Softwareupgrade und Prozessoptimierung des Personalmanagementsystems im Rahmen der Förderung des digitalen Wandels im Gesundheitszentrum Wetterau gGmbH (GZW)

Kreisausschuss des Wetteraukreises im Namen und Auftrag für das Gesundheitszentrum Wetterau gGmbH (GZW)

Softwareupgrade und Prozessoptimierung des Personalmanagementsystems im Rahmen der Förderung des digitalen Wandels im Gesundheitszentrum Wetterau gGmbH (GZW) – Vertrag zur Implementierung sowie den laufenden Betrieb zur Umsetzung und Fortentwicklung der Digitalisierung im Personalbereich sucht das Gesundheitszentrum Wetterau gGmbH (nachfolgend nur „GZW“ genannt) einen kompetenten und zuverlässigen Partner/Dienstleister, der in der Lage ist das neue Programmpaket zu implementieren, zu betreiben und damit die Digitalisierung im GZW zukünftig vorantreibt. Nach der Migration (Leistungsübernahme) des aktuellen Programmpakets ist geplant alle weiteren Module des Loga-All-In-Paketes sukzessive einzuführen. Diese Schritte werden als jeweils als Projekt durchgeführt.
Leistungsanforderungen:
1. Bereitstellung „Loga-All-In“ in einem BSI-zertifizierten Rechenzentrum (ca. 2 000 Abrechnungsfälle) inklusive der notwendigen Hardware und Netzwerkanbindung,
2. Übernahme der bestehenden Daten und Funktionalitäten. Die laufende Lohn- u. – und Gehaltsabrechnung darf durch die Migration nicht beeinträchtigt werden,
3. Systembetrieb (Hardware, Software, Lizenzen),
4. Sukzessive Integration aller weiteren Loga-All-In-Funktionalitäten (Projekt).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-03-08. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-02-05.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• P&I Personal & Informatik AG

Wer?

• Kreisausschuss des Wetteraukreises im Namen und Auftrag für das Gesundheitszentrum Wetterau gGmbH (GZW)

Wie?

• Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe › Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

Wo?

• Darmstadt › Wetteraukreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-02-05	Auftragsbekanntmachung
2021-03-04	Ergänzende Angaben
2021-08-16	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-02-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Referenznummer: 20-W-213
Kurze Beschreibung:

Softwareupgrade und Prozessoptimierung des Personalmanagementsystems im Rahmen der Förderung des digitalen Wandels im Gesundheitszentrum Wetterau gGmbH (GZW) – Vertrag zur Implementierung sowie den laufenden Betrieb zur Umsetzung und Fortentwicklung der Digitalisierung im Personalbereich sucht das Gesundheitszentrum Wetterau gGmbH (nachfolgend nur „GZW“ genannt) einen kompetenten und zuverlässigen Partner/Dienstleister, der in der Lage ist das neue Programmpaket zu implementieren, zu betreiben und damit die Digitalisierung im GZW zukünftig vorantreibt. Nach der Migration (Leistungsübernahme) des aktuellen Programmpakets ist geplant alle weiteren Module des Loga-All-In-Paketes sukzessive einzuführen. Diese Schritte werden als jeweils als Projekt durchgeführt. Leistungsanforderungen: 1. Bereitstellung „Loga-All-In“ in einem BSI-zertifizierten Rechenzentrum (ca. 2 000 Abrechnungsfälle) inklusive der notwendigen Hardware und Netzwerkanbindung, 2. Übernahme der bestehenden Daten und Funktionalitäten. Die laufende Lohn- u. – und Gehaltsabrechnung darf durch die Migration nicht beeinträchtigt werden, 3. Systembetrieb (Hardware, Software, Lizenzen), 4. Sukzessive Integration aller weiteren Loga-All-In-Funktionalitäten (Projekt).

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Wetteraukreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kreisausschuss des Wetteraukreises im Namen und Auftrag für das Gesundheitszentrum Wetterau gGmbH (GZW)
Postanschrift: Europaplatz
Postleitzahl: 61169
Postort: Friedberg
Kontakt
Internetadresse: http://www.wetteraukreis.de 🌏
E-Mail: stephanie.weber@wetteraukreis.de 📧
URL der Dokumente: https://www.had.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-17736039563-6e85a313de7a8090 🌏
URL der Teilnahme: http://www.had.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-02-05 📅
Einreichungsfrist: 2021-03-08 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-02-10 📅
Datum des Beginns: 2021-08-01 📅
Datum des Endes: 2025-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 028-068573
ABl. S-Ausgabe: 28
Zusätzliche Informationen

Implementierung voraussichtlich ab dem 1.8.2021; Echtbetrieb ab dem 1.1.2022 zwingend.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Leistungsanforderungen:

1. Bereitstellung „Loga-All-In“ in einem BSI-zertifizierten Rechenzentrum (ca. 2 000 Abrechnungsfälle) inklusive der notwendigen Hardware und Netzwerkanbindung,

2. Übernahme der bestehenden Daten und Funktionalitäten. Die laufende Lohn- u. – und Gehaltsabrechnung darf durch die Migration nicht beeinträchtigt werden,

3. Systembetrieb (Hardware, Software, Lizenzen),

4. Sukzessive Integration aller weiteren Loga-All-In-Funktionalitäten (Projekt).

Ausgangslage (entspricht Punkt 3.1 des Dokumentes „Weitere Erläuterungen zum vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb“):

Derzeit wird das Verfahren „Loga“ in einem BSI-zertifizierten Rechenzentrum bereitgestellt. Das Leistungsspektrum umfasst die Module:

— Loga-Payroll – Lohn und Gehaltsabrechnung,

— Loga-Scout – Auswertungsgenerator,

— Loga-Etat – Kostenplanung,

— Loga-Dossier,

— Loga-Archiv,

— Loga-Druckarbeiten,

— Loga-Kuvertierung,

— Loga-Umschläge,

— Loga-Elektr. Beitragsnachweise,

— Testmandant.

Der Leistungsumfang des Rechenzentrumbetriebs ist:

— Betrieb der Loga-Server,

— Bereitstellung Lizenzen und Pflege,

— Bereitstellung Lizenzen der Datenbank und Pflege,

— MS-Office-Integration,

— Softwarepflege,

— mit Integration der gesetzlichen und tariflichen Anforderungen einschließlich der Dokumentation,

— Behebung von Fehlern, Verbesserungen,

— Test der geänderten Programmversionen,

— Vorbereitung für den Kunden,

— Datensicherung.

Der Leistungsumfang innerhalb der Software Loga umfasst:

— Stammdatenpflege durch Anwender,

— Monatliche Abrechnung der Löhne, Gehälter u. Bezüge Bereitstellung der Listen nach Terminplanung),

— Durchführung der Monats- u. Jahresarbeiten,

— Bereitstellung der Daten und Durchführung Datenträgeraustausch mit den Banken, Sozialversicherungen, Krankenhäusern und Statistischen Ämtern,

— Druck-Kuvertier- und Servicedienste,

— Nutzung des Tools Scout,

— Bereitstellung der Lohndaten mit Rückrechnungsfunktionalität über einen Zeitraum von 36 Monaten,

— Einrichtung von Import und Exportschnittstellen,

— In- und Export von Personalstamm- bzw. Buchungsdaten.

Die Anwendungsbetreuung besteht aus:

— Hotline (softwarespezifisch, fachspezifisch),

— Einrichtung u. Pflege der Krankenkassen,

— Einrichtung und Pflege der Standardtarife, Standardlohnarten, Standardkonten- und Standardkostenstellen,

— Einrichtung u. Pflege von kundenindividuellen Tarifen, Lohnarten, Konten-, Kostenstellen und firmenspezifischen Tabellen,

— Durchführung von Standard- und Individualauswertungen.

Die erstellten Verarbeitungsergebnisse werden kuvertiert und per Kurier zugestellt.

Zielsetzung (entspricht Punkt 3.2 des Dokumentes „Weitere Erläuterungen zum vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb“):

Zur Umsetzung und Fortentwicklung der Digitalisierung im Personalbereich sucht das Gesundheitszentrum Wetterau gGmbH (nachfolgend nur „GZW“ genannt) einen kompetenten und zuverlässigen Partner/Dienstleister, der in der Lage ist das neue Programmpaket zu implementieren, zu betreiben und damit die Digitalisierung im GZW zukünftig vorantreibt. Nach der Migration (Leistungsübernahme) des aktuellen Programmpakets ist geplant alle weiteren Module des Loga-All-In-Paketes sukzessive einzuführen. Diese Schritte werden als jeweils als Projekt durchgeführt.

Im GZW wird der digitale Wandel konzernweit betrieben, was insbesondere auch den Personalbereich betrifft, da hier die unternehmensrelevanten Personaldaten und zusammenhängende Informationen in großen Mengen verarbeitet werden. In der Regel sind die Abrechnungsprozesse und notwendigen Meldeverfahren der monatlichen Entgeltabrechnung digitalisiert und in vielen Fällen auch automatisiert. Problematisch sind manuelle Eingabeverfahren, die unbedingt reduziert werden müssen. Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche und verbesserte Automatisierung ist ein durchgängig digitalisierter Workflow.

Durch die Firma P&I wurde in den letzten Jahren eine strategische Weiterentwicklung und Prozessorientierung des Loga-Umfeldes vorangetrieben, welches jetzt marktreif ist. Hier handelt es sich um ein integriertes Programmpaket, welches auf den bewährten und im GZW gelebten Funktionalitäten aufbaut und alle derzeit relevanten Aufgaben der Personalverwaltung, die durch verschiedene Softwareprodukte abgebildet werden, schnittstellenfrei verbindet. Im Leistungspaket „Loga-All-In“ ist neben der Funktionalität auch die notwendige IT-Infrastruktur enthalten. Dieses weiterentwickelte Programmpaket besteht aus einem erweiterten Modulsatz, erhält aber die fürs GZW wichtige Logik der Abrechnungsprozesse. Ein Umstieg auf die neue Programmversion ist obligatorisch, da in absehbarer Zeit die Herstellerunterstützung für die derzeitig genutzte Softwareversion eingestellt wird.

Die Personalsoftware Loga wurde in den letzten Jahren sehr stark an den Dienstbetrieb des GZW ausgerichtet und parametrisiert. Ein Wechsel der Softwarelogik und -prozesse im Kernprozess (Entgeltabrechnung) werden explizit ausgeschlossen. Die notwendige und zukünftige Optimierung muss durch einen kompetenten und fachlich versierten Dienstleister unterstützt werden und darf, auch im Migrationsprozess, nicht zu Ausfällen führen.

Zum Systembetrieb des Finanzmanagementsystems und zur notwendigen personalorientierten Administration stehen im GZW keine Ressourcen zur Verfügung. Die notwendige Funktionserweiterung bedingt daher einen kompetenten Provider, der die IT-Strategie des Loga-Personalmanagementsystems und notwendige GZW-seitige Optimierungsprozesse konsequent mit der Personalabteilung des GZW umsetzt.

Die Migration auf das erweiterte Programmpaket erhält die dringend notwendige Kontinuität der Softwarelogik und -bedienung in der Personalbearbeitung, eröffnet aber gleichzeitig den Einstieg in die Digitalisierung.

Es gibt für das GZW keine Alternative die gewünschte Digitalisierung mit dem aktuellen Entgeltabrechnungssystem voranzutreiben. Ein elementarer Vorteil ist die integrative Modulerweiterung des Updates. Das GZW plant die Einführung aller Personalmanagementfunktionen. Um alle geplanten Prozesse sukzessive zu integrieren und in den Vorteil eines maximal abgestimmten digitalen Prozesses zu gelangen wurde entschieden, das Softwarepaket „Loga-All-In“ zu nutzen. Die einzelnen, derzeit größtenteils noch nicht eingeführten Aufgaben des digitalen Personalmanagements, der Entgeltabrechnung, Dienstplanung, Zeitabrechnung, Stellenplanung und das Bewerbermanagement werden digital verknüpft und sorgen zukünftig für effiziente Arbeitsverfahren. Zudem können durch die Module Reisekosten, digitale Personalakte, Dokumentenmanagement und das Mitarbeiterportal zusätzliche Personalressourcen gebündelt und Verfahrensprozesse vereinfacht und beschleunigt werden.

„Loga-All-In“ ist daher die Bündelung und prozessuale Umsetzung der notwendigen digitalen Optimierungen. Es stellt nur ein Upgrade der aktuellen Softwareversion dar. Dieser Wechsel ist obligatorisch und wird mit der Ausschreibung des Providers nun strukturiert und terminiert.

Aspekte der Wirtschaftlichkeit erzwingen einen schnellen Wechsel auf „Loga-All-In“, da nur hier eine papierlose Informationsübermittlung ermöglicht wird. Ferner muss zukünftig eine größere Flexibilisierung ermöglicht werden. Eigenvorgaben der monatlichen Abrechnungstermine, Vermeidung von längeren Ausfallzeiten des Entgeltabrechnungssystems mit der Folge von z.B. Säumniszuschlägen oder der Behinderung von Arbeitsabläufen sind ein „Muss“ im zukünftigen Systembetrieb.

Leistungsanforderungen (entspricht Punkt 3.3 des Dokumentes „Weitere Erläuterungen zum vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb“):

Beschreibung der Verlängerungen:

Nach Ablauf der regulären Vertragslaufzeit (bis 31.12.2025) verlängert sich der Vertrag automatisch um ein weiteres Jahr, sofern der Auftraggeber nicht spätestens 3 Monate vor Ablauf des Vertrages schriftlich kündigt.

Zusätzliche Informationen:

Implementierung voraussichtlich ab dem 1.8.2021;

Echtbetrieb ab dem 1.1.2022 zwingend.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Gesundheitszentrum Wetterau gGmbH (GZW)

Chaumontplatz 1

61231 Bad Nauheim

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Entspricht Punkt 4 des Dokumentes „Weitere Erläuterungen zum vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb“:

1. Ausführliche Informationen zu nachfolgenden Punkten, die Ihr Unternehmen als qualifiziert für die Ausführung eines Vertrags im ausgeschriebenen Umfang ausweisen (B-Kriterium):

a) Unternehmensdarstellung,

b) Umsatz Ihres Unternehmens der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (*),

c) Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen und Qualifikationen.

2. Anzahl der Mitarbeiter/innen im Loga-Umfeld und deren modulspezifische Qualifikation (B-Kriterium),

3. Vergleichbare Migrations-/Übernahmeprojekte der letzten 2 Jahre im Kundensegment Krankenhäuser (B-Kriterium):

a) Anzahl der Projekte,

b) Benennung von mindestens einer Referenz unter Nennung eines Ansprechpartners beim jeweiligen Auftraggeber und dessen Kontaktdaten. Bitte reflektieren Sie vor allem auf die Punkte Systemmigration und betreute Module („Loga-All-In“).

4. Erklärung, dass Ihr Unternehmen aktuell die Betreuung der Tarifverträge TVöD-K, TV-Ärzte VKA, Dehoga Hessen, TV MFA, sowie weiterer Betriebsvereinbarungen in Ihrem krankenhausspezifischen Kundensegment durchführt bzw. Erfahrung mit diesen hat (B-Kriterium),

5. Präsentation in Form einer Präsentationsmappe:

a) des Rechenzentrums (SaaS) mit BSI-Zertifizierung (A-Kriterium),

b) Ausfallsicherheit (B-Kriterium),

c) mögliche Betriebskonzepte (B-Kriterium),

d) betriebsrelevante Personalressourcen (B-Kriterium),

e) Wie ist das neue Paket „Loga-All-In“ systemtechnisch umgesetzt (B-Kriterium).

6. Bitte stellen sie den Prozess der Kuvertierung und den Versand der (Gehaltsmitteilungen) in Ihrem Haus dar (A-Kriterium).

Ist dies ein Bestandteil des „Loga-All-In-Paketes“?

7. Aktueller Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (A-Kriterium),

8. Erklärung, dass die Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit Ihr Unternehmen der Pflicht zur Beitragszahlung unterfällt, ordnungsgemäß erfüllt wurden (*) (A-Kriterium),

9. Erklärung über die Eintragung im Berufsregister – Nr. + Sitz – soweit Ihr Unternehmen der zur Eintragung verpflichtet ist (*) (A-Kriterium),

10. Erklärung, ob ein Insolvenzverfahren beantragt, eröffnet oder rechtskräftig bestätigt wurde (*) (A-Kriterium),

11. Erklärung, ob Ausschlussgründe gem. § 123 oder § 124 GWB vorliegen bzw. in den letzten 2 Jahren ein Verstoß gegen Vorschriften zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat (*) (A-Kriterium),

12. Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt nach dem HVTG (beigefügtes Formblatt) (A-Kriterium),

13. Eigenerklärung zur Verwendung der deutschen Sprache (beigefügtes Formblatt) (A-Kriterium),

14. Erklärung Unternehmensdaten (beigefügtes Formblatt) (A-Kriterium).

(*) ggf. Formblatt 124 LD oder Angabe einer PQ-Nummer oder die Einheitliche Europäische Eigenerklärung nutzen.

Als Bewertungskriterium wird der Umfang die Qualität und die Projektrelevanz der Anforderungen 1 bis 6 (ausgenommen 5a) in gleichwertiger Wichtung herangezogen. Die Erklärungen 5a sowie 6 bis 11 sind verpflichtend.

Alle Unterlagen, Erklärungen und Nachweise gelten als „aktuell“, die zum Zeitpunkt der Einrichtung des Teilnahmeantrages maximal ein Jahr alt sind.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Entspricht Punkt III.1.1) dieser Bekanntmachung bzw. Punkt 4 des Dokumentes „Weitere Erläuterungen zum vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb“:

1. Ausführliche Informationen zu nachfolgenden Punkten, die Ihr Unternehmen als qualifiziert für die Ausführung eines Vertrags im ausgeschriebenen Umfang ausweisen (B-Kriterium):

a) Unternehmensdarstellung,

b) Umsatz Ihres Unternehmens der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (*),

c) Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen und Qualifikationen.

2. Anzahl der Mitarbeiter/innen im Loga-Umfeld und deren modulspezifische Qualifikation (B-Kriterium).

3. Vergleichbare Migrations-/Übernahmeprojekte der letzten 2 Jahre im Kundensegment Krankenhäuser (B-Kriterium):

a) Anzahl der Projekte,

5. Präsentation in Form einer Präsentationsmappe

a) des Rechenzentrums (SaaS) mit BSI-Zertifizierung (A-Kriterium),

b) Ausfallsicherheit (B-Kriterium),

c) mögliche Betriebskonzepte (B-Kriterium),

d) betriebsrelevante Personalressourcen (B-Kriterium),

e) Wie ist das neue Paket „Loga-All-In“ systemtechnisch umgesetzt (B-Kriterium).

6. Bitte stellen sie den Prozess der Kuvertierung und den Versand der (Gehaltsmitteilungen) in Ihrem Haus dar (A-Kriterium).

Ist dies ein Bestandteil des „Loga-All-In-Paketes“?

7. Aktueller Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (A-Kriterium).

9. Erklärung über die Eintragung im Berufsregister - Nr. + Sitz - soweit Ihr Unternehmen der zur Eintragung verpflichtet ist (*) (A-Kriterium).

10. Erklärung, ob ein Insolvenzverfahren beantragt, eröffnet oder rechtskräftig bestätigt wurde (*) (A-Kriterium).

12. Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt nach dem HVTG (beigefügtes Formblatt) (A-Kriterium).

13. Eigenerklärung zur Verwendung der deutschen Sprache (beigefügtes Formblatt) (A-Kriterium).

14. Erklärung Unternehmensdaten (beigefügtes Formblatt) (A-Kriterium).

(*) ggf. Formblatt 124 LD oder Angabe einer PQ-Nummer oder die Einheitliche Europäische Eigenerklärung nutzen.

Alle Unterlagen, Erklärungen und Nachweise gelten als „aktuell“, die zum Zeitpunkt der Einrichtung des Teilnahmeantrages maximal ein Jahr alt sind.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Entspricht Punkt III.1.1) dieser Bekanntmachung bzw. Punkt 4 des Dokumentes „Weitere Erläuterungen zum vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb“:

1. Ausführliche Informationen zu nachfolgenden Punkten, die Ihr Unternehmen als qualifiziert für die Ausführung eines Vertrags im ausgeschriebenen Umfang ausweisen (B-Kriterium):

a) Unternehmensdarstellung,

b) Umsatz Ihres Unternehmens der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (*),

c) Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen und Qualifikationen.

2. Anzahl der Mitarbeiter/innen im Loga-Umfeld und deren modulspezifische Qualifikation (B-Kriterium),

3. Vergleichbare Migrations-/Übernahmeprojekte der letzten 2 Jahre im Kundensegment Krankenhäuser (B-Kriterium).