Softwareprojekt FIRST

Kurze Beschreibung

Ausschreibungsgegenstand ist die Einführung von Standardsoftware in einem europäisch zertifizierten Luftfahrtunternehmen. Zur Unterstützung der Funktionsbereiche CAMO & Engineering, Maintenance, Supply Chain Management & Logistics und Flight Operations soll dem Auftraggeber vom Auftragnehmer Standardsoftware überlassen werden. Durch Customizing und Anpassungsleistungen des Auftragnehmers soll diese Standardsoftware in die vorhandene Fachverfahrenslandschaft des Auftraggebers integriert werden. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber beim Einführungsprojekt und stellt die für den laufenden Betrieb der Standardsoftware nötigen Wartungs- und Serviceleistungen bereit.

Beschreibung der Beschaffung

Die Bundespolizei-Fliegergruppe (BPOLFLG) unterteilt ihre Prozesse in Kernprozesse und periphere Funktionsbereiche. Die Kernprozesse beschreiben alle systeminternen und -externen Geschäftsprozesse, die als zentrales Erfüllungsziel für die BPOLFLG gelten. Dies betrifft die nachfolgend benannten Funktionsbereiche:
— CAMO & Engineering,
— Maintenance,
— Supply Chain Management & Logistics,
— Flight Operations,
— Document Management,
— Quality Assurance.
Darüber hinaus sind periphere Funktionsbereiche durch Schnittstellen mit den Kernprozessen zu integrieren. Folgende periphere Funktionsbereiche sind bei der Integration zu berücksichtigen:
— Human Ressource Management,
— Financial Management.
Die Funktionsbereiche Quality Assurance (und partiell Document Management) werden derzeit bereits auf Basis der Software QPulse (Ideagen) bedient. Die Interoperabilität der überlassenen Software mit QPulse ist durch die jeweiligen Auftragnehmer zu unterstützen.
Aufgrund des breiten Funktionsumfangs der angestrebten Fachverfahrenslandschaft und der in der BPOLFLG gegebenen Rahmenbedingungen hat sich der AG entschlossen, die Anforderungsbereiche in Domänen aufzuteilen und getrennt voneinander auszuschreiben. Der Leistungsbeschreibung wird daher folgender Loszuschnitt entsprechend der o. g. Funktionsbereiche zu Grunde gelegt:
— Los 1: CAMO & Engineering / Maintenance / Supply Chain Mgmt. & Logistics,
— Los 2: Flight Operations.
Um die geschäftlichen Anforderungen der BPOLFLG vollständig zu erfüllen, ist das Bereitstellen der Funktionalität eines alleinstehenden Loses nicht ausreichend. Der AG zielt hier mit Nachdruck auf eine integrierte und in ihrer Gesamtfunktionalität medienbruchfreien Fachverfahrenslandschaft ab. Die Erfüllung dieses Ziels hat höchste Priorität. Es ist daher notwendig, dass End-to-End-Geschäftsprozesse losübergreifend abgebildet werden und eine technische Interoperabilität der überlassenen Software mit den bereits vorhandenen IT-Systemen erreicht wird. Daraus resultiert voraussichtlich die Notwendigkeit der Anpassung der Standardsoftware auf Quellcode-Ebene sowie die Erstellung von Individualsoftware für Schnittstellen, mit Sicherheit aber die Anforderung an eine kooperative und zielgerichtete Zusammenarbeit der Auftragnehmer der verschiedenen Lose während des Einführungsprojektes und des sich anschließenden Supports. Dies gilt in gleicher Art und Weise für die Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer für die bereits im Betrieb befindliche Software Q-Pulse.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die Kriterien (K) sind in 3 Kriteriengruppen zusammengefasst. Bei den im Anforderungskatalog enthaltenen Anforderungen wird grundsätzlich zwischen Ausschluss- und Bewertungskriterien unterschieden (A und B).
A = Ausschlusskriterium (keine Punktevergabe, sondern erfüllt oder nicht erfüllt) B = Bewertungskriterium.
Die zugehörigen Antworten, die vom Bieter mit seinem Teilnahmeantrag auf separater Anlage mit dem Titel „Antworten zum Fragenkatalog“, plus den unten aufgeführten Anlagen, eingereicht werden müssen, werden anhand des jeweiligen, zu jedem Kriterium aufgestellten, Erwartungshorizontes bewertet.
(A) E1.1:
Anlage_07 „Eigenerklärung Ausschlussgründe“
Die Eigenerklärung ist dem Teilnahmeantrag signiert/unterzeichnet beigefügt.
Das Nichtvorliegen der Auschlussgründe gemäß §§ 123 und 124 GWB muss von jedem Bewerber, gleich ob Bewerber/-Bieterergemeinschaft oder wesentlicher Nachunternehmer, unter Verwendung des Formblatts Eigenerkärung Ausschlussgründe erklärt werden (Einzelbetrachtung). Geschieht dies nicht, wird der Teilnahmeantrag von der weiteren Wertung ausgeschlossen.
(A) E1.2:
Anlage_08 „Unternehmensdaten“
Die Daten und Informationen sind für jedes Unternehmen unabhängig von der Bewerber/-Bieterkonstellation gesondert anzugeben. Benutzen Sie dazu bitte das Formblatt Unternehmensdaten.
(A) E1.3:
Anlage_09 „Erklärung zur sozialen Nachhaltigkeit bei IT-Aufträgen“
Der Bewerber/Das Mitglied der Bewerber/-Bietergemeinschaft erklärt, dass die Einhaltung der Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) gewährleistet wird. (Mit der Angebotsabgabe verpflichtet sich der erfolgreiche Bieter, die Bedingungen während der gesamten Vertragslaufzeit einzuhalten).
Die Daten und die Erklärung sind von jedem Unternehmen unabhängig von der Bewerber/-Bieterkonstellation gesondert bereits mit dem Teilnahmneantrag abzugeben.
(A) E1.4:
Anlage_10 „Eigenerklärung Auftragsverarbeitung“
Der Bewerber/das Mitglied der Bewerber/-Bietergemeinschaft erklärt, die in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an sein Unternehmen einzuhalten.
(A) E1.5:
„Schutzbedarf“
Das Gesetz zu Voraussetzungen und das Verfahren von Sicherheitsüberprüfungen des Bundes und den Schutz von Verschlusssachen (Sicherheitsüberprüfungsgesetz – SÜG) ist zwingend zu beachten.
Der Bewerber/Das Mitglied der Bewerber/-Bietergemeinschaft erklärt sich im Beauftragungsfalle bereit, ggf. ausgewählte Mitarbeiter einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung SÜ2 zu unterziehen oder eine vom BMWI als gleichwertig anerkannte Sicherheitsüberprüfung einer anderen Nation vorzulegen, wo dies aufgrund der Kenntnisnahme von eingestuften Dokumenten notwendig wird.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(A) E2.1: Umsatz
Der Bewerber erklärt, dass der Jahresumsatz bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand (Einführung und/oder Wartung und Pflege von Standardsoftware in europäisch zertifizierten Luftfahrtunternehmen) für die letzten 3 Geschäftsjahre mindestens 5 Mio. EUR (Los 1) bzw. 1 Mio. EUR (Los 2) pro Jahr betragen hat.
Übersenden Sie hierzu bitte eine Eigenerklärung in Form einer selbsterstellten Liste.
(A) E2.2
Anlage 19 „Betriebshaftpflicht“
Der Bewerber bzw. die Mitglieder der Bewerber/-Bietergemeinschaft erklären, dass dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach einer Zuschlagserteilung schriftlich der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung eines in der Europäischen Union zugelassenen Versicherers vorgelegt wird. Dieser Versicherungsschutz gilt für den Fall, dass der versicherte Auftragnehmer wegen eines im Zusammenhang mit dem Projekt von ihm selbst oder einer Person, für die er einzustehen hat, begangenen Verstoßes vom Auftraggeber oder einem anderen aufgrund gesetzlicher Haftpflichtbestimmungen oder vertraglicher Bestimmungen für einen Vermögens-, Sach- oder Personenschaden verantwortlich gemacht wird.
Der Auftragnehmer hat im Einzelnen den Nachweis zu bringen, dass:
a. ein Versicherungsschutz in Höhe von mindestens 5 Mio. EUR (Los 1) bzw. 3 Mio. EUR (Los 2) pro Schadensfall für schuldhaft verursachte Personen- und Sachschäden besteht,
b. ein Versicherungsschutz in Höhe von mindestens 2,5 Mio. EUR (Los 1) bzw. 1,5 Mio. EUR (Los 2) pro Schadensfall für schuldhaft verursachte Vermögensschäden besteht,
c. die Dauer des Versicherungsschutzes für die Laufzeit des Leistungsvertrages unverändert aufrechterhalten wird.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

E 3.1: Unternehmensdarstellung (Gewichtung 20 %)
Bitte skizzieren Sie kurz Ihr Unternehmen. Beschreiben Sie in Form einer Management Summary Ihr Leistungsportfolio mit Bezug auf die vorliegende Ausschreibung, soweit es sich explizit auf den Ausschreibungsgegenstand (AGe) (Einführung und/oder Wartung und Pflege von Standardsoftware in europäisch zertifizierten Luftfahrtunternehmen) bezieht.
Verweisen Sie dabei auch auf ggf. vorhandene Nachweise, mit denen der Softwarehersteller ihrem Unternehmen oder den von Ihnen benannten Mitarbeitern fundierte Produktkenntnisse bescheinigt (Zertifikate).
Punkte:
0: keine oder unzureichende Angaben.
5: Alle für den AGe relevanten Leistungsbereiche werden dargestellt. Die für die Einführung von Software in europäisch zertifizierten Luftfahrtunternehmen gängigen Zertifikate sind vorhanden.
10: Alle für den AGe relevanten Leistungsbereiche werden dargestellt. Die für die Einführung von Software in europäisch zertifizierten Luftfahrtunternehmen gängigen Zertifikate sind vorhanden. Das Unternehmen legt schlüssig dar, dass es die komplexen Anforderungen des Auftraggebers zur medienbruchfreien Unterstützung von End-to-End Geschäftsprozessen mit Standardsoftware erfüllen kann.
E 3.2: Referenzprojekt 1 (Gewichtung 20 %)
Benennen Sie für jedes Los auf das Sie bieten je ein Referenzprojekt, welches mit dem Auftragsgegenstand des jeweiligen Loses organisatorisch und technisch vergleichbar ist. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den AGe (Einführung und/oder Wartung und Pflege von Standardsoftware in europäisch zertifizierten Luftfahrtunternehmen) und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand des Referenzprojekts dar.
Gehen Sie hierbei insbesondere auf folgende Aspekte ein:
a. Art der eingeführten Standardsoftware, Abdeckungsgrad der fachlichen Anforderungen durch diese Standardsoftware und von Ihnen erbrachte zusätzliche, über Customizing hinausgehende Anpassungsleistungen an der Standardsoftware,
b. Von Ihnen realisierte technische Lösungen zur Anbindung peripherer IT-Systeme (Individualsoftware/Schnittstellen),
c. Art und Umfang der von Ihnen durchgeführten Datenmigrationen aus Legacy-Systemen und der von Ihnen geleisteten Einführungsbegleitung,
d. Methodische Vorgehensweise (z.B. Anforderungsmanagement, Projektmanagement, Zusammenarbeit mit dem AG, Testmanagement),
e. Art und Umfang der kontinuierlich erbrachten Wartungs- & Pflegeleistungen,
f. Bei Beteiligung mehrerer Unternehmen, die Angabe der Aufgabenteilung und des eigenen Aufgaben- und Verantwortungsbereiches.
Hinweis: Ein und dasselbe von Ihnen durchgeführte Projekt kann als Grundlage für Referenzprojekte beider Lose herangezogen werden; es sind aber für jedes Los auf das Sie bieten jeweils getrennte Referenzprojekte einzureichen
Punkte:
0: keine oder unzureichende Angaben.
5: Alle für den AGe relevanten Leistungsbereiche werden dargestellt. Das Projekt und die erbrachten Wartungs- und Pflegeleistungen sind der Komplexität nach mit den Herausforderungen des Auftraggebers vergleichbar.
10: Alle für den AGe relevanten Leistungsbereiche werden dargestellt. Das Projekt und die erbrachten Wartungs- und Pflegeleistungen sind der Komplexität nach mit den Herausforderungen des Auftraggebers vergleichbar. Das gewählte Projektvorgehen ist überzeugend und die methodische Vorgehensweise erscheint plausibel und geeignet, die Anforderungen des Auftraggebers zu erfüllen.
E 3.3: Referenzprojekt 2 (Gewichtung 10 %)
Benennen Sie für jedes Los auf das Sie bieten je ein weiteres Referenzprojekt, welches mit dem AGe des jeweiligen Loses organisatorisch und technisch vergleichbar ist. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den AGe (Einführung und/oder Wartung und Pflege von Standardsoftware in europäisch zertifizierten Luftfahrtunternehmen) und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand des Referenzprojekts dar.
Gehen Sie hierbei insbesondere auf folgende Aspekte ein:
a. Art der eingeführten Standardsoftware, Abdeckungsgrad der fachlichen Anforderungen durch diese Standardsoftware und von Ihnen erbrachte zusätzliche, über Customizing hinausgehende Anpassungsleistungen an der Standardsoftware,
b. Von Ihnen realisierte technische Lösungen zur Anbindung peripherer IT-Systeme (Individualsoftware/Schnittstellen),
c. Art und Umfang der von Ihnen durchgeführten Datenmigrationen aus Legacy-Systemen und der von Ihnen geleisteten Einführungsbegleitung,
d. Methodische Vorgehensweise (z. B. Anforderungsmanagement, Projektmanagement, Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber, Testmanagement),
e. Art und Umfang der kontinuierlich erbrachten Wartungs- & Pflegeleistungen,
f. Bei Beteiligung mehrerer Unternehmen, die Angabe der Aufgabenteilung und des eigenen Aufgaben- und Verantwortungsbereiches.
Punkte:
0: keine oder unzureichende Angaben.
5: Alle für den AGe relevanten Leistungsbereiche werden dargestellt. Das Projekt und die erbrachten Wartungs- und Pflegeleistungen sind der Komplexität nach mit den Herausforderungen des AG vergleichbar.
10: Alle für den AGe relevanten Leistungsbereiche werden dargestellt. Das Projekt und die erbrachten Wartungs- und Pflegeleistungen sind der Komplexität nach mit den Herausforderungen des Auftraggebers vergleichbar. Das gewählte Projektvorgehen ist überzeugend und die methodische Vorgehensweise erscheint plausibel und geeignet, die Anforderungen des Auftraggebers zu erfüllen.
E 3.4 Ressourcenmanagement (Gewichtung 20 %)
Bitte stellen Sie Ihr Ressourcenmanagement dar. Bitte bestätigen Sie, dass die im Einführungsprojekt und im Rahmen von Support und Pflege eingesetzten Mitarbeiter über die notwendigen Qualifikationen verfügen. Zeigen Sie auf, wie Sie über die Laufzeit des Vertrages das benötigte Personal insbesondere für Pflege und Support bereitstellen wollen.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die Ausführungen:
a. Es wird dargestellt, wie das Ressourcenmanagement für die Ausführung des zugrundeliegenden Auftrages durch Sie geplant ist.
b. Es wird deutlich gemacht, welche typischen Probleme in Bezug auf das Ressourcenmanagement und die Gewährleistung von Personalkontinuität auftreten können und welche Maßnahmen Sie zur Lösung dieser Probleme bei der Ausführung des zugrundeliegenden Auftrages vorgesehen haben.
c. Es wird dargestellt, durch welche Maßnahmen die Qualifizierung des von Ihnen vorgesehenen bzw. eingesetzten Personals sichergestellt wird.
Punkte:
0: keine oder unzureichende Angaben.
5: Alle für den Ausschreibungsgegenstand relevanten Aspekte des Ressourcenmanagements werden überzeugend dargestellt.
10: Alle für den AGe relevanten Aspekte des Ressourcenmanagements werden überzeugend dargestellt. Die für typische Probleme des Ressourcenmanagements dargestellten Lösungen erscheinen plausibel und die vorgestellten Instrumente zur Gewährlleistung der Personalkontinuität sind schlüssig.
E 3.5 Projektleiter (Gewichtung 20 %)
Bitte stellen Sie die Qualifikationen und Erfahrungen des Mitarbeiters dar, der als Projektleiter konkret für den ausgeschriebenen Auftragsgegenstand vorgesehen ist.
Für das Personalprofil gelten die folgenden Anforderungen:
a. Persönliche Angaben (ggf. anonymisiert, jedoch für den Fall des Zuschlags identifizierbar),
b. Abgeschlossene Berufsausbildung oder Studienabschluss,
c. Mindestens acht Jahre Berufserfahrung und davon mindestens 3 Jahre Projektmanagementerfahrung in IT-Projekten zur Einführung von Standardsoftware,
d. Zertifizierungen in den für den Leistungsgegenstand relevanten Bereichen (z. B. Projektmanagement, IT-Servicemanagement, IT-Architekturmanagement, Zertifikate in den von Ihnen zum Einsatz beim AG vorgesehenen Standardsoftwarepaketen),
e. zwei Referenzprojekte zur Einführung von Standardsoftware in europäisch zertifizierten Luftfahrtunternehmen (Personalprofil, max. 2 Seiten).
Punkte:
0: keine oder unzureichende Angaben.
5: Die für den Ausschreibungsgegenstand nötigen Kenntnisse und Erfahrungen des Projektleiters werden vollständig dargestellt. Die relevanten Zertifikate können vorgelegt werden.
10: Die für den AGe nötigen Kenntnisse und Erfahrungen des Projektleiters werden vollständig dargestellt. Die relevanten Zertifikate können vorgelegt werden. Die beiden genannten Referenzprojekte sind mit den Herausforderungen des Auftraggebers vergleichbar und das dort gewählte Vorgehen erscheint auch geeignet, die Anforderungen des Auftraggebers zu erfüllen.
E 3.6: Stellvertretender Projektleiter (Gewichtung 10 %)
Bitte stellen Sie die Qualifikationen und Erfahrungen des Mitarbeiters dar, der als stellvertretender Projektleiter konkret für den ausgeschriebenen Auftragsgegenstand vorgesehen ist.
Für das Personalprofil gelten die folgenden Anforderungen:
a. Persönliche Angaben (ggf. anonymisiert, jedoch für den Fall des Zuschlags identifizierbar),
b. Abgeschlossene Berufsausbildung oder Studienabschluss,
c. Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung und davon mindestens 2 Jahre Projektmanagementerfahrung in IT-Projekten zur Einführung von Standardsoftware,
d. Zertifizierungen in den für den Leistungsgegenstand relevanten Bereichen (z. B. Projektmanagement, IT-Servicemanagement, IT-Architekturmanagement, Zertifikate in den von Ihnen zum Einsatz beim AG vorgesehenen Standardsoftwarepaketen),
e. zwei Referenzprojekte zur Einführung von Standardsoftware in europäisch zertifizierten Luftfahrtunternehmen (Personalprofil, max. 2 DIN A4 Seiten).
Punkte:
0: keine oder unzureichende Angaben.
5: Die für den Ausschreibungsgegenstand nötigen Kenntnisse und Erfahrungen des stellvertretenden Projektleiters werden vollständig dargestellt. Die relevanten Zertifikate können vorgelegt werden.
10: Die für den AGe nötigen Kenntnisse und Erfahrungen des stellvertretenden Projektleiters werden vollständig dargestellt. Die relevanten Zertifikate können vorgelegt werden. Die beiden genannten Referenzprojekte sind mit den Herausforderungen des AG vergleichbar und das dort gewählte Vorgehen erscheint auch geeignet die Anforderungen des AG zu erfüllen.

Die Auftraggeberin wird bei der Durchführung des Vergabeverfahrens sowie bei der Bewertung der Teilnahmeanträge und Angebote von dem Beratungs- unternehmen Cassini Consulting AG beratend unterstützt, welches selbst nicht Bewerber, Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder Nachunternehmer ist. Alle eingereichten Unterlagen werden daher auch den beteiligten Mitarbeitern dieses Beratungsunternehmens zugänglich gemacht. Angebotspreise werden den Beratern nicht mitgeteilt.
Diese Mitarbeiter unterliegen hinsichtlich aller Informationen zu den Bewerbern und zu den Inhalten der Teilnahmeanträge der Bewerber der Geheimhaltungspflicht und haben eine entsprechende schriftliche Erklärung gegenüber der Auftraggeberin unterzeichnet. Alle Entscheidungen innerhalb des Verfahrens liegen ausschließlich bei der Auftraggeberin bzw. der Vergabestelle.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.