
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 146-385734
ABl. S-Ausgabe: 206
Zusätzliche Informationen

Die Leistungen aus dieser Rahmenvereinbarung können bis zu einem Höchstwert von 2.396.962,98 Euro (netto) bei einer maximalen Laufzeit von vier Jahren abgerufen werden. Ist dieser Höchstwert erreicht, endet diese Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Software Kofax-Capture und Virtual Rescan wird in der hessischen Landesverwaltung seit 2005 im laufenden Produktionsbetrieb eingesetzt um die eingescannten Dokumente der hessischen Dienststellen an das Zielsystem, beziehungsweise an das zentrale Dokumentenmanagementsystem, an SAP, an Microsoft Shares und an Microsoft Sharepoint zu übergeben. Die gescannten Dokumente werden für das Dokumentenmanagement-System des Landes Hessen nach PDF/A konvertiert. Eine Konvertierung von elektronischen Dokumenten wie z.B. Word-Dateien, Mails mit Anhängen/Signatur oder ZIP-Dateien wird zur Langzeitarchivierung ebenfalls nach PDF/A vorgenommen. In den Dienststellen erfolgt die Vorbereitung des Papiers, der Scanvorgang beziehungsweise das Erstellen der Stapel und die Versendung an die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung. Zentral erfolgt dann die Standard-Batchverarbeitung, also Erkennung, Barcodeprüfung, OCR-Verarbeitung, PDF-Erzeugung und die Übergabe an das Zielsystem. Die Dienststellen befinden sich alle im Landesintranet. In der Zentrale empfangen hinter einem Hardware-Loadbalancer zwei Kofax Netzwerkserver (Webserver IIS) die eingehenden Stapel und geben sie an den zentralen Kofax Server weiter, der sie nach der Batchverarbeitung an die Zielsysteme übergibt. Die Konvertierung zur Langzeitarchivierung kann zentral für die einzelnen Verfahren konfiguriert und angepasst werden (z.B. verschiedene Zielformate). Für die Aufrechterhaltung dieses Betriebs ist die Beschaffung von - Wartung, 3rd Level Support - Volumenlizenzen - Neubeschaffungen - Consulting, Schulung, Inbetriebnahme, Beratung, Dienstleistung - Neue Produkte notwendig.

Zusätzliche Informationen:

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-10-07 📅
Name: softgate gmbh
Postanschrift: Allee am Röthelheimpark 43
Postort: Erlangen
Postleitzahl: 91052
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vertrieb@soft-gate.de 📧
Land: Erlangen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 2033894.19 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu

wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein

Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang

vor der Vergabekammer beantragen.

Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)

Quelle: OJS 2021/S 206-536722 (2021-10-19)

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